Trong thế giới thương mại điện tử hiện đại, mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng không chỉ đơn thuần là một thông báo đến khách hàng – đó là bước khởi đầu chính thức cho hành trình mua sắm, tạo dựng lòng tin và sự chuyên nghiệp từ phía doanh nghiệp. Đây là loại email được sử dụng phổ biến nhất trong số các email như thư chào mừng, email hỗ trợ hay nhắc giỏ hàng bị bỏ quên.
Một mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng được xây dựng chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng tỷ lệ chuyển đổi, cải thiện trải nghiệm người dùng và giữ chân khách hàng lâu dài. Khám phá ngay!
1. Xác nhận đơn đặt hàng là gì?
Xác nhận đơn đặt hàng là một bước quan trọng trong quy trình mua bán, nhằm đảm bảo tính minh bạch và cam kết giữa bên mua và bên bán. Đây là văn bản hoặc email được gửi sau khi khách hàng hoàn tất việc đặt hàng, với mục đích xác nhận các thông tin giao dịch và tạo sự an tâm cho người mua. Trong môi trường doanh nghiệp, loại văn bản này thường được thể hiện dưới dạng Purchase Order (PO) – một tài liệu có giá trị pháp lý, thể hiện sự đồng thuận giữa hai bên về sản phẩm, số lượng, giá cả và điều kiện thanh toán.
Email xác nhận đơn hàng không chỉ đơn thuần là thông báo, mà còn đóng vai trò chiến lược trong việc xây dựng trải nghiệm khách hàng và giữ chân người mua. Một mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp:
- Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong quy trình giao dịch
- Giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn về thông tin đơn hàng (mã hàng, số lượng, địa chỉ nhận, phương thức thanh toán…)
- Củng cố lòng tin từ khách hàng, đặc biệt trong các giao dịch lần đầu
- Tạo tiền đề cho các hoạt động chăm sóc khách hàng và remarketing sau này
- Tận dụng cơ hội upsell hoặc cross-sell nếu biết tối ưu nội dung trong thư
Ngày nay, với sự hỗ trợ của các nền tảng số như Bizzi, việc tự động hóa gửi thư xác nhận đơn hàng, tích hợp thông tin từ hệ thống ERP hoặc phần mềm quản lý kho, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót – đặc biệt trong các doanh nghiệp xử lý hàng trăm đơn hàng mỗi ngày.
2. Tải mẫu Email xác nhận đơn đặt hàng
Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với đối tác, dưới đây là một số mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng phổ biến, dễ chỉnh sửa và phù hợp với nhiều ngành nghề. Các mẫu đều trình bày rõ ràng, ngôn ngữ lịch sự, thể hiện cam kết giữa bên mua và bên bán.
Một số mẫu email xác nhận đơn đặt hàng phổ biến:
MẪU THƯ XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG 1
Confirmation Number: [number]
Hello [name],
We’re happy to let you know that we’ve received your order.
Once your package ships, we will send you an email with a tracking number and link so you can see the movement of your package.
If you have any questions, contact us here or call us on [contact number]!
We are here to help!
Returns: If you would like to return your product(s), please see here [link] or contact us.
P.S. psst… you may love these too:
[list of other products]
MẪU THƯ XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG 2
[company name]
Woo hoo! Your order is on its way. Your order details can be found below.
TRACK YOUR ORDER [link]
ORDER SUMMARY:
Order #: [number]
Order Date: [date]
Order Total: [price]
SHIPPING ADDRESS: [address]
[Table with a list of items]
ITEMS SHIPPED QTY PRICE
Your new [product] will [look/work] great paired with:
[A list of complementary products]
MẪU THƯ XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG 3
Your order [number] has shipped!
It’s being shipped with [name of courier company].
Here’s a tracking number that you can use to check the location of your package: [tracking no.] (please note that tracking may take up to one business day to activate).
Thank you for placing your order!
MẪU THƯ XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG 4
[name],
Thank you for ordering from [company].
Your order #[number] has been shipped.
You can review your order status at any time by visiting Your Account [link].
Any orders placed within an hour of each other may be shipped together.
Item
Price
Qty
Amount
If you were interested in [product], you might also like:
[visuals of other products the recipient might be interested in]
We hope you enjoyed your shopping experience with us and that you will visit us again soon.
3. Những thông tin cần có trong một thư xác nhận đơn đặt hàng
Để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và ràng buộc pháp lý, một thư xác nhận đơn hàng chuẩn cần bao gồm các nội dung sau:
- Tên của nhà cung cấp/bên bán.
- Tên và địa chỉ đầy đủ của khách hàng/bên mua đã đặt hàng.
- Ngày xác nhận đơn hàng.
- Một thông báo “Cảm ơn bạn đã đặt hàng”.
- Giá, hình ảnh và mô tả chi tiết của hàng hóa đã được đặt.
- Khoảng thời gian ước tính mà khách hàng sẽ nhận được hàng, cùng với số theo dõi của đơn đặt hàng.
- Thông tin thanh toán và điều kiện thanh toán (như thanh toán trước, sau giao hàng, hay chia thành nhiều đợt).
- Một thông điệp cá nhân hóa như “Cảm ơn bạn đã đặt hàng và trở thành một phần của gia đình [tên công ty]!”.
- Chữ ký của cả bên bán và bên mua là bước xác nhận sự đồng thuận với các điều khoản.
- Thời gian và điều kiện giao hàng.
- Thông tin cơ bản của cả hai bên như số điện thoại, email, mã số thuế (nếu có), người đại diện và chức vụ.
4. Ưu điểm khi dùng thư xác nhận đơn đặt hàng
Email xác nhận đơn hàng không chỉ là thông báo giao dịch thành công, mà còn là cơ hội vàng để xây dựng lòng tin, duy trì mối quan hệ với khách hàng và gia tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
- Tỷ lệ mở vượt trội: Email xác nhận đơn hàng có tỷ lệ mở khoảng 65%, cao hơn đáng kể so với mức trung bình ngành bán lẻ chỉ 12.7%, cho thấy khách hàng đặc biệt quan tâm đến thông tin sau khi mua hàng.
- Tăng sự an tâm và tin tưởng: Việc nhận được thư xác nhận giúp người mua yên tâm rằng giao dịch đã thành công, đồng thời củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của thương hiệu.
- Giữ chân khách hàng trung thành: Người nhận email xác nhận thường là những khách hàng đã hoàn tất mua hàng và có tiềm năng quay lại, nên đây là cơ hội để duy trì sự gắn bó lâu dài.
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi lại: Việc tiếp thị lại với khách hàng hiện tại thông qua email xác nhận hiệu quả hơn nhiều so với việc tìm kiếm khách hàng mới, nhờ mối quan hệ đã được thiết lập.
- Cơ hội tối ưu doanh thu: Nhiều doanh nghiệp chưa tận dụng hết tiềm năng của email xác nhận như gợi ý sản phẩm liên quan, mã giảm giá cho lần mua tiếp theo hay kêu gọi đánh giá sản phẩm, vốn có thể trực tiếp tăng doanh thu.
5. Câu hỏi thường gặp về thư xác nhận đơn đặt hàng
5.1 Có cần gửi email xác nhận đơn hàng sau mỗi lần mua?
Có. Email giúp khách hàng yên tâm đơn hàng đã được ghi nhận và hạn chế thắc mắc không cần thiết.
5.2 Khi nào nên gửi email xác nhận?
Ngay sau khi khách hàng đặt hàng, tốt nhất trong vài giây để tránh gây lo lắng hay nghi ngờ đơn hàng lỗi.
5.3 Email xác nhận nên dài bao nhiêu?
Ngắn gọn, rõ ràng và đủ thông tin: tên công ty, mã đơn, sản phẩm, giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán.
Kết luận
Thư xác nhận đơn đặt hàng không chỉ là một thông báo giao dịch mà còn là một công cụ marketing mạnh mẽ giúp xây dựng lòng tin, tăng cường mối quan hệ và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Bằng cách áp dụng các mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng được tối ưu hóa và đảm bảo thông tin chính xác, kịp thời, doanh nghiệp có thể nâng cao đáng kể trải nghiệm khách hàng. Đồng thời, việc tích hợp các giải pháp công nghệ như Bizzi để tự động hóa và tinh gọn các quy trình tài chính, quản lý hậu cần sẽ là nền tảng vững chắc, giúp doanh nghiệp xử lý mọi đơn hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp, tạo nên sự khác biệt trong mắt khách hàng.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
