Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp, giúp tối ưu quy trình quản lý và tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, trong quá trình lập và xuất hóa đơn, sai sót là điều không thể tránh khỏi. Từ việc nhập sai thông tin hàng hóa, sai mã số thuế, số tiền, đến những lỗi liên quan đến bảng tổng hợp gửi cơ quan thuế, mỗi trường hợp sai sót đều có cách xử lý riêng theo quy định hiện hành.
Trong bài viết này, Bizzi cung cấp hướng dẫn chi tiết điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung, cách điều chỉnh đúng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tránh các rủi ro pháp lý. Tìm hiểu ngay!
Mục lục
ToggleHóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán, thuế và tài chính của doanh nghiệp. Việc phát hành hóa đơn sai nội dung có thể dẫn đến nhiều hệ lụy pháp lý, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế, thanh toán và báo cáo tài chính. Vì vậy, pháp luật quy định rõ về cách điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định.
Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Dưới đây là bảng tổng hợp các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót và hướng xử lý theo quy định:
Phương thức xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Lưu ý quan trọng | |
Sai thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế) nhưng không ảnh hưởng đến số tiền thanh toán hoặc thuế | Hai bên lập biên bản thỏa thuận và không cần lập hóa đơn điều chỉnh | Biên bản cần nêu rõ nội dung sai và đúng |
Sai số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế hoặc tổng tiền thanh toán | Lập hóa đơn điều chỉnh để sửa sai | Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ số hóa đơn gốc |
Sai toàn bộ nội dung hóa đơn | Lập hóa đơn thay thế | Hóa đơn thay thế phải có đầy đủ thông tin và ghi rõ “thay thế hóa đơn số…” |
Xuất hóa đơn nhưng chưa gửi cho người mua | Hủy hóa đơn và lập hóa đơn mới | Doanh nghiệp cần ghi nhận hủy hóa đơn trên hệ thống |
Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế | Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh | Phải có sự đồng ý của cả hai bên |
Hóa đơn đã kê khai thuế nhưng có sai sót | Lập hóa đơn điều chỉnh và kê khai bổ sung | Điều chỉnh trên kỳ kê khai thuế hiện tại |
Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình khi xử lý hóa đơn sai nội dung để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật:
Việc tuân thủ đúng các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong công tác kế toán và thuế.
Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót là một phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể:
Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.
Quy trình xử lý:
Phương án xử lý: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Phương án xử lý: Có thể lựa chọn một trong hai cách sau:
Phương án xử lý: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Phương án xử lý: Trường hợp doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy đã lập trước đó có sai sót, việc xử lý sẽ tuân theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.
Phương án xử lý: Người bán kiểm tra sai sót theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện các bước xử lý sai sót theo quy định.
Phương án xử lý: Trong trường hợp này, các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Phương án xử lý: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp. Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 123.
Việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kinh doanh.
Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung đòi hỏi kế toán phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật để tránh vi phạm và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót.
Không phải mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đều xử lý theo một cách giống nhau. Kế toán cần căn cứ vào loại sai sót để lựa chọn phương pháp điều chỉnh, thay thế hoặc hủy đúng quy định. Một số nguyên tắc quan trọng gồm:
Theo quy định hiện hành, nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trong hóa đơn và cần điều chỉnh, kế toán phải nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Nếu quá hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Xử lý sai sót trong ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
Bất kỳ hóa đơn nào bị điều chỉnh, thay thế hoặc hủy đều ảnh hưởng đến báo cáo thuế của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán cần:
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để giảm sai sót
Phần mềm hóa đơn điện tử của Bizzi – B-Invoice là một giải pháp tiên tiến giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí. Được ra mắt trong bối cảnh chuyển đổi số và nhu cầu tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, Bizzi đã nhanh chóng thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp.
Áp dụng cho hóa đơn ở trạng thái Đã phát hành.
Bước 1: Trên thanh Menu chọn mục “Quản lý hóa đơn”, chọn tiếp “Hóa đơn bán hàng”, sau đó chọn “Điều chỉnh hóa đơn”
Bước 2: Điền nội dung hóa đơn điều chỉnh, sau đó nhấn “Tạo mới” để lưu thông tin hóa đơn điều chỉnh
– Nội dung hóa đơn điều chỉnh sẽ có thêm:
1 | Thông tin hóa đơn gốc | Điều chỉnh cho hóa đơn số 00000001, ngày 22/03/2023, mẫu số 2, ký hiệu C23TBH |
2 | Loại điều chỉnh | Điều chỉnh thông tin/ Điều chỉnh tăng/ Điều chỉnh giảm |
3 | Lý do điều chỉnh |
– Sau khi lưu, hệ thống chuyển về màn hình danh sách hóa đơn, đồng thời tạo mới hóa đơn điều chỉnh.
Bizzi đã được hơn 1.000 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng, bao gồm các tập đoàn lớn như Grab, GS25, Circle K, Tiki, Guardian, Medicare và Pharmacity. Tính đến tháng 10/2021, tổng giá trị hóa đơn xử lý hàng tháng thông qua nền tảng Bizzi đạt hơn 300 triệu USD.
Ngoài ra, Bizzi còn cung cấp giải pháp Bizzi Expense, giúp quản lý chi phí công tác, thu thập hóa đơn, xử lý hóa đơn đầu vào, chứng từ và báo cáo chi phí một cách đơn giản và hiệu quả.
Với những tính năng và lợi ích trên, Bizzi là một trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc số hóa quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn, minh bạch trong quản lý tài chính.
Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo đúng quy định là một yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định liên quan để thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả
Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc này, phần mềm hóa đơn điện tử Bizzi cung cấp giải pháp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất công việc. Bizzi hỗ trợ tự động trích xuất dữ liệu hóa đơn, lưu trữ và quản lý thông minh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn trong quản lý hóa đơn.
Việc áp dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Liên hệ
Sản phẩm
Nhận bản tin
Đăng ký nhận bản tin của chúng tôi để nhận tin tức, cập nhật và ưu đãi đặc biệt.
CÔNG TY TNHH BIZZI VIỆT NAM - ĐỊA CHỈ ĐKKD: Số 2-4-6 Đường số 5, Phường An Lợi Đông, TP.Thủ Đức, TP.Hồ Chí Minh
© 2023 Bizzi. Đã đăng ký Bản quyền.