Công tác phí đối với mỗi doanh nghiệp là một thành phần cần thiết và tạo ra nhiều sự “tốn kém” nếu bạn không quản lý chặt chẽ. Quá trình quản lý phí công tác đặt ra những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, nơi chi tiêu ngân sách ràng buộc rất chặt chẽ.
Trên thực tế, các giám đốc tài chính của nhiều công ty lớn trên thế giới công nhận rộng rãi rằng, quản lý chi phí hiệu quả có thể tạo ra một nguồn lợi thế cạnh tranh cho quá trình phát triển của tổ chức. Trong bài viết này, Bizzi sẽ giới thiệu với bạn 5 thách thức hàng đầu trong quy trình quản lý công tác phí (T&E)
Quá nhiều quy trình rườm rà
Khi nhân viên đi công tác phải chịu chi phí kinh doanh như một phần công việc của họ, nhân viên, người quản lý và bộ phận tài chính đều muốn có một quy trình chi phí dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả để quản lý. Đối với những người sử dụng hệ thống chi phí thủ công, việc nắm bắt, ghi lại và xác nhận các chi phí T&E có thể là một quá trình rườm rà và khó xử. Giữ lại biên lai, ghi nhớ chính sách chi phí bao gồm những gì, điền vào các yêu cầu chi phí, ghi nhớ mọi giao dịch là để làm gì, không vượt quá giới hạn hàng ngày – tất cả những vấn đề này tạo ra một thách thức cho khách kinh doanh.
Theo Tallie, 2019, có đến 53% tổ chức gặp khó khăn trong việc quản lý chi phí do nhân viên làm mất hóa đơn. Do đó, các tổ chức phải dành nhiều thời gian quan trọng để xử lý cho việc này.
Khả năng hoàn/ứng phí chậm trễ
Thông thường, các nhân viên sẽ đợi từ 2-3 tuần để được hoàn trả các chi phí ứng trước cho công ty. Việc xử lý chậm này xuất phát từ việc có rất nhiều đầu mục cần quản lý hay các sếp phê duyệt rồi mới chuyển đến kế toán hoàn trả. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Bên cạnh đó, nhân sự đi công tác quên biên lai, thiếu hóa đơn và phải bổ sung các loại thông tin khác khiến thời gian hoàn trả phí bị kéo dài hơn. Đây chính là lý do tại sao tự động hóa là điều cần thiết.
Việc sử dụng một công cụ như Bizzi Expense sẽ không chỉ giảm bớt công việc thực hành cho nhân viên mà còn cải thiện hiệu quả quy trình bằng cách giải quyết nút thắt phê duyệt. Hơn nữa, những người phê duyệt sẽ có quyền phê duyệt bất cứ lúc nào từ bất cứ đâu, điều này cuối cùng sẽ đẩy nhanh quá trình.
Chính sách không rõ
Với một chính sách công tác phí dài ngoằng nhưng buộc các nhân viên phải nắm rõ từng thứ một. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể hiểu hết được những thứ trong chính sách đó. Thay vào đó, các công ty nền bắt đầu đơn giản hóa các chương chính sách để nhân viên dễ hiểu và dễ làm theo. Phân loại các chi phí được chấp nhận để tránh vi phạm chính sách, điều này giúp đội ngũ kế toán tài chính giảm tải được các quy trình không cần thiết. Với Bizzi Expense, bạn hoàn toàn sở hữu một nền tảng quản lý chi phí hiệu quả kèm theo thông tin chính sách đầy đủ. Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm các thông tin liên quan khi kê khai các khoản chi phí để được hoàn trả.
Thiếu khả năng hiển thị chi tiêu
Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý chi phí truyền thống hoặc các cách thủ công để ghi lại và dự đoán chi phí của công ty gặp phải những trở ngại lớn trong việc theo dõi và phân tích dữ liệu chi tiêu vào cuối tháng. Một phàn nàn phổ biến giữa nhóm tài chính của họ – sự rõ ràng hạn chế về các khoản chi tiêu và cách thức chi tiêu của nhân viên. Dữ liệu lấy ra để phân tích không đầy đủ dẫn đến tính toán sai và quản lý quỹ kém. Các báo cáo được gửi cho quản lý cấp cao là không chính xác. Cuối cùng, họ đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt và không có chỗ để nhận ra và sửa chữa. Việc có các hệ thống quản lý chi phí có thể giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho các tổ chức – chúng được thiết kế riêng với các tính năng tích hợp để nắm bắt chi tiêu của nhân viên, chuẩn bị báo cáo theo thời gian thực và cung cấp thông tin chi tiết về các mẫu chi tiêu. Với nó, không cần phải mất hàng giờ tính toán và tham khảo các cơ sở dữ liệu khác nhau để tạo báo cáo.
Chi phí xử lý cao
Quản lý T&E hiệu quả là một quá trình tinh tế, đặc biệt là khi phương pháp quản lý chi phí của bạn chưa được số hóa. Nhiều tổ chức bị mắc kẹt với các hệ thống xử lý lạc hậu chỉ tập trung vào cải tiến các phương pháp quản lý chi phí của họ với phương thức truyền thống. Họ sử dụng quá nhiều sức người ở giai đoạn đầu vào và khiến hiệu suất đội ngũ giảm rõ rệt. Trung bình chi phí xử lý chi phí thủ công cao hơn gấp 3 lần so với những gì có thể đạt được bằng hệ thống quản lý chi phí hoàn toàn tự động. Ngoài ra, nó có thể tiết kiệm 70% thời gian của họ. Thời gian này có thể được nhân viên tận dụng để làm những công việc quan trọng khác và tăng hiệu suất làm việc. Nó cũng nâng cao chất lượng công việc bằng cách giảm mức độ căng thẳng.
Từ bỏ các hệ thống lỗi thời và tự động hóa các quy trình bằng một giải pháp tiết kiệm chi phí thời hiện đại như Bizzi có thể tăng hiệu quả quy trình công việc lên 80%. Hơn nữa, Bizzi đi kèm với giải pháp quản lý chi phí di động Bizzi Expense có các tính năng dành riêng cho ngành cho phép người dùng hoàn toàn tự chủ sử dụng mọi lúc mọi nơi. Với Bizzi, sếp phê duyệt thoải mái bất cứ lúc nào, kế toán an nhàn, ai cũng dễ dàng!
Hiện nay, Nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp – Bizzi đã và đang được tin tưởng sử dụng bởi +1200 doanh nghiệp, tập đoàn lớn như Tiki, GS25, Circle K, PNJ, P&G, VNG, Grab, Ikea, Sabeco, Pharmacity,…
Tìm hiểu thêm tại: https://bizzi.vn
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 028 6275 0321
- Email: [email protected]
