Tải Hóa Đơn Điện Tử: Hướng Dẫn Chi Tiết Các Cách Lấy File XML, PDF & Lưu Trữ Đúng Quy Định

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành phần không thể thiếu trong giao dịch và quản lý tài chính của doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc tải hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và bắt buộc theo quy định pháp lý. HĐĐT giúp tiết kiệm chi phí, lưu trữ và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thuế, hạch toán chính xác.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về các cách tải hóa đơn điện tử, bao gồm các hình thức tải file XML và PDF, cũng như các lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo việc lưu trữ và sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định. Những hướng dẫn này không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ nghĩa vụ pháp lý mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, từ đó tạo dựng uy tín và sự tin tưởng từ phía khách hàng và đối tác.

1. Giới thiệu về Hóa Đơn Điện Tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc áp dụng hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong hoạt động kinh doanh, thương mại. Quy định này được triển khai từ ngày 01/07/2022 và nhằm mục đích đơn giản hóa thủ tục hành chính, bảo vệ quyền lợi của người tiêu dùng, đồng thời giúp tăng cường tính minh bạch và chống gian lận thuế.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý mà còn phù hợp với xu thế phát triển của thế giới, khi mà mọi hoạt động thương mại đều hướng đến sự số hóa và tự động hóa.

Việc tải hóa đơn điện tử về máy là một bước quan trọng trong quy trình lưu trữ và sử dụng hóa đơn của cả người bán và người mua, bởi vì:

• Lưu trữ chính thức: Hóa đơn điện tử tải về sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin một cách hợp pháp và lâu dài. Điều này là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp có thể xuất trình khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp bị thanh tra thuế hoặc kiểm toán.
• Kê khai thuế và hạch toán: Hóa đơn điện tử là căn cứ quan trọng để thực hiện kê khai thuế và hạch toán chính xác trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Việc tải hóa đơn giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thông tin đúng đắn để thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Đối chiếu thông tin: Hóa đơn điện tử giúp các bên dễ dàng đối chiếu các giao dịch với nhau. Việc tải về và kiểm tra hóa đơn giúp người mua và người bán đảm bảo rằng các thông tin trên hóa đơn là chính xác và không có sai sót.
• Thanh tra thuế: Trong trường hợp cơ quan thuế tiến hành thanh tra, hóa đơn điện tử tải về sẽ là bằng chứng hợp pháp giúp doanh nghiệp chứng minh các giao dịch đã thực hiện đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý.

2. Tại Sao Cần Tải và Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử?

Tải và lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quản lý tài chính và thuế. Hãy cùng khám phá lợi ích của việc này từ cả hai góc nhìn của người mua và người bán:

2.1 Đối với Người Mua

Việc tải và lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp người mua tuân thủ quy định pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích trong quản lý tài chính và thuế.

• Làm căn cứ hạch toán chi phí đầu vào: Việc tải hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ các chứng từ, làm cơ sở cho việc hạch toán chi phí đầu vào, phục vụ cho các báo cáo tài chính và quyết toán thuế.
• Chứng minh chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN: Đảm bảo rằng các chi phí phát sinh là hợp pháp, hợp lý và có thể được tính vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Làm căn cứ kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Hóa đơn điện tử là cơ sở để doanh nghiệp kê khai và khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, giúp giảm số thuế phải nộp.
• Lưu trữ phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu, thanh tra thuế sau này: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng cung cấp thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan thuế trong các cuộc kiểm tra, thanh tra.
• Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp: Hóa đơn điện tử cũng là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, đảm bảo tính chính xác trong việc thanh toán và ghi nhận giao dịch.

2.2 Đối với Người Bán:

Đối với người bán, tải hóa đơn điện tử hỗ trợ:

• Lưu trữ bản sao hóa đơn đã phát hành theo quy định: Doanh nghiệp bán hàng cần lưu trữ bản sao của các hóa đơn điện tử đã phát hành để đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khi cần thiết.
• Phục vụ công tác quản trị nội bộ, kiểm tra, đối soát: Lưu trữ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nội bộ, thực hiện các công tác kiểm tra và đối soát về tình hình tài chính, thuế, cũng như các vấn đề liên quan đến bán hàng.

Có thể thấy, tải và lưu trữ hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, giảm thiểu rủi ro pháp lý và hỗ trợ kiểm soát chi phí. 

3. 04 cách Tải Hóa Đơn Điện Tử dễ dàng

Để doanh nghiệp tải hóa đơn điện tử một cách dễ dàng và nhanh chóng, Bizzi hướng dẫn 4 cách tải như sau:

3.1 Tải Hóa Đơn Điện Tử từ Cổng Thông Tin Hóa Đơn Điện Tử của Tổng Cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn)

Để có thể tải hóa đơn điện tử từ cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục thuế, chủ doanh nghiệp cần đáp ứng được 2 điều kiện sau:

• Tài khoản đăng nhập (thường là tài khoản Thuế điện tử).
• Được cấp quyền truy cập từ cơ quan thuế.

Sau khi đã đáp ứng điều kiện, chủ doanh nghiệp thực hiện tải theo các bước:

• Bước 1: Truy cập vào trang web hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản được cấp quyền.
• Bước 3: Chọn mục “Tra cứu” → “Tra cứu hóa đơn”.
• Bước 4: Nhập các thông tin cần thiết: mã số thuế người bán, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và thời gian phát hành.
• Bước 5: Nhấn “Tìm kiếm” để xem kết quả.
• Bước 6: Chọn hóa đơn cần tải và nhấn “Tải về”.
• Bước 7: Lựa chọn định dạng tải về: PDF hoặc XML.

Khi tải hóa đơn điện tử theo cách này, chủ doanh nghiệp cần lưu ý một số ưu điểm và nhược điểm:

Ưu điểm:

• Là nguồn thông tin chính thống, đáng tin cậy.
• Đảm bảo tính hợp lệ pháp lý của hóa đơn.

Nhược điểm:

• Giao diện có thể chưa tối ưu và yêu cầu nhập thông tin để tra cứu.
• Quá trình tải có thể chậm nếu có số lượng hóa đơn lớn.

Lưu ý: Để tải hóa đơn từ cổng này, bạn cần cài đặt ứng dụng HDDT Plugin để thực hiện ký tờ khai và hóa đơn điện tử bằng chữ ký số.

3.2 Tải từ Hệ thống/Portal của Nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT

Điều kiện tải hóa đơn:

Đối với cách tải hóa đơn điện tử từ hệ thống/portal của nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT, chủ doanh nghiệm cần đáp ứng được các điều kiện:

• Người bán sử dụng dịch vụ của một nhà cung cấp hóa đơn điện tử (HĐĐT) cụ thể.
• Người mua sẽ nhận được link tra cứu từ nhà cung cấp hóa đơn điện tử đó.

Các bước thực hiện tải:

Để tải hóa đơn, chủ doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào link tra cứu được cung cấp bởi nhà cung cấp HĐĐT.
• Bước 2: Nhập mã tra cứu hóa đơn (mã này thường được gửi kèm qua email hoặc hiển thị trên bản PDF hóa đơn).
• Bước 3: Xem thông tin hóa đơn và chọn tải về định dạng cần thiết (XML hoặc PDF).

Chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ ưu và nhược điểm của cách tải hóa đơn này như sau:

• Ưu điểm: Phổ biến và dễ dàng, người mua thường xuyên nhận được link tra cứu hóa đơn từ nhà cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, cách này còn tiện lợi khi người mua chỉ cần thực hiện các bước đơn giản để tải hóa đơn.

• Nhược điểm: Giao diện và quy trình của các nhà cung cấp dịch vụ có thể khác nhau, khiến người dùng cần làm quen với từng hệ thống riêng biệt.

3.3 Tải trực tiếp từ Email do Người bán gửi

Một trong những cách phổ biến để tải hóa đơn điện tử là thông qua email do người bán gửi. Với phương thức này, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nhận và lưu trữ hóa đơn phục vụ cho công tác kế toán và quản lý chứng từ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

• Hình thức: Người bán sẽ gửi trực tiếp file hóa đơn dưới dạng PDF, XML hoặc cả hai định dạng đính kèm trong email giao dịch.
• Các bước thực hiện: Mở email được gửi từ người bán -> Kiểm tra file đính kèm -> Tải file hóa đơn về máy tính hoặc hệ thống lưu trữ nội bộ.
• Ưu điểm: Nhanh chóng và tiện lợi, đặc biệt khi người bán cung cấp đầy đủ và chính xác file hóa đơn ngay sau khi giao dịch hoàn tất.
• Nhược điểm: Dễ bị thất lạc nếu hộp thư đến quá tải hoặc email bị đưa vào mục spam; doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của hóa đơn (ví dụ: chữ ký số, mã xác thực) trước khi lưu trữ và sử dụng.

3.4 Tải từ Website/Cổng tra cứu riêng của Người bán

Ngoài email, nhiều doanh nghiệp lớn còn cung cấp cổng tra cứu hóa đơn điện tử chuyên biệt để hỗ trợ khách hàng dễ dàng quản lý và tải về hóa đơn khi cần. Phương thức này đảm bảo sự chủ động và bảo mật cao hơn trong quá trình lấy hóa đơn. Cách thực hiện như sau:

• Hình thức: Người bán xây dựng website hoặc cổng tra cứu hóa đơn điện tử riêng, cho phép khách hàng truy cập và lấy hóa đơn độc lập.
• Các bước thực hiện: Truy cập website hoặc cổng tra cứu của người bán -> Nhập các thông tin cần thiết như mã khách hàng, mã đơn hàng hoặc mã tra cứu -> Xác nhận thông tin và tải hóa đơn điện tử về máy.
• Ưu điểm: Thuận tiện khi doanh nghiệp thường xuyên giao dịch với nhà cung cấp, dễ dàng tra cứu lại hóa đơn trong trường hợp thất lạc email.
• Nhược điểm: Không phải doanh nghiệp nào cũng xây dựng hệ thống tra cứu riêng, do đó phương án này chủ yếu áp dụng với các nhà cung cấp quy mô lớn.

4. Các Định Dạng File Hóa Đơn Điện Tử Khi Tải Về (XML vs. PDF)

Khi tải hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ nhận được các file ở hai định dạng phổ biến nhất là XML và PDF. Việc hiểu rõ bản chất và giá trị pháp lý của từng loại file giúp chủ doanh nghiệp quản lý hóa đơn đúng quy định, hạn chế rủi ro khi lưu trữ và kê khai thuế.

4.1 Phân Biệt Rõ Ràng Hai Định Dạng File Quan Trọng

Trong quy trình quản lý hóa đơn điện tử, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai định dạng file phổ biến là XML và PDF là rất cần thiết. Mỗi định dạng đều có vai trò riêng trong lưu trữ, kê khai thuế và đối chiếu thông tin hóa đơn. Dưới đây là phân tích chi tiết:

4.2 Tải Định Dạng Nào Là Đúng và Đủ?

Trong quá trình quản lý hóa đơn điện tử, không chỉ việc phát hành mà cả việc tải và lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn cũng đóng vai trò rất quan trọng. Để đảm bảo tính pháp lý và thuận tiện trong công tác kế toán, kiểm toán, doanh nghiệp cần hiểu rõ đâu là định dạng file bắt buộc phải lưu và đâu là file nên lưu kèm theo để dễ dàng tra cứu. Cụ thể:

• Khi tải hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ file XML có đầy đủ chữ ký số hợp lệ để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
• Đồng thời, nên tải thêm file PDF để tiện cho việc tra cứu, kiểm tra nhanh nội dung hóa đơn khi cần thiết.
• Việc lưu trữ đầy đủ cả file XML và PDF sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác kế toán, kiểm toán cũng như khi giải trình với cơ quan chức năng.

5. Cách Kiểm Tra Tính Hợp Lệ Của Hóa Đơn Điện Tử Đã Tải

Để đảm bảo rằng hóa đơn điện tử bạn nhận được hoặc tải về là hợp lệ và đúng quy định, bạn cần thực hiện một số bước kiểm tra kỹ lưỡng. Dưới đây là quy trình chi tiết giúp bạn xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử:

Bước 1: Kiểm Tra Tính Toàn Vẹn và Chữ Ký Số trên File XML

Sau khi tải file XML hóa đơn điện tử về máy tính, bạn cần xác minh tính toàn vẹn và hợp lệ của hóa đơn bằng các bước sau:

• Sử dụng phần mềm hỗ trợ: Mở file XML bằng phần mềm như iTaxViewer hoặc phần mềm kế toán có chức năng kiểm tra hóa đơn điện tử. Phần mềm sẽ hiển thị nội dung hóa đơn và kiểm tra chữ ký số.
• Kiểm tra chữ ký số: Đảm bảo chữ ký số trên hóa đơn còn hiệu lực và đúng thông tin người bán. Nếu chữ ký số không hợp lệ, hóa đơn có thể không hợp lệ.
• Kiểm tra tính toàn vẹn: Xác minh rằng nội dung hóa đơn không bị thay đổi sau khi phát hành. Nếu có sự thay đổi, hóa đơn có thể không hợp lệ.

Bước 2: Tra Cứu Thông Tin Hóa Đơn Trên Cổng Thông Tin Của Tổng Cục Thuế

Để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, bạn có thể tra cứu trực tiếp trên Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập hoadondientu.gdt.gov.vn.

Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”.

Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết:

• Mã số thuế người bán.
• Ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Mã kiểm tra (nếu có).

Bước 4: Nhấn “Tra cứu” để xem kết quả.

Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị đầy đủ thông tin về hóa đơn, bao gồm trạng thái “Đã cấp mã” hoặc “Không có mã – Dữ liệu người bán đã gửi đến CQT”.

Bước 3: Đối Chiếu Thông Tin Hóa Đơn

Khi bạn đã tải hóa đơn điện tử về và tra cứu thông tin trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, bước tiếp theo là đối chiếu thông tin hóa đơn để đảm bảo tính hợp lệ. Bạn hãy đối chiếu các thông tin sau:

• So sánh thông tin: Đối chiếu các thông tin trên hóa đơn đã tải về với kết quả tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế.
• Kiểm tra trạng thái hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn có trạng thái hợp lệ, như “Đã cấp mã” hoặc “Không có mã – Dữ liệu người bán đã gửi đến CQT”.
• Xác minh thông tin người bán và người mua: Đảm bảo thông tin trên hóa đơn trùng khớp với thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế.

6. Những Vấn Đề Thường Gặp Khi Tải Hóa Đơn Điện Tử

Khi tải hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến. Dưới đây là hướng dẫn cách xử lý các sự cố này một cách đơn giản và hiệu quả.

• Không nhận được email/link tra cứu hóa đơn: Trong trường hợp không nhận được email hoặc link tra cứu hóa đơn, doanh nghiệp cần liên hệ trực tiếp với người bán để xác nhận lại thông tin hoặc yêu cầu gửi lại link đúng.
• Nhập mã tra cứu báo lỗi/không tìm thấy: Nếu khi nhập mã tra cứu và nhận được thông báo lỗi hoặc không tìm thấy hóa đơn, hãy kiểm tra lại mã tra cứu đã nhập. Nếu vẫn không giải quyết được, hãy liên hệ với người bán để cung cấp mã tra cứu chính xác.
• Tải về chỉ có file PDF, không có XML: Khi bạn chỉ nhận được file PDF mà không có file XML, hãy yêu cầu người bán cung cấp thêm file XML để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. 
• File XML bị lỗi định dạng, không mở được: Nếu file XML bị lỗi định dạng hoặc không thể mở, yêu cầu người bán gửi lại file XML chuẩn theo quy định để tránh các vấn đề khi khai báo thuế hoặc kiểm tra hóa đơn.
• Kiểm tra chữ ký số báo không hợp lệ/hết hạn: Khi nhận thấy chữ ký số trên hóa đơn không hợp lệ hoặc đã hết hạn, cần liên hệ với người bán để kiểm tra lại và yêu cầu phát hành lại hóa đơn có chữ ký số hợp lệ (nếu cần và đúng quy định).
• Khó khăn khi phải tải thủ công từ nhiều nguồn khác nhau: Nếu việc tải hóa đơn điện tử từ nhiều nguồn khác nhau trở nên khó khăn và mất thời gian, doanh nghiệp nên xem xét giải pháp tự động hóa việc tải và lưu trữ hóa đơn để tiết kiệm công sức và giảm thiểu sai sót.

Thông qua việc hiểu rõ các vấn đề thường gặp và cách xử lý cơ bản, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các sự cố trong quá trình tải hóa đơn điện tử, giúp việc quản lý tài chính trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

7. Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Sau Khi Tải Về Đúng Quy Định

Sau khi tải hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn đúng quy định để đảm bảo giá trị pháp lý và sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán thuế. Việc lưu trữ đúng cách không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả, hạn chế rủi ro thất lạc hoặc mất mát thông tin.

Yêu cầu pháp lý và thực tiễn tốt nhất:

• Định dạng lưu trữ: Sau khi tải hóa đơn điện tử, doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử, cụ thể là file XML. Đây là định dạng duy nhất có giá trị pháp lý đầy đủ. Bản PDF và bản in giấy chỉ mang tính tham khảo, không thể thay thế file XML.
• Thời gian lưu trữ: Theo quy định tại Luật Kế toán, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm, đảm bảo phục vụ cho công tác tra cứu, đối chiếu và kiểm toán.
• Phương tiện lưu trữ: Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên nhiều phương tiện khác nhau như ổ cứng, USB, máy chủ nội bộ hoặc các dịch vụ lưu trữ đám mây (cloud storage). Doanh nghiệp nên lựa chọn phương án phù hợp với quy mô và nhu cầu sử dụng.
• Yêu cầu kỹ thuật: Việc lưu trữ cần đảm bảo các tiêu chí về an toàn, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu. Đồng thời, hệ thống lưu trữ phải cho phép truy cập, trích xuất hóa đơn dễ dàng khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

Thực Tiễn Tốt Khi Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử:

• Tổ chức thư mục lưu trữ khoa học: Phân loại hóa đơn theo nhà cung cấp, theo tháng, quý hoặc năm sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm và kiểm tra khi cần.
• Đặt tên file rõ ràng: Đặt tên file hóa đơn có cấu trúc dễ nhận biết, ví dụ: [Tên nhà cung cấp][Số hóa đơn][Ngày tháng].xml.
• Sao lưu dữ liệu định kỳ: Thực hiện backup định kỳ dữ liệu hóa đơn lên các nền tảng an toàn nhằm phòng tránh rủi ro mất dữ liệu do lỗi thiết bị hoặc các sự cố không lường trước.

8. Tự Động Hóa Việc Tải và Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Với Bizzi

Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc tải hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn đầu vào thường tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công. Các rủi ro phổ biến như thất lạc hóa đơn, kiểm tra sai sót, lưu trữ rời rạc khiến quy trình kế toán trở nên kém hiệu quả và tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý. Đây chính là lý do vì sao việc tự động hóa quy trình này đang trở thành xu hướng tất yếu.

8.1 Giải Pháp Thông Minh Cho Việc Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Đầu Vào

Bizzi mang đến giải pháp công nghệ tiên tiến, giúp doanh nghiệp đơn giản hóa toàn bộ quy trình tải hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn như sau:

• Tự động thu thập hóa đơn điện tử từ email nhà cung cấp: Bizzi tự động quét và lấy hóa đơn đính kèm trong email, hạn chế tối đa nguy cơ bỏ sót hóa đơn quan trọng.
• Kết nối trực tiếp với portal của nhà cung cấp hóa đơn điện tử: Với một số đơn vị phát hành hóa đơn lớn, Bizzi hỗ trợ kết nối và tự động lấy hóa đơn về hệ thống (tùy theo tính năng tích hợp).
• Kiểm tra sơ bộ tính hợp lệ và trạng thái hóa đơn trên Cổng Thuế: Bizzi tự động đối chiếu thông tin hóa đơn, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các sai lệch hoặc hóa đơn không hợp lệ.
• Lưu trữ tập trung file XML và PDF trên một nền tảng duy nhất: Tất cả hóa đơn được hệ thống lưu trữ an toàn, dễ dàng tìm kiếm, tra cứu bất cứ khi nào cần thiết.
• Hỗ trợ trích xuất dữ liệu và tạo đề nghị thanh toán: Bizzi cho phép trích xuất thông tin hóa đơn nhanh chóng, phục vụ cho các bước xử lý thanh toán và ghi nhận kế toán.
• Tích hợp linh hoạt với phần mềm kế toán nội bộ: Việc kết nối dữ liệu giữa Bizzi và phần mềm kế toán giúp rút ngắn thời gian hạch toán và giảm nguy cơ sai sót do nhập liệu thủ công.

8.2 Lợi ích nổi bật mà Bizzi mang lại cho doanh nghiệp

Việc tự động hóa tải hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn với Bizzi không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giảm thiểu sai sót, tăng cường kiểm soát tài chính và tối ưu hóa quy trình kế toán nội bộ. Đây chính là chìa khóa để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất vận hành, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.

Kết Luận

Tải hóa đơn điện tử đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ kế toán mà còn đảm bảo tính hợp lệ và dễ dàng lưu trữ theo đúng quy định pháp luật. Các phương pháp phổ biến hiện nay bao gồm tải hóa đơn trực tiếp từ email, cổng tra cứu của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hoặc sử dụng phần mềm kế toán tích hợp tự động. Đặc biệt, việc tải đúng file XML – định dạng gốc của hóa đơn điện tử – đóng vai trò then chốt trong việc chứng minh tính pháp lý và phục vụ công tác kiểm tra thuế.

Trong bối cảnh số lượng hóa đơn phát sinh ngày càng lớn, ứng dụng công nghệ tự động hóa trong tải và lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – kế toán.

Trải nghiệm ngay giải pháp xử lý hóa đơn đầu vào tự động của Bizzi để rút ngắn quy trình và tăng tốc độ làm việc! Bizzi cung cấp các tính năng quản lý hóa đơn thông minh như tự động tải file XML, kiểm tra tính hợp lệ, lưu trữ đạt chuẩn và tích hợp dễ dàng với hệ thống kế toán hiện tại.

Doanh nghiệp đăng ký dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/ 

Liên hệ với Bizzi ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết về tự động hóa quy trình tài chính – kế toán, giúp doanh nghiệp bạn tiến nhanh hơn trong kỷ nguyên số hóa!

FAQs – Câu Hỏi Thường Gặp

Câu 1: Tải hóa đơn điện tử có mất phí không?

Tải hóa đơn điện tử thông qua các hệ thống chính thống và phần mềm hỗ trợ như Bizzi là miễn phí. Các công ty cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử không tính phí cho việc tra cứu và tải các hóa đơn này về. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng các dịch vụ lưu trữ hoặc quản lý hóa đơn điện tử bổ sung, có thể sẽ có chi phí phát sinh.

Câu 2: Chỉ lưu file PDF có được không?

Không, chỉ lưu file PDF không đủ để tuân thủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử. Theo quy định hiện hành, bạn cần lưu trữ cả file XML để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn. File XML chứa các dữ liệu quan trọng về hóa đơn, giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn trong các trường hợp cần thiết.

Câu 3: Làm thế nào để mở file XML hóa đơn điện tử?

Để mở file XML của hóa đơn điện tử, bạn có thể sử dụng các phần mềm chuyên dụng như iTaxViewer, phần mềm Hóa Đơn Điện Tử của các nhà cung cấp hoặc phần mềm Bizzi. Những công cụ này cho phép bạn mở và kiểm tra nội dung file XML dễ dàng, đồng thời đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

Câu 4: Mã tra cứu hóa đơn lấy ở đâu?

Mã tra cứu của hóa đơn điện tử thường có trên bản PDF của hóa đơn mà bạn đã nhận được hoặc được gửi qua email từ người bán. Mã này giúp bạn dễ dàng tra cứu thông tin hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế hoặc trên các nền tảng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Câu 5: Nếu làm mất hóa đơn điện tử đã tải thì phải làm sao?

Nếu bạn làm mất hóa đơn điện tử đã tải về, đừng lo lắng. Bạn có thể liên hệ với người bán để xin cấp lại hóa đơn hoặc tự tra cứu và tải lại hóa đơn từ hệ thống nếu bạn vẫn có đủ thông tin cần thiết, chẳng hạn như mã tra cứu hoặc các thông tin nhận hóa đơn.