Đặc thù ngành bán lẻ là lượng hàng hóa ra vào rất nhiều nếu trễ hạn thanh toán thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng. Nếu nhà cung cấp khó khăn trong quá trình giao hàng hoặc giao hàng chậm do thanh toán trễ sẽ ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng.
Theo thời gian song song với hoạt động mở rộng quy mô kinh doanh, các doanh nghiệp bán lẻ phải đón nhận hàng nghìn hóa đơn từ nhà cung cấp mỗi ngày. Việc sử dụng phương thức thủ công để quản lý không còn phù hợp với bộ máy vận hành doanh nghiệp.
Vậy các doanh nghiệp bán lẻ giải quyết bài toán đó như thế nào? Bizzi ứng dụng gì trong việc Nâng cao hiệu suất xử lý hóa đơn cho ngành bán lẻ? Cùng xem bài viết bên dưới đây của Bizzi nhé!
1. Bài toán: Làm sao để xử lý hóa đơn thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp?
Đối với một doanh nghiệp bán lẻ việc quy mô doanh nghiệp ngày càng phát triển vừa là lợi thế gia tăng doanh thu, nhưng cũng đem lại những thách thức không hề nhỏ cho đội ngũ quản lý cũng như các phòng ban. Không chỉ vậy, chính các cấp quản lý cũng đau đầu về bài toán tối ưu quy trình, tối ưu năng suất.
Khi chỉ có 1 cửa hàng khối lượng công việc vừa đủ cho nhân viên, tuy nhiên khi mở rộng quy mô số lượng cửa hàng tăng lên hàng chục đến hàng trăm cửa hàng khối lượng công việc cho mỗi nhân viên tăng lên x3, x4 thậm chí x5 lần.
Với vị trí kế toán thanh toán trong các doanh nghiệp bán lẻ, họ thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều hóa đơn chứng từ từ nhà cung cấp, khối lượng công việc của họ rơi vào khoảng 300-800 hóa đơn/ngày.
Công việc của kế toán lại càng áp lực hơn bởi vừa phải thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp song song đó cũng phải xử lý hóa đơn chứng từ một cách nhanh chóng, chính xác đòi hỏi họ phải làm việc rất tập trung vận dụng tất cả kinh nghiệm, kiến thức và kỹ năng để hoàn thành tốt công việc.
Mỗi đợt thanh toán thì số lượng hóa đơn chứng từ in ra rất lớn tương đương với số lượng lớn nhà cung cấp mỗi đợt. Sau khi thanh toán kế toán tiếp tục kiểm tra lại bộ chứng từ đó đã đầy đủ hóa đơn hay chưa sau đó đóng thành bộ và lưu trữ bên kho chứng từ.
Trước kia khi chưa có một giải pháp công nghệ nào có thể hỗ trợ doanh nghiệp xử lý hóa đơn đầu vào, đa phần kế toán đều về trễ hay làm cuối tuần là việc rất bình thường khi hạn thanh toán cho nhà cung cấp đến gần. Khi đó bắt buộc các bạn nhân sự phải chạy theo lịch thanh toán của mình, đảm bảo hóa đơn đó đã đúng thông tin hay chưa nếu có sai sót phải xử lý trong khoảng thời gian có hạn để kịp tiến độ thanh toán.
2. Lời giải từ Bizzi – giải pháp xử lý hóa đơn cho ngành bán lẻ
“Áp lực công việc cộng với áp lực tinh thần, căng mắt đối chiếu dữ liệu trên hệ thống và trên hóa đơn. Nếu không có sự trợ giúp của công nghệ thì trung trình mỗi ngày kế toán phải xử lý cả trăm hóa đơn một cách thủ công như vậy” – Lời chia sẻ của chị Thảo – Trưởng nhóm phòng kế toán thanh toán của chuỗi bán lẻ GS25.
Từ những lý do đó các doanh nghiệp bán lẻ hướng đến một giải pháp hiệu quả hơn để tối ưu quy trình xử lý trăm, nghìn hóa đơn mỗi ngày, đồng thời giảm tải áp lực cho bộ phận kế toán trong các kỳ thanh toán cho nhà cung cấp.
2.1 Xử lý hóa đơn nhanh chóng chỉ trong tích tắc
Bizzi hỗ trợ kiểm tra số liệu trên hệ thống và trên hóa đơn ví dụ: hóa đơn đã được đăng ký với thuế hay chưa?. Đồng thời Bizzi giúp kế toán giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn đến mức thấp nhất để không ảnh hướng đến việc vận hành của công ty hoặc thanh toán sai so với số liệu trên hệ thống. Đặc biệt, thời gian đọc thì khoảng 1-2 giây/hóa đơn nâng cao năng suất làm việc của vào những mùa cao điểm của kế toán đặc biệt là các kỳ thanh toán cho nhà cung cấp.
2.2 Quản lý công nợ hiệu quả, tự động nhắc hạn thanh toán
Mặc dù số lượng hóa đơn phải xử lý lên đến hàng nghìn hóa đơn đơn mỗi ngày, nhưng kể từ khi các cửa hàng bán lẻ như GS25, Guardian, Medicare ứng dụng Bizzi, áp lực xử lý kịp và thanh toán đủ cho nhà cung cấp nay chỉ còn là một công việc rất bình thường.
Bizzi tăng tốc xử lý hóa hơn, giảm tải khối lượng công việc đáng kể mỗi kỳ thanh toán. Thêm vào đó Bizzi hỗ trợ tính năng nhắc hạn thanh toán, tự động gửi thông báo đến kế toán khi hạn thanh toán cho nhà cung cấp đến gần.
2.3 Lưu trữ thông minh, khoa học với hệ thống lưu trữ 10 năm
Trước đây nếu như các hóa đơn kế toán nhận được từ nhà cung cấp đều được lưu trên hộp thư kế toán, hoặc kế toán tải file PDF về và lưu trữ trên máy. Khi đó để tìm một hóa đơn mà nhà cung cấp gửi sang, kế toán sẽ phải đánh số thứ tự hộp mail đôi khi số hóa đơn đó bị trùng thì mất rất nhiều thời gian để tìm ra. Khi ứng dụng Bizzi kế toán chỉ cần đánh mã số thuế của nhà cung cấp, đánh số hóa đơn chỉ với 1 thao tác click chuột hóa đơn hiển thị ngay lập tức.
2.4 Hỗ trợ chuyển đối số trong mùa dịch, tăng năng suất xử lý hóa đơn ngành bán lẻ
Khi dãn cách xã hội diễn ra, phần lớn các doanh nghiệp phải thích nghi với một môi trường làm việc mới, thay vì trước kia mọi người có thể gặp trực tiếp, tương tác với nhau để giải quyết vấn đề thì giờ đây mọi hoạt động trao đổi, xử lý hóa đơn đều diễn ra online.
Thời điểm dịch bệnh xảy ra, nhiều ngành nghề kinh doanh phải đóng cửa nhưng ngành bán lẻ vẫn đóng một vài trò quan trọng trong việc cung cấp nhu yếu phẩm cho người dân. Do đó sự xuất hiện của Bizzi như một vị “cứu tinh” hỗ trợ kế toán trong mùa dịch để công việc xử lý hóa đơn đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp không bị trì trệ, đảm bảo cửa hàng đảm bảo đầy đủ nguồn cung ứng cho khách hàng.
Sự ra đời của Bizzi như một giải pháp số hóa mọi thao tác thủ công, không cần phải có sự can thiệp của con người đến 90% đáp ứng nhu cầu tình hình dịch bệnh ở thời điểm hiện tại nhu cầu chuyển đổi số trong tương lai.
Với những tính năng mà Bizzi mang lại cho các doanh nghiệp bán lẻ như: GS25, Guardian, Pharmacity, Bizzi tự hào là công ty cung cấp các giải pháp công nghệ về tự động hóa các nghiệp vụ kế toán và tài chính với sứ mệnh trở thành trợ lý đắc lực tăng năng suất xử lý hóa đơn cho nhiều doanh nghiệp kể cả SMEs.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
