Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là một yêu cầu bắt buộc, không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo sự minh bạch trong giao dịch. Bài viết này cung cấp hướng dẫn từng bước, kèm quy định pháp luật mới nhất, giúp hộ kinh doanh tránh sai sót và rủi ro pháp lý.
Trong bài viết này, Bizzi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin mới nhất và đầy đủ nhất về cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Bizzi sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, và đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Hộ kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?
Kể từ ngày 01/07/2022, hầu hết các hộ kinh doanh đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp ngoại lệ được phép sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian nhất định.
Trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, các hộ kinh doanh sau đây phải sử dụng hóa đơn điện tử:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Phải sử dụng hóa đơn điện tử cấp lẻ theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Phải sử dụng hóa đơn điện tử cấp lẻ theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu.
Trường hợp chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong tối đa 12 tháng nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin (máy tính, internet).
- Không có hệ thống phần mềm kế toán.
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.
Trong thời gian này, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ để các hộ kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Việc nắm rõ quy định giúp hộ kinh doanh hoạt động đúng pháp luật và tránh rủi ro không đáng có.
Hộ kinh doanh nên chọn hình thức và thời điểm xuất hóa đơn điện tử ra sao?
Hộ kinh doanh kê khai phải xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ngay khi bán hàng/cung cấp dịch vụ. Hộ khoán hoặc khai thuế từng lần phát sinh sẽ đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng giao dịch khi có yêu cầu.
Các hình thức hóa đơn điện tử cho từng phương pháp thuế
Dưới đây là bảng tổng hợp hình thức hóa đơn áp dụng cho từng phương pháp tính thuế của hộ kinh doanh:
| Phương pháp tính thuế | Đối tượng áp dụng | Hình thức hóa đơn điện tử |
|---|---|---|
| Phương pháp Kê khai | Doanh thu > 100 triệu/năm hoặc tự nguyện | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (tự xuất qua phần mềm). |
| Phương pháp Khoán | Doanh thu ≤ 100 triệu/năm | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp lẻ theo từng lần phát sinh. |
| Khai thuế từng lần phát sinh | Doanh thu không thường xuyên | Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp lẻ theo từng lần phát sinh. |
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo quy định
Thời điểm xuất hóa đơn là yếu tố then chốt để xác định nghĩa vụ thuế. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm này được quy định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc thời điểm hoàn tất việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Ví dụ với hộ kê khai: Một cửa hàng bán lẻ máy tính khi giao máy cho khách phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm đó.
- Ví dụ với hộ khoán: Một tiệm sửa xe máy chỉ cần đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn khi khách hàng yêu cầu để quyết toán chi phí.
Tuân thủ đúng quy định về hình thức và thời điểm không chỉ giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý mà còn xây dựng uy tín với khách hàng.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh kê khai (Tự đăng ký)
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai sẽ chủ động đăng ký và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn. Quy trình gồm 4 bước chính:
- Bước 1: Chuẩn bị hạ tầng & Chữ ký số
- Thiết bị: Đảm bảo có máy tính kết nối internet ổn định.
- Email: Có một địa chỉ email chính thức để giao dịch với cơ quan thuế.
- Chữ ký số: Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh tại các nhà cung cấp được cấp phép.
- Bước 2: Lựa chọn và đăng ký nhà cung cấp hóa đơn điện tử
- Tìm hiểu và lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật. Bạn có thể tham khảo bài viết so sánh các phần mềm hóa đơn điện tử để có lựa chọn phù hợp.
- Ký hợp đồng và đăng ký sử dụng phần mềm của họ.
- Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
- Truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký, lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Ký số và gửi tờ khai đến cơ quan thuế. Trong vòng 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận qua email.
- Sau khi được chấp nhận, bạn phải tiến hành hủy các hóa đơn giấy còn tồn (nếu có).
- Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn trên phần mềm
- Đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đã được cấp tài khoản.
- Tạo mới hóa đơn: Chọn chức năng “Lập hóa đơn mới”, điền đầy đủ thông tin người mua, hàng hóa, dịch vụ, thuế suất…
- Ký số và phát hành: Sau khi kiểm tra thông tin, sử dụng chữ ký số để ký và chọn “Phát hành hóa đơn”. Phần mềm sẽ tự động cấp mã của cơ quan thuế và gửi dữ liệu đi.
- Gửi cho người mua: Gửi hóa đơn đã phát hành cho khách hàng qua email hoặc các hình thức điện tử khác.
Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ khoán & từng lần phát sinh (Cấp lẻ tại Cơ quan Thuế)
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán hoặc theo từng lần phát sinh, quy trình sẽ đơn giản hơn và thực hiện trực tiếp với cơ quan thuế khi có nhu cầu.
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn
- Lập Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo mẫu số 06/ĐN-PSĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
- Chuẩn bị các giấy tờ chứng minh giao dịch như hợp đồng, biên bản nghiệm thu (nếu có).
- Bước 2: Nộp hồ sơ và khai thuế
- Nộp hồ sơ đề nghị (bản giấy hoặc điện tử) đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.
- Đồng thời, thực hiện khai và nộp đầy đủ các loại thuế (GTGT, TNCN) phát sinh từ giao dịch đó.
- Bước 3: Cơ quan thuế cấp mã và trả hóa đơn
- Sau khi bạn hoàn thành nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp mã và tạo hóa đơn điện tử trên hệ thống của ngành thuế trong ngày làm việc.
- Bạn sẽ nhận được hóa đơn điện tử đã được cấp mã để gửi cho người mua.
Tải ngay Checklist Miễn phí: Để đảm bảo không bỏ sót bước nào, hãy liên hệ Bizzi để nhận ngay “Checklist các bước xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh” hoàn toàn miễn phí!
Cách tra cứu trạng thái hóa đơn điện tử đã phát hành
Sau khi xuất hóa đơn, bạn cần kiểm tra để chắc chắn hóa đơn đã hợp lệ và được ghi nhận trên hệ thống của cơ quan thuế. Bạn có thể tra cứu bằng cách:
- Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Nhập thông tin của hóa đơn cần tra cứu như: Mã số thuế người bán, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Mã captcha.
- Nhấn “Tìm kiếm” và hệ thống sẽ trả về trạng thái của hóa đơn (ví dụ: “Đã cấp mã hóa đơn”).
5 lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn điện tử và cách khắc phục
Trong quá trình xuất hóa đơn, sai sót là điều khó tránh khỏi. Dưới đây là 5 lỗi phổ biến và hướng xử lý:
| Lỗi thường gặp | Hướng khắc phục |
|---|---|
| 1. Sai tên, địa chỉ người mua nhưng đúng MST | Lập thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế, không cần lập hóa đơn thay thế. |
| 2. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, quy cách, chất lượng | Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Tham khảo hướng dẫn chi tiết về cách điều chỉnh hóa đơn điện tử. |
| 3. Lập hóa đơn cho giao dịch không có thật | Lập biên bản thỏa thuận với người mua và tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập. |
| 4. Gửi hóa đơn cho nhiều người | Thu hồi các hóa đơn đã gửi sai, chỉ gửi cho người mua hợp lệ. |
| 5. Lỗi chữ ký số (chưa đăng ký, hết hạn) | Kiểm tra lại thời hạn chữ ký số, đảm bảo chữ ký số đã được đăng ký với cơ quan thuế. Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để gia hạn nếu cần. |
Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối, hộ kinh doanh cần ghi nhớ các điểm sau:
- Hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn GTGT (VAT): Theo quy định, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu nên chỉ sử dụng hóa đơn bán hàng, không sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng.
- Ghi đúng mức thuế suất: Mức thuế suất GTGT và TNCN áp dụng cho hộ kinh doanh được quy định rõ tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, ví dụ: Phân phối, cung cấp hàng hóa (1% GTGT, 0.5% TNCN); Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu (5% GTGT, 2% TNCN).
- Điền đầy đủ nội dung hóa đơn: Theo Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn phải có đủ tên, địa chỉ, MST người bán/mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán.
- Lưu trữ hóa đơn: Phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định trong 10 năm.
Bizzi – Giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho hộ kinh doanh
Việc lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín là yếu tố then chốt giúp hộ kinh doanh triển khai và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả.
Bizzi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử B-Invoice, được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Giải pháp này mang lại nhiều lợi ích cho hộ kinh doanh:
- Đầy đủ nghiệp vụ: Đáp ứng 100% nghiệp vụ từ lập, phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn.
- Quản trị toàn diện: Cho phép quản lý và báo cáo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.
- Bảo mật cao: Ứng dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu.
- Dễ dàng tích hợp: Sẵn sàng kết nối với các phần mềm bán hàng, kế toán phổ biến, giúp đồng bộ dữ liệu và tăng hiệu suất.
Trải nghiệm ngay hôm nay! Đăng ký dùng thử Bizzi miễn phí để trải nghiệm quy trình xuất hóa đơn điện tử đơn giản và hiệu quả.
Như vậy, việc tuân thủ các quy định và nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động minh bạch, hợp pháp mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, quản lý doanh thu hiệu quả hơn. Để đảm bảo thực hiện đúng, hộ kinh doanh cần cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín.
Xem thêm:
