Bảng kê thu mua hàng hóa là gì? Trong quá trình hoạt động, việc thu mua hàng hóa không có hóa đơn thường xuyên xảy ra, nhất là đối với những doanh nghiệp mua hàng hóa là nông sản, thủy hải sản, các sản phẩm thủ công như đay, cói, tre, nứa, lá, hay sản phẩm tự khai thác như đất, đá, cát, sỏi,… từ các hộ nông dân.
Đối với những doanh nghiệp sở hữu nhiều chuỗi cung ứng các loại hàng hóa khác nhau từ hộ nông dân, điều này gây khó khăn cho quá trình kế toán và đối soát mỗi cuối tháng.
Hiểu được nhu cầu của các doanh nghiệp, Bizzi Việt Nam cho ra mắt tính năng Bảng kê thu mua hàng hóa hỗ trợ kiểm soát và quản lý các giao dịch của hoạt động thu mua từ hộ nông dân.
1. Bảng kê thu mua hàng hóa là gì?
Bảng kê thu mua hàng hóa là một loại chứng từ được sử dụng trong kế toán để ghi chép lại các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ khi không có hóa đơn. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giao dịch, thanh toán và làm căn cứ cho hạch toán kế toán, kê khai thuế:
- Xác nhận giao dịch mua bán: Bảng kê là bằng chứng xác thực cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên.
- Làm căn cứ hạch toán kế toán: Bảng kê được sử dụng để ghi nhận chi phí mua hàng hóa, dịch vụ vào sổ sách kế toán.
- Kê khai thuế: Bảng kê là một trong những căn cứ để kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng.
Nội dung chính của bảng kê thu mua hàng hóa:
- Thông tin về đơn vị mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin về đơn vị bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ mua vào: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Tổng giá trị thanh toán: Bao gồm tiền hàng, thuế giá trị gia tăng (nếu có) và các khoản chi phí khác.
- Chữ ký xác nhận: Bảng kê phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của hai bên.
Lưu ý khi sử dụng bảng kê thu mua hàng hóa:
- Cần lập bảng kê đầy đủ, chính xác và trung thực.
- Bảng kê phải được lưu trữ cẩn thận để làm căn cứ cho việc kiểm tra, thanh tra thuế.
Bảng kê thu mua hàng hóa là một loại chứng từ quan trọng trong kế toán. Việc sử dụng bảng kê đúng cách sẽ giúp đảm bảo tính hợp pháp cho hoạt động kinh doanh và thuận lợi cho công tác quản lý thuế.
Tại sao cần lập bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không hóa đơn?
Lập bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không hóa đơn là việc làm cần thiết bởi những lý do sau:
Ghi nhận giao dịch:
- Bảng kê là bằng chứng xác thực cho việc mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên.
- Giúp theo dõi và quản lý các khoản chi phí mua hàng của doanh nghiệp.
Hạch toán kế toán:
- Căn cứ để ghi nhận chi phí mua hàng hóa, dịch vụ vào sổ sách kế toán.
- Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hoạt động tài chính.
Kê khai thuế:
- Là căn cứ để kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng.
- Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của pháp luật về thuế.
Khấu trừ thuế GTGT:
- Điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT khi mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn.
- Cần lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.
Tránh rủi ro pháp lý:
- Có bảng kê sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro trong trường hợp bị cơ quan thuế kiểm tra.
- Thể hiện sự chủ động và trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc tuân thủ pháp luật.
2. Ý nghĩa tính năng Bảng kê thu mua hàng hóa từ hộ nông dân
Tính năng Bảng kê thu mua hàng hóa hỗ trợ tạo hóa đơn điện tử, giảm thiểu khả năng thất thoát hóa đơn, kế toán sẽ quản lý hóa đơn dễ dàng, hiệu quả hơn. Quá trình này đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
- Đơn giản hóa quy trình nhận mẫu bảng kê thu mua hàng hóa
- Tạo hóa đơn điện tử và dễ dàng quản lý trên Bizzi
3. Hướng dẫn sử dụng tính năng
Qua tính năng Bảng kê thu mua hàng hóa, quy trình “Mẫu bảng thu mua hàng hóa” trên ứng dụng Bizzi bao gồm:
- Nhập thông tin vào bảng kê
- Gửi thông tin hóa đơn vào địa chỉ xử lý hóa đơn của Bizzi
- Tự động xử lý và tạo thành hóa đơn
- Quản lý hóa đơn “Bảng kê thu mua hàng hóa”
3.1. Nhập thông tin vào bảng kê
Nhân viên kế toán nhập thông tin vào Bảng kê thu mua hàng hóa theo mẫu có sẵn mà phía Bizzi cung cấp với các trường thông tin bắt buộc như:
- Số hóa đơn
- Ngày hóa đơn
- Tên doanh nghiệp
- Địa chỉ
- Mã số thuế doanh nghiệp
- Số CMND/CCCD bên bán
- Thông tin hàng hóa (tên mặt hàng,số lượng,đơn vị tính)
3.2. Gửi thông tin hóa đơn vào địa chỉ xử lý hóa đơn của Bizzi
Sau khi hoàn tất điền thông tin vào bảng kê theo các bước trên, nhà cung cấp hoặc kế toán có thể gửi thông tin bảng kê đến địa chỉ email xử lý hóa đơn của Bizzi (@dochoadon) bằng cách thực hiện các cách dưới dây:
- Gửi trực tiếp đến email: Gửi email chứa thông tin bảng kê đến địa chỉ email xử lý hóa đơn của Bizzi (@dochoadon).
- Autoforward (tự động chuyển tiếp): Cấu hình hộp thư email của nhà cung cấp hoặc kế toán để tự động chuyển tiếp các email chứa thông tin bảng kê đến địa chỉ email xử lý hóa đơn của Bizzi (@dochoadon).
- CC (đính kèm): Gửi email chứa thông tin bảng kê và thêm địa chỉ email xử lý hóa đơn của Bizzi (@dochoadon) vào trường “CC” để cùng nhận thông tin.
Lưu ý: Địa chỉ email xử lý hóa đơn của Bizzi (@dochoadon) là một ví dụ, bạn nên thay thế bằng địa chỉ email thực tế trên Bizzi.
3.3. Tự động xử lý và tạo hóa đơn
Hệ thống Bizzi tự động ghi nhận email của bạn và tạo hóa đơn dựa trên thông tin từ bảng kê đã gửi. Các thông tin trong bảng kê sẽ được chuyển đổi thành hóa đơn tương ứng.
Dưới đây là thông tin chi tiết của bảng kê hóa đơn được hiển thị trên hệ thống Bizzi.
3.4 Quản lý hóa đơn “Bảng kê thu mua hàng hóa”
Kế toán dễ dàng quản lý hóa đơn của bảng kê hàng hóa như trong giao diện dưới đây.
Trên đây là những thông tin mới nhất cũng như hướng dẫn sử dụng tính năng mới Bảng kê thu mua hàng hóa của Bizzi Việt Nam. Để có thể trải nghiệm tính năng này, vui lòng liên hệ đến hotline (+84) 028 6275 0321/ (+84) 028 3622 2368 hoặc gửi thông tin hỗ trợ về email: [email protected]
Đội ngũ Bizzi sẽ liên lạc và hỗ trợ các doanh nghiệp trong thời gian sớm nhất.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
-
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
