Lập ngân sách là gì? Tất cả những điều bạn cần biết về lập ngân sách tổ chức

Lập ngân sách là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bộ phận tài chính. Ngân sách là một công cụ tổ chức được sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát tài chính trong tổ chức. Quản lý ngân sách hiệu quả là điều cần thiết cho mọi tổ chức dù lớn hay nhỏ. Trong bài viết này, cùng Bizzi tìm hiểu về lập ngân sách là gì,một số phương pháp được sử dụng để chuẩn bị và lập ngân sách tổ chức hiệu quả.  

1. Lập ngân sách là gì? Hiểu quy trình lập ngân sách tổ chức

Lập ngân sách tài chính về cơ bản là việc triển khai chiến thuật một kế hoạch kinh doanh được thiết kế để đạt được các mục tiêu kinh doanh đã vạch ra trong chiến lược. Các mục tiêu của quá trình lập ngân sách được liệt kê dưới đây:

1.1. Giúp lập kế hoạch hoạt động kinh doanh

Các nhà quản lý có thể sử dụng ngân sách để theo dõi và lập kế hoạch cho những thay đổi trong quy trình kinh doanh. Quá trình lập ngân sách cũng cho phép các nhà quản lý tìm giải pháp hiệu quả cho các vấn đề khi chúng phát sinh. Ngân sách cung cấp một dữ liệu tham khảo trong lịch sử được sử dụng để lập kế hoạch trong tương lai. 

1.2. Phối hợp các hoạt động tổ chức

Quy trình lập ngân sách giúp các nhà quản lý xây dựng mối quan hệ bền chặt với các bộ phận khác của hoạt động và hiểu cách các nhóm và phòng ban khác nhau tương tác và cách tương tác của họ hỗ trợ thành công chung của tổ chức.

1.3. Truyền đạt mục tiêu của tổ chức

Có một ngân sách tài chính rõ ràng sẽ truyền đạt các mục tiêu của tổ chức đến từng nhân viên. Khi từng nhân viên nhận thức được các mục tiêu, kế hoạch và sáng kiến ​​của tổ chức, họ sẽ có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện chúng. Một ngân sách rõ ràng sẽ tinh chỉnh các mục tiêu của tổ chức và phản ánh sự sẵn có của nguồn lực thực tế.

1.4. Kiểm soát hoạt động

Chi tiêu thực tế có thể được so sánh với số tiền được lập ngân sách, cung cấp thông tin chi tiết về tình hình chi tiêu thực tế đang diễn ra. Đặc biệt, theo dõi chi tiêu cung cấp khả năng kiểm soát tài chính tốt hơn. Nhận thức được tiền đang được chi vào đâu giúp các cá nhân sử dụng tiền một cách hiệu quả và thận trọng. Lập ngân sách hiệu quả cung cấp thông tin chính xác giúp điều chỉnh, phân tích và đánh giá các chương trình & hoạt động.

2. Phát triển ngân sách tổ chức

Việc chuẩn bị ngân sách cho tổ chức, dự án hoặc phòng ban thường bắt đầu từ 4-6 tháng trước khi bắt đầu năm tài chính. Một số ngân sách có thể yêu cầu toàn bộ năm tài chính để hoàn thành. Dưới đây là một số mẹo để tạo ngân sách tổ chức, phòng ban hoặc dự án hiệu quả: 

• Bắt đầu chuẩn bị ngân sách ít nhất một tháng trước khi kết thúc năm tài chính hiện tại
• Phác thảo các hoạt động được tổ chức lên kế hoạch cho năm tới
• Điều tra, nghiên cứu kỹ về kinh phí, chi phí, nguồn lực cho các hoạt động đó
• Xác định chi phí cần thiết, và các quỹ có sẵn, và ước tính thu nhập dự kiến
• Thu thập báo giá về chi phí và xếp hạng các hoạt động theo thứ tự ưu tiên của chúng
• Sửa đổi, phối hợp, tham khảo chéo và tập hợp thông tin thành dự thảo ngân sách cuối cùng
• Bỏ phiếu phê duyệt ngân sách

Các thông lệ phổ biến xoay quanh việc chuẩn bị ngân sách là trao đổi với ban lãnh đạo cao nhất, thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu, xây dựng ngân sách chi tiết, tổng hợp và sửa đổi mô hình ngân sách, xem xét và phê duyệt ngân sách.

3. Tầm quan trọng của ngân sách trong quản lý dự án

Ngân sách là một trong những tiêu chí quan trọng dùng để đo lường sự thành công của một doanh nghiệp. Ngân sách tài chính xác định những dự án mà một tổ chức sẽ thực hiện. Đây là lý do tại sao ngân sách lại quan trọng đối với quản lý dự án.

Ở một số tổ chức, kế hoạch tiếp nhận các dự án mới là một phần của kế hoạch kinh doanh chiến lược hàng năm. Lập ngân sách giúp các tổ chức xác định tính khả thi của dự án, khả năng chi trả của tổ chức, các yêu cầu về tiền trong tương lai trong dự án và kết quả dự án có thể cần tiếp tục tài trợ.

Lập ngân sách cho phép phân bổ chiến lược các quỹ trong tổ chức, trả lời cho các câu hỏi như đâu là ưu tiên của tổ chức; dự án nào có thể được thực hiện; dự án nào sẽ mang lại kết quả tài chính tốt hơn; và dự án nào sẽ có tác động tốt hơn đến lợi nhuận kinh doanh,…

Một hệ thống ngân sách rõ ràng mang lại sự cân bằng trong khuôn khổ quản lý dự án. Độ chính xác của ngân sách xung quanh việc giữ cho các dự án nằm trong ngân sách sẽ tốt hơn cho triển vọng dài hạn của công ty. Để phân tích ngân sách tổ chức với tất cả các bước ngoặt, quy trình lập ngân sách phải bao gồm một số cách thu thập dữ liệu định tính giải thích câu chuyện đằng sau các con số.

4. Quản lý ngân sách dự án

Quản lý ngân sách bao gồm tất cả các quy định và chính sách phân tích, tổ chức và phân bổ các nguồn tài chính trong một tổ chức. Quản lý ngân sách đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt các giao thức nội bộ về chi tiêu.

Một ngân sách được quản lý tốt cho phép các hoạt động kinh doanh và tăng trưởng suôn sẻ. Quản lý ngân sách là một hành động cân bằng nhằm duy trì mức dòng tiền tốt mà không vượt quá giới hạn ngân sách. 

Quản lý ngân sách dự án là quá trình giám sát và quản lý tài chính liên quan đến các dự án kinh doanh. Làm thế nào để quản lý ngân sách dự án một cách hiệu quả phụ thuộc vào sự hiểu biết của từng cá nhân đóng góp vào tổng chi phí dự án. Kỹ thuật lập ngân sách cho quản lý dự án phải tập trung vào:

• Các con số tài chính tổng thể được đưa ra như thế nào?
• Làm thế nào để phân bổ ngân sách cho một dự án?
• Chi phí nên được dàn trải như thế nào trên các mốc quan trọng của dự án?
• Làm thế nào để theo dõi chi phí dự án?
• Có cơ chế báo cáo dữ liệu chi phí định kỳ không?
• Làm gì khi dự án vượt ngân sách?

5. Tự động hóa quản lý ngân sách

Quản lý ngân sách hiệu quả tác động đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Tự động hóa quy trình làm việc là một cách hiệu quả để tối ưu hóa các quy trình kinh doanh chính. Tự động hóa các nhiệm vụ như thu thập và xác thực dữ liệu tài chính và phê duyệt ngân sách sẽ cải thiện hiệu quả của quy trình.Việc sử dụng các công nghệ và phần mềm để tự động hoá các công việc liên quan đến quản lý ngân sách, nhằm tăng hiệu quả và giảm thiểu sự mắc sai sót trong quá trình quản lý ngân sách.

Quản lý ngân sách là điều cần thiết cho sự vận hành trôi chảy của các dự án. Cho dù đó là ngân sách của bộ phận, ngân sách CNTT hay ngân sách tổ chức, nó đều yêu cầu cách tiếp cận dựa trên dữ liệu. Tự động hóa cho phép doanh nghiệp có trải nghiệm quản lý ngân sách dễ dàng, đồng thời việc thu thập, xác nhận và phê duyệt diễn ra hiệu quả và nhanh chóng hơn.

• Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
• Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
• Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam