Luồng xử lý hóa đơn là gì? Quy trình thanh toán hóa đơn trên giấy thường gây trở ngại cho sự hiệu suất làm việc của kế toán doanh nghiệp. Theo truyền thống, nhân viên cần phải nhập dữ liệu thủ công và theo dõi tài liệu ở mỗi bước của quy trình tài chính cung ứng. Quá trình nhập dữ liệu thủ công tốn thời gian và có thể dẫn đến các loại sai sót khác nhau, như dữ liệu không chính xác. Tuy nhiên, có một cách tốt hơn để xử lý quy trình khoản phải trả cho các doanh nghiệp.
Hiện nay, hầu hết các công ty tin dùng các giải pháp tài chính tự động để loại bỏ quy trình nhập dữ liệu thủ công trong khi đó vẫn đảm bảo tính nhất quán trong quy trình làm việc và xử lý hóa đơn.
Cho dù bạn hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ hay ngành công nghiệp sản xuất, quản lý hóa đơn khoản phải trả là một phần quan trọng của mọi công ty. Một giải pháp tự động và số hóa có thể giúp công ty của bạn đạt được tính minh bạch và duy trì chu kỳ thanh toán đúng hẹn. Dưới đây là một số điều quan trọng cần biết về quy trình xử lý và phê duyệt hóa đơn mà bạn có thể tham khảo.
Luồng xử lý hóa đơn thủ công
Mỗi doanh nghiệp quản lý hóa đơn của mình một cách khác nhau; do đó, quy trình phê duyệt hóa đơn thay đổi từ công ty này sang công ty khác. Thông thường, quy trình phê duyệt hóa đơn bao gồm một loạt các bước mà công ty thực hiện khi phê duyệt hóa đơn. Nói một cách đơn giản, đó là một hệ thống với các kiểm soát nội bộ nhất định để ngăn chặn thanh toán cho các hóa đơn không được ủy quyền hay trái phép.
- Quy trình xử lý hóa đơn thủ công
Hệ thống kiểm soát nội bộ bắt đầu khi nhận được hóa đơn và và chuẩn bị cho quy trình đối chiếu, kiểm tra về tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn. Hầu hết các công ty thực hiện quy trình so khớp hai chiều và ba chiều để xác minh hóa đơn so với đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và thực hiện thanh toán hóa đơn tương ứng. Ví dụ, các chi tiết trên hóa đơn như số lượng, giá cả, ngày và các chi tiết khác phải khớp với thông tin trên đơn đặt hàng, phiếu nhập kho.
Như bạn có thể thấy, việc giám sát thủ công tất cả các quy trình này mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với một giải pháp xử lý tự động, bạn có thể giải phóng nhân viên khỏi các nhiệm vụ tẻ nhạt và cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao hơn cho tổ chức.
>> Xem thêm: Khoản phải trả 2023: Tự động hóa cải thiện phê duyệt như thế nào?
Luồng xử lý hóa đơn: Phê duyệt hóa đơn tự động
Phê duyệt hóa đơn thông qua một quy trình tự động là điều sẽ mang lại lợi ích cho tổ chức của bạn trong dài hạn. Các phương pháp xử lý hóa đơn thủ công chậm và có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm kế toán thanh toán của bạn.
Bạn có thể làm quy trình hoàn toàn minh bạch bằng cách tối ưu hóa quy trình phê duyệt hóa đơn bằng công cụ tự động. Bạn sẽ có cái nhìn hoàn toàn về dữ liệu khi nhà cung cấp xử lý hóa đơn của bạn và khớp các chi tiết chính xác từ hệ thống tập trung. Dưới đây là một số thành phần cốt lõi của quy trình phê duyệt hóa đơn tự động mà bạn nên biết.
- Hóa đơn điện tử sẽ được phân tích tự động và đối chiếu bởi giải pháp tự động xử lý hóa đơn
- Hầu hết các nền tảng tự động xử lý hóa đơn đi kèm với cơ chế kiểm tra hai chiều và ba chiều. Cơ chế này tăng tốc quá trình xử lý và đối chiếu hóa đơn
- Vì mọi thứ đều tự động, nên dữ liệu tập trung và có tính nhất quán. Người dùng có thông tin chi tiết về quy trình quản lý khoản phải trả
- Bằng cách triển khai một giải pháp tự động hóa quy trình phải trả bạn không cần lo lắng về gian lận, hay sai sót liên quan đến hóa đơn
- Giảm chi phí và thời gian xử lý
- Hiệu suất của đội ngũ kế toán tăng lên
Tự động hóa là chìa khóa đến thành công
Xử lý hóa đơn thủ công có thể tạo ra quy trình làm việc kém hiệu quả gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi xử lý hóa đơn và quản lý khoản phải trả một cách thủ công, quy trình này mất nhất nhiều thời gian. Việc phê duyệt hóa đơn có thể mất hàng tuần hoặc thậm chí là hàng tháng.
Hay nói cách khác, trong quy trình quản lý hóa đơn khoản phải trả thủ công luôn có sự không chức chắc. Các doanh nghiệp nay cần phải cạnh tranh trong tất cả mọi bộ phận. Với luồng công việc phê duyệt hóa đơn trong phần mềm quản lý khoản phải trả doanh nghiệp dễ dàng số hóa nghiệp vụ kế toán với thời gian xử lý nhanh chóng.
Những công nghệ và giải pháp tự động hóa mới này đang thay đổi cách các doanh nghiệp quản lý và vận hành quy trình của họ. Đặc biệt, các doanh nghiệp đang tìm cách đầu tư vào các công nghệ hiện đại để cải thiện các quy trình hiện có và để đứng trước đối thủ của họ.
Những doanh nghiệp đã triển khai phần mềm tự động hóa quy trình của họ đang chứng kiến những thay đổi rõ rệt Các doanh nghiệp đã triển khai phần mềm để tự động hóa quy trình của họ đang chứng kiến một loạt lợi ích, như cải thiện quy trình, giảm chi phí và tăng hiệu suất.
Để đối phó với thị trường hiện tại, việc áp dụng các công nghệ hiện đại là không thể thiếu đối với mọi tổ chức. Nếu bạn vẫn sử dụng các phương pháp cũ, có lẽ đây là thời điểm thích hợp để mua một giải pháp phần mềm mua sắm đi kèm với các tính năng mới nhất và giúp bạn tối ưu hóa quy trình và đứng trước các đối thủ.
>> Xem thêm: 5 bước để tự động hóa quy trình phê duyệt chi phí
5 lợi ích hàng đầu khi doanh nghiệp tự động hóa khoản phải trả – Bizzi
Bizzi – giải pháp xử lý hóa đơn toàn diện giải quyết “nỗi đau” ngành kế toán – tài chính
Tự động nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử
Trước đây, việc xử lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào thường sử dụng email của nhân viên kế toán, điều này đã gây ra nhiều vấn đề cho doanh nghiệp như:
- Hệ thống lưu trữ có giới hạn.
- Bảo mật thông tin không được đảm bảo.
- Khó khăn trong việc tìm kiếm và truy xuất thông tin.
- Thách thức khi nhân viên nghỉ việc và cần tìm kiếm lại dữ liệu hóa đơn cũ.
Bizzi đã giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp cho mỗi doanh nghiệp một địa chỉ email riêng biệt. Bizzi bot đã được đào tạo để tự động thu thập các hóa đơn và đưa chúng vào một nền tảng để xử lý. Như vậy, bộ phận kế toán không cần can thiệp thủ công. Hóa đơn điện tử được lưu trữ một nơi duy nhất với một danh sách hiển thị trực quan giúp dễ dàng quản lý và truy cập.
- Bizzi – giải pháp xử lý hóa đơn toàn diện giải quyết “nỗi đau” ngành kế toán – tài chính
Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn bằng robot
Bizzi là một ứng dụng đột phá cung cấp các giải pháp xử lý hóa đơn thông qua công nghệ Trí tuệ Nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình bằng robot (RPA). Nền tảng của Bizzi được tích hợp một cách linh hoạt với các giải pháp kế toán hiện có và cung cấp khả năng kết nối các nhà cung cấp và khách hàng để tự động hóa các quy trình tài chính quan trọng như kiểm tra, đối chiếu, và thanh toán hóa đơn.
Đặc biệt, Bizzi cung cấp cho mỗi công ty một địa chỉ email riêng biệt và duy nhất. Bizzi bot tự động tải các hóa đơn lên nền tảng để xử lý. Sau khi kiểm tra xong, Bizzi tự động thông báo kết quả, giúp bộ phận kế toán chỉ cần xem kết quả hiển thị và đưa ra quyết định xét duyệt mà không cần thực hiện các thao tác thủ công phức tạp. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian cho công việc quản lý hóa đơn và tài chính.
>>> Xem thêm: Bảng kê thu mua hàng hóa – Bizzi ra mắt tính năng mới [7/2023]
Tự động đối chiếu 3 chiều thông minh: Hóa đơn – Đơn đặt hàng – Phiếu nhập kho
Bizzi Việt Nam đã phát triển giải pháp Đối chiếu 3 chiều thông minh giúp tự động hóa quy trình kiểm tra và đối chiếu hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho với các tính năng vượt trội:
- Đối chiếu 3 chiều thông minh giữa hóa đơn – đơn đặt hàng – phiếu nhập kho với độ chính xác hơn 99%.
- Xử lý được tất cả các trường hợp đối chiếu trên hệ thống: 1PO – 1INV – 1GR; 1PO – nINV – nGR; nPO – 1INV – nGR; nPO – nINV – nGR
- Phát hiện sai lệch nhanh chóng và cải thiện độ chính xác của dữ liệu.
- Tự động xác nhận đối chiếu 3 chiều từng dòng mục sản phẩm chính xác và đẩy thông tin qua hệ thống ERP của khách.
- Tự động hóa lấy số PO từ invoice/email từ nhà cung cấp/file hóa đơn.
- Hỗ trợ tạo hóa đơn và đối chiếu hàng hóa hộ nông dân từ mẫu template.
- Tự động quy đổi đơn vị hàng hóa và quản lý hàng hóa thông minh.
- Tự động đối chiếu 3 chiều thông minh: Hóa đơn – Đơn đặt hàng – Phiếu nhập kho
Nhờ đó, các kế toán có thể:
- Tiết kiệm thời gian: Loại bỏ công việc thủ công và giảm thiểu thời gian kiểm tra từng chứng từ một.
- Tăng độ chính xác: Giảm rủi ro sai sót và bảo đảm tính chính xác của thông tin kiểm toán.
- Tối ưu hóa quy trình kiểm toán: Tập trung vào công việc phân tích chuyên sâu hơn và cải thiện hiệu suất kiểm toán tổng thể.
Giải pháp toàn diện giúp giảm thiểu rủi ro sai sót cho kế toán
Xử lý hóa đơn bằng cách thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra nhiều sai sót, đặc biệt là các rủi ro liên quan đến vấn đề thuế. Hậu quả của những sai sót này có thể đối diện với những khoản phạt và chi phí đáng kể mà các doanh nghiệp phải chịu.
Bizzi đã giải quyết vấn đề này bằng cách tự động kiểm tra và xác thực các hóa đơn điện tử đầu vào với các tiêu chí khác nhau để đảm bảo tính hợp lệ của chúng. Điều này bao gồm kiểm tra chữ ký điện tử, mã số thuế, thông tin của nhà cung cấp, và nhiều yếu tố khác. Đây là một bước tiến quan trọng giúp các công ty loại bỏ rủi ro liên quan đến việc sử dụng hóa đơn giả mạo.
- Bizzi giúp giảm thiểu rủi ro sai sót cho kế toán
Bizzi cung cấp một môi trường bảo mật và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, giúp các doanh nghiệp yên tâm về mặt pháp lý và thuế. Mỗi hóa đơn điện tử được xử lý chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể và đảm bảo tính chính xác trong quy trình xử lý hóa đơn.
Trích xuất dữ liệu để chuyển sang phần mềm kế toán
Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa quy trình nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều quan trọng là nền tảng này còn cho phép người dùng tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn phù hợp với phần mềm kế toán của mỗi doanh nghiệp.
Bizzi thực hiện việc tự động xử lý hóa đơn điện tử và trích xuất dữ liệu ra file Excel hoàn toàn phù hợp với phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng để hỗ trợ quá trình nhập liệu. Ngoài ra, hóa đơn điện tử được lưu trữ trên nền tảng Bizzi với một danh sách hiển thị trực quan, giúp bộ phận kế toán có khả năng tìm kiếm dễ dàng theo nhiều tiêu chí khác nhau như nhà cung cấp, ngày gửi hóa đơn, số hóa đơn, mã số thuế, và nhiều yếu tố khác.
Công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot và máy học của Bizzi mang lại nhiều lợi ích quan trọng. Nó giúp giảm đến 80% thời gian xử lý hóa đơn và giảm đến 50% chi phí xử lý. Đồng thời, nó tăng tính minh bạch và tuân thủ quy định thuế. Bizzi đóng góp mạnh mẽ vào việc thúc đẩy chuyển đổi số và áp dụng kỹ thuật số trong lĩnh vực tài chính, mang lại những lợi ích cụ thể và có thể đo lường.
Trên đây là những thông tin về luồng xử lý hóa đơn. Hy vọng chúng sẽ có ích cho bạn và doanh nghiệp của mình!
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
