Tải mẫu quy chế chi tiêu nội bộ theo Thông tư 99 giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng khung quản lý chi tiêu, định mức ngân sách, chứng từ, tạm ứng, hoàn ứng và thẩm quyền phê duyệt. Tuy nhiên, file mẫu chỉ là điểm khởi đầu. Để phát huy hiệu quả kiểm soát chi phí, kế toán trưởng, CFO và ban lãnh đạo cần điều chỉnh nội dung theo đặc thù hoạt động, cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp.
Trước khi đi vào hướng dẫn chỉnh sửa, doanh nghiệp cần tải đúng mẫu và hiểu rõ phạm vi áp dụng của tài liệu này.
Tải mẫu quy chế chi tiêu nội bộ theo Thông tư 99 file Word
Người dùng có thể tải mẫu quy chế chi tiêu nội bộ theo Thông tư 99 dưới dạng file Word để chỉnh sửa theo mô hình doanh nghiệp, ngân sách, định mức chi và ma trận phê duyệt nội bộ.
Bộ tài liệu nên tải
| Tài liệu | Định dạng | Mục đích sử dụng |
| Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ | Word/Docx | Chỉnh sửa và ban hành nội bộ |
| Checklist rà soát quy chế | Excel/Google Sheet | Kiểm tra thiếu điều khoản, chứng từ và định mức |
| Mẫu ma trận phê duyệt chi tiêu (DOA) | Excel | Thiết lập hạn mức phê duyệt theo chức danh |
Nội dung chính trong mẫu
Một mẫu quy chế chi tiêu nội bộ hoàn chỉnh thường bao gồm:
- Quyết định ban hành.
- Quy định chung.
- Nguyên tắc chi tiêu.
- Danh mục các khoản chi.
- Định mức chi tiêu.
- Hồ sơ chứng từ.
- Quy trình tạm ứng, hoàn ứng.
- Thẩm quyền phê duyệt.
- Quy định thanh toán.
- Kiểm tra, giám sát và xử lý vi phạm.
Lưu ý: Mẫu mang tính tham khảo. Doanh nghiệp cần điều chỉnh nội dung phù hợp với mô hình hoạt động và quy định pháp luật hiện hành trước khi ban hành.
Sau khi tải file, bước quan trọng tiếp theo là hiểu rõ vai trò thực tế của quy chế chi tiêu nội bộ trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Tải miễn phí tại đây
Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ theo Thông tư 99 dùng để làm gì?
Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ giúp doanh nghiệp có sẵn bộ khung để quy định nguyên tắc chi tiêu, định mức, hồ sơ chứng từ, thẩm quyền phê duyệt và trách nhiệm kiểm soát các khoản chi phát sinh trong quá trình hoạt động.
Nhiều doanh nghiệp thường hiểu nhầm rằng Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành trực tiếp mẫu quy chế chi tiêu nội bộ. Trên thực tế, Thông tư 99 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp và các yêu cầu liên quan đến quản trị, chứng từ, kiểm soát nội bộ. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy chế phù hợp dựa trên các nguyên tắc quản trị tài chính và kiểm soát nội bộ.
Việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ mang lại nhiều lợi ích:
- Chuẩn hóa nguyên tắc chi tiêu giữa các phòng ban.
- Hạn chế tình trạng chi vượt ngân sách.
- Tăng tính minh bạch trong phê duyệt và thanh toán.
- Hỗ trợ giải trình với kiểm toán, cơ quan thuế.
- Giảm tranh cãi về quyền hạn phê duyệt.
- Kiểm soát tốt các khoản chi nhạy cảm như tiếp khách, công tác phí, marketing, phúc lợi và mua sắm.
Các khoản chi thường được quản lý thông qua quy chế gồm:
- Công tác phí.
- Tiếp khách.
- Marketing và sự kiện.
- Mua sắm tài sản.
- Văn phòng phẩm.
- Phúc lợi nhân viên.
- Tạm ứng và hoàn ứng.
Khi đã hiểu vai trò của tài liệu này, doanh nghiệp cần rà soát cấu trúc của mẫu để xác định những nội dung cần giữ nguyên và những phần phải tùy chỉnh.
Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ nên gồm những nội dung nào?
Một quy chế chi tiêu nội bộ hiệu quả cần bao phủ toàn bộ vòng đời của một khoản chi, từ đề xuất, phê duyệt, thực hiện, thanh toán đến lưu trữ chứng từ.
| Phần trong mẫu | Nội dung cần có | Lưu ý khi chỉnh sửa |
| Quyết định ban hành | Căn cứ pháp lý, hiệu lực áp dụng | Kiểm tra người ký đúng thẩm quyền |
| Quy định chung | Mục đích, phạm vi, đối tượng áp dụng | Tránh viết quá chung chung |
| Nguyên tắc chi tiêu | Đúng ngân sách, đúng mục đích, đủ chứng từ | Gắn với kiểm soát chi phí |
| Nhóm khoản chi | Công tác phí, tiếp khách, mua sắm, phúc lợi | Phân loại rõ từng nhóm |
| Định mức chi | Hạn mức cho từng đối tượng | Điều chỉnh theo thực tế |
| Chứng từ | Hóa đơn, hợp đồng, đề nghị thanh toán | Quy định rõ hồ sơ bắt buộc |
| Tạm ứng, hoàn ứng | Điều kiện và thời hạn hoàn ứng | Tránh tồn đọng công nợ |
| Thẩm quyền phê duyệt | Người duyệt và hạn mức duyệt | Xây dựng ma trận DOA |
| Thanh toán | Hình thức và thời điểm thanh toán | Đồng bộ với quy trình tài chính |
| Xử lý vi phạm | Trách nhiệm và chế tài | Có cơ chế kiểm tra và truy vết |
Trong toàn bộ cấu trúc này, phần định mức chi tiêu là nội dung có tác động lớn nhất đến ngân sách doanh nghiệp.
Xem thêm tài liệu về: Kiểm soát chi tiêu nội bộ theo Thông tư 99/2025/TT-BTC tại đây
Cách chỉnh định mức trong mẫu quy chế chi tiêu nội bộ
Định mức trong quy chế chi tiêu nội bộ cần được xây dựng dựa trên khả năng tài chính, mục tiêu quản trị và dữ liệu chi tiêu thực tế thay vì sao chép nguyên mẫu từ doanh nghiệp khác.
Doanh nghiệp nên thiết lập định mức theo:
- Cấp bậc nhân sự.
- Phòng ban.
- Dự án.
- Khu vực địa lý.
- Loại khoản chi.
Các khoản chi thường cần quy định định mức bao gồm:
- Công tác phí.
- Chi phí lưu trú.
- Chi phí đi lại.
- Tiếp khách.
- Văn phòng phẩm.
- Mua sắm nhỏ.
- Phúc lợi nhân viên.
Thanh toán theo thực tế hay khoán chi?
| Tiêu chí | Thanh toán theo thực tế | Khoán chi |
| Phù hợp với | Khoản chi cần chứng từ rõ ràng | Khoản chi lặp lại |
| Ưu điểm | Kiểm soát chặt chẽ | Giảm thủ tục |
| Nhược điểm | Tốn thời gian kiểm tra | Có thể phát sinh lạm dụng |
| Điều khoản cần ghi | Hồ sơ chứng từ bắt buộc | Điều kiện áp dụng và ngoại lệ |
Doanh nghiệp cũng nên quy định rõ các trường hợp ngoại lệ như:
- Vượt định mức nhưng được CFO phê duyệt.
- Khoản chi ngoài ngân sách.
- Khoản chi khẩn cấp phục vụ hoạt động kinh doanh.
Sau khi xác định được định mức, bước tiếp theo là quy định rõ ai có quyền phê duyệt các khoản chi đó.
Cách thiết lập ma trận phê duyệt trong mẫu quy chế chi tiêu
Ma trận phê duyệt (DOA – Delegation of Authority) là phần quan trọng giúp đảm bảo mọi khoản chi đều được phê duyệt đúng người và đúng thẩm quyền.
Một ma trận DOA nên xác định:
- Ai được đề nghị chi.
- Ai được phê duyệt.
- Hạn mức được phê duyệt.
- Điều kiện ngoại lệ.
Ví dụ:
| Giá trị khoản chi | Duyệt cấp 1 | Duyệt cấp 2 | Ghi chú |
| Dưới 5 triệu | Trưởng bộ phận | Không cần | Trong ngân sách |
| 5 – 50 triệu | Trưởng bộ phận | Kế toán trưởng | Đủ chứng từ |
| Trên 50 triệu | CFO | CEO | Có giải trình |
| Ngoài ngân sách | CFO | CEO | Phê duyệt ngoại lệ |
Ma trận phê duyệt giúp kiểm soát quyết định chi, nhưng để khoản chi được chấp nhận về mặt kế toán và thuế, phần chứng từ và hóa đơn cũng cần được quy định chặt chẽ.
Các điều khoản về chứng từ, hóa đơn và thanh toán cần có trong mẫu
Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ nên quy định rõ bộ hồ sơ cần thiết cho từng loại chi phí nhằm giảm rủi ro thuế và hỗ trợ công tác kiểm toán.
Hồ sơ chứng từ thường gặp
- Đề nghị thanh toán.
- Hóa đơn điện tử.
- Hợp đồng.
- Đơn đặt hàng (PO).
- Biên bản nghiệm thu.
- Bảng kê.
- Vé máy bay hoặc booking công tác.
- Chứng từ phê duyệt ngân sách.
Điều kiện đối với hóa đơn
Hóa đơn sử dụng để thanh toán cần:
- Đúng mã số thuế.
- Đúng tên doanh nghiệp.
- Đúng thời điểm phát sinh.
- Đúng nội dung giao dịch.
- Không thuộc trạng thái hủy hoặc thay thế chưa xử lý.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên quy định rõ cách chi phí xử lý hóa đơn trong các tình huống như:
- Mất hóa đơn.
- Hóa đơn sai thông tin.
- Khoản chi không có hóa đơn.
- Nhân viên tự thanh toán rồi đề nghị hoàn ứng.
Khi các điều khoản quan trọng đã được hoàn thiện, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ tài liệu trước khi ban hành chính thức.
Checklist rà soát trước khi ban hành quy chế chi tiêu nội bộ
Trước khi ký ban hành, doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung sau:
✓ Đã quy định rõ phạm vi áp dụng.
✓ Đã phân loại nhóm khoản chi.
✓ Đã xây dựng định mức cho từng khoản chi.
✓ Đã quy định bộ chứng từ bắt buộc.
✓ Đã thiết lập ma trận phê duyệt.
✓ Đã quy định quy trình tạm ứng và hoàn ứng.
✓ Đã có cơ chế xử lý vượt định mức.
✓ Đã có hướng dẫn xử lý hóa đơn đầu vào sai hoặc mất hóa đơn.
✓ Đã xác định đơn vị chịu trách nhiệm lưu trữ.
✓ Đã quy định cơ chế rà soát, cập nhật định kỳ.
Checklist này giúp giảm thiếu sót khi ban hành. Tuy nhiên, một vấn đề phổ biến là nhiều doanh nghiệp có quy chế nhưng việc thực thi vẫn mang tính thủ công.
Vì sao không nên chỉ quản lý quy chế chi tiêu bằng file Word?
File Word là công cụ hữu ích để ban hành quy chế, nhưng không thể đảm bảo quy chế được thực thi đúng trong thực tế.
Những hạn chế phổ biến gồm:
- Không cảnh báo vượt định mức.
- Không kiểm tra ngân sách còn lại.
- Không kiểm soát đúng người phê duyệt.
- Không tự động đối chiếu chứng từ.
- Không theo dõi lịch sử xử lý đầy đủ.
- Không có dashboard theo thời gian thực cho CFO.
Kết quả là doanh nghiệp có thể sở hữu một bộ quy chế rất đầy đủ nhưng vẫn gặp tình trạng chi vượt ngân sách, thiếu chứng từ hoặc phê duyệt sai thẩm quyền.
Đó là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển từ quản lý bằng tài liệu sang quản lý bằng hệ thống.
Cách số hóa quy chế chi tiêu nội bộ bằng Bizzi Expense
Bizzi Expense giúp doanh nghiệp chuyển các quy định trong file quy chế thành các quy tắc vận hành tự động trên hệ thống.
Từ quy chế đến workflow thực thi
File quy chế → Cấu hình chính sách → Tạo đề nghị chi → Kiểm tra ngân sách → Phê duyệt đúng DOA → Kiểm tra hóa đơn → Thanh toán → Lưu trữ & Audit Trail
Những nội dung có thể cấu hình
Thiết lập chính sách chi tiêu
- Phân loại khoản chi.
- Thiết lập hạn mức.
- Áp dụng theo phòng ban hoặc dự án.
Thiết lập ngân sách
- Theo cost center.
- Theo phòng ban.
- Theo dự án.
Thiết lập ma trận phê duyệt
- Tự động định tuyến người duyệt.
- Kiểm soát ngoại lệ.
- Theo dõi trạng thái phê duyệt.
Kiểm tra chứng từ và hóa đơn
- Thu thập và tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào.
- Kiểm tra tính hợp lệ.
- Hỗ trợ xử lý hóa đơn đầu vào.
Dashboard quản trị
- Theo dõi ngân sách.
- Kiểm soát chi vượt định mức.
- Theo dõi lịch sử phê duyệt.
- Hỗ trợ kiểm toán và truy vết dữ liệu.
Thay vì để quy chế nằm trong thư mục nội bộ, doanh nghiệp có thể biến các điều khoản thành quy tắc vận hành hàng ngày.
FAQ về mẫu quy chế chi tiêu nội bộ theo Thông tư 99
Thông tư 99/2025/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/01/2026) bắt buộc các doanh nghiệp phải xây dựng Quy chế Quản trị/Kiểm soát nội bộ thay vì chỉ dừng lại ở quy chế chi tiêu đơn thuần. Văn bản này giúp chuẩn hóa quy trình phê duyệt chi phí, minh bạch hóa tài chính và bảo vệ chi phí hợp lệ.
Dưới đây là các câu hỏi thường gặp (FAQ) để bạn nắm rõ cách thiết lập:
Có thể tải mẫu quy chế chi tiêu nội bộ theo Thông tư 99 ở đâu?
Doanh nghiệp có thể tải mẫu dưới dạng Word để sử dụng làm khung tham khảo. Sau khi tải, cần chỉnh sửa lại định mức, quy trình chứng từ và thẩm quyền phê duyệt cho phù hợp với thực tế vận hành.
Thông tư 99 có ban hành mẫu quy chế chi tiêu nội bộ không?
Không. Hiện không có căn cứ cho thấy Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành trực tiếp một mẫu quy chế chi tiêu nội bộ bắt buộc áp dụng. Doanh nghiệp cần tự xây dựng quy chế dựa trên yêu cầu quản trị và kiểm soát nội bộ.
Quy chế chi tiêu nội bộ có phải nộp cho cơ quan thuế không?
Thông thường đây là tài liệu quản trị nội bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lưu trữ để phục vụ kiểm toán, thanh tra hoặc giải trình khi cần chứng minh tính hợp lý của các khoản chi.
Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ có dùng được cho mọi doanh nghiệp không?
Không. Mỗi doanh nghiệp cần điều chỉnh định mức, nhóm chi phí, ngân sách và quy trình phê duyệt theo quy mô và mô hình hoạt động của mình.
Bao lâu nên cập nhật quy chế chi tiêu nội bộ một lần?
Nên rà soát tối thiểu mỗi năm một lần hoặc khi có thay đổi lớn về tổ chức, ngân sách, chính sách thuế, chế độ kế toán hoặc quy trình vận hành.
Có nên số hóa quy chế chi tiêu nội bộ không?
Có. Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều khoản chi, nhiều phòng ban hoặc nhiều cấp phê duyệt. Số hóa giúp quy chế được thực thi thông qua workflow, hạn mức, ngân sách và audit trail thay vì chỉ tồn tại dưới dạng tài liệu.
Kết luận
Mẫu quy chế chi tiêu nội bộ theo Thông tư 99 giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xây dựng hệ thống kiểm soát chi tiêu, nhưng giá trị thực sự không nằm ở việc tải file Word mà nằm ở cách doanh nghiệp tùy chỉnh và thực thi quy chế đó. Một quy chế hiệu quả cần kết hợp định mức phù hợp, ma trận phê duyệt rõ ràng, quy định chứng từ chặt chẽ và cơ chế kiểm soát xuyên suốt từ đề nghị chi đến thanh toán.
Đối với doanh nghiệp đang mở rộng quy mô hoặc xử lý nhiều khoản chi mỗi tháng, việc số hóa quy chế bằng các nền tảng như Bizzi Expense có thể giúp biến các quy định trên giấy thành quy trình vận hành thực tế, minh bạch và dễ kiểm soát hơn.
Đăng ký Demo Bizzi ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp tự động hóa và nâng cao hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
