Cách xử lý tự động hóa đơn đầu vào có thể tạo ra sự khác biệt lớn cho cả người mua và nhà cung cấp. Thông thường, quá trình lập hóa đơn thường xuyên với các quy trình thủ công khiến mọi người gặp rất nhiều khó khăn do không hiệu quả và có nguy cơ gặp rủi ro khi xuất hiện lỗi. Nhưng với giải pháp xử lý tự động hóa đơn đầu vào, các công ty có thể hợp lý hóa quy trình này và giảm thiểu rủi ro.
Cùng Bizzi tìm hiểu nhé!
Hoá đơn đầu vào là gì? Tại sao nên xử lý tự động hoá đơn đầu vào?
Trước khi chúng ta có thể nói về cách tối ưu hóa nó, trước tiên bạn nên phác thảo chính xác quy trình lập hóa đơn. Mặc dù có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng quy trình lập hóa đơn thủ công thường tuân theo các bước sau:
- Một hóa đơn giấy hoặc hóa đơn kỹ thuật số được nhận từ nhà cung cấp, nêu rõ chi phí phải trả cho hàng hóa hoặc dịch vụ được giao
- Hóa đơn được gửi hoặc giao cho thành viên có liên quan của bộ phận AP (Account Payable) để xử lý
- Dữ liệu trong hóa đơn được nhập thủ công vào phần mềm kế toán hoặc nhập liệu vào hệ thống hóa đơn giấy
- Hóa đơn trải qua quy trình phê duyệt nội bộ thủ công để đảm bảo rằng hóa đơn có liên quan và chính xác
- Thanh toán được lên lịch hoặc thực hiện ngay lập tức cho nhà cung cấp, kết thúc quá trình lập hóa đơn
Nhìn chung, ban đầu đây có vẻ là một quy trình tương đối đơn giản, tuy nhiên khi doanh nghiệp mở rộng, quy trình lập hóa đơn tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức để xử lý. Hơn nữa, mỗi bước riêng lẻ của quy trình liên quan đến đầu vào của con người thể hiện một điểm sai sót tiềm ẩn. Do đó, bạn nên cần một công cụ giúp xử lý tự động hóa đơn đầu vào để có thể tối ưu hóa công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
Tối ưu hóa quy trình xử lý tự động hóa đơn đầu vào
Sau đây là tất cả các phương pháp bạn có thể sử dụng để cải thiện hiệu quả và độ chính xác của cách bạn xử lý hóa đơn, dẫn đến quy trình lập hóa đơn trơn tru hơn, ít tốn kém thủ công hơn và ít lỗi hơn.
Không cần giấy tờ
Nếu bạn vẫn đang còn lập hóa đơn trên giấy thủ công, thì việc chuyển sang số hóa toàn bộ quy trình lập hóa đơn, nói không với hóa đơn giấy là bước đầu tiên hợp lý khi nói đến tối ưu hóa. Nếu không thực hiện bước này, khả năng sắp xếp và tối ưu hóa quy trình của bạn là cực kỳ hạn chế.
Giảm đầu vào của con người
Để tối ưu hóa tối quy trình xử lý hóa đơn, bạn nên giảm đầu vào của con người để có thể hạn chế được những sai lầm không đáng có. Đầu vào của con người tham gia vào mọi bước của quy trình lập hóa đơn thủ công điển hình, từ yêu cầu nhà cung cấp gửi hóa đơn ngay từ đầu cho đến khoản thanh toán cuối cùng do người mua thực hiện. Giảm đầu vào đó bằng cách tự động hóa từng bước có thể làm tăng độ tin cậy và giảm chi phí.
Tích hợp xử lý hóa đơn với ERP của bạn
Quy trình lập hóa đơn chỉ là một phần của hoạt động kinh doanh thông thường và nó liên quan và giao thoa với các quy trình khác như dự báo dòng tiền và quản lý nhà cung cấp. Theo đó, việc tạo ra một nền tảng duy nhất có thể được sử dụng để đạt được sự thông minh trong hoạt động và đạt được hiệu quả giữa các bộ phận.
Xử lý tự động hóa đơn đầu vào là một giải pháp
Phần lớn giá trị thu được từ việc tối ưu hóa quy trình lập hóa đơn chỉ có thể xử lý với giải pháp duy nhất – phần mềm xử lý tự động hóa đơn đầu vào. Giải pháp tự động hóa hóa đơn có thể cho phép bạn giảm thiểu đáng kể đầu vào của con người, cải thiện hàng loạt độ chính xác của quá trình xử lý hóa đơn và tích hợp liền mạch quy trình lập hóa đơn với phần còn lại của hệ thống ERP của bạn.
Giải pháp có thể phân tích cú pháp hóa đơn ở bất kỳ định dạng nào, bao gồm cả tệp PDF hình ảnh được tạo và quét bằng máy, đồng thời trích xuất dữ liệu cần thiết. Trong khi đó, một quy trình giải quyết dựa trên đám mây đã được tạo ra để giải quyết mọi tình huống mà thông tin có thể bị thiếu trong tệp. Điều đó có nghĩa là bất kể nhà cung cấp của bạn áp dụng cách tiếp cận nào để lập hóa đơn, tự động hóa hóa đơn có thể được sử dụng để tối ưu hóa sự tham gia của bạn vào quy trình.
Tối ưu hóa quy trình xử lý tự động hóa đơn đầu vào với Bizzi
Vào tháng 9 năm 2019, sau một thời gian nghiên cứu và phát triển, Bizzi tung ra bộ giải phảo quản lý chi phí tinh gọn dành cho doanh nghiệp. Giải pháp hỗ trợ các tổ chức xử lý tự động hóa đơn đầu vào, giảm thiểu các tác vụ thủ công, tối ưu hiệu suất và nâng cao chất lượng vận hành đội ngũ kế toán tài chính.
Bizzi là công ty tiên phong tại Việt Nam cung cấp giải pháp tự động xử lý hoá đơn và quản lý chi phí tinh gọn cho doanh nghiệp thông qua ứng dụng công nghệ AI và tự động hóa quy trình bằng robot RPA. Qua đó, Bizzi giúp các tổ chức giảm 80% thời gian xử lý và 50% chi phí xử lý hóa đơn, đồng thời tăng tính minh bạch và khả năng tuân thủ thuế cho doanh nghiệp:
Với Bizzi quý doanh nghiệp sở hữu bộ giải pháp giúp tinh gọn cho việc số hoá và quản lý chi phí, đồng thời hỗ trợ nâng cao hiệu suất đội ngũ kế toán:
- Tăng năng suất làm việc với hệ thống tự động kiểm tra thông tin hóa đơn
- Giảm thiểu rủi ro về thuế, báo cáo tài chính
- Tự động đối chiếu thông minh với độ chính xác 99,9%
- Đối soát và quản lý chi phí theo thời gian thực
- Tiết kiệm tối đa khoản chi phí về nhân lực và giấy tờ
- Tự động hóa quy trình làm chứng từ và đề nghị thanh toán
- Tăng tốc thời gian phê duyệt
Tự động hóa quy trình quản lý chi phí tinh gọn bằng robot Bizzi giúp giảm tải các thao tác lặp đi lặp lại, quy trình xử lý được tự động hóa đến 90%. Đồng thời. Bizzi tự động nhận, tải và kiểm tra và đối chiếu hóa đơn 3 chiều. Chỉ vài giây Bizzi xử lý nhanh chóng, kế toán chỉ cần quan sát kết quả trả về và ra quyết định xét duyệt hóa đơn, tiết kiệm thời gian tối đa cho kế toán cũng như các phòng ban có có liên quan.
Theo thống kê của Bizzi cho biết trung bình một doanh nghiệp sẽ tốn từ 5.000 đồng đến 8.000 đồng/hóa đơn nếu làm thủ công. Nếu doanh nghiệp dùng giải pháp chuyển đổi số cho kế toán của Bizzi chi phí này chỉ còn 1.000 đồng/hóa đơn, Bizzi tiết kiệm ít nhất 50% chi phí cho doanh nghiệp, tức là chỉ cần từ 1 – 2 nhân viên để xử lý.
Với Bizzi bot mức độ rủi ro được giảm thiểu đến mức thấp nhất với độ chính xác gần như là tuyệt đối 99,9%. Bizzi một trong số ít phần mềm trên thị trường có thể kiểm tra được tính hợp lý, hợp lệ về chữ ký số, chứng thư số.
Bên cạnh đó, những đầu việc cần 2-3 người xử lý thì nay chỉ cần Bizzi có thể cân cả phòng kế toán với năng suất làm việc 24/7/365 mà không cần thời gian nghỉ ngơi. Do đó, có thể nói rằng Bizzi góp phần giảm tải áp lực công việc cho nhân viên kế toán nếu như trước đây doanh nghiệp thường cần 2-3 nhân sự để thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Giờ đây chỉ cần Bizzi và 1 nhân sự là đã có thể xử lý được các công việc với hiệu suất cao hơn.
Hiện nay, Bizzi đã và đang được tin tưởng sử dụng bởi +1200 doanh nghiệp, tập đoàn lớn như Tiki, GS25, Circle K, PNJ, P&G, VNG, Grab, Ikea, Sabeco, Pharmacity,…
Bạn đã sẵn sàng chuyển đổi chưa? Đặt lịch demo ngay hôm nay và khám phá cách Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp bạn Tự động xử lý hóa đơn đầu vào nhé!
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
