Từ ngày 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai cần đối chiếu Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Với hóa đơn điện tử thông thường bị sai tên hàng hóa, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Không nên mặc định dùng Mẫu 04/SS-HĐĐT cho lỗi này.
1. Hóa đơn sai tên hàng hóa: điều chỉnh hay thay thế?
Trước khi sửa hóa đơn, kế toán nên xác định loại hóa đơn và nội dung nào thực sự bị sai. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC tách rõ lỗi về hàng hóa với các lỗi chỉ liên quan đến tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ của người mua.
| Tình huống | Cách xử lý nên kiểm tra | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử thông thường sai tên hàng hóa | Có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế. | Không phân loại theo kiểu “lỗi nhỏ thì điều chỉnh, lỗi lớn thì thay thế”. |
| Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền bị sai | Nguyên tắc tại điểm c khoản 1 Điều 10 là lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp ngoại lệ được quy định riêng. | Cần xác định đúng loại hóa đơn trước khi thao tác. |
| Chỉ sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa | Thông báo cho người mua; không phải lập lại hóa đơn và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. | Đây không phải trường hợp “sai tên hàng hóa”. |
| Nhiều hóa đơn của cùng người mua trong cùng tháng cùng sai tên hàng | Có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn khi đáp ứng điều kiện. | Đính kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT. |
Để xem bức tranh rộng hơn về các trường hợp sai khác ngoài tên hàng hóa, có thể tham khảo hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung. Với trường hợp chọn thay thế, Bizzi có bài riêng về hóa đơn thay thế.
2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa
Nếu doanh nghiệp chọn phương án điều chỉnh, nên đi theo thứ tự: xác minh giao dịch → chuẩn bị hồ sơ với người mua → lập hóa đơn điều chỉnh → ký số/gửi theo loại hóa đơn → lưu dấu vết xử lý.
- Đối chiếu tên hàng đúng với hồ sơ giao dịch.Kiểm tra đơn hàng, hợp đồng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu hoặc dữ liệu bán hàng để xác định tên hàng hóa/dịch vụ thực tế cần thể hiện.
- Kiểm tra người mua và hồ sơ thỏa thuận/thông báo.Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên thực hiện văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh, trừ trường hợp pháp luật quy định không bắt buộc. Nếu người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo theo quy định.
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và tham chiếu hóa đơn sai.Hóa đơn điều chỉnh cần có dòng tham chiếu đến hóa đơn đã lập sai theo quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Ghi lại tên hàng hóa đúng.Chỉ sửa những nội dung cần sửa. Nếu số tiền, thuế suất, tiền thuế và các dữ liệu giá trị khác đang đúng, không nên tự tạo thêm chênh lệch chỉ vì thay tên hàng hóa.
- Ký số và gửi hóa đơn đúng luồng.Với hóa đơn có mã, người bán gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới trước khi gửi người mua; với hóa đơn không có mã, thực hiện gửi theo quy trình áp dụng cho loại hóa đơn đó.
- Lưu hồ sơ liên kết giữa hóa đơn sai và hóa đơn điều chỉnh.Nên lưu cùng văn bản thỏa thuận/thông báo, hồ sơ giao dịch và các tài liệu liên quan để dễ đối chiếu khi cần.
3. Mẫu cách ghi nội dung điều chỉnh tên hàng hóa
Phần khó nhất thường không phải thao tác trên phần mềm mà là viết nội dung sao cho người đọc hiểu rõ hóa đơn nào đang được sửa, sai ở đâu và thông tin đúng là gì.
Mẫu dòng tham chiếu hóa đơn điều chỉnh
Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số ..., ký hiệu ..., số ..., ngày ... tháng ... năm ...Ví dụ điều chỉnh tên hàng hóa
Điều chỉnh tên hàng hóa từ “Áo sơ mi nữ mã SP-01” thành “Áo sơ mi nam mã SP-01”.Ví dụ điều chỉnh tên dịch vụ
Điều chỉnh tên dịch vụ từ “Dịch vụ bảo trì hệ thống tháng 7/2026” thành “Dịch vụ bảo trì hệ thống quý III/2026”.Tải file Word mẫu nội dung điều chỉnh và thay thế
File tổng hợp các câu tham chiếu và ví dụ cách ghi khi xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa. Đây là tài liệu hướng dẫn nội dung; hóa đơn điện tử thực tế vẫn phải được lập trên hệ thống hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng.
4. Khi chọn hóa đơn thay thế, cần ghi thế nào?
Với hóa đơn điện tử thông thường sai tên hàng hóa, thay thế là một lựa chọn hợp lệ bên cạnh điều chỉnh. Hóa đơn mới phải thể hiện đầy đủ dữ liệu đúng của giao dịch và có dòng tham chiếu đến hóa đơn bị thay thế.
Hóa đơn thay thế cho hóa đơn Mẫu số ..., ký hiệu ..., số ..., ngày ... tháng ... năm ...- Đối chiếu lại toàn bộ thông tin trước khi phát hành hóa đơn mới, không chỉ riêng tên hàng hóa.
- Giữ mối liên hệ giữa hóa đơn sai, hồ sơ thỏa thuận/thông báo và hóa đơn thay thế.
- Nếu hóa đơn đã xử lý theo hình thức thay thế nhưng sau đó vẫn phát hiện sai, các lần xử lý tiếp theo tiếp tục theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
- Nếu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền bị sai, cần ưu tiên kiểm tra quy định thay thế riêng tại Điều 10 trước khi thao tác.
5. Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế cần chuẩn bị hồ sơ gì?
Không nên bắt đầu từ nút “Điều chỉnh” trên phần mềm. Trước hết cần xác định ai là người mua và tài liệu nào chứng minh thông tin đúng.
| Người mua | Hồ sơ cần lưu ý | Cách làm thực tế |
|---|---|---|
| Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh/thay thế, trừ các trường hợp được miễn theo quy định. | Ghi rõ số hóa đơn, nội dung đã sai, nội dung đúng và phương án xử lý. |
| Cá nhân | Thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có, theo trường hợp áp dụng. | Lưu bằng chứng đã thông báo cùng hồ sơ hóa đơn. |
Mẫu nội dung văn bản thỏa thuận
Hai bên xác nhận hóa đơn số …, ký hiệu …, ngày … đã ghi sai tên hàng hóa “…”. Tên hàng hóa đúng theo giao dịch là “…”. Hai bên thống nhất người bán thực hiện xử lý bằng hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế theo quy định hiện hành.
Văn bản thỏa thuận là hồ sơ hỗ trợ xử lý sai sót; nó không thay thế hóa đơn điện tử mới. Nếu doanh nghiệp thường xuyên xử lý nhiều loại sai sót, nên chuẩn hóa mẫu nội bộ với các trường bắt buộc thay vì viết lại từ đầu mỗi lần.
Tải mẫu văn bản thỏa thuận sai tên hàng hóa
Mẫu Word có sẵn các trường để ghi thông tin hai bên, hóa đơn sai, nội dung đã ghi, nội dung đúng và phương án điều chỉnh hoặc thay thế.
6. Mẫu 04/SS-HĐĐT dùng khi nào? Vì sao không nên mặc định dùng cho sai tên hàng hóa?
Điểm dễ nhầm nhất là cụm “sai tên”. Sai tên người mua và sai tên hàng hóa không được xử lý giống nhau trong Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
| Sai sót | Có lập lại hóa đơn? | Hướng xử lý |
|---|---|---|
| Sai tên/địa chỉ/số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa | Không phải lập lại hóa đơn. | Thông báo người mua và thực hiện Mẫu 04/SS-HĐĐT với cơ quan thuế. |
| Sai tên hàng hóa, hàng hóa không đúng quy cách/chất lượng hoặc các nội dung thuộc nhóm phải sửa | Có. | Chọn điều chỉnh hoặc thay thế đối với hóa đơn điện tử thông thường. |
Vì vậy, khi kế toán nhận yêu cầu “hóa đơn sai tên”, cần hỏi lại ngay: sai tên của ai hoặc của cái gì? Chỉ một từ khác nhau nhưng dẫn đến hai cách xử lý khác nhau.
7. Nhiều hóa đơn cùng sai tên hàng hóa trong tháng xử lý thế nào?
Nếu trong cùng tháng, người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, Thông tư 91/2026 cho phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn và đính kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Không nên áp dụng bảng kê nếu các hóa đơn thuộc nhiều người mua khác nhau, khác tháng hoặc sai các nội dung khác nhau mà không đáp ứng điều kiện gộp.
8. Ghi tên hàng hóa thế nào để giảm nguy cơ phải điều chỉnh?
Tên hàng hóa trên hóa đơn nên đủ để nhận diện đúng hàng hóa/dịch vụ của giao dịch. Với doanh nghiệp có mã hàng nội bộ, nhiều quy cách hoặc tên thương mại khác nhau, nên có quy tắc mapping giữa danh mục bán hàng, kho và dữ liệu lập hóa đơn.
- Không chỉ kiểm tra bằng mắt: đối chiếu mã hàng, mô tả, quy cách, đơn vị tính và hồ sơ bán.
- Không đồng nhất “khác tên” với “sai tên”: tên hàng đầu vào và đầu ra có thể khác do gia công, đóng gói, chuyển đổi quy cách hoặc master data nội bộ; trọng tâm là khả năng truy xuất và phản ánh đúng giao dịch.
- Khóa danh mục dùng để xuất hóa đơn: hạn chế việc người dùng tự gõ tên hàng mới khi đã có mã chuẩn.
- Kiểm tra thay đổi sản phẩm: khi bộ phận kinh doanh đổi tên sản phẩm hoặc mô tả bán hàng, cần cập nhật dữ liệu lập hóa đơn cùng lúc.
Nếu cần kiểm tra sâu hơn mối quan hệ giữa tên hàng mua vào và bán ra, xem hướng dẫn về hóa đơn đầu vào và đầu ra.
9. Các trường hợp dễ nhầm khi xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa
Sai tên hàng hóa nhưng số tiền và thuế vẫn đúng
Vẫn thuộc nhóm sai về hàng hóa cần xử lý theo điểm b khoản 1 Điều 10. Không nên vì “không ảnh hưởng tiền” mà chuyển sang Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Sai tên công ty/người mua
Nếu chỉ sai tên hoặc địa chỉ nhưng không sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, đây là nhóm xử lý khác. Kế toán cần phân biệt rõ với “sai tên hàng”.
Tên hàng đầu vào khác tên hàng đầu ra
Không thể kết luận sai chỉ vì hai chuỗi ký tự khác nhau. Cần kiểm tra giao dịch, quy trình gia công/đóng gói/chuyển đổi quy cách, mã hàng nội bộ và khả năng truy xuất từ hàng mua đến hàng bán.
Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn tiếp tục sai
Nếu lần xử lý đầu tiên đã chọn điều chỉnh thì lần xử lý tiếp theo tiếp tục theo hình thức điều chỉnh; nếu đã chọn thay thế thì tiếp tục theo hình thức thay thế.
10. Checklist trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
- Xác nhận tên hàng đúng theo giao dịch và hồ sơ nguồn.
- Xác định hóa đơn điện tử thông thường hay hóa đơn từ máy tính tiền.
- Kiểm tra có sai thêm MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, số lượng, đơn giá hoặc quy cách/chất lượng hay không.
- Xác định người mua là tổ chức/hộ/cá nhân kinh doanh hay cá nhân để chuẩn bị hồ sơ phù hợp.
- Chọn điều chỉnh hoặc thay thế; không trộn hai phương án trong một chuỗi xử lý.
- Điền đúng dòng tham chiếu đến hóa đơn sai.
- Kiểm tra khả năng xử lý gộp nếu có nhiều hóa đơn cùng người mua, cùng tháng và cùng sai.
- Ký số, gửi hóa đơn theo đúng loại hóa đơn và lưu hồ sơ liên quan.
Doanh nghiệp nên cập nhật quy trình nội bộ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử thay vì tiếp tục dùng nguyên quy trình xây dựng theo hệ thống văn bản trước 01/07/2026.
11. B-Invoice phù hợp ở bước nào trong quy trình này?
Với bài toán sai tên hàng hóa, phần mềm không thay thế bước phân loại nghiệp vụ. Kế toán vẫn phải xác định đúng loại sai sót và phương án xử lý theo quy định. Sau đó, hệ thống hóa đơn điện tử là nơi thực hiện phát hành, ký số, quản lý và truy xuất hóa đơn.
| Nhu cầu | Phạm vi B-Invoice được Bizzi công bố |
|---|---|
| Phát hành và quản lý hóa đơn | Quản lý việc phát hành, theo dõi và báo cáo hóa đơn trên hệ thống. |
| Tra cứu/truy xuất | Tìm kiếm và truy xuất hóa đơn gốc; hỗ trợ QR để kiểm tra nhanh thông tin. |
| Kết xuất dữ liệu | Hỗ trợ các định dạng như PDF, HTML, Excel theo phạm vi sản phẩm. |
| Lưu trữ và ký số | Lưu trữ dữ liệu hóa đơn XML và hỗ trợ phương thức ký số. |
| Tích hợp | Tích hợp với hệ thống quản trị, phần mềm bán hàng và hỗ trợ bối cảnh hóa đơn từ máy bán hàng. |
Điểm cần giữ rõ: B-Invoice là công cụ thực thi và quản lý hóa đơn; việc quyết định dùng điều chỉnh, thay thế hay Mẫu 04 phải dựa trên tình huống thực tế và quy định đang có hiệu lực.
Tham khảo giải pháp hóa đơn điện tử B-Invoice
Nếu doanh nghiệp cần chuẩn hóa việc phát hành, quản lý, tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử, có thể xem phạm vi tính năng hiện tại của Bizzi Invoice.
12. Văn bản cần đối chiếu khi xử lý hóa đơn sai tên hàng hóa
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ban hành 30/06/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC, đặc biệt Điều 10 về xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai.
- Với khái niệm và nguyên tắc lập hóa đơn nói chung, có thể xem thêm bài quy định xuất hóa đơn tại Việt Nam.
13. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn sai tên hàng hóa
Sai tên hàng hóa thì phải điều chỉnh hay thay thế?
Với hóa đơn điện tử thông thường, sai tên hàng hóa thuộc nhóm người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Không có nguyên tắc chung rằng sai tên hàng hóa chỉ được điều chỉnh.
Sai tên hàng hóa có cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không nên mặc định như vậy. Mẫu 04/SS-HĐĐT được dùng cho nhóm sai sót nêu tại điểm a khoản 1 Điều 10, trong đó không sai hàng hóa. Sai tên hàng hóa thuộc nhóm xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế đối với hóa đơn điện tử thông thường.
Có bắt buộc lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận không?
Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế theo điểm b khoản 1 Điều 10, nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, trừ các trường hợp được quy định không bắt buộc. Nếu người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo theo quy định.
Sai tên dịch vụ có xử lý giống sai tên hàng hóa không?
Cần xác định nội dung sai có thuộc nhóm dữ liệu bắt buộc phải sửa trên hóa đơn hay không và đối chiếu giao dịch thực tế. Nếu thuộc nhóm sai về hàng hóa/dịch vụ cần lập lại, doanh nghiệp xử lý theo cơ chế điều chỉnh hoặc thay thế áp dụng cho trường hợp đó.
Nhiều hóa đơn cùng sai tên hàng hóa có phải sửa từng hóa đơn?
Không nhất thiết. Nếu cùng một người mua, cùng tháng và cùng sai thông tin theo điều kiện của Điều 10, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn và đính kèm Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Hóa đơn từ máy tính tiền sai tên hàng hóa xử lý thế nào?
Đây là trường hợp có quy định riêng. Điểm c khoản 1 Điều 10 quy định nguyên tắc lập hóa đơn thay thế đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đã lập sai, trừ ngoại lệ được quy định riêng. Không nên áp dụng máy móc quy trình của hóa đơn điện tử thông thường.
Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn sai thì làm sao?
Nếu đã xử lý lần đầu bằng điều chỉnh thì các lần xử lý tiếp theo tiếp tục theo hình thức điều chỉnh; nếu đã chọn thay thế thì tiếp tục theo hình thức thay thế.
Tên hàng hóa trên hóa đơn đầu vào khác đầu ra có chắc chắn là sai không?
Không. Cần xem khả năng truy xuất giữa hàng mua và hàng bán, nhất là khi doanh nghiệp có gia công, đóng gói, chuyển đổi quy cách hoặc dùng mã hàng nội bộ khác nhau. Việc tên không giống từng ký tự chưa đủ để kết luận hóa đơn sai.
14. Kết luận
Với hóa đơn điện tử sai tên hàng hóa phát sinh từ 01/07/2026, bước đầu tiên không phải là chọn Mẫu 04 hay nhấn nút điều chỉnh trên phần mềm. Kế toán cần xác định đúng loại hóa đơn, nội dung sai và người mua. Với hóa đơn điện tử thông thường, sai tên hàng hóa có thể được xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế; với hóa đơn từ máy tính tiền, cần kiểm tra quy định thay thế riêng.
Trước khi phát hành hóa đơn mới, nên đối chiếu hồ sơ giao dịch, chuẩn bị thỏa thuận/thông báo phù hợp, kiểm tra khả năng xử lý gộp nếu có nhiều hóa đơn cùng sai và giữ đầy đủ dấu vết giữa hóa đơn gốc với hóa đơn xử lý sau đó.
