Ngày nay, chuyển đổi số đã trở thành yếu tố quyết định sự thành bại của nhiều doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, Guardian, một trong những chuỗi cửa hàng bán lẻ hàng đầu thuộc DFI Retail Group, đã đối mặt với những thách thức của thời đại số và tìm kiếm giải pháp tự động hóa quy trình thanh toán hoá đơn đầu vào (AP Automation).
Guardian đã bắt tay cùng Bizzi và Teibto đã giải quyết hầu hết những khó khăn đang gặp phải cùng mong muốn hợp tác và phát triển bền vững.
Guardian – Chuỗi bán lẻ phủ sóng Việt Nam
Guardian, với hơn 100 cửa hàng và kênh mua sắm trực tuyến, đã nhanh chóng trở thành thương hiệu bán lẻ phổ biến và đáng tin cậy tại Việt Nam. Khởi đầu từ năm 2011, Guardian nhanh chóng mở rộng sự hiện diện của mình tại các thành phố lớn và các kênh mua sắm trực tuyến trên khắp đất nước. Với tầm nhìn cung cấp các sản phẩm chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp chất lượng từ hơn 500 thương hiệu nổi tiếng trên thế giới, Guardian không chỉ là nơi mua sắm mà còn là địa chỉ đáng tin cậy để tìm kiếm các sản phẩm chăm sóc cá nhân và làm đẹp hàng đầu.
Sự phủ sóng rộng lớn của Guardian không chỉ tập trung ở các thành phố lớn mà còn mở rộng đến các khu vực tỉnh lẻ khác nhau, giúp khách hàng dễ dàng tiếp cận và trải nghiệm dịch vụ chất lượng. Với hoạt động bán hàng trực tuyến, Guardian cũng mang lại cho người tiêu dùng khả năng lựa chọn linh hoạt và tiện lợi.
Thách thức và nỗ lực chuyển đổi số
Với tốc độ phát triển vượt bậc, cũng dễ hiểu khi Guardian gặp nhiều khó khăn. Thời điểm đó, đội ngũ Guardian mỗi ngày phải xử lý một lượng hóa đơn khổng lồ. Đối mặt với lượng lớn hóa đơn và dữ liệu rời rạc, Guardian đến với nhận định rằng sự tự động hóa có thể là chìa khóa để vượt qua những thách thức này. Đây cũng là tình trạng chung cho toàn ngành bán lẻ.
Với quy trình xử lý hóa đơn thủ công khiến những tác vụ tuy chỉ đơn giản là lặp đi lặp lại nhưng tiềm ẩn nhiều sai sót và rủi ro, đặt ra thách thức về hiệu suất và độ chính xác cho ngành này. Cụ thể, với Guardian đội ngũ kế toán phải đối chiếu thủ công hàng nghìn hóa đơn mỗi ngày. Việc kiểm tra từng thông tin trên hóa đơn đến từ 180 nhà cung cấp khác nhau không chỉ là công việc đòi hỏi độ chính xác cao mà cần rất nhiều thời gian cũng như nhân lực.
Bởi mỗi nhà cung cấp với một mẫu mã hóa đơn khác nhau, chưa có tiêu chuẩn nhất định. Ngoài ra, số lượng chứng từ và hóa đơn, biên lai cũng đặt ra cho Guardian bài toán về chi phí in ấn, khả năng lưu trữ và quản lý.
“Lúc đó, chúng tôi vẫn chưa tìm ra một hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, nên hiệu quả hoạt động của công ty chưa được tối ưu.” – CEO Guardian chia sẻ.
Tất cả những thách thức này đồng loạt tạo nên sức ép với bài toán tăng chi phí, giảm hiệu suất làm việc của đội ngũ Guardian. Do đó, việc chuyển đổi và tự động hóa AP để giảm sai sót, đảm bảo chính xác, hiệu quả là một việc cấp thiết.
Sẵn sàng bắt tay cùng Bizzi và Teibto nhằm tự động hóa quy trình thanh toán hóa đơn đầu vào
Đối mặt với những thách thức này, Guardian đã không ngần ngại hòa nhập với xu hướng chuyển đổi số bằng cách hợp tác chặt chẽ với Bizzi và Teibto (đơn vị cung cấp giải pháp Oracle Netsuite). Hai đối tác này không chỉ là những chuyên gia hàng đầu về giải pháp tự động hóa mà còn là đồng minh đắc lực, giúp Guardian điều chỉnh quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả.
-
Đại diện Bizzi và Guardian
Giải pháp Bizzi và Oracle Netsuite từ đối tác Teibto giúp Guardian đảm bảo tính chính xác và minh bạch, đồng thời hạn chế tối thiểu những rủi ro về thuế. Quy trình thanh toán hoá đơn của Guardian được tinh gọn và tự động hóa, hỗ trợ thanh toán nhà cung cấp đúng hạn với công nợ chính xác phải trả. Từ đó, đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô mà vẫn đảm bảo được quy trình tài chính – tối ưu chi phí chặt chẽ.
- Tự Động Hóa Nghiệp Vụ Kế Toán và Tài Chính:
Công nghệ tự động hóa đã giúp Guardian đối soát chi phí và xử lý tự động khối lượng lớn thông tin, giảm đáng kể rủi ro và sai sót từ các tác vụ thủ công.
- Quản Lý Chi Phí Chặt Chẽ:
Bizzi và Oracle NetSuite đã giúp Guardian xử lý tự động hóa đơn, đơn đặt hàng, và phiếu nhập kho, từ đó kiểm soát và quản lý chi phí một cách hiệu quả và linh hoạt.
- Tích Hợp Dữ Liệu và Báo Cáo:
Sự tích hợp giữa Bizzi và Oracle NetSuite đã tạo ra một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung và báo cáo đầy đủ, cập nhật theo thời gian thực, giúp Guardian có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động tài chính của mình.
Với vai trò là đơn vị tư vấn và triển khai, Bizzi cùng Teibto đã hỗ trợ Guardian vận hành hệ thống một cách mượt mà và trơn tru giúp quản lý toàn diện doanh nghiệp: Quản lý mua hàng đến thanh toán với nhà cung cấp; Quản lý hàng tồn kho; Quản lý từ ghi sổ đến báo cáo; Quản lý tài sản cố định; Báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam; Tích hợp với các hệ thống giữa các bên.
Kết quả của sự hợp tác giữa Guardian, Bizzi, và Oracle NetSuite đã vượt xa những kỳ vọng. Qua hành trình chuyển đổi số, Guardian đã đạt được những hiệu quả rõ rệt trong quy trình thanh toán hóa đơn đầu vào. Hơn 95% hóa đơn đầu vào được xử lý và đối soát tự động, giảm 70% chi phí xử lý hóa đơn. Thời gian xử lý hóa đơn chỉ mất 1-2 giây mỗi hóa đơn, mở ra không gian cho Guardian tập trung vào những hoạt động chiến lược và đổi mới trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Hành trình thành công của Guardian không chỉ là câu chuyện về việc vượt qua những thách thức, mà còn là minh chứng rõ ràng cho sức mạnh của sự hợp tác đúng đối tác trong bối cảnh chuyển đổi số ngày nay.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
