Phiếu nhập kho là chứng từ dùng để xác nhận số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa thực tế nhập vào kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm và ghi sổ kế toán. Trong hệ thống mẫu chứng từ ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC, Phiếu nhập kho là Mẫu số 01-VT.
Điền đúng mẫu mới chỉ là bước đầu. Kế toán và thủ kho còn phải phân biệt số lượng theo chứng từ, lượng thực tế nhận và số liệu đã ghi nhận để phát hiện chênh lệch trước khi chúng đi sâu hơn vào quy trình kế toán và thanh toán.
Phiếu nhập kho là gì?
Phiếu nhập kho đóng vai trò là chứng từ pháp lý ghi nhận sự kiện tăng tài sản của doanh nghiệp. Đây là điểm khởi đầu cho việc ghi chép mọi biến động vật lý của hàng hóa khi đi vào ranh giới quản lý của doanh nghiệp.
Phiếu nhập kho dùng để làm gì?
Phiếu nhập kho nhằm xác nhận lượng hàng, vật tư thực tế nhập kho và cung cấp căn cứ cho việc ghi nhận, kiểm tra và xác định trách nhiệm liên quan. Theo hướng dẫn đi kèm Mẫu 01-VT, mục đích của phiếu gồm ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm và ghi sổ kế toán. Cụ thể:
- Kho: Xác nhận hàng thực tế đi vào kho.
- Kế toán: Có dữ liệu để ghi nhận nghiệp vụ.
- AP/Mua hàng: Có bằng chứng về phần hàng đã nhận.
- Quản lý: Truy nguyên trách nhiệm nếu chứng từ và hàng thực tế lệch nhau.
| Bộ phận | Dữ liệu cần quan tâm | Mục đích |
|---|---|---|
| Thủ kho | Hàng, mã hàng, số lượng thực nhập | Quản lý lượng hàng nhận |
| Kế toán | Số lượng, giá trị, chứng từ | Ghi nhận nghiệp vụ |
| Mua hàng/AP | Đơn hàng, hàng nhận, hóa đơn | Kiểm tra trước thanh toán |
| Quản lý | Chênh lệch, trách nhiệm, thời điểm | Kiểm soát nghiệp vụ |
Những trường hợp nào phát sinh phiếu nhập kho?
Theo hướng dẫn Mẫu 01-VT, các trường hợp phát sinh bao gồm:
- Vật tư, hàng hóa mua ngoài.
- Sản phẩm tự sản xuất.
- Hàng thuê ngoài gia công, chế biến.
- Tài sản, hàng hóa nhận góp vốn.
- Hàng thừa phát hiện qua kiểm kê.
Tải Mẫu phiếu nhập kho 01-VT mới nhất: Tại đây
Mẫu phiếu nhập kho 01-VT theo Thông tư 99 gồm những nội dung nào?
Phiếu nhập kho theo hệ thống mẫu ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC là Mẫu số 01-VT. Mẫu gồm thông tin nhận diện chứng từ, căn cứ nhập hàng, thông tin kho, bảng vật tư, hàng hóa với hai cột số lượng “Theo chứng từ” và “Thực nhập”, cùng đơn giá và thành tiền.
Thông tin chung trên phiếu
Nhóm thông tin này giúp định danh và nhận diện nghiệp vụ:
- Đơn vị, bộ phận: Xác định pháp nhân và phòng ban quản lý.
- Ngày lập, số phiếu: Ghi nhận thời điểm và thứ tự quản lý chứng từ.
- Thông tin Nợ Có trên mẫu: Phục vụ định khoản kế toán.
- Họ tên người giao: Xác định đối tượng trực tiếp bàn giao hàng.
- Căn cứ nhập, số và ngày chứng từ liên quan: Thể hiện nguồn gốc nghiệp vụ (hóa đơn, PO, lệnh sản xuất).
- Tên kho, địa điểm kho: Nơi hàng hóa được lưu trữ vật lý.
Thông tin hàng hóa, vật tư nhập kho
Bảng chi tiết bao gồm các trường bắt buộc:
- STT.
- Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất.
- Mã số.
- Đơn vị tính.
- Số lượng theo chứng từ.
- Số lượng thực nhập.
- Đơn giá.
- Thành tiền.
Nhập kho “theo chứng từ” và “thực nhập” khác nhau thế nào?
Sự phân biệt giữa hai chỉ tiêu này là vô cùng quan trọng:
- Theo chứng từ: Số lượng được thể hiện trên căn cứ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập.
- Thực nhập: Số lượng thực tế được xác nhận khi hàng được nhận vào kho.
Ví dụ: Chứng từ ghi 100 sản phẩm nhưng kho kiểm nhận chỉ có 97 sản phẩm. Phiếu cần phản ánh được Số lượng theo chứng từ là 100 và Thực nhập là 97. Chênh lệch không nhất thiết đồng nghĩa chứng từ sai, đó là tín hiệu cần xác minh nghiệp vụ.
Phần tổng hợp và xác nhận
Vùng cuối cùng của phiếu bao gồm:
- Tổng tiền và chứng từ đi kèm.
- Các thông tin xác nhận thể hiện trên mẫu.
- Ý nghĩa của việc xác nhận trách nhiệm từ các bên liên quan để phục vụ truy vết sau này.
Cách lập phiếu nhập kho theo Mẫu 01-VT
Bước 1: Xác định căn cứ nhập kho
Trước khi điền phiếu, cần xác định nghiệp vụ nhập kho là mua ngoài, tự sản xuất, gia công, góp vốn, kiểm kê hoặc nghiệp vụ phù hợp khác theo chứng từ thực tế. Nếu là mua hàng, các chứng từ căn cứ có thể liên quan bao gồm PO, lệnh nhập, chứng từ giao nhận hoặc hóa đơn tùy thời điểm và quy trình.
Bước 2: Ghi số phiếu, ngày lập, người giao và kho nhận
Ghi đầy đủ số phiếu, ngày lập, người giao, căn cứ nhập, tên kho và địa điểm kho. Điểm cần kiểm tra là một nghiệp vụ phải có đủ thông tin để truy ngược lại nguồn hàng và chứng từ liên quan.
Bước 3: Ghi thông tin vật tư, sản phẩm hoặc hàng hóa
Bao gồm tên hàng, mã hàng, quy cách, phẩm chất và đơn vị tính. Các lỗi cần cảnh báo là cùng hàng nhưng dùng nhiều mã, sai đơn vị tính, ghi tên chung chung hoặc hệ thống và chứng từ nguồn dùng master data khác nhau.
Bước 4: Ghi số lượng theo chứng từ
Mục tiêu là để giữ được “kỳ vọng theo hồ sơ” trước khi so với hàng thực tế. Ví dụ, PO hoặc chứng từ giao dự kiến là 500 kg, không vội ghi 500 kg vào “thực nhập”.
Bước 5: Kiểm đếm và ghi số lượng thực nhập
Khi hàng thực tế đã đến, thủ kho tiến hành kiểm nhận, kiểm tra đúng mã đơn vị, xác định số lượng và ghi lượng thực tế nhận. Ví dụ, theo chứng từ là 500 kg nhưng kiểm nhận thực tế là 485 kg, phiếu phải giữ được chênh lệch 15 kg để xử lý. Tuyệt đối không sửa “thực nhập” cho bằng “theo chứng từ” chỉ để chứng từ khớp nhau.
Bước 6: Hoàn thiện đơn giá, thành tiền và thông tin xác nhận
Kế toán hoàn thiện đơn giá, thành tiền, tổng cộng, liệt kê chứng từ liên quan và phần xác nhận chữ ký.
Căn cứ nhập hàng -> Hàng được giao đến kho -> Kiểm nhận thực tế -> Xác định số lượng thực nhập -> Lập / hoàn thiện phiếu nhập kho -> Kiểm tra dữ liệu -> Ghi nhận vào hệ thống liên quan
Cách đối chiếu phiếu nhập kho giữa kế toán và thủ kho
Đối chiếu nhập kho nên bắt đầu từ từng nghiệp vụ thay vì chỉ so tổng tồn cuối kỳ. Kế toán và thủ kho cần ghép đúng chứng từ, sau đó so mã hàng, đơn vị tính, số lượng thực nhập, thời điểm và dữ liệu giá trị để xác định chênh lệch xuất hiện ở khâu nhận hàng, ghi kho hay ghi nhận kế toán.
Kế toán và thủ kho cần đối chiếu những dữ liệu nào?
| Trường dữ liệu | Kho quan tâm | Kế toán quan tâm | Mục tiêu đối chiếu |
|---|---|---|---|
| Số phiếu | Có | Có | Cùng nghiệp vụ |
| Ngày | Có | Có | Đúng thời điểm |
| Kho | Có | Có | Đúng location |
| Mã hàng | Có | Có | Cùng item |
| Đơn vị tính | Có | Có | Không sai quy đổi |
| Theo chứng từ | Có | Có | Dữ liệu tham chiếu |
| Thực nhập | Trọng tâm | Trọng tâm | Hàng thực tế |
| Đơn giá | Tùy quy trình | Trọng tâm | Ghi nhận giá trị |
| Thành tiền | Tùy quy trình | Trọng tâm | Ghi nhận kế toán |
Quy trình đối chiếu nhập kho 5 bước
- Bước 1. Tập hợp nghiệp vụ nhập trong kỳ: Có thể theo ngày, kho, nhà cung cấp, chứng từ hoặc mã hàng.
- Bước 2. Ghép đúng phiếu với chứng từ nguồn: Mục tiêu là không đối chiếu nhầm hai nghiệp vụ tương tự nhau.
- Bước 3. So số lượng chứng từ với hàng thực tế nhận: Xác định expected so với received.
- Bước 4. So dữ liệu thủ kho với dữ liệu kế toán: Xác định received so với recorded.
- Bước 5. Tách ngoại lệ để xử lý: Không chỉnh trực tiếp số liệu hàng loạt. Tạo danh sách nghiệp vụ, trường lệch, số liệu hai bên, nguyên nhân, owner, trạng thái xử lý.
Nên đối chiếu từng phiếu hay chỉ đối chiếu tổng tồn kho?
Nên dùng cả hai nhưng phục vụ hai mục tiêu khác nhau. Theo từng nghiệp vụ để tìm ra sai lệch phát sinh từ đâu. Theo số dư tồn cuối kỳ để xác nhận tổng thể sau khi nhiều giao dịch đã được ghi nhận. Ví dụ: Tổng kho vẫn bằng nhưng có thể một phiếu nhập dư 10, một phiếu khác thiếu 10. Nếu chỉ so tổng sẽ là 0 chênh lệch, nhưng dữ liệu từng nghiệp vụ vẫn sai.
Kế toán và thủ kho lệch số liệu: kiểm tra từ đâu?
Trước tiên, xác định chênh lệch bắt đầu ở lớp dữ liệu nào
Dùng 4 lớp để kiểm tra: Theo chứng từ / dự kiến -> Hàng thực tế nhận -> Thủ kho ghi nhận -> Kế toán ghi nhận. Câu hỏi chính cần trả lời là con số bắt đầu lệch ở bước nào?
Trường hợp 1: Chứng từ ghi một số, hàng thực nhận một số khác
Ví dụ: Chứng từ 100, Thực nhận 97. Hướng dẫn kiểm tra: giao thiếu, giao thừa, hàng hỏng/không đạt, giao nhiều đợt, chứng từ nguồn chưa phản ánh thay đổi. Không kết luận ngay là nhà cung cấp sai, đây là nhóm nguyên nhân cần xác minh.
Trường hợp 2: Hàng thực nhận đúng nhưng thủ kho ghi sai
Ví dụ: Thực nhận 97, Kho ghi 100. Cần kiểm tra: nhầm số lượng, nhầm mã hàng, nhầm kho, nhầm đơn vị tính, nhập dữ liệu trùng, bỏ sót adjustment theo quy trình.
Trường hợp 3: Dữ liệu kho đúng nhưng kế toán ghi nhận khác
Ví dụ: Thực nhận 97, Kho 97, Kế toán 100. Cần kiểm tra: lấy số theo chứng từ thay vì số thực nhập, mapping dữ liệu, nhập liệu, thời điểm ghi nhận, dùng nhầm nghiệp vụ/chứng từ.
Trường hợp 4: Số lượng khớp nhưng giá trị không khớp
Cần kiểm tra đơn giá, đơn vị tính, quy đổi, giá trị được sử dụng làm căn cứ, các yếu tố liên quan theo chính sách kế toán áp dụng.
Trường hợp 5: Số liệu lệch do khác thời điểm ghi nhận
Ví dụ: Hàng nhận 31/7, một hệ thống cập nhật 31/7, hệ thống khác ghi ngày 1/8. Transaction đúng nhưng reporting period có thể khác. Đây là vấn đề cut-off/timing, không nhất thiết là mất hàng.
Theo chứng từ: 100 -> Thực nhận: 97 -> Thủ kho: 97 -> Kế toán: 100
Ở sơ đồ trên: 100 thành 97 thì kiểm tra giao nhận; 97 sang 97 là kho phản ánh đúng; 97 thành 100 là cần kiểm tra bước kế toán ghi nhận.
Phiếu nhập kho liên quan thế nào đến PO và hóa đơn?
Với nghiệp vụ mua hàng, PO thể hiện doanh nghiệp đã đặt mua gì, phiếu nhập kho hoặc dữ liệu nhận hàng phản ánh đã thực nhận gì, còn hóa đơn thể hiện nhà cung cấp yêu cầu thanh toán cho gì. So sánh ba nguồn giúp phát hiện các trường hợp đã đặt 100 nhưng chỉ nhận 97 trong khi hóa đơn vẫn tính 100.
| PO | Phiếu nhập kho / dữ liệu nhận hàng | Hóa đơn |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp đã đặt và phê duyệt mua gì? | Doanh nghiệp đã thực nhận gì? | Nhà cung cấp đang yêu cầu thanh toán gì? |
Ví dụ: PO 100 – nhập kho 97 – hóa đơn 100
Đơn đặt hàng là 100, thực nhập 97, Invoice 100. Cần đặt câu hỏi: Chênh lệch 3 đơn vị đã được giải thích chưa? Mismatch cần được xác minh trước khi workflow tiếp tục vì cách xử lý còn phụ thuộc nguyên nhân, điều kiện hợp đồng, giao hàng còn lại, chứng từ bổ sung, quy trình doanh nghiệp.
Khi nào cần mở rộng sang đối chiếu 3 chiều?
Khi doanh nghiệp cần kiểm tra đồng thời PO, hàng thực nhận và hóa đơn thì bài toán không còn chỉ là quản lý phiếu nhập kho mà chuyển sang đối chiếu 3 chiều.
Khi nào đối chiếu nhập kho thủ công bắt đầu khó kiểm soát?
Các dấu hiệu bao gồm: nhiều nhà cung cấp, số lượng PO lớn, một PO giao nhiều lần, một hóa đơn liên quan nhiều lần nhận hàng, nhiều kho, nhiều người tham gia, chứng từ nằm ở Excel/email/hệ thống khác nhau, nhiều ngoại lệ cần truy lại, kế toán mất thời gian ghép chứng từ bằng tay.
Bizzi có thể xuất hiện ở đâu trong quy trình này?
Khi số lượng nghiệp vụ tăng, vấn đề chuyển từ “biết phải đối chiếu những gì” sang “làm sao ghép đúng dữ liệu và tập trung xử lý ngoại lệ”. Với doanh nghiệp cần nối quy trình nhận hàng với kiểm tra hóa đơn và đối chiếu chứng từ trong AP, có thể xem xét các giải pháp phần mềm xử lý hóa đơn AI và đối chiếu 3 chiều để giảm khối lượng ghép chứng từ thủ công và tập trung xử lý ngoại lệ. Phiếu nhập kho trở thành đầu vào quan trọng cho toàn bộ luồng xử lý hóa đơn.
Tải mẫu phiếu nhập kho 01-VT theo Thông tư 99
Mẫu Phiếu nhập kho trong hệ thống biểu mẫu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Mẫu số 01-VT tại Phụ lục I. Hiện nay có nhu cầu rõ với các phiên bản Word và Excel của mẫu được chuyển định dạng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp vận hành.
Câu hỏi thường gặp về phiếu nhập kho
Ai là người lập phiếu nhập kho?
Cần phân biệt rõ người lập, người giao, người nhận và người xác nhận để trình bày theo hướng trách nhiệm và quy trình thực tế của đơn vị. Không mặc định thủ kho luôn là người lập.
Số lượng thực nhập khác chứng từ thì có được lập phiếu không?
Phiếu cần phản ánh nghiệp vụ thực tế và giữ được thông tin chênh lệch để xác minh. Do đó, doanh nghiệp vẫn lập phiếu để ghi nhận con số thực nhận và giữ nguyên số liệu tham chiếu.
Phiếu nhập kho có giống biên bản giao nhận hàng không?
Phiếu nhập kho ghi nhận hàng vào kho. Biên bản giao nhận chứng minh và xác nhận sự kiện giao nhận giữa các bên tùy nghiệp vụ. Chúng khác nhau về mục đích sử dụng.
Phiếu nhập kho có cần hóa đơn đi kèm không?
Không phải mọi nghiệp vụ nhập kho đều phát sinh từ mua ngoài (ví dụ: tự sản xuất, góp vốn); vì vậy không thể nói mọi phiếu nhập kho luôn phải có hóa đơn đi cùng tại cùng thời điểm.
Có thể lập phiếu nhập kho điện tử không?
Luật Kế toán và quy định hiện hành về chứng từ điện tử cho phép doanh nghiệp thiết lập, lưu trữ và luân chuyển chứng từ dưới dạng số khi đáp ứng đủ các điều kiện toàn vẹn và xác thực.
Kế toán và thủ kho lệch số liệu thì lấy số nào làm đúng?
Không chọn số theo chức danh. Phải quay lại luồng: chứng từ -> thực nhận -> dữ liệu kho -> dữ liệu kế toán để xác định sự kiện thực tế và điểm phát sinh sai lệch làm căn cứ chuẩn nhất.
Khi quy trình mua hàng có nhiều PO, lần nhận hàng và hóa đơn cần đối chiếu, Finance Team có thể tìm hiểu cách tự động hóa quy trình kiểm tra chứng từ và xử lý ngoại lệ trước thanh toán để đạt hiệu quả cao nhất.
Kết luận
Phiếu nhập kho không chỉ là chứng từ ghi nhận hàng hóa, vật tư thực tế nhập kho mà còn là một mắt xích quan trọng trong quy trình kiểm soát mua hàng và thanh toán. Giá trị của phiếu nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp đối chiếu số lượng theo chứng từ với thực nhập, phát hiện chênh lệch và liên kết dữ liệu giữa kho, kế toán và bộ phận mua hàng trước khi ghi nhận hoặc thanh toán.
Đối với doanh nghiệp có nhiều PO, lần giao nhận và hóa đơn cần xử lý mỗi tháng, việc ứng dụng giải pháp xử lý hóa đơn và tự động hóa AP giúp kết nối dữ liệu PO – Phiếu nhập kho – Hóa đơn, hỗ trợ đối chiếu 3 chiều và tập trung các trường hợp chênh lệch để kế toán kiểm tra trước thanh toán. Qua đó, doanh nghiệp giảm khối lượng ghép chứng từ thủ công và nâng cao khả năng kiểm soát quy trình mua hàng – thanh toán.
Đăng ký tại đây để nhận tư vấn và trải nghiệm giải pháp từ Bizzi: Đối khớp Hóa đơn & Chứng từ
