Trong thế giới kinh doanh hiện đại, các công ty cần phải đạt hiệu quả tốt trong việc quản lý ngân sách của họ. Một trong những cách tốt nhất để đạt được điều này là nên có chính sách, hệ thống quản lý ngân sách thông minh. Mặc dù nhiều doanh nghiệp sử dụng các công cụ như Microsoft Excel và Google Sheets để quản lý ngân sách nhưng theo cách thủ công này có lẽ sẽ khiến việc đưa ra quyết định thiếu chính xác do cập nhật dữ liệu còn chậm trễ và thiếu sót.
Các chuyên gia tài chính cho rằng việc phụ thuộc vào bảng tính, các nhân viên kế toán phải đối mặt với rủi ro do lỗi của con người cao hơn–người ta ước tính rằng có đến 88% bảng tính xuất hiện lỗi.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về lợi ích của việc sử dụng hệ thống Quản lý ngân sách thông minh để giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận cao hơn.
1. Quản lý ngân sách thông minh là gì?
Quản lý ngân sách là một công cụ quản lý tài chính cho phép các doanh nghiệp theo dõi chi phí và dòng tiền của họ một cách hiệu quả hơn. Một hệ thống kiểm soát ngân sách thông minh sẽ vượt xa khái niệm ngân sách cơ bản và cung cấp một cách tiếp cận quản lý ngân sách toàn diện và tinh vi hơn. Nó bao gồm các tính năng nâng cao như theo dõi thời gian thực, phân tích. Dự đoán và tự động hóa, giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn và giảm rủi ro chi tiêu vượt quá ngân sách.
>> Xem thêm: Tầm quan trọng của nền tảng quản lý chi phí cho doanh nghiệp
2. Lợi ích của việc quản lý ngân sách
Với sự phát triển của công nghệ và sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt trong thị trường kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải sử dụng hệ thống kiểm soát ngân sách thông minh để quản lý tài chính của họ một cách hiệu quả hơn. Bằng cách giảm chi phí, cải thiện dòng tiền và tăng lợi nhuận, các doanh nghiệp có thể đạt được thành công bền vững và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Theo một báo cáo của McKinsey, các công ty triển khai hệ thống quản lýthông minh có tốc độ tăng trưởng lợi nhuận cao hơn so với các công ty không có. Báo cáo cũng cho thấy rằng các công ty này có khả năng phân bổ tài nguyên tốt hơn và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để cải thiện hiệu suất tài chính của họ. Ngoài ra, một nghiên cứu của Aberdeen Group cho thấy các công ty kiểm soát ngân sách thông minh cải thiện và đưa ra quyết định thông minh hơn, tới 25% trong hiệu suất tài chính so với các công ty không có hệ thống quản lý ngân sách.
Hơn nữa, một cuộc khảo sát của PwC cho thấy hơn 60% các nhà quản lý tin rằng triển khai hệ thống quản lý ngân sách thông minh có ảnh hưởng đáng kể đến khả năng đạt được mục tiêu tài chính của họ. Khảo sát cũng cho thấy rằng các công ty có khả năng quản lý chi phí tốt hơn, tối ưu hóa tài nguyên tài chính của mình và đạt được sự phát triển bền vững.
>> Xem thêm: 4 lý do tại sao các doanh nghiệp SME cần sử dụng nền tảng quản lý chi phí
Ngoài những báo cáo và thống kê trên, các doanh nghiệp cũng có thể tìm thấy nhiều lợi ích khác khi triển khai hệ thống quản lý ngân sách thông minh. Ví dụ, hệ thống này có thể giúp các doanh nghiệp kiểm soát các chi phí và tài nguyên của họ, giảm thiểu lãng phí và tăng hiệu quả hoạt động. Nó cũng có thể giúp các doanh nghiệp tạo ra các kế hoạch chi tiêu thông minh hơn, nắm bắt được các xu hướng tài chính mới và đưa ra các quyết định dựa trên số liệu chính xác.
Đối với CEO:
Chủ doanh nghiệp với hệ thống quản lý ngân sách thông minh có thể quản lý tài chính một cách chủ động, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và đưa doanh nghiệp đến thành công.
- Hỗ trợ lập chiến lược tài chính nhờ hệ thống báo cáo cập nhật theo thời gian thực, đem đến cái nhìn toàn diện về chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời.
- Điều chỉnh, phân bổ chi phí linh hoạt dựa vào tình hình kinh doanh của công ty
- Hệ thống báo cáo chi phí chi tiết giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả tài chính theo từng phòng ban và dự án.
Đối với kế toán:
Hệ thống quản lý sẽ là một công cụ hữu ích cho kế toán để quản lý ngân sách của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kế toán thiết lập ngân sách doanh nghiệp.
- Giám sát chi phí của từng phòng ban , dẫn dắt tài chính doanh nghiệp đi đúng hướng
- Hỗ trợ lập báo cáo tài chính nhanh hơn
- Đảm bảo nhân sự trong doanh nghiệp tuân thủ chính sách chi phí, giúp ngăn chặn các khoản chi phí không cần thiết và giảm thiểu lãng phí tài nguyên.
Đối với nhân viên
Công cụ quản lý ngân sách không chỉ hỗ trợ cho CEO và kế toán, mà còn có lợi ích rất quan trọng đối với nhân viên.
- Giúp thiết lập kỳ vọng về hiệu suất dựa trên chi phí cho nhân viên, giúp họ hiểu rõ mục tiêu tài chính của doanh nghiệp và cách mà mỗi nhân viên có thể góp phần vào việc đạt được mục tiêu đó.
- Ưu tiên các chi phí cần thiết, giúp họ biết được các hoạt động và chi phí nào cần phải ưu tiên để đảm bảo rằng các hoạt động đó được tiếp tục thực hiện và đóng góp vào lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Tạo lập văn hóa chịu trách nhiệm trong doanh nghiệp, giúp nhân viên có ý thức về việc quản lý chi phí và đóng góp vào việc giảm chi phí cho doanh nghiệp.
Để triển khai thành công một hệ thống quản lý ngân sách thông minh, các doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng và chiến lược thích hợp. Ngoài ra, họ cũng cần đảm bảo rằng hệ thống của mình có thể tích hợp tốt với các hệ thống khác trong doanh nghiệp và được sử dụng đầy đủ bởi tất cả nhân viên.
Cuối cùng, quản lý ngân sách thông minh hơn cũng có thể liên quan đến việc đầu tư vào công nghệ và công cụ có thể giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Nhìn chung, bằng cách tiếp cận chủ động để quản lý ngân sách và thực hiện các chiến lược nhằm tối ưu hóa hoạt động và giảm chi phí, doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng sinh lời và đạt được thành công lâu dài.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
