Quy chế tài chính doanh nghiệp là gì?
Quy chế tài chính doanh nghiệp là văn bản nội bộ xác định nguyên tắc quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính của công ty. Quy chế giúp trả lời các câu hỏi trọng tâm: giao dịch nào thuộc phạm vi kiểm soát, ai có trách nhiệm thực hiện, ai có quyền phê duyệt, hạn mức nào được áp dụng, hồ sơ nào phải có và trường hợp ngoại lệ được xử lý ra sao.
| Tiêu chí | Quy chế tài chính | Quy trình kế toán |
|---|---|---|
| Mục đích | Đặt ra nguyên tắc, trách nhiệm, hạn mức và thẩm quyền | Hướng dẫn thực hiện một nghiệp vụ cụ thể |
| Phạm vi | Vốn, tiền, tài sản, doanh thu, chi phí, công nợ, ngân sách và lợi nhuận | Tiếp nhận chứng từ, hạch toán, đối chiếu và báo cáo |
| Câu hỏi trọng tâm | Ai được quyết định, trong hạn mức và điều kiện nào? | Nghiệp vụ phải được thực hiện theo các bước nào? |
| Đối tượng áp dụng | Ban lãnh đạo, quản lý và các bộ phận có liên quan | Nhân sự trực tiếp xử lý nghiệp vụ kế toán |
Quy chế tài chính và quy chế chi tiêu nội bộ khác nhau thế nào?
Quy chế chi tiêu nội bộ tập trung vào điều kiện, định mức, hồ sơ và thẩm quyền đối với các khoản chi. Quy chế tài chính có phạm vi rộng hơn, bao gồm cả vốn, tiền, tài sản, doanh thu, công nợ, ngân sách, lợi nhuận, báo cáo và kiểm soát dữ liệu. Doanh nghiệp có thể ban hành hai văn bản riêng hoặc quy định quy chế chi tiêu như một phần hay phụ lục của quy chế tài chính.
Mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp gồm những nội dung gì?
Một mẫu có giá trị sử dụng không chỉ liệt kê nguyên tắc chung mà còn phải liên kết được chính sách với người thực hiện, hạn mức, chứng từ và bằng chứng kiểm soát.
| Nhóm nội dung | Nội dung cần quy định | Tài liệu nên liên kết |
|---|---|---|
| Quy định chung | Mục đích, phạm vi, đối tượng và nguyên tắc quản lý | Điều lệ, sơ đồ tổ chức và phân quyền |
| Vốn, tiền và tài sản | Vốn điều lệ, vay, tài khoản ngân hàng, tiền mặt, tài sản và hàng tồn kho | Quy trình ngân hàng, quản lý tài sản và kiểm kê |
| Doanh thu, chi phí và ngân sách | Ghi nhận, kiểm soát, hạn mức, ngân sách và điều chỉnh | Chính sách bán hàng, định mức và kế hoạch ngân sách |
| Tạm ứng, công nợ và thanh toán | Hồ sơ, thời hạn, đối chiếu, phương thức thanh toán và thanh toán hộ | Checklist chứng từ, lịch thanh toán và biểu mẫu tạm ứng |
| Thẩm quyền và ngoại lệ | Ma trận phê duyệt, phân tách nhiệm vụ, ủy quyền và xung đột lợi ích | Ma trận phê duyệt và quy trình xử lý ngoại lệ |
| Kế toán, hóa đơn và dữ liệu | Hạch toán, hóa đơn điện tử, báo cáo, lưu trữ và quyền truy cập | Quy chế hạch toán, danh mục báo cáo và chính sách dữ liệu |
| Lợi nhuận và hiệu lực | Phân phối lợi nhuận, xử lý lỗ, kiểm tra, sửa đổi và trách nhiệm thi hành | Nghị quyết, quyết định ban hành và lịch sử sửa đổi |
Tải bộ mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp file Word
Mỗi mẫu đều giữ lại các điều khoản nghiệp vụ chung như tiền mặt, tài khoản ngân hàng, chi phí, ngân sách, công nợ và thanh toán. Đây là sự lặp lại cần thiết vì mỗi file là một văn bản độc lập. Phần cần điều chỉnh khác nhau nằm ở cơ cấu quản trị, quản lý vốn, giao dịch với chủ sở hữu hoặc thành viên, thẩm quyền và phân phối lợi nhuận.
| Loại mẫu | Đối tượng sử dụng | Phần cần kiểm tra kỹ |
|---|---|---|
| Mẫu doanh nghiệp chung | Doanh nghiệp cần khung trung lập để tự điều chỉnh | Cơ quan ban hành, cơ cấu vốn và phân phối lợi nhuận |
| Mẫu công ty cổ phần | Công ty có Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị | Thẩm quyền, vốn cổ phần, giao dịch liên quan và cổ tức |
| Mẫu TNHH một thành viên | Công ty có một chủ sở hữu | Quyền chủ sở hữu, giao dịch với chủ sở hữu và lợi nhuận |
| Mẫu TNHH hai thành viên trở lên | Công ty có Hội đồng thành viên | Phần vốn góp, giao dịch với thành viên và phân chia lợi nhuận |
Mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp chung
Mẫu này phù hợp với doanh nghiệp cần một khung quản lý tài chính tổng quát để quy định về vốn, tiền, tài sản, doanh thu, chi phí, ngân sách, công nợ, thanh toán và thẩm quyền phê duyệt. Trước khi sử dụng, doanh nghiệp cần điều chỉnh cơ quan ban hành, đối tượng áp dụng, hạn mức và hồ sơ theo điều lệ và quy trình thực tế.
[TÊN DOANH NGHIỆP]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Ban hành kèm theo Quyết định số [SỐ] ngày [NGÀY/THÁNG/NĂM] của [CƠ QUAN HOẶC NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN THEO ĐIỀU LỆ].
CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích
1. Thiết lập nguyên tắc quản lý và sử dụng nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
2. Xác định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận.
3. Chuẩn hóa việc lập ngân sách, đề nghị, kiểm tra, phê duyệt, thanh toán, ghi nhận và báo cáo.
4. Tạo cơ sở kiểm tra, đối chiếu, giải trình và xử lý ngoại lệ.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh
1. Quản lý vốn và nguồn vốn.
2. Quản lý tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho.
3. Quản lý doanh thu, chi phí, ngân sách, tạm ứng, hoàn ứng và công nợ.
4. Phân cấp thẩm quyền, hồ sơ thanh toán, phương thức thanh toán và xử lý ngoại lệ.
5. Quản lý hóa đơn, chứng từ, dữ liệu, kế toán, báo cáo và phân phối lợi nhuận.
Điều 3. Đối tượng áp dụng
Áp dụng đối với cơ quan quản trị theo điều lệ, Ban giám đốc, bộ phận tài chính-kế toán, đơn vị trực thuộc và cá nhân có liên quan đến giao dịch thuộc phạm vi quy chế.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý tài chính
1. Giao dịch phải phục vụ hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp và phù hợp với chính sách nội bộ.
2. Giao dịch phải đúng ngân sách, hạn mức và thẩm quyền; trường hợp ngoại lệ phải được phê duyệt riêng.
3. Hồ sơ phải đầy đủ, trung thực, nhất quán và có thể truy xuất.
4. Phải phân tách hợp lý người đề nghị, người kiểm tra, người phê duyệt, người thanh toán và người đối chiếu.
5. Không chia nhỏ giao dịch, thay đổi bản chất giao dịch hoặc sử dụng người trung gian nhằm né hạn mức hay điều kiện kiểm soát.
6. Mọi sửa đổi, ủy quyền và ngoại lệ phải xác định rõ người phê duyệt, thời hạn và điều kiện áp dụng.
CHƯƠNG II. QUẢN LÝ VỐN, TIỀN VÀ TÀI SẢN
Điều 5. Quản lý vốn và nguồn vốn
1. Vốn của doanh nghiệp gồm vốn điều lệ, các khoản vay, lợi nhuận giữ lại và nguồn hợp pháp khác.
2. Việc tăng, giảm, huy động, sử dụng, bảo toàn vốn, vay, cho vay, bảo lãnh, thế chấp, cầm cố, góp vốn hoặc thoái vốn phải đúng điều lệ, thẩm quyền và pháp luật áp dụng.
3. Nghĩa vụ tài chính, điều kiện vay, tài sản bảo đảm và cam kết ngoài bảng cân đối phải được theo dõi và báo cáo.
4. Nội dung đặc thù về vốn phải được điều chỉnh theo loại hình doanh nghiệp.
Điều 6. Quản lý tiền mặt
1. Doanh nghiệp quy định hạn mức tồn quỹ và phạm vi các khoản được phép thanh toán bằng tiền mặt theo từng thời kỳ.
2. Mọi khoản thu, chi phải có phiếu và hồ sơ kèm theo; người nhận hoặc nộp tiền phải xác nhận theo hình thức phù hợp.
3. Thủ quỹ không đồng thời là người phê duyệt và người ghi sổ cùng một giao dịch, trừ trường hợp có kiểm soát bù trừ được phê duyệt.
4. Thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ, đột xuất và khi thay đổi người quản lý quỹ; chênh lệch phải được lập biên bản và xử lý đúng thẩm quyền.
Điều 7. Quản lý tài khoản ngân hàng
1. Chỉ sử dụng tài khoản được mở, đăng ký và phê duyệt hợp lệ cho hoạt động của doanh nghiệp.
2. Phân tách người lập, người kiểm tra và người duyệt lệnh thanh toán; quyền truy cập phải được rà soát định kỳ.
3. Việc mở, đóng, thay đổi người sử dụng, hạn mức hoặc phương thức xác thực phải được phê duyệt và lưu vết.
4. Thay đổi thông tin tài khoản nhà cung cấp phải được xác minh độc lập trước khi thanh toán.
5. Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán theo định kỳ và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch.
Điều 8. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho
1. Mua sắm phải căn cứ nhu cầu, kế hoạch, ngân sách và thẩm quyền được giao.
2. Tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho phải được ghi nhận, mã hóa hoặc nhận diện, bàn giao và theo dõi người hoặc đơn vị chịu trách nhiệm.
3. Nhập, xuất, điều chuyển, sửa chữa, cho mượn, thanh lý hoặc nhượng bán phải có hồ sơ và phê duyệt phù hợp.
4. Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất; chênh lệch phải được xác định nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý.
5. Việc ghi nhận, phân bổ, khấu hao hoặc lập dự phòng thực hiện theo chế độ kế toán và chính sách của doanh nghiệp.
CHƯƠNG III. DOANH THU, CHI PHÍ VÀ NGÂN SÁCH
Điều 9. Quản lý doanh thu
1. Theo dõi doanh thu theo hợp đồng, khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, thời điểm ghi nhận và trạng thái thu tiền.
2. Điều kiện giá bán, chiết khấu, giảm trừ, hoàn tiền, hủy giao dịch hoặc điều chỉnh doanh thu phải được quy định và phê duyệt theo thẩm quyền.
3. Doanh thu, hóa đơn, giao hàng hoặc nghiệm thu và công nợ phải được đối chiếu theo định kỳ.
4. Khoản thu chưa xác định được nội dung hoặc đối tượng phải được theo dõi riêng và xử lý trong thời hạn quy định.
Điều 10. Quản lý chi phí
1. Mỗi khoản chi phải xác định mục đích, người đề nghị, đơn vị sử dụng, ngân sách, trung tâm chi phí và đối tượng hưởng lợi khi cần thiết.
2. Hồ sơ thanh toán được xác định theo từng loại giao dịch và mức độ rủi ro.
3. Khoản chi vượt hạn mức, vượt ngân sách, thiếu hồ sơ hoặc có xung đột lợi ích phải đi theo luồng phê duyệt ngoại lệ.
4. Chi tiêu đúng ngân sách không đồng nghĩa với đúng chính sách; hóa đơn hợp lệ không tự động làm cho khoản chi đủ điều kiện thanh toán hoặc được chấp nhận về thuế.
5. Các khoản chi cho người lao động, công tác phí, tiếp khách, phúc lợi hoặc định mức thường xuyên nên được quy định tại phụ lục hoặc quy chế chuyên biệt.
Điều 11. Lập và kiểm soát ngân sách
1. Các bộ phận lập ngân sách theo kỳ, biểu mẫu và giả định thống nhất.
2. Ngân sách phải có cơ sở lập, người chịu trách nhiệm, thời gian sử dụng và chỉ tiêu theo dõi.
3. Bộ phận tài chính tổng hợp, kiểm tra, phân tích và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4. Việc điều chuyển, bổ sung hoặc cắt giảm ngân sách phải xác định nguồn, lý do và cấp phê duyệt.
5. Khoản vượt ngân sách hoặc chưa được dự toán phải có giải trình, nguồn bù đắp và phê duyệt ngoại lệ trước khi cam kết hoặc thanh toán, trừ trường hợp khẩn cấp được quy định riêng.
CHƯƠNG IV. TẠM ỨNG, CÔNG NỢ VÀ THANH TOÁN
Điều 12. Tạm ứng và hoàn ứng
1. Đề nghị tạm ứng phải ghi rõ người nhận, mục đích, số tiền, thời hạn sử dụng và hạn hoàn ứng.
2. Theo dõi khoản tạm ứng theo người nhận, mục đích, ngày phát sinh và tuổi tạm ứng.
3. Người nhận tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích, nộp hồ sơ và hoàn lại số tiền chưa sử dụng trong thời hạn quy định.
4. Tạm ứng mới khi khoản cũ quá hạn chỉ được thực hiện khi có phê duyệt ngoại lệ.
5. Khoản tạm ứng không đủ hồ sơ hoặc sử dụng sai mục đích được xử lý theo quy định nội bộ và pháp luật có liên quan.
Điều 13. Công nợ phải thu
1. Xác định điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng và điều kiện bán chịu theo nhóm khách hàng.
2. Theo dõi số dư, hạn thanh toán, tuổi nợ, trạng thái xử lý và người phụ trách.
3. Ghi nhận lịch sử đối chiếu, liên hệ, cam kết thanh toán, tranh chấp và biện pháp thu hồi.
4. Gia hạn, giảm, xóa, bù trừ hoặc chuyển xử lý công nợ phải có căn cứ và được phê duyệt đúng thẩm quyền.
5. Thực hiện đánh giá khả năng thu hồi và xử lý dự phòng theo chế độ kế toán và chính sách của doanh nghiệp.
Điều 14. Công nợ phải trả
1. Theo dõi nghĩa vụ thanh toán theo nhà cung cấp, hợp đồng, đơn mua hàng, hóa đơn, giao nhận hoặc nghiệm thu và lịch thanh toán.
2. Kiểm tra thông tin người thụ hưởng, tài khoản, số tiền, điều kiện thanh toán và hồ sơ trước khi chi.
3. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp theo định kỳ hoặc khi có chênh lệch.
4. Có cơ chế nhận diện thanh toán trùng, thanh toán sai người thụ hưởng, thanh toán trước hạn không có căn cứ hoặc thanh toán khi hồ sơ chưa đủ.
5. Khoản nợ có tranh chấp, chậm thanh toán hoặc chưa xác định được nghĩa vụ phải được theo dõi và báo cáo riêng.
Điều 15. Hồ sơ và trình tự thanh toán
1. Hồ sơ có thể gồm đề nghị thanh toán, hợp đồng, báo giá, đơn mua hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn, đối chiếu công nợ và tài liệu chứng minh khác tùy loại giao dịch.
2. Trình tự gồm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, kiểm tra ngân sách, đối chiếu giao dịch, xác minh người thụ hưởng, phê duyệt, thanh toán và đối chiếu sau thanh toán.
3. Danh mục hồ sơ tối thiểu và thời hạn xử lý nên được quy định tại phụ lục để thuận tiện cập nhật.
4. Hồ sơ điện tử, chữ ký điện tử và lịch sử phê duyệt được sử dụng khi đáp ứng quy định pháp luật và cơ chế kiểm soát của doanh nghiệp.
Điều 16. Thanh toán không dùng tiền mặt và người lao động thanh toán hộ
1. Các khoản chi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt phải được thực hiện bằng phương thức phù hợp và lưu chứng từ thanh toán.
2. Doanh nghiệp quy định rõ phạm vi, hạn mức và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt; không chia nhỏ giao dịch nhằm né điều kiện kiểm soát hoặc điều kiện thuế.
3. Trường hợp người lao động được giao hoặc ủy quyền thanh toán hộ, văn bản giao hoặc ủy quyền phải xác định người thực hiện, loại giao dịch, hạn mức, hồ sơ và thời hạn quyết toán.
4. Việc doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động phải thực hiện theo phương thức, hồ sơ và điều kiện pháp luật đang áp dụng.
5. Giao dịch bù trừ, trả chậm, trả góp, thanh toán qua bên thứ ba hoặc phương thức đặc thù phải được bộ phận tài chính-kế toán kiểm tra trước khi thực hiện.
CHƯƠNG V. PHÂN CẤP, PHÂN TÁCH VÀ XỬ LÝ NGOẠI LỆ
Điều 17. Phân cấp thẩm quyền
1. Thẩm quyền được xác định theo loại giao dịch, giá trị, ngân sách, đơn vị đề nghị, mức độ rủi ro và tình trạng ngoại lệ.
2. Hạn mức chi tiết được quy định tại phụ lục ma trận phê duyệt.
3. Người được ủy quyền chỉ phê duyệt trong phạm vi, thời hạn và điều kiện được giao; không được ủy quyền lại nếu văn bản ủy quyền không cho phép.
4. Người có lợi ích liên quan đến giao dịch phải kê khai và không tham gia kiểm tra hoặc phê duyệt khi có xung đột lợi ích.
5. Giao dịch vượt thẩm quyền phải được chuyển đúng cấp; việc phê duyệt sau chỉ áp dụng cho trường hợp được quy định và phải nêu rõ lý do.
Điều 18. Phân tách nhiệm vụ
1. Người đề nghị không tự phê duyệt khoản chi của mình.
2. Người tạo hoặc thay đổi thông tin nhà cung cấp không tự phê duyệt thay đổi đó.
3. Người lập và người duyệt lệnh thanh toán phải độc lập trong phạm vi tổ chức cho phép.
4. Người giữ tiền hoặc tài sản không đồng thời tự đối chiếu và xác nhận số dư do mình quản lý.
5. Doanh nghiệp quy mô nhỏ không đủ nhân sự để phân tách đầy đủ phải thiết kế kiểm soát bù trừ, như phê duyệt cấp cao hơn, đối chiếu độc lập hoặc rà soát định kỳ.
Điều 19. Xử lý ngoại lệ và xung đột lợi ích
1. Giao dịch vượt ngân sách, vượt hạn mức, thiếu chứng từ, ngoài lịch, khẩn cấp hoặc có xung đột lợi ích phải được đánh dấu ngoại lệ.
2. Người đề nghị phải giải trình lý do, rủi ro, biện pháp kiểm soát và thời hạn hoàn thiện hồ sơ.
3. Kết quả xử lý phải lưu người duyệt, thời điểm, ý kiến và điều kiện kèm theo.
4. Ngoại lệ lặp lại phải được tổng hợp để xem xét sửa chính sách, quy trình hoặc hạn mức.
5. Người phê duyệt ngoại lệ không được đồng thời là người hưởng lợi trực tiếp từ giao dịch.
CHƯƠNG VI. HÓA ĐƠN, KẾ TOÁN, BÁO CÁO VÀ DỮ LIỆU
Điều 20. Hóa đơn và chứng từ điện tử
1. Quy định kênh tiếp nhận, thời điểm tiếp nhận và người chịu trách nhiệm kiểm tra hóa đơn, chứng từ.
2. Kiểm tra thông tin người bán, người mua, số tiền, thuế, nội dung, thời điểm lập, trạng thái và mối liên hệ với giao dịch thực tế.
3. Tách việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn với việc kiểm tra khoản chi đúng chính sách, đúng ngân sách và đúng thẩm quyền.
4. Hóa đơn sai lệch, bị cảnh báo, bị điều chỉnh hoặc thay thế phải được xử lý và lưu bằng chứng trước khi chuyển thanh toán theo quy định.
5. Phân quyền truy cập, khai thác, xuất, điều chỉnh và lưu trữ dữ liệu; hoạt động quan trọng phải có lịch sử thao tác.
Điều 21. Tổ chức công tác kế toán
1. Ghi nhận, hạch toán, đối chiếu và lập báo cáo theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và chính sách kế toán đã lựa chọn.
2. Doanh nghiệp xây dựng quy trình hoặc quy chế hạch toán kế toán nội bộ phù hợp với mô hình hoạt động, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và trách nhiệm kiểm soát.
3. Điều chỉnh sai sót phải có căn cứ, người thực hiện, người kiểm tra, thời điểm và lịch sử thay đổi.
4. Số liệu giữa kế toán, ngân hàng, hóa đơn, kho, tài sản, công nợ và hệ thống nghiệp vụ phải được đối chiếu định kỳ.
Điều 22. Báo cáo quản trị
1. Báo cáo ngân sách so với thực tế và nguyên nhân chênh lệch.
2. Báo cáo dòng tiền và dự báo dòng tiền.
3. Báo cáo công nợ phải thu, phải trả, tuổi nợ và nghĩa vụ đến hạn.
4. Báo cáo tạm ứng chưa hoàn, khoản chi thiếu hồ sơ và giao dịch ngoại lệ.
5. Báo cáo tài sản, hàng tồn kho, chi phí theo bộ phận hoặc dự án khi phù hợp.
6. Danh mục báo cáo, người lập, người nhận, thời hạn và nguồn dữ liệu được quy định tại phụ lục.
Điều 23. Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu và quyền truy cập
1. Hồ sơ tài chính-kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn, định dạng và phương thức đáp ứng quy định pháp luật và nhu cầu kiểm tra.
2. Quyền truy cập hệ thống và dữ liệu được cấp theo vai trò, nguyên tắc cần biết và phạm vi công việc.
3. Tài khoản dùng chung chỉ được sử dụng khi thật sự cần thiết và có biện pháp nhận diện người thao tác.
4. Dữ liệu quan trọng phải được sao lưu, bảo vệ, phục hồi và kiểm tra định kỳ.
5. Việc cung cấp, xuất, sửa hoặc xóa dữ liệu phải được phê duyệt và lưu vết.
CHƯƠNG VII. PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 24. Phân phối lợi nhuận và xử lý lỗ
1. Lợi nhuận được phân phối theo loại hình doanh nghiệp, điều lệ và quyết định của cấp có thẩm quyền.
2. Việc trích lập quỹ, chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ chỉ được thực hiện sau khi xác định kết quả kinh doanh, hoàn thành các nghĩa vụ và đáp ứng điều kiện pháp luật áp dụng.
3. Hồ sơ phải thể hiện căn cứ tính, số tiền, đối tượng nhận, nghĩa vụ khấu trừ hoặc kê khai và cấp phê duyệt.
Điều 25. Kiểm tra, hiệu lực và sửa đổi
1. Bộ phận tài chính-kế toán, kiểm soát nội bộ hoặc đơn vị được giao theo dõi việc thực hiện quy chế.
2. Vi phạm được xem xét theo tính chất, mức độ, hậu quả và quy định nội bộ có liên quan.
3. Quy chế có hiệu lực từ [NGÀY/THÁNG/NĂM] và thay thế [VĂN BẢN TRƯỚC ĐÂY, NẾU CÓ].
4. Mọi sửa đổi phải ghi phiên bản, ngày hiệu lực, nội dung thay đổi và người phê duyệt.
5. Quy chế được rà soát định kỳ và khi có thay đổi pháp luật, điều lệ, tổ chức, quy trình, hệ thống hoặc mô hình kinh doanh.
6. Các bộ phận, đơn vị và cá nhân thuộc phạm vi áp dụng có trách nhiệm thực hiện quy chế này.
[CHỨC DANH NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu áp dụng)
[HỌ VÀ TÊN]
Mẫu quy chế tài chính công ty cổ phần
Mẫu này được xây dựng cho công ty cổ phần, tập trung vào cơ cấu thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, đồng thời làm rõ quản lý vốn cổ phần, giao dịch với người có liên quan, phân phối lợi nhuận và chi trả cổ tức. Các chức danh và hạn mức phê duyệt cần được đối chiếu với điều lệ công ty trước khi ban hành.
[TÊN CÔNG TY CỔ PHẦN]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Ban hành kèm theo Quyết định số [SỐ] ngày [NGÀY/THÁNG/NĂM] của [HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/CHỦ THỂ CÓ THẨM QUYỀN THEO ĐIỀU LỆ].
CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích
1. Thiết lập nguyên tắc quản lý và sử dụng nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
2. Xác định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận.
3. Chuẩn hóa việc lập ngân sách, đề nghị, kiểm tra, phê duyệt, thanh toán, ghi nhận và báo cáo.
4. Tạo cơ sở kiểm tra, đối chiếu, giải trình và xử lý ngoại lệ.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh
1. Quản lý vốn và nguồn vốn.
2. Quản lý tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho.
3. Quản lý doanh thu, chi phí, ngân sách, tạm ứng, hoàn ứng và công nợ.
4. Phân cấp thẩm quyền, hồ sơ thanh toán, phương thức thanh toán và xử lý ngoại lệ.
5. Quản lý hóa đơn, chứng từ, dữ liệu, kế toán, báo cáo và phân phối lợi nhuận.
Điều 3. Đối tượng áp dụng
Áp dụng đối với Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, bộ phận tài chính-kế toán, đơn vị trực thuộc và cá nhân có liên quan theo điều lệ và phân quyền của công ty.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý tài chính
1. Giao dịch phải phục vụ hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp và phù hợp với chính sách nội bộ.
2. Giao dịch phải đúng ngân sách, hạn mức và thẩm quyền; trường hợp ngoại lệ phải được phê duyệt riêng.
3. Hồ sơ phải đầy đủ, trung thực, nhất quán và có thể truy xuất.
4. Phải phân tách hợp lý người đề nghị, người kiểm tra, người phê duyệt, người thanh toán và người đối chiếu.
5. Không chia nhỏ giao dịch, thay đổi bản chất giao dịch hoặc sử dụng người trung gian nhằm né hạn mức hay điều kiện kiểm soát.
6. Mọi sửa đổi, ủy quyền và ngoại lệ phải xác định rõ người phê duyệt, thời hạn và điều kiện áp dụng.
CHƯƠNG II. QUẢN LÝ VỐN, TIỀN VÀ TÀI SẢN
Điều 5. Quản lý vốn và nguồn vốn
1. Vốn của công ty gồm vốn cổ phần, các khoản vay, lợi nhuận giữ lại và nguồn hợp pháp khác.
2. Việc chào bán, phát hành, mua lại, chuyển nhượng hoặc xử lý các giao dịch liên quan đến cổ phần, trái phiếu và vốn điều lệ phải tuân thủ điều lệ, nghị quyết và pháp luật áp dụng.
3. Vay, cho vay, bảo lãnh, thế chấp, cầm cố, góp vốn, đầu tư và thoái vốn phải được quyết định theo thẩm quyền.
4. Giao dịch với cổ đông, người quản lý và người có liên quan phải được nhận diện, công khai, phê duyệt và lưu hồ sơ theo quy định.
5. Công ty theo dõi đầy đủ các cam kết vốn, nghĩa vụ tài chính và tài sản bảo đảm.
Điều 6. Quản lý tiền mặt
1. Doanh nghiệp quy định hạn mức tồn quỹ và phạm vi các khoản được phép thanh toán bằng tiền mặt theo từng thời kỳ.
2. Mọi khoản thu, chi phải có phiếu và hồ sơ kèm theo; người nhận hoặc nộp tiền phải xác nhận theo hình thức phù hợp.
3. Thủ quỹ không đồng thời là người phê duyệt và người ghi sổ cùng một giao dịch, trừ trường hợp có kiểm soát bù trừ được phê duyệt.
4. Thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ, đột xuất và khi thay đổi người quản lý quỹ; chênh lệch phải được lập biên bản và xử lý đúng thẩm quyền.
Điều 7. Quản lý tài khoản ngân hàng
1. Chỉ sử dụng tài khoản được mở, đăng ký và phê duyệt hợp lệ cho hoạt động của doanh nghiệp.
2. Phân tách người lập, người kiểm tra và người duyệt lệnh thanh toán; quyền truy cập phải được rà soát định kỳ.
3. Việc mở, đóng, thay đổi người sử dụng, hạn mức hoặc phương thức xác thực phải được phê duyệt và lưu vết.
4. Thay đổi thông tin tài khoản nhà cung cấp phải được xác minh độc lập trước khi thanh toán.
5. Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán theo định kỳ và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch.
Điều 8. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho
1. Mua sắm phải căn cứ nhu cầu, kế hoạch, ngân sách và thẩm quyền được giao.
2. Tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho phải được ghi nhận, mã hóa hoặc nhận diện, bàn giao và theo dõi người hoặc đơn vị chịu trách nhiệm.
3. Nhập, xuất, điều chuyển, sửa chữa, cho mượn, thanh lý hoặc nhượng bán phải có hồ sơ và phê duyệt phù hợp.
4. Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất; chênh lệch phải được xác định nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý.
5. Việc ghi nhận, phân bổ, khấu hao hoặc lập dự phòng thực hiện theo chế độ kế toán và chính sách của doanh nghiệp.
CHƯƠNG III. DOANH THU, CHI PHÍ VÀ NGÂN SÁCH
Điều 9. Quản lý doanh thu
1. Theo dõi doanh thu theo hợp đồng, khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, thời điểm ghi nhận và trạng thái thu tiền.
2. Điều kiện giá bán, chiết khấu, giảm trừ, hoàn tiền, hủy giao dịch hoặc điều chỉnh doanh thu phải được quy định và phê duyệt theo thẩm quyền.
3. Doanh thu, hóa đơn, giao hàng hoặc nghiệm thu và công nợ phải được đối chiếu theo định kỳ.
4. Khoản thu chưa xác định được nội dung hoặc đối tượng phải được theo dõi riêng và xử lý trong thời hạn quy định.
Điều 10. Quản lý chi phí
1. Mỗi khoản chi phải xác định mục đích, người đề nghị, đơn vị sử dụng, ngân sách, trung tâm chi phí và đối tượng hưởng lợi khi cần thiết.
2. Hồ sơ thanh toán được xác định theo từng loại giao dịch và mức độ rủi ro.
3. Khoản chi vượt hạn mức, vượt ngân sách, thiếu hồ sơ hoặc có xung đột lợi ích phải đi theo luồng phê duyệt ngoại lệ.
4. Chi tiêu đúng ngân sách không đồng nghĩa với đúng chính sách; hóa đơn hợp lệ không tự động làm cho khoản chi đủ điều kiện thanh toán hoặc được chấp nhận về thuế.
5. Các khoản chi cho người lao động, công tác phí, tiếp khách, phúc lợi hoặc định mức thường xuyên nên được quy định tại phụ lục hoặc quy chế chuyên biệt.
Điều 11. Lập và kiểm soát ngân sách
1. Các bộ phận lập ngân sách theo kỳ, biểu mẫu và giả định thống nhất.
2. Ngân sách phải có cơ sở lập, người chịu trách nhiệm, thời gian sử dụng và chỉ tiêu theo dõi.
3. Bộ phận tài chính tổng hợp, kiểm tra, phân tích và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4. Việc điều chuyển, bổ sung hoặc cắt giảm ngân sách phải xác định nguồn, lý do và cấp phê duyệt.
5. Khoản vượt ngân sách hoặc chưa được dự toán phải có giải trình, nguồn bù đắp và phê duyệt ngoại lệ trước khi cam kết hoặc thanh toán, trừ trường hợp khẩn cấp được quy định riêng.
CHƯƠNG IV. TẠM ỨNG, CÔNG NỢ VÀ THANH TOÁN
Điều 12. Tạm ứng và hoàn ứng
1. Đề nghị tạm ứng phải ghi rõ người nhận, mục đích, số tiền, thời hạn sử dụng và hạn hoàn ứng.
2. Theo dõi khoản tạm ứng theo người nhận, mục đích, ngày phát sinh và tuổi tạm ứng.
3. Người nhận tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích, nộp hồ sơ và hoàn lại số tiền chưa sử dụng trong thời hạn quy định.
4. Tạm ứng mới khi khoản cũ quá hạn chỉ được thực hiện khi có phê duyệt ngoại lệ.
5. Khoản tạm ứng không đủ hồ sơ hoặc sử dụng sai mục đích được xử lý theo quy định nội bộ và pháp luật có liên quan.
Điều 13. Công nợ phải thu
1. Xác định điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng và điều kiện bán chịu theo nhóm khách hàng.
2. Theo dõi số dư, hạn thanh toán, tuổi nợ, trạng thái xử lý và người phụ trách.
3. Ghi nhận lịch sử đối chiếu, liên hệ, cam kết thanh toán, tranh chấp và biện pháp thu hồi.
4. Gia hạn, giảm, xóa, bù trừ hoặc chuyển xử lý công nợ phải có căn cứ và được phê duyệt đúng thẩm quyền.
5. Thực hiện đánh giá khả năng thu hồi và xử lý dự phòng theo chế độ kế toán và chính sách của doanh nghiệp.
Điều 14. Công nợ phải trả
1. Theo dõi nghĩa vụ thanh toán theo nhà cung cấp, hợp đồng, đơn mua hàng, hóa đơn, giao nhận hoặc nghiệm thu và lịch thanh toán.
2. Kiểm tra thông tin người thụ hưởng, tài khoản, số tiền, điều kiện thanh toán và hồ sơ trước khi chi.
3. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp theo định kỳ hoặc khi có chênh lệch.
4. Có cơ chế nhận diện thanh toán trùng, thanh toán sai người thụ hưởng, thanh toán trước hạn không có căn cứ hoặc thanh toán khi hồ sơ chưa đủ.
5. Khoản nợ có tranh chấp, chậm thanh toán hoặc chưa xác định được nghĩa vụ phải được theo dõi và báo cáo riêng.
Điều 15. Hồ sơ và trình tự thanh toán
1. Hồ sơ có thể gồm đề nghị thanh toán, hợp đồng, báo giá, đơn mua hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn, đối chiếu công nợ và tài liệu chứng minh khác tùy loại giao dịch.
2. Trình tự gồm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, kiểm tra ngân sách, đối chiếu giao dịch, xác minh người thụ hưởng, phê duyệt, thanh toán và đối chiếu sau thanh toán.
3. Danh mục hồ sơ tối thiểu và thời hạn xử lý nên được quy định tại phụ lục để thuận tiện cập nhật.
4. Hồ sơ điện tử, chữ ký điện tử và lịch sử phê duyệt được sử dụng khi đáp ứng quy định pháp luật và cơ chế kiểm soát của doanh nghiệp.
Điều 16. Thanh toán không dùng tiền mặt và người lao động thanh toán hộ
1. Các khoản chi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt phải được thực hiện bằng phương thức phù hợp và lưu chứng từ thanh toán.
2. Doanh nghiệp quy định rõ phạm vi, hạn mức và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt; không chia nhỏ giao dịch nhằm né điều kiện kiểm soát hoặc điều kiện thuế.
3. Trường hợp người lao động được giao hoặc ủy quyền thanh toán hộ, văn bản giao hoặc ủy quyền phải xác định người thực hiện, loại giao dịch, hạn mức, hồ sơ và thời hạn quyết toán.
4. Việc doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động phải thực hiện theo phương thức, hồ sơ và điều kiện pháp luật đang áp dụng.
5. Giao dịch bù trừ, trả chậm, trả góp, thanh toán qua bên thứ ba hoặc phương thức đặc thù phải được bộ phận tài chính-kế toán kiểm tra trước khi thực hiện.
CHƯƠNG V. PHÂN CẤP, PHÂN TÁCH VÀ XỬ LÝ NGOẠI LỆ
Điều 17. Phân cấp thẩm quyền
1. Thẩm quyền được xác định theo loại giao dịch, giá trị, ngân sách, đơn vị đề nghị, mức độ rủi ro và tình trạng ngoại lệ.
2. Hạn mức chi tiết được quy định tại phụ lục ma trận phê duyệt.
3. Người được ủy quyền chỉ phê duyệt trong phạm vi, thời hạn và điều kiện được giao; không được ủy quyền lại nếu văn bản ủy quyền không cho phép.
4. Người có lợi ích liên quan đến giao dịch phải kê khai và không tham gia kiểm tra hoặc phê duyệt khi có xung đột lợi ích.
5. Giao dịch vượt thẩm quyền phải được chuyển đúng cấp; việc phê duyệt sau chỉ áp dụng cho trường hợp được quy định và phải nêu rõ lý do.
Điều 18. Phân tách nhiệm vụ
1. Người đề nghị không tự phê duyệt khoản chi của mình.
2. Người tạo hoặc thay đổi thông tin nhà cung cấp không tự phê duyệt thay đổi đó.
3. Người lập và người duyệt lệnh thanh toán phải độc lập trong phạm vi tổ chức cho phép.
4. Người giữ tiền hoặc tài sản không đồng thời tự đối chiếu và xác nhận số dư do mình quản lý.
5. Doanh nghiệp quy mô nhỏ không đủ nhân sự để phân tách đầy đủ phải thiết kế kiểm soát bù trừ, như phê duyệt cấp cao hơn, đối chiếu độc lập hoặc rà soát định kỳ.
Điều 19. Xử lý ngoại lệ và xung đột lợi ích
1. Giao dịch vượt ngân sách, vượt hạn mức, thiếu chứng từ, ngoài lịch, khẩn cấp hoặc có xung đột lợi ích phải được đánh dấu ngoại lệ.
2. Người đề nghị phải giải trình lý do, rủi ro, biện pháp kiểm soát và thời hạn hoàn thiện hồ sơ.
3. Kết quả xử lý phải lưu người duyệt, thời điểm, ý kiến và điều kiện kèm theo.
4. Ngoại lệ lặp lại phải được tổng hợp để xem xét sửa chính sách, quy trình hoặc hạn mức.
5. Người phê duyệt ngoại lệ không được đồng thời là người hưởng lợi trực tiếp từ giao dịch.
CHƯƠNG VI. HÓA ĐƠN, KẾ TOÁN, BÁO CÁO VÀ DỮ LIỆU
Điều 20. Hóa đơn và chứng từ điện tử
1. Quy định kênh tiếp nhận, thời điểm tiếp nhận và người chịu trách nhiệm kiểm tra hóa đơn, chứng từ.
2. Kiểm tra thông tin người bán, người mua, số tiền, thuế, nội dung, thời điểm lập, trạng thái và mối liên hệ với giao dịch thực tế.
3. Tách việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn với việc kiểm tra khoản chi đúng chính sách, đúng ngân sách và đúng thẩm quyền.
4. Hóa đơn sai lệch, bị cảnh báo, bị điều chỉnh hoặc thay thế phải được xử lý và lưu bằng chứng trước khi chuyển thanh toán theo quy định.
5. Phân quyền truy cập, khai thác, xuất, điều chỉnh và lưu trữ dữ liệu; hoạt động quan trọng phải có lịch sử thao tác.
Điều 21. Tổ chức công tác kế toán
1. Ghi nhận, hạch toán, đối chiếu và lập báo cáo theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và chính sách kế toán đã lựa chọn.
2. Doanh nghiệp xây dựng quy trình hoặc quy chế hạch toán kế toán nội bộ phù hợp với mô hình hoạt động, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và trách nhiệm kiểm soát.
3. Điều chỉnh sai sót phải có căn cứ, người thực hiện, người kiểm tra, thời điểm và lịch sử thay đổi.
4. Số liệu giữa kế toán, ngân hàng, hóa đơn, kho, tài sản, công nợ và hệ thống nghiệp vụ phải được đối chiếu định kỳ.
Điều 22. Báo cáo quản trị
1. Báo cáo ngân sách so với thực tế và nguyên nhân chênh lệch.
2. Báo cáo dòng tiền và dự báo dòng tiền.
3. Báo cáo công nợ phải thu, phải trả, tuổi nợ và nghĩa vụ đến hạn.
4. Báo cáo tạm ứng chưa hoàn, khoản chi thiếu hồ sơ và giao dịch ngoại lệ.
5. Báo cáo tài sản, hàng tồn kho, chi phí theo bộ phận hoặc dự án khi phù hợp.
6. Danh mục báo cáo, người lập, người nhận, thời hạn và nguồn dữ liệu được quy định tại phụ lục.
Điều 23. Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu và quyền truy cập
1. Hồ sơ tài chính-kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn, định dạng và phương thức đáp ứng quy định pháp luật và nhu cầu kiểm tra.
2. Quyền truy cập hệ thống và dữ liệu được cấp theo vai trò, nguyên tắc cần biết và phạm vi công việc.
3. Tài khoản dùng chung chỉ được sử dụng khi thật sự cần thiết và có biện pháp nhận diện người thao tác.
4. Dữ liệu quan trọng phải được sao lưu, bảo vệ, phục hồi và kiểm tra định kỳ.
5. Việc cung cấp, xuất, sửa hoặc xóa dữ liệu phải được phê duyệt và lưu vết.
CHƯƠNG VII. PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 24. Phân phối lợi nhuận và xử lý lỗ
1. Việc trích lập quỹ, phân phối lợi nhuận và chi trả cổ tức phải căn cứ kết quả kinh doanh, nghĩa vụ tài chính, điều lệ và quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc cơ quan được giao thẩm quyền.
2. Cổ tức chỉ được chi trả khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật và công ty bảo đảm thanh toán các khoản nợ, nghĩa vụ tài sản đến hạn.
3. Hồ sơ phải thể hiện nghị quyết hoặc quyết định, danh sách người nhận, số tiền, thời điểm, phương thức chi trả và nghĩa vụ thuế liên quan.
4. Lỗ được xử lý theo phương án và thẩm quyền quy định trong điều lệ và pháp luật áp dụng.
Điều 25. Kiểm tra, hiệu lực và sửa đổi
1. Bộ phận tài chính-kế toán, kiểm soát nội bộ hoặc đơn vị được giao theo dõi việc thực hiện quy chế.
2. Vi phạm được xem xét theo tính chất, mức độ, hậu quả và quy định nội bộ có liên quan.
3. Quy chế có hiệu lực từ [NGÀY/THÁNG/NĂM] và thay thế [VĂN BẢN TRƯỚC ĐÂY, NẾU CÓ].
4. Mọi sửa đổi phải ghi phiên bản, ngày hiệu lực, nội dung thay đổi và người phê duyệt.
5. Quy chế được rà soát định kỳ và khi có thay đổi pháp luật, điều lệ, tổ chức, quy trình, hệ thống hoặc mô hình kinh doanh.
6. Các bộ phận, đơn vị và cá nhân thuộc phạm vi áp dụng có trách nhiệm thực hiện quy chế này.
[CHỨC DANH NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu áp dụng)
[HỌ VÀ TÊN]
Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH một thành viên
Mẫu này phù hợp với công ty TNHH một thành viên, trong đó quyền quyết định tài chính gắn với chủ sở hữu, Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên theo mô hình quản trị thực tế. Doanh nghiệp cần rà soát phần quản lý vốn điều lệ, giao dịch với chủ sở hữu, thẩm quyền của từng chức danh và cơ chế phân phối lợi nhuận trước khi áp dụng.
[TÊN CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Ban hành kèm theo Quyết định số [SỐ] ngày [NGÀY/THÁNG/NĂM] của [CHỦ SỞ HỮU/CHỦ TỊCH CÔNG TY/HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN/CHỦ THỂ CÓ THẨM QUYỀN THEO ĐIỀU LỆ].
CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích
1. Thiết lập nguyên tắc quản lý và sử dụng nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
2. Xác định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận.
3. Chuẩn hóa việc lập ngân sách, đề nghị, kiểm tra, phê duyệt, thanh toán, ghi nhận và báo cáo.
4. Tạo cơ sở kiểm tra, đối chiếu, giải trình và xử lý ngoại lệ.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh
1. Quản lý vốn và nguồn vốn.
2. Quản lý tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho.
3. Quản lý doanh thu, chi phí, ngân sách, tạm ứng, hoàn ứng và công nợ.
4. Phân cấp thẩm quyền, hồ sơ thanh toán, phương thức thanh toán và xử lý ngoại lệ.
5. Quản lý hóa đơn, chứng từ, dữ liệu, kế toán, báo cáo và phân phối lợi nhuận.
Điều 3. Đối tượng áp dụng
Áp dụng đối với chủ sở hữu công ty, Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, bộ phận tài chính-kế toán, đơn vị trực thuộc và cá nhân có liên quan theo điều lệ.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý tài chính
1. Giao dịch phải phục vụ hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp và phù hợp với chính sách nội bộ.
2. Giao dịch phải đúng ngân sách, hạn mức và thẩm quyền; trường hợp ngoại lệ phải được phê duyệt riêng.
3. Hồ sơ phải đầy đủ, trung thực, nhất quán và có thể truy xuất.
4. Phải phân tách hợp lý người đề nghị, người kiểm tra, người phê duyệt, người thanh toán và người đối chiếu.
5. Không chia nhỏ giao dịch, thay đổi bản chất giao dịch hoặc sử dụng người trung gian nhằm né hạn mức hay điều kiện kiểm soát.
6. Mọi sửa đổi, ủy quyền và ngoại lệ phải xác định rõ người phê duyệt, thời hạn và điều kiện áp dụng.
CHƯƠNG II. QUẢN LÝ VỐN, TIỀN VÀ TÀI SẢN
Điều 5. Quản lý vốn và nguồn vốn
1. Vốn của công ty gồm vốn điều lệ do chủ sở hữu cam kết góp, các khoản vay, lợi nhuận giữ lại và nguồn hợp pháp khác.
2. Việc góp đủ, tăng, giảm hoặc điều chỉnh vốn điều lệ phải được chủ sở hữu hoặc chủ thể có thẩm quyền quyết định và thực hiện theo pháp luật.
3. Chủ sở hữu không được rút vốn bằng hình thức khác với cơ chế pháp luật cho phép; giao dịch giữa công ty với chủ sở hữu hoặc người có liên quan phải có căn cứ, điều kiện và hồ sơ rõ ràng.
4. Vay, cho vay, bảo lãnh, thế chấp, cầm cố, góp vốn, đầu tư và thoái vốn phải được phê duyệt theo điều lệ.
5. Công ty theo dõi riêng nghĩa vụ, khoản phải thu, phải trả và phân phối lợi ích với chủ sở hữu.
Điều 6. Quản lý tiền mặt
1. Doanh nghiệp quy định hạn mức tồn quỹ và phạm vi các khoản được phép thanh toán bằng tiền mặt theo từng thời kỳ.
2. Mọi khoản thu, chi phải có phiếu và hồ sơ kèm theo; người nhận hoặc nộp tiền phải xác nhận theo hình thức phù hợp.
3. Thủ quỹ không đồng thời là người phê duyệt và người ghi sổ cùng một giao dịch, trừ trường hợp có kiểm soát bù trừ được phê duyệt.
4. Thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ, đột xuất và khi thay đổi người quản lý quỹ; chênh lệch phải được lập biên bản và xử lý đúng thẩm quyền.
Điều 7. Quản lý tài khoản ngân hàng
1. Chỉ sử dụng tài khoản được mở, đăng ký và phê duyệt hợp lệ cho hoạt động của doanh nghiệp.
2. Phân tách người lập, người kiểm tra và người duyệt lệnh thanh toán; quyền truy cập phải được rà soát định kỳ.
3. Việc mở, đóng, thay đổi người sử dụng, hạn mức hoặc phương thức xác thực phải được phê duyệt và lưu vết.
4. Thay đổi thông tin tài khoản nhà cung cấp phải được xác minh độc lập trước khi thanh toán.
5. Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán theo định kỳ và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch.
Điều 8. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho
1. Mua sắm phải căn cứ nhu cầu, kế hoạch, ngân sách và thẩm quyền được giao.
2. Tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho phải được ghi nhận, mã hóa hoặc nhận diện, bàn giao và theo dõi người hoặc đơn vị chịu trách nhiệm.
3. Nhập, xuất, điều chuyển, sửa chữa, cho mượn, thanh lý hoặc nhượng bán phải có hồ sơ và phê duyệt phù hợp.
4. Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất; chênh lệch phải được xác định nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý.
5. Việc ghi nhận, phân bổ, khấu hao hoặc lập dự phòng thực hiện theo chế độ kế toán và chính sách của doanh nghiệp.
CHƯƠNG III. DOANH THU, CHI PHÍ VÀ NGÂN SÁCH
Điều 9. Quản lý doanh thu
1. Theo dõi doanh thu theo hợp đồng, khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, thời điểm ghi nhận và trạng thái thu tiền.
2. Điều kiện giá bán, chiết khấu, giảm trừ, hoàn tiền, hủy giao dịch hoặc điều chỉnh doanh thu phải được quy định và phê duyệt theo thẩm quyền.
3. Doanh thu, hóa đơn, giao hàng hoặc nghiệm thu và công nợ phải được đối chiếu theo định kỳ.
4. Khoản thu chưa xác định được nội dung hoặc đối tượng phải được theo dõi riêng và xử lý trong thời hạn quy định.
Điều 10. Quản lý chi phí
1. Mỗi khoản chi phải xác định mục đích, người đề nghị, đơn vị sử dụng, ngân sách, trung tâm chi phí và đối tượng hưởng lợi khi cần thiết.
2. Hồ sơ thanh toán được xác định theo từng loại giao dịch và mức độ rủi ro.
3. Khoản chi vượt hạn mức, vượt ngân sách, thiếu hồ sơ hoặc có xung đột lợi ích phải đi theo luồng phê duyệt ngoại lệ.
4. Chi tiêu đúng ngân sách không đồng nghĩa với đúng chính sách; hóa đơn hợp lệ không tự động làm cho khoản chi đủ điều kiện thanh toán hoặc được chấp nhận về thuế.
5. Các khoản chi cho người lao động, công tác phí, tiếp khách, phúc lợi hoặc định mức thường xuyên nên được quy định tại phụ lục hoặc quy chế chuyên biệt.
Điều 11. Lập và kiểm soát ngân sách
1. Các bộ phận lập ngân sách theo kỳ, biểu mẫu và giả định thống nhất.
2. Ngân sách phải có cơ sở lập, người chịu trách nhiệm, thời gian sử dụng và chỉ tiêu theo dõi.
3. Bộ phận tài chính tổng hợp, kiểm tra, phân tích và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4. Việc điều chuyển, bổ sung hoặc cắt giảm ngân sách phải xác định nguồn, lý do và cấp phê duyệt.
5. Khoản vượt ngân sách hoặc chưa được dự toán phải có giải trình, nguồn bù đắp và phê duyệt ngoại lệ trước khi cam kết hoặc thanh toán, trừ trường hợp khẩn cấp được quy định riêng.
CHƯƠNG IV. TẠM ỨNG, CÔNG NỢ VÀ THANH TOÁN
Điều 12. Tạm ứng và hoàn ứng
1. Đề nghị tạm ứng phải ghi rõ người nhận, mục đích, số tiền, thời hạn sử dụng và hạn hoàn ứng.
2. Theo dõi khoản tạm ứng theo người nhận, mục đích, ngày phát sinh và tuổi tạm ứng.
3. Người nhận tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích, nộp hồ sơ và hoàn lại số tiền chưa sử dụng trong thời hạn quy định.
4. Tạm ứng mới khi khoản cũ quá hạn chỉ được thực hiện khi có phê duyệt ngoại lệ.
5. Khoản tạm ứng không đủ hồ sơ hoặc sử dụng sai mục đích được xử lý theo quy định nội bộ và pháp luật có liên quan.
Điều 13. Công nợ phải thu
1. Xác định điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng và điều kiện bán chịu theo nhóm khách hàng.
2. Theo dõi số dư, hạn thanh toán, tuổi nợ, trạng thái xử lý và người phụ trách.
3. Ghi nhận lịch sử đối chiếu, liên hệ, cam kết thanh toán, tranh chấp và biện pháp thu hồi.
4. Gia hạn, giảm, xóa, bù trừ hoặc chuyển xử lý công nợ phải có căn cứ và được phê duyệt đúng thẩm quyền.
5. Thực hiện đánh giá khả năng thu hồi và xử lý dự phòng theo chế độ kế toán và chính sách của doanh nghiệp.
Điều 14. Công nợ phải trả
1. Theo dõi nghĩa vụ thanh toán theo nhà cung cấp, hợp đồng, đơn mua hàng, hóa đơn, giao nhận hoặc nghiệm thu và lịch thanh toán.
2. Kiểm tra thông tin người thụ hưởng, tài khoản, số tiền, điều kiện thanh toán và hồ sơ trước khi chi.
3. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp theo định kỳ hoặc khi có chênh lệch.
4. Có cơ chế nhận diện thanh toán trùng, thanh toán sai người thụ hưởng, thanh toán trước hạn không có căn cứ hoặc thanh toán khi hồ sơ chưa đủ.
5. Khoản nợ có tranh chấp, chậm thanh toán hoặc chưa xác định được nghĩa vụ phải được theo dõi và báo cáo riêng.
Điều 15. Hồ sơ và trình tự thanh toán
1. Hồ sơ có thể gồm đề nghị thanh toán, hợp đồng, báo giá, đơn mua hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn, đối chiếu công nợ và tài liệu chứng minh khác tùy loại giao dịch.
2. Trình tự gồm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, kiểm tra ngân sách, đối chiếu giao dịch, xác minh người thụ hưởng, phê duyệt, thanh toán và đối chiếu sau thanh toán.
3. Danh mục hồ sơ tối thiểu và thời hạn xử lý nên được quy định tại phụ lục để thuận tiện cập nhật.
4. Hồ sơ điện tử, chữ ký điện tử và lịch sử phê duyệt được sử dụng khi đáp ứng quy định pháp luật và cơ chế kiểm soát của doanh nghiệp.
Điều 16. Thanh toán không dùng tiền mặt và người lao động thanh toán hộ
1. Các khoản chi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt phải được thực hiện bằng phương thức phù hợp và lưu chứng từ thanh toán.
2. Doanh nghiệp quy định rõ phạm vi, hạn mức và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt; không chia nhỏ giao dịch nhằm né điều kiện kiểm soát hoặc điều kiện thuế.
3. Trường hợp người lao động được giao hoặc ủy quyền thanh toán hộ, văn bản giao hoặc ủy quyền phải xác định người thực hiện, loại giao dịch, hạn mức, hồ sơ và thời hạn quyết toán.
4. Việc doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động phải thực hiện theo phương thức, hồ sơ và điều kiện pháp luật đang áp dụng.
5. Giao dịch bù trừ, trả chậm, trả góp, thanh toán qua bên thứ ba hoặc phương thức đặc thù phải được bộ phận tài chính-kế toán kiểm tra trước khi thực hiện.
CHƯƠNG V. PHÂN CẤP, PHÂN TÁCH VÀ XỬ LÝ NGOẠI LỆ
Điều 17. Phân cấp thẩm quyền
1. Thẩm quyền được xác định theo loại giao dịch, giá trị, ngân sách, đơn vị đề nghị, mức độ rủi ro và tình trạng ngoại lệ.
2. Hạn mức chi tiết được quy định tại phụ lục ma trận phê duyệt.
3. Người được ủy quyền chỉ phê duyệt trong phạm vi, thời hạn và điều kiện được giao; không được ủy quyền lại nếu văn bản ủy quyền không cho phép.
4. Người có lợi ích liên quan đến giao dịch phải kê khai và không tham gia kiểm tra hoặc phê duyệt khi có xung đột lợi ích.
5. Giao dịch vượt thẩm quyền phải được chuyển đúng cấp; việc phê duyệt sau chỉ áp dụng cho trường hợp được quy định và phải nêu rõ lý do.
Điều 18. Phân tách nhiệm vụ
1. Người đề nghị không tự phê duyệt khoản chi của mình.
2. Người tạo hoặc thay đổi thông tin nhà cung cấp không tự phê duyệt thay đổi đó.
3. Người lập và người duyệt lệnh thanh toán phải độc lập trong phạm vi tổ chức cho phép.
4. Người giữ tiền hoặc tài sản không đồng thời tự đối chiếu và xác nhận số dư do mình quản lý.
5. Doanh nghiệp quy mô nhỏ không đủ nhân sự để phân tách đầy đủ phải thiết kế kiểm soát bù trừ, như phê duyệt cấp cao hơn, đối chiếu độc lập hoặc rà soát định kỳ.
Điều 19. Xử lý ngoại lệ và xung đột lợi ích
1. Giao dịch vượt ngân sách, vượt hạn mức, thiếu chứng từ, ngoài lịch, khẩn cấp hoặc có xung đột lợi ích phải được đánh dấu ngoại lệ.
2. Người đề nghị phải giải trình lý do, rủi ro, biện pháp kiểm soát và thời hạn hoàn thiện hồ sơ.
3. Kết quả xử lý phải lưu người duyệt, thời điểm, ý kiến và điều kiện kèm theo.
4. Ngoại lệ lặp lại phải được tổng hợp để xem xét sửa chính sách, quy trình hoặc hạn mức.
5. Người phê duyệt ngoại lệ không được đồng thời là người hưởng lợi trực tiếp từ giao dịch.
CHƯƠNG VI. HÓA ĐƠN, KẾ TOÁN, BÁO CÁO VÀ DỮ LIỆU
Điều 20. Hóa đơn và chứng từ điện tử
1. Quy định kênh tiếp nhận, thời điểm tiếp nhận và người chịu trách nhiệm kiểm tra hóa đơn, chứng từ.
2. Kiểm tra thông tin người bán, người mua, số tiền, thuế, nội dung, thời điểm lập, trạng thái và mối liên hệ với giao dịch thực tế.
3. Tách việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn với việc kiểm tra khoản chi đúng chính sách, đúng ngân sách và đúng thẩm quyền.
4. Hóa đơn sai lệch, bị cảnh báo, bị điều chỉnh hoặc thay thế phải được xử lý và lưu bằng chứng trước khi chuyển thanh toán theo quy định.
5. Phân quyền truy cập, khai thác, xuất, điều chỉnh và lưu trữ dữ liệu; hoạt động quan trọng phải có lịch sử thao tác.
Điều 21. Tổ chức công tác kế toán
1. Ghi nhận, hạch toán, đối chiếu và lập báo cáo theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và chính sách kế toán đã lựa chọn.
2. Doanh nghiệp xây dựng quy trình hoặc quy chế hạch toán kế toán nội bộ phù hợp với mô hình hoạt động, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và trách nhiệm kiểm soát.
3. Điều chỉnh sai sót phải có căn cứ, người thực hiện, người kiểm tra, thời điểm và lịch sử thay đổi.
4. Số liệu giữa kế toán, ngân hàng, hóa đơn, kho, tài sản, công nợ và hệ thống nghiệp vụ phải được đối chiếu định kỳ.
Điều 22. Báo cáo quản trị
1. Báo cáo ngân sách so với thực tế và nguyên nhân chênh lệch.
2. Báo cáo dòng tiền và dự báo dòng tiền.
3. Báo cáo công nợ phải thu, phải trả, tuổi nợ và nghĩa vụ đến hạn.
4. Báo cáo tạm ứng chưa hoàn, khoản chi thiếu hồ sơ và giao dịch ngoại lệ.
5. Báo cáo tài sản, hàng tồn kho, chi phí theo bộ phận hoặc dự án khi phù hợp.
6. Danh mục báo cáo, người lập, người nhận, thời hạn và nguồn dữ liệu được quy định tại phụ lục.
Điều 23. Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu và quyền truy cập
1. Hồ sơ tài chính-kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn, định dạng và phương thức đáp ứng quy định pháp luật và nhu cầu kiểm tra.
2. Quyền truy cập hệ thống và dữ liệu được cấp theo vai trò, nguyên tắc cần biết và phạm vi công việc.
3. Tài khoản dùng chung chỉ được sử dụng khi thật sự cần thiết và có biện pháp nhận diện người thao tác.
4. Dữ liệu quan trọng phải được sao lưu, bảo vệ, phục hồi và kiểm tra định kỳ.
5. Việc cung cấp, xuất, sửa hoặc xóa dữ liệu phải được phê duyệt và lưu vết.
CHƯƠNG VII. PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 24. Phân phối lợi nhuận và xử lý lỗ
1. Lợi nhuận sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính được phân phối theo quyết định của chủ sở hữu công ty và điều lệ.
2. Việc trích lập quỹ, chuyển lợi nhuận cho chủ sở hữu hoặc xử lý lỗ phải có quyết định và hồ sơ đầy đủ.
3. Không phân phối lợi nhuận khi công ty không bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn theo quy định.
4. Giao dịch phân phối phải được ghi nhận, kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế theo pháp luật áp dụng.
Điều 25. Kiểm tra, hiệu lực và sửa đổi
1. Bộ phận tài chính-kế toán, kiểm soát nội bộ hoặc đơn vị được giao theo dõi việc thực hiện quy chế.
2. Vi phạm được xem xét theo tính chất, mức độ, hậu quả và quy định nội bộ có liên quan.
3. Quy chế có hiệu lực từ [NGÀY/THÁNG/NĂM] và thay thế [VĂN BẢN TRƯỚC ĐÂY, NẾU CÓ].
4. Mọi sửa đổi phải ghi phiên bản, ngày hiệu lực, nội dung thay đổi và người phê duyệt.
5. Quy chế được rà soát định kỳ và khi có thay đổi pháp luật, điều lệ, tổ chức, quy trình, hệ thống hoặc mô hình kinh doanh.
6. Các bộ phận, đơn vị và cá nhân thuộc phạm vi áp dụng có trách nhiệm thực hiện quy chế này.
[CHỨC DANH NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu áp dụng)
[HỌ VÀ TÊN]
Mẫu quy chế tài chính công ty TNHH hai thành viên trở lên
Mẫu này dành cho công ty TNHH hai thành viên trở lên, nhấn mạnh vai trò của Hội đồng thành viên, phần vốn góp, giao dịch với thành viên, thẩm quyền phê duyệt và cơ chế phân chia lợi nhuận. Trước khi ký ban hành, công ty cần điều chỉnh nội dung theo điều lệ, tỷ lệ vốn góp và phạm vi quyết định của từng chức danh.
[TÊN CÔNG TY TNHH HAI THÀNH VIÊN TRỞ LÊN]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
Ban hành kèm theo Quyết định số [SỐ] ngày [NGÀY/THÁNG/NĂM] của [HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN/CHỦ THỂ CÓ THẨM QUYỀN THEO ĐIỀU LỆ].
CHƯƠNG I. QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Mục đích
1. Thiết lập nguyên tắc quản lý và sử dụng nguồn lực tài chính của doanh nghiệp.
2. Xác định trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận.
3. Chuẩn hóa việc lập ngân sách, đề nghị, kiểm tra, phê duyệt, thanh toán, ghi nhận và báo cáo.
4. Tạo cơ sở kiểm tra, đối chiếu, giải trình và xử lý ngoại lệ.
Điều 2. Phạm vi điều chỉnh
1. Quản lý vốn và nguồn vốn.
2. Quản lý tiền mặt, tài khoản ngân hàng, tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho.
3. Quản lý doanh thu, chi phí, ngân sách, tạm ứng, hoàn ứng và công nợ.
4. Phân cấp thẩm quyền, hồ sơ thanh toán, phương thức thanh toán và xử lý ngoại lệ.
5. Quản lý hóa đơn, chứng từ, dữ liệu, kế toán, báo cáo và phân phối lợi nhuận.
Điều 3. Đối tượng áp dụng
Áp dụng đối với Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, bộ phận tài chính-kế toán, đơn vị trực thuộc và cá nhân có liên quan theo điều lệ.
Điều 4. Nguyên tắc quản lý tài chính
1. Giao dịch phải phục vụ hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp và phù hợp với chính sách nội bộ.
2. Giao dịch phải đúng ngân sách, hạn mức và thẩm quyền; trường hợp ngoại lệ phải được phê duyệt riêng.
3. Hồ sơ phải đầy đủ, trung thực, nhất quán và có thể truy xuất.
4. Phải phân tách hợp lý người đề nghị, người kiểm tra, người phê duyệt, người thanh toán và người đối chiếu.
5. Không chia nhỏ giao dịch, thay đổi bản chất giao dịch hoặc sử dụng người trung gian nhằm né hạn mức hay điều kiện kiểm soát.
6. Mọi sửa đổi, ủy quyền và ngoại lệ phải xác định rõ người phê duyệt, thời hạn và điều kiện áp dụng.
CHƯƠNG II. QUẢN LÝ VỐN, TIỀN VÀ TÀI SẢN
Điều 5. Quản lý vốn và nguồn vốn
1. Vốn của công ty gồm phần vốn góp của các thành viên, các khoản vay, lợi nhuận giữ lại và nguồn hợp pháp khác.
2. Việc góp đủ, tăng, giảm vốn điều lệ, mua lại hoặc chuyển nhượng phần vốn góp phải tuân thủ điều lệ, nghị quyết của Hội đồng thành viên và pháp luật áp dụng.
3. Vay, cho vay, bảo lãnh, thế chấp, cầm cố, góp vốn, đầu tư và thoái vốn phải được phê duyệt theo thẩm quyền.
4. Giao dịch với thành viên, người quản lý hoặc người có liên quan phải được nhận diện, công khai và xử lý xung đột lợi ích.
5. Công ty theo dõi đầy đủ phần vốn góp, nghĩa vụ góp vốn, khoản phải thu, phải trả và lợi ích liên quan đến từng thành viên.
Điều 6. Quản lý tiền mặt
1. Doanh nghiệp quy định hạn mức tồn quỹ và phạm vi các khoản được phép thanh toán bằng tiền mặt theo từng thời kỳ.
2. Mọi khoản thu, chi phải có phiếu và hồ sơ kèm theo; người nhận hoặc nộp tiền phải xác nhận theo hình thức phù hợp.
3. Thủ quỹ không đồng thời là người phê duyệt và người ghi sổ cùng một giao dịch, trừ trường hợp có kiểm soát bù trừ được phê duyệt.
4. Thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ, đột xuất và khi thay đổi người quản lý quỹ; chênh lệch phải được lập biên bản và xử lý đúng thẩm quyền.
Điều 7. Quản lý tài khoản ngân hàng
1. Chỉ sử dụng tài khoản được mở, đăng ký và phê duyệt hợp lệ cho hoạt động của doanh nghiệp.
2. Phân tách người lập, người kiểm tra và người duyệt lệnh thanh toán; quyền truy cập phải được rà soát định kỳ.
3. Việc mở, đóng, thay đổi người sử dụng, hạn mức hoặc phương thức xác thực phải được phê duyệt và lưu vết.
4. Thay đổi thông tin tài khoản nhà cung cấp phải được xác minh độc lập trước khi thanh toán.
5. Đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ kế toán theo định kỳ và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch.
Điều 8. Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho
1. Mua sắm phải căn cứ nhu cầu, kế hoạch, ngân sách và thẩm quyền được giao.
2. Tài sản, công cụ dụng cụ và hàng tồn kho phải được ghi nhận, mã hóa hoặc nhận diện, bàn giao và theo dõi người hoặc đơn vị chịu trách nhiệm.
3. Nhập, xuất, điều chuyển, sửa chữa, cho mượn, thanh lý hoặc nhượng bán phải có hồ sơ và phê duyệt phù hợp.
4. Thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất; chênh lệch phải được xác định nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý.
5. Việc ghi nhận, phân bổ, khấu hao hoặc lập dự phòng thực hiện theo chế độ kế toán và chính sách của doanh nghiệp.
CHƯƠNG III. DOANH THU, CHI PHÍ VÀ NGÂN SÁCH
Điều 9. Quản lý doanh thu
1. Theo dõi doanh thu theo hợp đồng, khách hàng, sản phẩm hoặc dịch vụ, thời điểm ghi nhận và trạng thái thu tiền.
2. Điều kiện giá bán, chiết khấu, giảm trừ, hoàn tiền, hủy giao dịch hoặc điều chỉnh doanh thu phải được quy định và phê duyệt theo thẩm quyền.
3. Doanh thu, hóa đơn, giao hàng hoặc nghiệm thu và công nợ phải được đối chiếu theo định kỳ.
4. Khoản thu chưa xác định được nội dung hoặc đối tượng phải được theo dõi riêng và xử lý trong thời hạn quy định.
Điều 10. Quản lý chi phí
1. Mỗi khoản chi phải xác định mục đích, người đề nghị, đơn vị sử dụng, ngân sách, trung tâm chi phí và đối tượng hưởng lợi khi cần thiết.
2. Hồ sơ thanh toán được xác định theo từng loại giao dịch và mức độ rủi ro.
3. Khoản chi vượt hạn mức, vượt ngân sách, thiếu hồ sơ hoặc có xung đột lợi ích phải đi theo luồng phê duyệt ngoại lệ.
4. Chi tiêu đúng ngân sách không đồng nghĩa với đúng chính sách; hóa đơn hợp lệ không tự động làm cho khoản chi đủ điều kiện thanh toán hoặc được chấp nhận về thuế.
5. Các khoản chi cho người lao động, công tác phí, tiếp khách, phúc lợi hoặc định mức thường xuyên nên được quy định tại phụ lục hoặc quy chế chuyên biệt.
Điều 11. Lập và kiểm soát ngân sách
1. Các bộ phận lập ngân sách theo kỳ, biểu mẫu và giả định thống nhất.
2. Ngân sách phải có cơ sở lập, người chịu trách nhiệm, thời gian sử dụng và chỉ tiêu theo dõi.
3. Bộ phận tài chính tổng hợp, kiểm tra, phân tích và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
4. Việc điều chuyển, bổ sung hoặc cắt giảm ngân sách phải xác định nguồn, lý do và cấp phê duyệt.
5. Khoản vượt ngân sách hoặc chưa được dự toán phải có giải trình, nguồn bù đắp và phê duyệt ngoại lệ trước khi cam kết hoặc thanh toán, trừ trường hợp khẩn cấp được quy định riêng.
CHƯƠNG IV. TẠM ỨNG, CÔNG NỢ VÀ THANH TOÁN
Điều 12. Tạm ứng và hoàn ứng
1. Đề nghị tạm ứng phải ghi rõ người nhận, mục đích, số tiền, thời hạn sử dụng và hạn hoàn ứng.
2. Theo dõi khoản tạm ứng theo người nhận, mục đích, ngày phát sinh và tuổi tạm ứng.
3. Người nhận tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích, nộp hồ sơ và hoàn lại số tiền chưa sử dụng trong thời hạn quy định.
4. Tạm ứng mới khi khoản cũ quá hạn chỉ được thực hiện khi có phê duyệt ngoại lệ.
5. Khoản tạm ứng không đủ hồ sơ hoặc sử dụng sai mục đích được xử lý theo quy định nội bộ và pháp luật có liên quan.
Điều 13. Công nợ phải thu
1. Xác định điều khoản thanh toán, hạn mức tín dụng và điều kiện bán chịu theo nhóm khách hàng.
2. Theo dõi số dư, hạn thanh toán, tuổi nợ, trạng thái xử lý và người phụ trách.
3. Ghi nhận lịch sử đối chiếu, liên hệ, cam kết thanh toán, tranh chấp và biện pháp thu hồi.
4. Gia hạn, giảm, xóa, bù trừ hoặc chuyển xử lý công nợ phải có căn cứ và được phê duyệt đúng thẩm quyền.
5. Thực hiện đánh giá khả năng thu hồi và xử lý dự phòng theo chế độ kế toán và chính sách của doanh nghiệp.
Điều 14. Công nợ phải trả
1. Theo dõi nghĩa vụ thanh toán theo nhà cung cấp, hợp đồng, đơn mua hàng, hóa đơn, giao nhận hoặc nghiệm thu và lịch thanh toán.
2. Kiểm tra thông tin người thụ hưởng, tài khoản, số tiền, điều kiện thanh toán và hồ sơ trước khi chi.
3. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp theo định kỳ hoặc khi có chênh lệch.
4. Có cơ chế nhận diện thanh toán trùng, thanh toán sai người thụ hưởng, thanh toán trước hạn không có căn cứ hoặc thanh toán khi hồ sơ chưa đủ.
5. Khoản nợ có tranh chấp, chậm thanh toán hoặc chưa xác định được nghĩa vụ phải được theo dõi và báo cáo riêng.
Điều 15. Hồ sơ và trình tự thanh toán
1. Hồ sơ có thể gồm đề nghị thanh toán, hợp đồng, báo giá, đơn mua hàng, biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu, hóa đơn, đối chiếu công nợ và tài liệu chứng minh khác tùy loại giao dịch.
2. Trình tự gồm tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ, kiểm tra ngân sách, đối chiếu giao dịch, xác minh người thụ hưởng, phê duyệt, thanh toán và đối chiếu sau thanh toán.
3. Danh mục hồ sơ tối thiểu và thời hạn xử lý nên được quy định tại phụ lục để thuận tiện cập nhật.
4. Hồ sơ điện tử, chữ ký điện tử và lịch sử phê duyệt được sử dụng khi đáp ứng quy định pháp luật và cơ chế kiểm soát của doanh nghiệp.
Điều 16. Thanh toán không dùng tiền mặt và người lao động thanh toán hộ
1. Các khoản chi thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt phải được thực hiện bằng phương thức phù hợp và lưu chứng từ thanh toán.
2. Doanh nghiệp quy định rõ phạm vi, hạn mức và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt; không chia nhỏ giao dịch nhằm né điều kiện kiểm soát hoặc điều kiện thuế.
3. Trường hợp người lao động được giao hoặc ủy quyền thanh toán hộ, văn bản giao hoặc ủy quyền phải xác định người thực hiện, loại giao dịch, hạn mức, hồ sơ và thời hạn quyết toán.
4. Việc doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động phải thực hiện theo phương thức, hồ sơ và điều kiện pháp luật đang áp dụng.
5. Giao dịch bù trừ, trả chậm, trả góp, thanh toán qua bên thứ ba hoặc phương thức đặc thù phải được bộ phận tài chính-kế toán kiểm tra trước khi thực hiện.
CHƯƠNG V. PHÂN CẤP, PHÂN TÁCH VÀ XỬ LÝ NGOẠI LỆ
Điều 17. Phân cấp thẩm quyền
1. Thẩm quyền được xác định theo loại giao dịch, giá trị, ngân sách, đơn vị đề nghị, mức độ rủi ro và tình trạng ngoại lệ.
2. Hạn mức chi tiết được quy định tại phụ lục ma trận phê duyệt.
3. Người được ủy quyền chỉ phê duyệt trong phạm vi, thời hạn và điều kiện được giao; không được ủy quyền lại nếu văn bản ủy quyền không cho phép.
4. Người có lợi ích liên quan đến giao dịch phải kê khai và không tham gia kiểm tra hoặc phê duyệt khi có xung đột lợi ích.
5. Giao dịch vượt thẩm quyền phải được chuyển đúng cấp; việc phê duyệt sau chỉ áp dụng cho trường hợp được quy định và phải nêu rõ lý do.
Điều 18. Phân tách nhiệm vụ
1. Người đề nghị không tự phê duyệt khoản chi của mình.
2. Người tạo hoặc thay đổi thông tin nhà cung cấp không tự phê duyệt thay đổi đó.
3. Người lập và người duyệt lệnh thanh toán phải độc lập trong phạm vi tổ chức cho phép.
4. Người giữ tiền hoặc tài sản không đồng thời tự đối chiếu và xác nhận số dư do mình quản lý.
5. Doanh nghiệp quy mô nhỏ không đủ nhân sự để phân tách đầy đủ phải thiết kế kiểm soát bù trừ, như phê duyệt cấp cao hơn, đối chiếu độc lập hoặc rà soát định kỳ.
Điều 19. Xử lý ngoại lệ và xung đột lợi ích
1. Giao dịch vượt ngân sách, vượt hạn mức, thiếu chứng từ, ngoài lịch, khẩn cấp hoặc có xung đột lợi ích phải được đánh dấu ngoại lệ.
2. Người đề nghị phải giải trình lý do, rủi ro, biện pháp kiểm soát và thời hạn hoàn thiện hồ sơ.
3. Kết quả xử lý phải lưu người duyệt, thời điểm, ý kiến và điều kiện kèm theo.
4. Ngoại lệ lặp lại phải được tổng hợp để xem xét sửa chính sách, quy trình hoặc hạn mức.
5. Người phê duyệt ngoại lệ không được đồng thời là người hưởng lợi trực tiếp từ giao dịch.
CHƯƠNG VI. HÓA ĐƠN, KẾ TOÁN, BÁO CÁO VÀ DỮ LIỆU
Điều 20. Hóa đơn và chứng từ điện tử
1. Quy định kênh tiếp nhận, thời điểm tiếp nhận và người chịu trách nhiệm kiểm tra hóa đơn, chứng từ.
2. Kiểm tra thông tin người bán, người mua, số tiền, thuế, nội dung, thời điểm lập, trạng thái và mối liên hệ với giao dịch thực tế.
3. Tách việc kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn với việc kiểm tra khoản chi đúng chính sách, đúng ngân sách và đúng thẩm quyền.
4. Hóa đơn sai lệch, bị cảnh báo, bị điều chỉnh hoặc thay thế phải được xử lý và lưu bằng chứng trước khi chuyển thanh toán theo quy định.
5. Phân quyền truy cập, khai thác, xuất, điều chỉnh và lưu trữ dữ liệu; hoạt động quan trọng phải có lịch sử thao tác.
Điều 21. Tổ chức công tác kế toán
1. Ghi nhận, hạch toán, đối chiếu và lập báo cáo theo chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng và chính sách kế toán đã lựa chọn.
2. Doanh nghiệp xây dựng quy trình hoặc quy chế hạch toán kế toán nội bộ phù hợp với mô hình hoạt động, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ kế toán và trách nhiệm kiểm soát.
3. Điều chỉnh sai sót phải có căn cứ, người thực hiện, người kiểm tra, thời điểm và lịch sử thay đổi.
4. Số liệu giữa kế toán, ngân hàng, hóa đơn, kho, tài sản, công nợ và hệ thống nghiệp vụ phải được đối chiếu định kỳ.
Điều 22. Báo cáo quản trị
1. Báo cáo ngân sách so với thực tế và nguyên nhân chênh lệch.
2. Báo cáo dòng tiền và dự báo dòng tiền.
3. Báo cáo công nợ phải thu, phải trả, tuổi nợ và nghĩa vụ đến hạn.
4. Báo cáo tạm ứng chưa hoàn, khoản chi thiếu hồ sơ và giao dịch ngoại lệ.
5. Báo cáo tài sản, hàng tồn kho, chi phí theo bộ phận hoặc dự án khi phù hợp.
6. Danh mục báo cáo, người lập, người nhận, thời hạn và nguồn dữ liệu được quy định tại phụ lục.
Điều 23. Lưu trữ hồ sơ, dữ liệu và quyền truy cập
1. Hồ sơ tài chính-kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn, định dạng và phương thức đáp ứng quy định pháp luật và nhu cầu kiểm tra.
2. Quyền truy cập hệ thống và dữ liệu được cấp theo vai trò, nguyên tắc cần biết và phạm vi công việc.
3. Tài khoản dùng chung chỉ được sử dụng khi thật sự cần thiết và có biện pháp nhận diện người thao tác.
4. Dữ liệu quan trọng phải được sao lưu, bảo vệ, phục hồi và kiểm tra định kỳ.
5. Việc cung cấp, xuất, sửa hoặc xóa dữ liệu phải được phê duyệt và lưu vết.
CHƯƠNG VII. PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 24. Phân phối lợi nhuận và xử lý lỗ
1. Lợi nhuận sau khi hoàn thành nghĩa vụ tài chính được phân chia theo phần vốn góp hoặc theo cơ chế được quy định trong điều lệ và nghị quyết của Hội đồng thành viên.
2. Việc trích lập quỹ, phân phối lợi nhuận hoặc xử lý lỗ phải được phê duyệt đúng thẩm quyền và có hồ sơ đầy đủ.
3. Không phân phối lợi nhuận khi công ty không bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản đến hạn theo quy định.
4. Khoản phân chia cho thành viên phải được ghi nhận, kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế theo pháp luật áp dụng.
Điều 25. Kiểm tra, hiệu lực và sửa đổi
1. Bộ phận tài chính-kế toán, kiểm soát nội bộ hoặc đơn vị được giao theo dõi việc thực hiện quy chế.
2. Vi phạm được xem xét theo tính chất, mức độ, hậu quả và quy định nội bộ có liên quan.
3. Quy chế có hiệu lực từ [NGÀY/THÁNG/NĂM] và thay thế [VĂN BẢN TRƯỚC ĐÂY, NẾU CÓ].
4. Mọi sửa đổi phải ghi phiên bản, ngày hiệu lực, nội dung thay đổi và người phê duyệt.
5. Quy chế được rà soát định kỳ và khi có thay đổi pháp luật, điều lệ, tổ chức, quy trình, hệ thống hoặc mô hình kinh doanh.
6. Các bộ phận, đơn vị và cá nhân thuộc phạm vi áp dụng có trách nhiệm thực hiện quy chế này.
[CHỨC DANH NGƯỜI KÝ]
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu áp dụng)
[HỌ VÀ TÊN]
Căn cứ pháp lý cần kiểm tra khi xây dựng quy chế tài chính năm 2026
Quy chế tài chính là văn bản nội bộ nên không có một mẫu pháp lý duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Khi xây dựng hoặc cập nhật quy chế, doanh nghiệp cần đối chiếu đồng thời pháp luật doanh nghiệp, điều lệ, chế độ kế toán, quy định thuế, hóa đơn, chứng từ, chữ ký điện tử và các quy định chuyên ngành liên quan.
| Nhóm căn cứ | Nội dung cần kiểm tra | Lưu ý áp dụng |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp và điều lệ | Thẩm quyền của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc | Không xác định người ký chỉ dựa vào tên loại hình doanh nghiệp |
| Kế toán | Chế độ kế toán, chứng từ, sổ kế toán, báo cáo và quy chế hạch toán nội bộ | Doanh nghiệp thuộc đối tượng thông thường cần kiểm tra Thông tư 99/2025/TT-BTC; doanh nghiệp siêu nhỏ kiểm tra chế độ áp dụng riêng |
| Hóa đơn điện tử | Thời điểm lập, nội dung, điều chỉnh, thay thế, trạng thái và lưu trữ | Từ ngày 01/07/2026 cần kiểm tra Nghị định 254/2026/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn có liên quan |
| Thuế TNDN | Điều kiện khoản chi, chứng từ thanh toán, thanh toán hộ và giao dịch đặc thù | Kiểm tra Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Thông tư 20/2026/TT-BTC |
| Thuế GTGT | Điều kiện khấu trừ, phương thức thanh toán và hồ sơ giao dịch | Kiểm tra Nghị định 181/2025/NĐ-CP và văn bản sửa đổi, hướng dẫn còn hiệu lực |
| Chữ ký điện tử và dữ liệu | Giá trị của chữ ký, xác thực, phân quyền, lưu vết và bảo vệ dữ liệu | Kiểm tra Nghị định 23/2025/NĐ-CP cùng quy định chuyên ngành |
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có quy chế tài chính không?
Không nên mặc định mọi doanh nghiệp đều phải lập một văn bản có tên chính xác là “quy chế tài chính”. Pháp luật doanh nghiệp không quy định một mẫu quy chế tài chính chung áp dụng bắt buộc cho mọi công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần có cơ chế nội bộ để xác định thẩm quyền, trách nhiệm, hạn mức, chứng từ và cách phê duyệt các giao dịch tài chính. Cơ chế này có thể được thể hiện trong quy chế tài chính, quy chế chi tiêu, quy trình thanh toán, quyết định phân quyền hoặc các tài liệu quản trị có liên quan.
Ai có thẩm quyền ban hành quy chế tài chính doanh nghiệp?
Thẩm quyền ban hành phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, điều lệ, cơ cấu quản trị, phạm vi nội dung của quy chế và văn bản phân quyền. Cần phân biệt cơ quan phê duyệt nội dung, người ký quyết định ban hành và người được giao tổ chức thực hiện.
| Loại hình | Chủ thể cần đối chiếu | Nội dung phải kiểm tra |
|---|---|---|
| Công ty cổ phần | Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Chủ tịch HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc | Điều lệ, nghị quyết, quy chế quản trị và phạm vi ủy quyền |
| TNHH một thành viên | Chủ sở hữu, Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc | Mô hình quản trị, quyền của chủ sở hữu và phân cấp điều hành |
| TNHH hai thành viên trở lên | Hội đồng thành viên, Chủ tịch HĐTV, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc | Điều lệ, nghị quyết HĐTV, tỷ lệ biểu quyết và ủy quyền |
| Chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc | Doanh nghiệp chủ quản và người đứng đầu đơn vị | Phạm vi phân quyền, hạn mức và trách nhiệm báo cáo |
Khi điền phần “ban hành kèm theo quyết định”, doanh nghiệp nên ghi rõ căn cứ thẩm quyền tại điều lệ, nghị quyết hoặc văn bản ủy quyền thay vì để nhiều chức danh lựa chọn chung mà không có tiêu chí xác định.
Các điểm kiểm soát cần giữ khi điều chỉnh mẫu
Một quy chế hữu ích phải xác định rõ người đề nghị, người kiểm tra, người phê duyệt, người thanh toán, dữ liệu đầu vào, chứng từ, hạn mức, trạng thái và cách xử lý ngoại lệ.
- Chi tiêu đúng ngân sách chưa chắc đúng chính sách.
- Hóa đơn đúng định dạng chưa chắc khoản chi đủ điều kiện thanh toán.
- Nhiều cấp duyệt không đồng nghĩa kiểm soát tốt hơn nếu điều kiện chuyển cấp không rõ.
- Không chia nhỏ giao dịch nhằm né hạn mức phê duyệt hoặc điều kiện thanh toán.
- Hạn mức nên đặt trong phụ lục để dễ cập nhật.
- Mỗi ngoại lệ cần lưu người duyệt, thời điểm, lý do và điều kiện kèm theo.
- Người có lợi ích liên quan không nên tự kiểm tra hoặc phê duyệt giao dịch.
- Quyền truy cập và lịch sử thao tác phải được kiểm soát khi quy trình thực hiện trên hệ thống.
Cách sử dụng và điều chỉnh mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp
Thông tin cần chuẩn bị trước khi điền mẫu
Trước khi điền mẫu, doanh nghiệp nên thu thập điều lệ, sơ đồ tổ chức, văn bản phân quyền, ngân sách, quy trình mua hàng, quy trình thanh toán, chính sách nhân sự và danh mục chứng từ đang sử dụng. Mục tiêu là làm cho nội dung mẫu phản ánh đúng hoạt động thực tế, thay vì tạo thêm một văn bản không thể thực thi.
| Thông tin | Câu hỏi cần trả lời | Tài liệu đối chiếu |
|---|---|---|
| Cơ quan ban hành | Ai phê duyệt nội dung và ai ký quyết định ban hành? | Điều lệ, nghị quyết và văn bản phân quyền |
| Phạm vi áp dụng | Đơn vị, chi nhánh và cá nhân nào phải tuân thủ? | Sơ đồ tổ chức và mô tả chức năng |
| Nhóm giao dịch | Quy chế kiểm soát những nghiệp vụ nào? | Quy trình mua hàng, chi phí, công nợ, tài sản và ngân hàng |
| Hạn mức | Giao dịch ở mức nào cần chuyển lên cấp duyệt cao hơn? | Ngân sách và ma trận phê duyệt |
| Chứng từ | Mỗi loại giao dịch cần hồ sơ nào? | Checklist hồ sơ thanh toán |
| Phương thức thanh toán | Giao dịch nào phải thanh toán không dùng tiền mặt hoặc được phép thanh toán hộ? | Quy định thuế và quy trình thanh toán |
| Ngoại lệ | Ai xử lý giao dịch vượt ngân sách, thiếu chứng từ hoặc có xung đột lợi ích? | Quy trình phê duyệt ngoại lệ |
7 bước điều chỉnh và ban hành mẫu quy chế tài chính
- Chọn mẫu đúng loại hình doanh nghiệp.
- Đối chiếu điều lệ, nghị quyết và văn bản phân quyền.
- Thay toàn bộ nội dung trong dấu ngoặc vuông và xóa các lựa chọn không áp dụng.
- Thiết kế hạn mức và ma trận phê duyệt theo ngân sách, rủi ro và cơ cấu thực tế.
- Quy định hồ sơ, phương thức thanh toán và cách xử lý ngoại lệ theo từng nhóm giao dịch.
- Rà soát văn bản pháp luật, quy định chuyển tiếp và yêu cầu chuyên ngành tại ngày dự kiến ký.
- Ban hành kèm quyết định, phụ lục, phiên bản, ngày hiệu lực và người chịu trách nhiệm cập nhật.
Các phụ lục nên ban hành kèm quy chế tài chính
Phần nguyên tắc nên đặt trong quy chế chính. Các nội dung thường xuyên thay đổi nên được tách thành phụ lục để doanh nghiệp dễ cập nhật mà không phải viết lại toàn bộ văn bản.
| Phụ lục hoặc tài liệu | Nội dung | Khi nào cần cập nhật? |
|---|---|---|
| Quyết định ban hành | Tên quy chế, căn cứ, ngày hiệu lực, phạm vi và trách nhiệm thi hành | Khi ban hành mới hoặc thay thế văn bản cũ |
| Ma trận phê duyệt | Loại giao dịch, hạn mức, người kiểm tra, người duyệt và người thay thế | Khi cơ cấu, chức danh hoặc hạn mức thay đổi |
| Danh mục chứng từ | Hồ sơ tối thiểu theo từng loại giao dịch | Khi quy trình hoặc yêu cầu pháp lý thay đổi |
| Định mức chi tiêu | Công tác phí, tiếp khách, mua sắm, phúc lợi và các khoản chi khác | Khi ngân sách hoặc chính sách nhân sự thay đổi |
| Quy định tạm ứng và thanh toán hộ | Đối tượng, hạn mức, hồ sơ, thời hạn và phương thức hoàn trả | Khi chính sách thanh toán hoặc quy định thuế thay đổi |
| Danh mục báo cáo | Tên báo cáo, người lập, người nhận, thời hạn và nguồn dữ liệu | Khi nhu cầu quản trị thay đổi |
| Lịch sử sửa đổi | Phiên bản, ngày hiệu lực, nội dung và người phê duyệt | Mỗi lần sửa hoặc bổ sung quy chế |
Điều chỉnh mẫu cho công ty cổ phần và công ty TNHH
Công ty cổ phần và công ty TNHH có thể sử dụng cùng một khung nghiệp vụ. Việc các mẫu lặp lại điều khoản về tiền, tài sản, chi phí, ngân sách, công nợ và thanh toán là bình thường vì mỗi mẫu phải có khả năng tồn tại như một văn bản độc lập. Phần khác biệt phải được thể hiện rõ tại cơ cấu quản trị, vốn, giao dịch liên quan, phân phối lợi nhuận và thẩm quyền.
| Nội dung | Công ty cổ phần | Công ty TNHH |
|---|---|---|
| Cơ cấu quản trị | Đối chiếu thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc | Đối chiếu thẩm quyền của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc |
| Quản lý vốn | Làm rõ vốn cổ phần, phát hành, mua lại, cổ đông và giao dịch liên quan | Làm rõ phần vốn góp, nghĩa vụ góp vốn, chuyển nhượng và giao dịch với thành viên hoặc chủ sở hữu |
| Phân phối lợi nhuận | Gắn với điều kiện, nghị quyết và thẩm quyền quyết định cổ tức | Gắn với phần vốn góp hoặc quyết định của chủ sở hữu theo điều lệ |
| Xung đột lợi ích | Kiểm soát giao dịch với cổ đông, người quản lý và người có liên quan | Kiểm soát giao dịch với thành viên, chủ sở hữu và người có liên quan |
| Người ký ban hành | Không xác định chỉ dựa trên tên loại hình công ty. Doanh nghiệp phải đối chiếu điều lệ, phạm vi nội dung, nghị quyết và văn bản phân quyền. | |
Cách xây dựng ma trận phê duyệt chi tiêu
Ma trận phê duyệt xác định người có thẩm quyền dựa trên loại giao dịch, giá trị, ngân sách, mức độ rủi ro và trường hợp ngoại lệ. Việc thêm nhiều cấp duyệt không tự động làm quy trình an toàn hơn nếu điều kiện chuyển cấp và trách nhiệm xử lý không rõ.
| Giao dịch | Điều kiện | Người kiểm tra | Người phê duyệt | Hồ sơ |
|---|---|---|---|---|
| Chi phí trong ngân sách | Trong phạm vi kế hoạch và chính sách đã duyệt | Quản lý ngân sách hoặc tài chính | Trưởng bộ phận theo phân quyền | Đề nghị và chứng từ liên quan |
| Chi phí vượt ngân sách | Vượt kế hoạch hoặc chưa được dự toán | Tài chính-kế toán | Cấp cao hơn theo ma trận | Giải trình, rủi ro và nguồn bổ sung |
| Thanh toán nhà cung cấp | Đến hạn theo hợp đồng và hồ sơ đầy đủ | Kế toán thanh toán | Người có thẩm quyền thanh toán | Hợp đồng, hóa đơn, giao nhận hoặc nghiệm thu |
| Thanh toán hộ | Người lao động được giao hoặc ủy quyền hợp lệ | Tài chính-kế toán | Cấp có thẩm quyền theo hạn mức | Ủy quyền, chứng từ giao dịch và đề nghị hoàn trả |
| Thanh toán ngoại lệ | Thiếu hồ sơ, ngoài lịch hoặc có xung đột lợi ích | Tài chính-kế toán hoặc kiểm soát nội bộ | Cấp duyệt ngoại lệ | Lý do, rủi ro và thời hạn bổ sung hồ sơ |
Cách chuyển quy chế tài chính thành điểm kiểm soát thực tế
Quy chế chỉ tạo ra giá trị khi các điều khoản được chuyển thành dữ liệu, trạng thái, người chịu trách nhiệm và bằng chứng thực hiện. Doanh nghiệp nên kiểm tra từng điều khoản bằng câu hỏi: hệ thống hoặc hồ sơ nào chứng minh quy định này đã được tuân thủ?
| Điều khoản | Dữ liệu cần có | Điểm kiểm soát | Bằng chứng cần lưu |
|---|---|---|---|
| Hạn mức chi tiêu | Người đề nghị, loại chi phí và số tiền | So sánh với hạn mức theo vai trò | Kết quả kiểm tra và cấp phê duyệt |
| Kiểm soát ngân sách | Phòng ban, dự án và ngân sách còn lại | Kiểm tra trước khi cam kết hoặc chuyển duyệt | Số dư và lịch sử điều chỉnh |
| Kiểm tra hồ sơ | Hợp đồng, hóa đơn, giao nhận hoặc nghiệm thu | Đối chiếu theo loại giao dịch | Danh sách hồ sơ và trạng thái thiếu đủ |
| Thanh toán không dùng tiền mặt | Giá trị giao dịch, người thụ hưởng và phương thức thanh toán | Kiểm tra điều kiện pháp lý trước khi lập lệnh | Chứng từ thanh toán và kết quả đối chiếu |
| Phê duyệt ngoại lệ | Lý do, người yêu cầu, rủi ro và cấp duyệt | Chuyển đúng người có thẩm quyền | Người duyệt, thời điểm, ý kiến và điều kiện |
Với nghiệp vụ chi phí, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình quản lý chi phí doanh nghiệp để xác định các bước đề nghị, kiểm tra ngân sách, phê duyệt và báo cáo. Khi email và bảng tính không còn đáp ứng khả năng theo dõi trạng thái, phân quyền và lịch sử thao tác, doanh nghiệp có thể xem xét quản lý chi phí bằng quy trình tập trung. Kết quả triển khai phụ thuộc vào chất lượng quy trình, dữ liệu, cấu hình và mức độ sử dụng thực tế.
Những sai sót thường gặp khi sử dụng mẫu
- Sao chép nguyên mẫu của doanh nghiệp khác: Chức danh, hạn mức và cơ cấu thẩm quyền trong mẫu có thể không phù hợp với điều lệ của doanh nghiệp sử dụng.
- Hiểu việc lặp nội dung giữa các mẫu là lỗi: Mỗi mẫu là một văn bản độc lập nên các điều khoản nghiệp vụ chung cần được trình bày đầy đủ. Lỗi chỉ xảy ra khi số điều hoặc cùng một nội dung bị lặp không chủ đích trong chính một mẫu.
- Không tách hạn mức thành phụ lục: Khi ngân sách hoặc cơ cấu thay đổi, doanh nghiệp phải sửa toàn bộ quy chế thay vì chỉ cập nhật ma trận phê duyệt.
- Chỉ mô tả luồng xử lý thông thường: Quy chế sẽ khó áp dụng khi có giao dịch vượt ngân sách, thiếu chứng từ, người duyệt vắng mặt, thanh toán hộ hoặc xung đột lợi ích.
- Đồng nhất hóa đơn hợp lệ với khoản chi hợp lệ: Hóa đơn có thể đúng định dạng nhưng khoản chi vẫn có thể sai chính sách, vượt hạn mức hoặc không khớp với hợp đồng và giao nhận.
- Không kiểm soát phương thức thanh toán: Hồ sơ có thể đầy đủ nhưng phương thức thanh toán không đáp ứng điều kiện pháp luật hoặc chính sách nội bộ.
- Không ghi nhận phiên bản và ngày hiệu lực: Nhân sự có thể tiếp tục sử dụng hạn mức hoặc quy trình đã hết hiệu lực.
- Khẳng định căn cứ pháp lý là “mới nhất” nhưng không kiểm tra lại: Văn bản về thuế, hóa đơn và kế toán có thể được sửa đổi hoặc thay thế. Mỗi lần cập nhật bài hoặc quy chế phải có ngày kiểm chứng cụ thể.
Checklist trước khi xây dựng bộ quy chế tài chính doanh nghiệp
- Đã xác định đúng loại hình và cơ cấu quản trị.
- Đã đối chiếu với điều lệ, nghị quyết và văn bản phân quyền.
- Đã xác định cơ quan phê duyệt, người ký ban hành và người tổ chức thực hiện.
- Đã xác định phạm vi vốn, tiền, tài sản, chi phí, ngân sách và công nợ.
- Đã phân công người đề nghị, kiểm tra, phê duyệt, thanh toán và đối chiếu.
- Đã xây dựng ma trận hạn mức, quy định ủy quyền và cơ chế ngoại lệ.
- Đã quy định hồ sơ cho từng nhóm giao dịch.
- Đã quy định thanh toán không dùng tiền mặt và trường hợp người lao động thanh toán hộ.
- Đã quy định cách xử lý tạm ứng quá hạn, nợ quá hạn và giao dịch có xung đột lợi ích.
- Đã cập nhật căn cứ về kế toán, thuế, hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và chữ ký điện tử.
- Đã tách các nội dung thường xuyên thay đổi thành phụ lục.
- Đã có quyết định ban hành, bảng lịch sử sửa đổi và ngày hiệu lực.
- Đã có kế hoạch truyền thông, đào tạo và hướng dẫn thực hiện.
- Đã xác định người chịu trách nhiệm rà soát định kỳ.
Câu hỏi thường gặp về mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp
Mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp là gì?
Mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp là khung nội dung tham khảo giúp doanh nghiệp xây dựng nguyên tắc quản lý vốn, tiền, tài sản, doanh thu, chi phí, ngân sách, công nợ, lợi nhuận, báo cáo và thẩm quyền phê duyệt. Doanh nghiệp cần điều chỉnh mẫu theo loại hình pháp lý, điều lệ, cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành thực tế trước khi ban hành.
Mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp gồm những nội dung nào?
Một mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp thường gồm quy định chung, quản lý vốn và tiền, quản lý tài sản, doanh thu, chi phí, ngân sách, tạm ứng, công nợ, thanh toán, thẩm quyền phê duyệt, kế toán, hóa đơn, dữ liệu, báo cáo, phân phối lợi nhuận và trách nhiệm thi hành. Hạn mức và danh mục hồ sơ chi tiết nên được trình bày trong phụ lục.
Các điều khoản giống nhau có được lặp lại trong bốn mẫu không?
Có. Mỗi mẫu dành cho một loại hình doanh nghiệp và phải có khả năng được tải xuống, điều chỉnh, ban hành như một văn bản độc lập. Vì vậy, các điều khoản nghiệp vụ chung như quản lý tiền mặt, ngân hàng, chi phí, ngân sách, công nợ và thanh toán cần được trình bày đầy đủ trong từng mẫu. Chỉ cần tránh trùng số điều hoặc lặp cùng một nội dung không chủ đích trong chính một mẫu.
Có thể tải mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp và sử dụng ngay không?
Không nên sao chép mẫu và ký ban hành ngay. Doanh nghiệp phải rà soát cơ quan ban hành, người có thẩm quyền, chức danh, hạn mức, quy trình thanh toán, hồ sơ bắt buộc, cách xử lý ngoại lệ và trách nhiệm của từng bộ phận để bảo đảm quy chế phù hợp với hoạt động thực tế.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải ban hành quy chế tài chính không?
Không nên mặc định mọi doanh nghiệp đều phải có một văn bản mang đúng tên “quy chế tài chính”. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có cơ chế nội bộ quy định rõ thẩm quyền, trách nhiệm, hạn mức, chứng từ và cách phê duyệt giao dịch tài chính. Cơ chế này có thể được thể hiện trong quy chế tài chính hoặc các quy trình, quy định và quyết định phân quyền có liên quan.
Ai có thẩm quyền ban hành quy chế tài chính doanh nghiệp?
Thẩm quyền ban hành phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, điều lệ, cơ cấu quản trị, phạm vi nội dung của quy chế, nghị quyết và văn bản phân quyền. Doanh nghiệp cần phân biệt cơ quan phê duyệt, người ký quyết định ban hành và người được giao tổ chức thực hiện.
Mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp có cần ban hành kèm quyết định không?
Doanh nghiệp nên ban hành quy chế tài chính kèm quyết định của cơ quan hoặc người có thẩm quyền. Quyết định cần thể hiện tên quy chế, căn cứ thẩm quyền, ngày có hiệu lực, phạm vi áp dụng, trách nhiệm thực hiện và văn bản bị thay thế nếu có.
Quy chế tài chính có giống quy chế chi tiêu nội bộ không?
Không hoàn toàn. Quy chế chi tiêu nội bộ tập trung vào khoản chi, định mức, chứng từ và thẩm quyền phê duyệt. Quy chế tài chính có phạm vi rộng hơn, bao gồm vốn, tiền, tài sản, doanh thu, chi phí, công nợ, ngân sách, lợi nhuận, báo cáo và kiểm soát tài chính.
Có thể dùng chung mẫu quy chế tài chính cho công ty cổ phần và công ty TNHH không?
Có thể dùng chung một khung nghiệp vụ cơ bản, nhưng phải điều chỉnh phần cơ cấu quản trị, quản lý vốn, giao dịch với cổ đông, thành viên hoặc chủ sở hữu, phân phối lợi nhuận, chức danh và thẩm quyền phê duyệt. Các nội dung này phải được đối chiếu với điều lệ và mô hình tổ chức thực tế.
Doanh nghiệp nhỏ có cần xây dựng quy chế tài chính không?
Doanh nghiệp nhỏ vẫn nên có quy định tài chính nội bộ phù hợp với quy mô. Quy chế có thể ngắn gọn nhưng cần làm rõ người đề nghị, người kiểm tra, người phê duyệt, hạn mức chi tiêu, hồ sơ thanh toán, trách nhiệm quản lý tiền và cách xử lý ngoại lệ. Nếu không đủ nhân sự để phân tách nhiệm vụ, cần thiết kế kiểm soát bù trừ.
Quy chế tài chính có làm khoản chi được chấp nhận về thuế không?
Không tự động. Quy chế tài chính có thể hỗ trợ chứng minh chính sách và quy trình phê duyệt nội bộ, nhưng khoản chi vẫn phải đáp ứng điều kiện pháp lý áp dụng đối với giao dịch, hóa đơn, chứng từ, mục đích kinh doanh và phương thức thanh toán.
Quy chế cần quy định gì về thanh toán không dùng tiền mặt?
Quy chế nên nêu nguyên tắc tuân thủ điều kiện pháp luật, phương thức được chấp nhận, người thụ hưởng, chứng từ phải lưu và cách kiểm soát giao dịch trả chậm, trả góp, bù trừ hoặc qua bên thứ ba. Ngưỡng cụ thể có thể đặt trong phụ lục để dễ cập nhật khi pháp luật thay đổi.
Người lao động có được thanh toán hộ doanh nghiệp không?
Có thể áp dụng khi doanh nghiệp có cơ chế giao hoặc ủy quyền phù hợp và giao dịch đáp ứng điều kiện pháp luật. Quy chế cần xác định đối tượng, loại giao dịch, hạn mức, phương thức thanh toán, hồ sơ, thời hạn quyết toán và cách doanh nghiệp hoàn trả.
Có nên ghi hạn mức chi tiêu trong nội dung chính của quy chế không?
Doanh nghiệp nên đưa nguyên tắc phân cấp vào quy chế chính và tách hạn mức cụ thể thành phụ lục hoặc ma trận phê duyệt. Cách trình bày này giúp cập nhật hạn mức, chức danh hoặc cơ cấu phê duyệt mà không phải sửa toàn bộ quy chế.
Mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp nên có những phụ lục nào?
Các phụ lục nên bao gồm ma trận phê duyệt, danh mục chứng từ, định mức chi tiêu, hạn mức tạm ứng, quy định thanh toán hộ, lịch thanh toán, danh mục báo cáo, biểu mẫu đề nghị và bảng lịch sử sửa đổi. Bộ tài liệu cũng nên có quyết định ban hành.
Khi nào doanh nghiệp cần sửa đổi quy chế tài chính?
Quy chế cần được rà soát khi có thay đổi pháp luật, điều lệ, cơ cấu tổ chức, chức danh quản lý, hạn mức phê duyệt, mô hình kinh doanh, quy trình thanh toán, chính sách ngân sách hoặc hệ thống quản trị. Mỗi lần sửa đổi cần ghi rõ phiên bản, ngày hiệu lực, nội dung thay đổi và người phê duyệt.
Quy chế tài chính cần quy định gì về hóa đơn và chứng từ?
Quy chế cần xác định kênh tiếp nhận, người kiểm tra, hồ sơ đối chiếu, điều kiện chuyển sang bước phê duyệt, cách xử lý hóa đơn sai lệch, quyền truy cập dữ liệu và thời hạn lưu trữ. Hóa đơn đúng định dạng không đồng nghĩa khoản chi đã đúng chính sách hoặc đủ điều kiện thanh toán.
Phần mềm có thay thế được quy chế tài chính doanh nghiệp không?
Không. Phần mềm hỗ trợ thực thi quy tắc, kiểm tra hạn mức, định tuyến phê duyệt, lưu chứng từ và ghi lịch sử thao tác. Doanh nghiệp vẫn phải xác định chính sách, vai trò, trách nhiệm, hạn mức và cách xử lý ngoại lệ trước khi cấu hình hệ thống.
Kết luận
Mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp nên được dùng như một khung xây dựng tài liệu nội bộ, không phải văn bản có thể sao chép và ban hành ngay. Việc các mẫu theo loại hình cùng lặp lại những điều khoản nghiệp vụ chung là cần thiết; mỗi file phải đầy đủ và có thể sử dụng độc lập. Giá trị của quy chế nằm ở việc xác định rõ trách nhiệm, thẩm quyền, dữ liệu, hạn mức, chứng từ, phương thức thanh toán và cách xử lý ngoại lệ. Sau khi ban hành, doanh nghiệp cần chuyển các điều khoản thành quy trình đề nghị, kiểm tra, phê duyệt, thanh toán, đối chiếu và lưu lịch sử để quy chế trở thành công cụ kiểm soát thực tế.
