Điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung: Quy trình xử lý chi tiết

Hóa đơn điện tử là một phần quan trọng trong hoạt động kế toán – tài chính của doanh nghiệp, giúp tối ưu quy trình quản lý và tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, trong quá trình lập và xuất hóa đơn, sai sót là điều không thể tránh khỏi. Từ việc nhập sai thông tin hàng hóa, sai mã số thuế, số tiền, đến những lỗi liên quan đến bảng tổng hợp gửi cơ quan thuế, mỗi trường hợp sai sót đều có cách xử lý riêng theo quy định hiện hành.

Trong bài viết này, Bizzi cung cấp hướng dẫn chi tiết điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung, cách điều chỉnh đúng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tránh các rủi ro pháp lý. Tìm hiểu ngay!

1. Căn cứ pháp lý điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong hoạt động kế toán, thuế và tài chính của doanh nghiệp. Việc phát hành hóa đơn sai nội dung có thể dẫn đến nhiều hệ lụy pháp lý, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế, thanh toán và báo cáo tài chính. Vì vậy, pháp luật quy định rõ về cách điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định.

1.1. Các văn bản pháp luật quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

• Ban hành ngày 19/10/2020, quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể về nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, bao gồm các phương thức:
  • Lập hóa đơn thay thế.
  • Lập hóa đơn điều chỉnh.
  • Hủy hóa đơn và lập mới.

Thông tư số 78/2021/TT-BTC

• Ban hành ngày 17/9/2021 bởi Bộ Tài chính, hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Khoản 1, Điều 7 của Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định chi tiết các trường hợp sai sót cần điều chỉnh và nguyên tắc xử lý phù hợp theo từng tình huống cụ thể.

1.2. Các trường hợp sai sót và nguyên tắc xử lý theo quy định

Dưới đây là bảng tổng hợp các trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót và hướng xử lý theo quy định:

1.3. Quy trình thực hiện điều chỉnh hóa đơn sai sót

Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình khi xử lý hóa đơn sai nội dung để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật:

• Xác định loại sai sót trên hóa đơn.
• Thỏa thuận với bên mua để chọn phương án điều chỉnh phù hợp.
• Lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hoặc hủy hóa đơn theo quy định.
• Gửi thông báo điều chỉnh hóa đơn lên hệ thống thuế (nếu cần).
• Kê khai thuế bổ sung (nếu sai sót liên quan đến thuế).

Việc tuân thủ đúng các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong công tác kế toán và thuế.

2. Các trường hợp và cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung

Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót là một phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp cụ thể:

2.1. Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua bị sai nội dung hàng hóa

Phương án xử lý: Hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

Quy trình xử lý:

• Bước 1: Người nộp thuế lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT. 
• Bước 2: Người nộp thuế lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót. 

2.2. Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua bị sai về tên, địa chỉ người mua; các phần khác đều đúng

Phương án xử lý: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

3.3. Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Phương án xử lý: Có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

• Cách 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót. Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua có thể lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. 
• Cách 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót. Trước khi lập hóa đơn thay thế, người bán và người mua có thể lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. 

3.4. Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

Phương án xử lý: Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.

3.5. Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử

Phương án xử lý: Trường hợp doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy đã lập trước đó có sai sót, việc xử lý sẽ tuân theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

3.6. Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán

Phương án xử lý: Người bán kiểm tra sai sót theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện các bước xử lý sai sót theo quy định.

3.7. Phát hiện hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục có sai sót

Phương án xử lý: Trong trường hợp này, các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

3.8. Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót

Phương án xử lý: Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp. Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 123.

Việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong hoạt động kinh doanh.

3. Lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung

Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung đòi hỏi kế toán phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật để tránh vi phạm và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử sai sót.

Xác định trường hợp sai sót để áp dụng phương pháp điều chỉnh phù hợp

Không phải mọi sai sót trên hóa đơn điện tử đều xử lý theo một cách giống nhau. Kế toán cần căn cứ vào loại sai sót để lựa chọn phương pháp điều chỉnh, thay thế hoặc hủy đúng quy định. Một số nguyên tắc quan trọng gồm:

• Nếu hóa đơn chỉ có lỗi nhỏ (như sai địa chỉ người mua) nhưng không ảnh hưởng đến số tiền, thuế suất thì có thể lập hóa đơn điều chỉnh mà không cần hủy.
• Nếu sai sót liên quan đến giá trị hàng hóa, thuế suất thì phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm tùy theo thực tế.
• Nếu sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ giao dịch, kế toán có thể hủy hóa đơn cũ và xuất hóa đơn mới thay thế.

Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT khi điều chỉnh hóa đơn

Theo quy định hiện hành, nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trong hóa đơn và cần điều chỉnh, kế toán phải nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Nếu quá hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

Xử lý sai sót trong ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn

• Nếu sai sót chỉ liên quan đến ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, doanh nghiệp không cần hủy hoặc thay thế hóa đơn cũ mà chỉ cần lập hóa đơn điều chỉnh.
• Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo tính chính xác của hệ thống kế toán.

Quy tắc điều chỉnh giá trị trên hóa đơn

• Nếu hóa đơn điện tử có sai sót về giá trị hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp cần điều chỉnh theo nguyên tắc:

• Tăng giá trị → Ghi dấu dương trên hóa đơn điều chỉnh.
• Giảm giá trị → Ghi dấu âm trên hóa đơn điều chỉnh.

• Điều chỉnh đúng với thực tế phát sinh để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ.

Khai bổ sung hồ sơ thuế khi điều chỉnh hóa đơn

Bất kỳ hóa đơn nào bị điều chỉnh, thay thế hoặc hủy đều ảnh hưởng đến báo cáo thuế của doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán cần:

• Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến hóa đơn điện tử điều chỉnh.
• Nếu hóa đơn bị hủy, phải cập nhật thông tin vào hồ sơ thuế theo đúng quy định quản lý thuế.
• Theo dõi sát sao để tránh sai sót trong kê khai thuế GTGT.

Quy định về xử lý sai sót nhiều lần trên cùng một hóa đơn

• Nếu doanh nghiệp đã điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn một lần nhưng sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, các lần xử lý tiếp theo phải áp dụng cùng phương pháp ban đầu. Ví dụ:

• Nếu lần đầu sử dụng hóa đơn điều chỉnh, các lần tiếp theo cũng phải dùng hóa đơn điều chỉnh.
• Nếu đã lập hóa đơn thay thế, lần sau tiếp tục thay thế chứ không điều chỉnh.

• Nguyên tắc này giúp tránh nhầm lẫn trong hạch toán và kê khai thuế.

Thỏa thuận với khách hàng trước khi điều chỉnh hóa đơn

• Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, doanh nghiệp cần trao đổi và lập biên bản thỏa thuận với người mua.
• Biên bản thỏa thuận phải ghi rõ sai sót cụ thể và phương án xử lý.
• Điều này giúp tránh tranh chấp và đảm bảo minh bạch giữa các bên liên quan.

Hóa đơn điều chỉnh là căn cứ hạch toán kế toán

• Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế được coi là chứng từ hợp lệ trong kế toán.
• Kế toán cần căn cứ vào hóa đơn này để điều chỉnh sổ sách kế toán đúng với thực tế phát sinh.

Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định

• Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn bị sai sót và hóa đơn thay thế phải được lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán.
• Việc lưu trữ đầy đủ và đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro kiểm tra, thanh tra thuế sau này.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để giảm sai sót

• Để hạn chế lỗi phát sinh, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp kiểm tra và hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn nhanh chóng.
• Các giải pháp như B-Invoice, MISA, Viettel Invoice giúp kế toán:

• Kiểm tra lỗi trước khi phát hành hóa đơn.
• Tự động lập hóa đơn điều chỉnh theo mẫu quy định.
• Hỗ trợ khai báo thuế dễ dàng hơn.

• Việc sử dụng công nghệ giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc và giảm rủi ro sai sót trong hóa đơn điện tử.

4. Phần mềm hóa đơn điện tử của Bizzi

Phần mềm hóa đơn điện tử của Bizzi – B-Invoice là một giải pháp tiên tiến giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí. Được ra mắt trong bối cảnh chuyển đổi số và nhu cầu tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, Bizzi đã nhanh chóng thu hút sự quan tâm của nhiều doanh nghiệp.

• Được Tổng cục Thuế công nhận, tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật: B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử đạt chuẩn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp doanh nghiệp an tâm sử dụng mà không lo rủi ro về thuế.
• Chi phí tối ưu khi sử dụng cả hóa đơn đầu ra và đầu vào: B-Invoice mang đến mức giá cạnh tranh cho khách hàng có nhu cầu sử dụng cả hai loại hóa đơn.
• Dễ dàng tích hợp, linh hoạt theo nhu cầu: Hệ thống B-Invoice có thể kết nối với phần mềm kế toán, hệ thống ERP,… giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn hiệu quả, tiết kiệm thời gian.
• Kho mẫu hóa đơn đa dạng, hỗ trợ thiết kế theo yêu cầu: B-Invoice cung cấp nhiều mẫu hóa đơn phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu riêng.
• Lưu trữ hóa đơn lên đến 10 năm: Đáp ứng quy định pháp luật, B-Invoice giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ bằng việc bảo quản hóa đơn trong 10 năm.
• Tự động cập nhật khi có thay đổi từ cơ quan Thuế: Hệ thống B-Invoice luôn cập nhật kịp thời các phiên bản mới, đảm bảo tuân thủ quy định hiện hành.
• Bảo mật đạt tiêu chuẩn ISO 27001: Ứng dụng công nghệ tiên tiến, B-Invoice đảm bảo an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp.

Hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh trên phần mềm của Bizzi:

Áp dụng cho hóa đơn ở trạng thái Đã phát hành.

Bước 1: Trên thanh Menu chọn mục “Quản lý hóa đơn”, chọn tiếp “Hóa đơn bán hàng”, sau đó chọn “Điều chỉnh hóa đơn”

Bước 2: Điền nội dung hóa đơn điều chỉnh, sau đó nhấn “Tạo mới” để lưu thông tin hóa đơn điều chỉnh

– Nội dung hóa đơn điều chỉnh sẽ có thêm:

– Sau khi lưu, hệ thống chuyển về màn hình danh sách hóa đơn, đồng thời tạo mới hóa đơn điều chỉnh.

Bizzi đã được hơn 1.000 doanh nghiệp tin tưởng sử dụng, bao gồm các tập đoàn lớn như Grab, GS25, Circle K, Tiki, Guardian, Medicare và Pharmacity. Tính đến tháng 10/2021, tổng giá trị hóa đơn xử lý hàng tháng thông qua nền tảng Bizzi đạt hơn 300 triệu USD.

Ngoài ra, Bizzi còn cung cấp giải pháp Bizzi Expense, giúp quản lý chi phí công tác, thu thập hóa đơn, xử lý hóa đơn đầu vào, chứng từ và báo cáo chi phí một cách đơn giản và hiệu quả.

Với những tính năng và lợi ích trên, Bizzi là một trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc số hóa quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn, minh bạch trong quản lý tài chính.

Kết luận

Việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót theo đúng quy định là một yếu tố then chốt để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định liên quan để thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc này, phần mềm hóa đơn điện tử Bizzi cung cấp giải pháp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất công việc. Bizzi hỗ trợ tự động trích xuất dữ liệu hóa đơn, lưu trữ và quản lý thông minh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn trong quản lý hóa đơn.

Việc áp dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa quy trình làm việc.