Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử, sai sót về tên hàng hóa là lỗi phổ biến mà nhiều kế toán doanh nghiệp gặp phải. Việc xử lý không đúng cách có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị cơ quan thuế phạt, gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo đúng quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính pháp lý, vừa tiết kiệm thời gian xử lý.
1. Hóa đơn sai tên hàng hóa và sự cần thiết phải xử lý
Hóa đơn sai tên hàng hóa là lỗi phổ biến trong quá trình xuất hóa đơn, thường xuất phát từ việc nhầm mã hàng, mô tả không đúng thực tế giao dịch, hoặc sai thông tin theo hợp đồng. Mặc dù lỗi này có vẻ nhỏ, nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro cho doanh nghiệp nếu không được xử lý đúng cách và kịp thời.
Việc viết sai tên hàng hóa có thể ảnh hưởng đến:
- Tính hợp lệ của hóa đơn: Theo quy định, hóa đơn có thông tin không đúng thực tế giao dịch có thể bị xem là không hợp lệ, không được khấu trừ thuế GTGT hoặc không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
- Quy trình hạch toán kế toán: Sai tên hàng hóa dẫn đến sai tài khoản hạch toán, làm lệch báo cáo tài chính.
- Rủi ro khi thanh – kiểm tra thuế: Cơ quan thuế có thể truy vấn, xử phạt hoặc ấn định thuế nếu phát hiện hóa đơn sai mà chưa được điều chỉnh đúng theo quy định.
Do đó, khi phát hiện sai sót, kế toán cần nhanh chóng áp dụng cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo đúng trình tự pháp luật. Việc điều chỉnh phải tuân thủ hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan, đồng thời lưu trữ đầy đủ các hồ sơ đi kèm như biên bản thỏa thuận giữa hai bên.
Xử lý kịp thời và đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn bảo đảm sự minh bạch, chính xác của hệ thống sổ sách kế toán – yếu tố sống còn trong hoạt động quản trị tài chính và kiểm soát nội bộ.
2. Căn cứ pháp lý để xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa
Việc lập sai tên hàng hóa trên hóa đơn, dù là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, đều phải được xử lý đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro khi kê khai thuế. Các quy định hiện hành chủ yếu tập trung vào hóa đơn điện tử và được hướng dẫn cụ thể tại các văn bản sau:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 19/10/2020): Quy định về hóa đơn, chứng từ, trong đó Điều 19 hướng dẫn cụ thể cách xử lý hóa đơn có sai sót.
- Thông tư 78/2021/TT-BTC (ban hành ngày 17/9/2021): Hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế liên quan đến hóa đơn điện tử. Điều 7 của Thông tư này quy định rõ trường hợp điều chỉnh hóa đơn sai tên hàng hóa.
Theo các văn bản pháp lý trên, khi phát hiện sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử (hoặc hóa đơn giấy), doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh để cập nhật lại thông tin đúng. Đây là cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa được pháp luật công nhận, giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ quy định vừa thuận lợi trong công tác kế toán, kiểm toán và khai báo thuế.
Việc áp dụng đúng các căn cứ pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động tài chính – kế toán.
3. Nguyên nhân dẫn đến hóa đơn sai tên hàng hóa
Việc sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là lỗi thường gặp trong quá trình lập chứng từ kế toán, đặc biệt tại các doanh nghiệp có nhiều dòng sản phẩm hoặc thay đổi danh mục hàng hóa thường xuyên. Dưới đây là một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến lỗi này – là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định đúng cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa về sau:
- Sai sót trong quá trình lập hóa đơn: Nhân viên kế toán có thể nhầm lẫn giữa các mã hàng, mô tả hoặc tên sản phẩm, đặc biệt khi khối lượng hóa đơn lớn hoặc thời điểm lập hóa đơn gấp gáp.
- Tiếp nhận thông tin sai từ bộ phận bán hàng hoặc khách hàng: Nếu thông tin đầu vào bị sai ngay từ đầu, kế toán sẽ không có cơ sở chính xác để ghi tên hàng hóa đúng trên hóa đơn.
- Không cập nhật kịp thời thông tin hàng hóa: Tên hàng hóa thay đổi theo mùa vụ, chương trình khuyến mãi hoặc chính sách bán hàng mới nhưng không được cập nhật đầy đủ trên phần mềm hóa đơn.
- Lỗi phần mềm hóa đơn điện tử: Một số phần mềm có thể tự động gợi ý hoặc ghi nhớ thông tin cũ, dẫn đến việc điền sai tên hàng hóa nếu người dùng không kiểm tra kỹ.
- Cố tình ghi sai để hợp thức hóa sai phạm: Trong một số trường hợp, việc cố ý ghi sai tên hàng hóa nhằm điều chỉnh thuế suất hoặc tránh truy thu thuế, đây là hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
Dù nguyên nhân xuất phát từ lỗi chủ quan hay khách quan, doanh nghiệp nên ưu tiên phát hiện và xử lý sớm. Việc điều chỉnh hóa đơn cần được thực hiện trước khi cơ quan thuế có quyết định thanh tra, kiểm tra để tránh rủi ro bị xử phạt hoặc truy thu thuế không đáng có.
4. Hậu quả khi hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa không được xử lý kịp thời
Khi phát hiện sai sót nhưng chậm trễ trong việc điều chỉnh hóa đơn điện tử, đặc biệt là sai tên hàng hóa, doanh nghiệp không chỉ vi phạm quy định pháp luật mà còn đối mặt với hàng loạt rủi ro pháp lý, tài chính và uy tín. Dưới đây là những hậu quả nghiêm trọng nếu không kịp thời áp dụng đúng cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa theo quy định:
- Không tuân thủ quy định pháp luật: Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sai sót trên hóa đơn cần được xử lý kịp thời. Việc không điều chỉnh đúng hạn có thể bị xem là hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
- Hóa đơn có thể bị coi là không hợp lệ: Nếu tên hàng hóa không đúng với nội dung giao dịch thực tế, cơ quan thuế có thể từ chối chấp nhận hóa đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi doanh nghiệp.
- Không được khấu trừ thuế GTGT: Hóa đơn sai tên hàng hóa có thể không đủ điều kiện khấu trừ thuế đầu vào, làm tăng chi phí thực tế cho doanh nghiệp.
- Không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế: Những chi phí phát sinh từ hóa đơn sai sẽ không được đưa vào chi phí hợp lý, dẫn đến tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
- Nguy cơ bị xử phạt hành chính lên tới 15 triệu đồng: Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 15 triệu đồng tùy theo mức độ và tính chất của sai phạm.
- Bị kiểm tra hoặc thanh tra đột xuất từ cơ quan thuế: Những sai sót không được xử lý minh bạch, kịp thời có thể dẫn đến nghi ngờ về tính hợp pháp của các giao dịch, kéo theo kiểm tra sâu rộng hơn.
- Gây khó khăn trong kiểm toán và làm giảm uy tín pháp lý: Hóa đơn sai tên hàng hóa để lâu sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hồ sơ pháp lý, tạo điểm trừ trong mắt kiểm toán viên hoặc nhà đầu tư.
- Tăng chi phí vận hành: Bao gồm chi phí sửa đổi hóa đơn, phí tư vấn pháp lý, nộp phạt vi phạm hành chính và thời gian làm lại thủ tục với đối tác.
- Mất lòng tin từ đối tác và khách hàng: Đối tác có thể từ chối nhận hóa đơn sai, ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán hoặc hợp đồng. Lỗi sai lặp lại sẽ làm giảm uy tín doanh nghiệp trên thị trường.
5. Hai cách xử lý hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa theo quy định
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần xử lý đúng cách để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro về thuế. Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có hai phương án xử lý phổ biến là: lập hóa đơn thay thế và lập hóa đơn điều chỉnh.
5.1. Lập hóa đơn mới thay thế
Phù hợp khi sai sót nghiêm trọng khiến hóa đơn không thể sử dụng, cần hủy hoàn toàn hóa đơn cũ và phát hành bản mới.
Cách thực hiện:
- Lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn sai.
- Ghi rõ trên hóa đơn dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Khuyến khích lập văn bản thỏa thuận với người mua ghi nhận lỗi sai trước khi phát hành hóa đơn thay thế.
- Ký số trên hóa đơn mới.
- Gửi hóa đơn thay thế đến cơ quan thuế để cấp mã (nếu sử dụng hóa đơn có mã).
- Gửi hóa đơn mới cho người mua.
- Lưu trữ hóa đơn cũ và hóa đơn thay thế theo đúng quy định.
- Trường hợp hóa đơn thay thế vẫn sai, phải tiếp tục lập hóa đơn thay thế mới. Không được lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hủy.
5.2. Lập hóa đơn điều chỉnh
Áp dụng khi hóa đơn có sai sót nhỏ, không ảnh hưởng đến tổng giá trị thanh toán (chẳng hạn sai tên hàng hóa, mã số thuế người mua…).
Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa:
- Lập hóa đơn điều chỉnh, có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Nêu rõ nội dung đã sai và nội dung đúng.
Ví dụ: “Điều chỉnh tên hàng hóa từ ‘Áo sơ mi nữ’ thành ‘Áo sơ mi nam’ của hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm…” - Nếu chỉ điều chỉnh nội dung không liên quan đến tiền, có thể không cần điền các cột giá trị (hoặc gạch chéo).
- Có thể sử dụng tính chất “Ghi chú/diễn giải” để ghi nội dung điều chỉnh. Tuy nhiên, do chưa có quy định rõ từ cơ quan thuế, nên cần tham khảo trước khi áp dụng.
- Ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã (nếu dùng hóa đơn có mã).
- Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua.
- Lưu trữ hóa đơn sai sót cùng với bản điều chỉnh.
- Nếu hóa đơn điều chỉnh vẫn sai, phải tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh mới, không được thay thế hoặc hủy bỏ hóa đơn điều chỉnh trước.
6. Thời điểm xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa
Pháp luật hiện hành không đưa ra quy định cụ thể về thời điểm bắt buộc phải xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên hàng hóa. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện điều chỉnh sớm nhằm hạn chế rủi ro về thuế và tránh các chế tài xử phạt không đáng có.
Theo quy định tại Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn từ Thông tư 78/2021/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót như sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần lập thông báo gửi cơ quan thuế (theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và thực hiện điều chỉnh thông tin trên hóa đơn.
Một số lưu ý quan trọng về thời điểm xử lý sai sót:
- Có thể gửi thông báo điều chỉnh bất kỳ lúc nào, ngay khi phát hiện sai sót, nhưng chậm nhất là vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn cần điều chỉnh.
- Trường hợp doanh nghiệp không nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT đúng thời hạn sẽ bị xem là vi phạm hành chính và có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 2 triệu đồng trở lên tùy mức độ và hậu quả sai sót.
- Việc xử lý sớm không chỉ đảm bảo tính chính xác của báo cáo thuế mà còn giúp doanh nghiệp duy trì uy tín với khách hàng và cơ quan quản lý thuế.
Do đó, cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa không chỉ đúng về nội dung mà còn cần đúng về thời điểm thực hiện, nhằm tuân thủ quy định và tối ưu hiệu quả kế toán – thuế của doanh nghiệp.
7. Trường hợp hóa đơn có mã chưa gửi cho người mua
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp gặp tình huống đã cấp mã thành công nhưng phát hiện sai tên hàng hóa trước khi gửi cho người mua. Đây là trường hợp tương đối đơn giản để xử lý nếu kế toán nắm rõ quy trình theo đúng quy định của pháp luật. Dưới đây là cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa trong trường hợp này:
- Thông báo sai sót với cơ quan thuế: Do hóa đơn đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, người bán cần lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót và đề nghị hủy hóa đơn.
- Lập hóa đơn mới thay thế: Sau khi gửi thông báo, kế toán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới với thông tin hàng hóa đã điều chỉnh đúng. Hóa đơn này phải được ký số và gửi lại cơ quan thuế để cấp mã mới.
- Gửi hóa đơn mới cho người mua: Sau khi được cấp mã, người bán gửi hóa đơn điện tử đã điều chỉnh cho người mua thay vì hóa đơn cũ sai sót.
- Lưu trữ hóa đơn mới: Hóa đơn mới cần được lưu trữ đúng quy định để đảm bảo tính pháp lý, phục vụ kiểm tra sau này.
- Cơ quan thuế xử lý hủy hóa đơn cũ: Hóa đơn sai sót sẽ được cơ quan thuế xác nhận hủy trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử, không còn giá trị pháp lý.
Việc thực hiện đúng các bước trên giúp doanh nghiệp tránh vi phạm quy định và đảm bảo việc kê khai thuế được chính xác. Đây cũng là một trong những trường hợp điển hình trong cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa mà kế toán cần nắm vững để xử lý kịp thời và đúng chuẩn.
8. Vai trò của phần mềm hóa đơn điện tử
Trong quá trình phát hành hóa đơn, sai sót về tên hàng hóa là tình huống phổ biến có thể gây ảnh hưởng đến tính pháp lý của chứng từ, kéo theo những rủi ro về thuế và kế toán. Do đó, việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trở thành một công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tăng độ chính xác và tuân thủ đúng quy định pháp luật khi cần điều chỉnh thông tin hóa đơn.
- Phát hiện sai sót trước khi phát hành hóa đơn: Các phần mềm hiện đại được tích hợp hệ thống kiểm tra tự động, giúp phát hiện lỗi sai định dạng, trùng lặp hoặc thiếu thông tin – bao gồm cả sai tên hàng hóa – trước khi hóa đơn được phát hành chính thức.
- Hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh đúng quy định: Khi phát hiện sai tên hàng hóa sau khi hóa đơn đã phát hành, phần mềm sẽ hướng dẫn kế toán tạo Mẫu số 04/SS-HĐĐT hoặc hóa đơn điều chỉnh mới theo đúng quy trình của cơ quan thuế, đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp.
- Tích hợp sẵn mẫu thông báo và kết nối với cơ quan thuế: Nhiều phần mềm cung cấp các mẫu văn bản cần thiết (như Mẫu 04) và hỗ trợ gửi đến Tổng cục Thuế đúng hạn, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và tránh sai sót thủ công.
- Lưu trữ và quản lý hóa đơn khoa học: Thay vì tra cứu thủ công, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm hóa đơn cần điều chỉnh theo nhiều tiêu chí như mã số thuế, ngày lập, số hóa đơn,… đảm bảo nhanh chóng xử lý sai sót khi cần.
Giải pháp Hóa đơn điện tử B-invoice của Bizzi
Phần mềm B-invoice của Bizzi cung cấp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp trong quản lý và xử lý hóa đơn sai sót:
- Tạo hóa đơn theo chuẩn định dạng XML/PDF đúng quy định;
- Sử dụng mẫu hóa đơn tùy chỉnh và xuất hóa đơn hàng loạt;
- Kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để xác thực hóa đơn bằng mã số xác thực;
- Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm và hỗ trợ tải, in nhanh chóng (PDF, XML), tích hợp chữ ký số;
- Cho phép tra cứu hóa đơn dễ dàng và quản lý theo trạng thái (đã phát hành, điều chỉnh, hủy…);
- Tích hợp mượt mà với phần mềm kế toán và hệ thống ERP nội bộ.
Dù Bizzi không mô tả chi tiết cách xử lý riêng cho hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa, các tính năng hiện có cho thấy B-invoice đáp ứng đầy đủ các bước nghiệp vụ theo quy định và là giải pháp đáng tin cậy cho doanh nghiệp muốn hạn chế sai sót và tuân thủ quy trình hóa đơn điện tử một cách tối ưu.
9. Tổng kết
Hiểu cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, cần được thực hiện đúng quy định và kịp thời để tránh phát sinh rủi ro pháp lý. Tùy theo tình huống hóa đơn đã gửi cho người mua hay chưa, doanh nghiệp có thể lựa chọn hủy và lập hóa đơn mới, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế. Khi áp dụng phương pháp điều chỉnh hoặc thay thế, kế toán cần tuân thủ nguyên tắc ghi rõ thông tin trên hóa đơn mới, chẳng hạn như “Điều chỉnh cho hóa đơn số…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn số…”, đồng thời thực hiện đúng trình tự theo quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78.
Trong các trường hợp sai sót chỉ liên quan đến tên hàng hóa mà không ảnh hưởng đến giá trị thanh toán, việc lập hóa đơn điều chỉnh thường được ưu tiên, với nội dung điều chỉnh được thể hiện rõ ràng trên hóa đơn. Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính chính xác, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử – giải pháp giúp kiểm soát, cập nhật và xử lý sai sót nhanh chóng, tuân thủ quy định hiện hành.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
