Prestige Nursing, một công ty hàng đầu trong lĩnh vực chăm sóc tư nhân tại Vương quốc Anh, đã gặp phải thách thức lớn trong việc quản lý chi phí thủ công tốn thời gian. Tuy nhiên, nhờ việc triển khai phần mềm quản lý chi phí tự động, công ty đã giảm thiểu đáng kể thời gian xử lý, từ 2-4 tuần xuống chỉ còn 2 ngày. Hãy cùng tìm hiểu cách mà công ty này đã cải tiến quy trình quản lý chi phí của mình.
1. Giới thiệu về Prestige Nursing
Prestige Nursing là một trong những công ty cung cấp dịch vụ chăm sóc và hỗ trợ tư nhân uy tín tại Vương quốc Anh. Với hơn 30 năm kinh nghiệm, công ty đã xây dựng được danh tiếng vững chắc nhờ cam kết cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao và phương châm “Đối xử với khách hàng như gia đình”. Được biết đến với đội ngũ nhân viên tận tâm, Prestige Nursing hiện đang phục vụ hơn 10.000 khách hàng, với tỷ lệ hài lòng đạt 94%.
Công ty hiện có hơn 150 nhân viên và không chỉ chú trọng vào chất lượng dịch vụ mà còn đặc biệt quan tâm đến việc cải thiện điều kiện làm việc cho nhân viên. Chính vì vậy, tối ưu hóa quy trình nội bộ, đặc biệt là trong quản lý chi phí, đã trở thành ưu tiên hàng đầu của Prestige Nursing nhằm nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu các vấn đề phát sinh.
2. Thách thức trong quy trình quản lý chi phí
Trước khi triển khai giải pháp tự động hóa, Prestige Nursing phải đối mặt với một quy trình quản lý chi phí thủ công vô cùng phức tạp. Theo Kế toán trưởng Raja Qaisar và Kế toán cấp cao Cindy Woo, công ty đã gặp phải một số vấn đề lớn trong quy trình này:
- Quy trình phức tạp: Nhân viên phải điền tay thông tin vào biểu mẫu và sau đó trải qua nhiều cấp phê duyệt từ quản lý trực tiếp đến phòng tài chính và ban giám đốc.
- Thời gian kéo dài: Việc kiểm tra và xử lý chi phí thường mất từ 2-4 tuần, thậm chí lâu hơn nếu phát hiện lỗi hoặc thiếu thông tin.
- Thiếu minh bạch: Nhân viên không thể theo dõi trạng thái chi phí của mình, gây ra sự bức xúc trong nội bộ.
Chính những yếu tố này đã làm giảm hiệu quả công việc và tạo ra không ít sự thất vọng từ phía nhân viên.
3. Giải pháp tự động hóa quản lý chi phí
Để giải quyết vấn đề trên, Prestige Nursing đã quyết định triển khai phần mềm quản lý chi phí tự động. Quá trình triển khai phần mềm mặc dù gặp một số khó khăn ban đầu, nhưng nhờ vào sự hỗ trợ tận tình từ đội ngũ triển khai, mọi vấn đề đã được giải quyết nhanh chóng.
Mục tiêu chính của việc triển khai là rút ngắn thời gian xử lý và tạo ra một môi trường quản lý chi phí minh bạch, dễ dàng kiểm soát.
- Hỗ trợ trực tuyến: Đội ngũ kế toán đánh giá cao tính năng hỗ trợ trực tuyến của phần mềm, giúp giải đáp các thắc mắc nhanh chóng và thuận tiện hơn trong quá trình triển khai.
4. Kết quả sau khi áp dụng phần mềm
Sau khi áp dụng công cụ quản lý chi phí mới, Prestige Nursing đã gặt hái được những kết quả đáng kinh ngạc:
- Thời gian xử lý giảm đáng kể: Từ 2-4 tuần xuống chỉ còn 2 ngày.
- Rút ngắn thời gian hoàn tiền: Thời gian hoàn tiền được rút ngắn từ 2-3 tuần xuống còn 3-4 ngày.
- Chuẩn hóa quy trình theo dõi chi phí: Nhân viên có thể hoàn tất việc nộp chi phí chỉ trong 5-10 phút.
- Minh bạch hơn: Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi tình trạng chi phí của mình từ lúc nộp đến khi hoàn tất, giảm thiểu sự mơ hồ và bức xúc.
Raja Qaisar chia sẻ: “Phản hồi rất tích cực – công cụ này dễ sử dụng và giúp cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên và phòng tài chính. Giờ đây, chúng tôi không còn là ‘những người gây khó chịu’ nữa.”
5. Cải thiện mối quan hệ giữa phòng tài chính và nhân viên
Một trong những thay đổi quan trọng sau khi triển khai phần mềm là sự cải thiện rõ rệt trong mối quan hệ giữa nhân viên và bộ phận tài chính. Cindy Woo, Kế toán cấp cao, chia sẻ: “Nhờ phần mềm này, chúng tôi không còn là ‘những người gây khó chịu’ nữa. Chúng tôi có thể theo dõi tình trạng chi phí của mình và nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng.”
Với hơn 70% nhân viên làm việc hơn 5 năm, Prestige Nursing đã thành công trong việc tái cấu trúc quy trình nội bộ, giúp đội ngũ nhân viên tập trung vào công việc chính mà không bị gián đoạn bởi các quy trình thủ công phức tạp.
6. Bài học về tự động hóa quản lý chi phí
Chuyển đổi quy trình quản lý chi phí từ thủ công sang tự động hóa không chỉ giúp Prestige Nursing tiết kiệm thời gian mà còn mang lại một môi trường làm việc tích cực và minh bạch hơn. Đây là một minh chứng rõ ràng cho thấy việc áp dụng công nghệ vào quản lý chi phí có thể giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hiệu quả công việc và cải thiện mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty.
Việc áp dụng phần mềm quản lý chi phí tự động tại Prestige Nursing là một bước tiến lớn trong việc xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, cởi mở và đầy đủ sự hỗ trợ cho nhân viên.
Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang tìm kiếm các giải pháp để cải thiện hiệu quả quản lý chi phí và tối ưu hóa quy trình thanh toán. Bizzi Expense là một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp các công ty giảm thiểu chi phí và nâng cao hiệu quả tài chính.
Các tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
- Thiết lập chính sách chi tiêu: Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các chính sách chi tiêu phù hợp, đảm bảo tuân thủ ngân sách và giảm thiểu rủi ro.
- Xây dựng quy trình tạo – duyệt chi phí: Quy trình tạo và phê duyệt chi tiêu được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính minh bạch.
- Lập ngân sách cho phòng ban và dự án: Hỗ trợ lập ngân sách chi tiết cho từng bộ phận và dự án, giúp kiểm soát tốt hơn nguồn lực tài chính.
- Theo dõi và quản lý chi phí theo thời gian thực: Cho phép doanh nghiệp nắm bắt tình hình chi tiêu ngay lập tức, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.
- Dashboard báo cáo chi phí và ngân sách: Cung cấp các báo cáo trực quan, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về chi phí và ngân sách hiện tại.
- Tích hợp ERP: Bizzi Expense tích hợp linh hoạt với các hệ thống ERP, tạo sự liên kết dữ liệu đồng bộ và tăng cường hiệu quả quản lý tài chính.
Giải pháp Bizzi Expense hiện được nhiều tên tuổi lớn tại Việt Nam tin dùng như Mondelez, Talentnet, Masan Group và Kewpie. Đây không chỉ là công cụ giúp tiết kiệm chi phí mà còn là phương tiện hiệu quả để quản lý chi tiêu một cách chính xác và nhanh chóng.
👉 ĐĂNG KÝ NGAY để nhận ưu đãi 6 tháng dùng thử miễn phí: https://bizzi.vn/bizzi-expense-promotion?utm_source=blog&utm_content=prestigenursing-casestudy
7. Kết luận
Quản lý chi phí là một phần quan trọng trong chiến lược tài chính của mọi doanh nghiệp. Áp dụng các giải pháp quản lý chi phí hiện đại như phần mềm tự động, lập ngân sách linh hoạt, quy trình kiểm soát chặt chẽ, đào tạo nhân viên, và phân tích chi phí định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp quản trị chi phí hiệu quả, tăng tính minh bạch và ổn định tài chính. Hãy áp dụng các giải pháp này để tối ưu hóa chi phí và phát triển doanh nghiệp bền vững.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
