Có thể nói tháng 7/2022 là mốc thời gian đáng chú ý với ngành kế toán. Bởi kể từ thời điểm này, việc sử dụng hoá đơn điện tử là bắt buộc với tất cả doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp sẽ xử lý hóa đơn điện tử như thế nào, việc đọc hóa đơn điện tử bằng phương pháp thủ công liệu có còn phù hợp với xu hướng chuyển đổi số ở hầu hết các ngành? Cùng theo dõi bài dưới đây của Bizzi nhé!
1. Định dạng hóa đơn điện tử như thế nào mới chuẩn và hợp lệ?
File PDF và file XML là hai định dạng của hóa đơn điện tử. Đối với hóa đơn điện tử dạng PDF, file hình ảnh thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử. File PDF này giống như hóa đơn dạng giấy thông thường giúp người đọc dễ dàng kiểm tra thông tin sản phẩm, hàng hóa của bên mua.
Tuy nhiên bản PDF của hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý. Hóa đơn điện tử định dạng XML mới là file chứa đầy đủ dữ liệu của hóa đơn. Đây là định dạng có giá trị pháp lý khi doanh nghiệp tiến hành nộp kê khai thuế đồng thời đây cũng là file có dung lượng nhẹ, tính bảo mật cao, dễ lưu trữ và giao dịch với khách hàng.
2. Thực trạng việc đọc hóa đơn và xử lý hóa đơn tại các doanh nghiệp
Phòng kế toán của doanh nghiệp bạn có gặp phải những vấn đề này:
- Mất nhiều thời gian cho việc tải xuống các hóa đơn
- Đỏ mắt để đọc thông tin từ hóa đơn đó
- Kiểm tra bằng mắt và nhập liệu bằng tay,
- Căng não hạch toán các loại chi phí
- Hệ thống lưu trữ hóa đơn không bảo mật
Kế toán các công ty thường gặp rất nhiều khó khăn và mất thời gian khi vừa tải hóa đơn, kiểm tra hóa đơn và nhập liệu vào phần mềm kế toán hoặc phần mềm ERP. Việc quản lý các hóa đơn điện tử ở định dạng file XML cũng phức tạp không kém.
Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn có thói quen lưu các hóa đơn trong mail, Google Drive nên khi cần truy xuất sẽ tốn nhiều thời gian tìm kiếm.
Với các doanh nghiệp lớn, bài toán đặt ra là làm sao để giải quyết khối lượng nghìn hóa đơn mỗi ngày bắt buộc họ phải ứng dụng công nghệ chuyển đổi số vào quy trình xử lý.
Còn đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, số lượng hoá đơn ít hơn họ lại phân vân, cảm thấy việc số hoá là chưa cần thiết, dù hiểu tầm quan trọng của mảng kế toán tài chính trong vận hành doanh nghiệp.
Chỉ sau khi việc thiếu chặt chẽ, sơ suất trong quản lý chứng từ gây ra các vấn đề liên quan đến thuế, chủ doanh nghiệp mới chú ý hơn việc hệ thống hoá, lưu trữ hoá đơn nói riêng và chuẩn hoá hoạt động kế toán nói chung.
3. Phần mềm đọc hóa đơn điện tử tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp
Giải pháp của Bizzi giúp doanh nghiệp tự động hoá khoảng 90% quy trình xử lý hoá đơn từ nhà cung cấp như tải hoá đơn, đọc hóa đơn, kiểm tra thông tin hoá đơn, giúp giảm 80% thời gian và tiết kiệm phí xử lý còn khoảng 1 ly trà đá/ mỗi hóa đơn.
- Bizzi cung cấp cho doanh nghiệp 1 email riêng, miễn phí để nhận hóa đơn điện tử
- Bizzi tự động tải xuống và đọc hóa đơn điện tử
- Tự động tính kiểm tra hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn
- Tự động trích xuất dữ liệu phù hợp với phần mềm kế toán và ERP
- Lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng với hệ thống lưu trữ 10 năm
Không còn nỗi lo nhập sai, nhập thiếu, hay bị thất lạc hóa đơn. Bizzi là trợ lý cần mẫn và tỉ mỉ đọc hóa đơn, kiểm tra hóa đơn và xử lý hóa đơn kể cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
Đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm xử lý hóa đơn Bizzi FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
