Việc lựa chọn và sử dụng đúng mẫu hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc, đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế. Quan trọng hơn, đây còn là nền tảng cho việc tối ưu hóa quy trình tài chính kế toán. Một mẫu hóa đơn điện tử chuẩn không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn là bước đầu tiên để xây dựng một hệ thống quản lý chi phí doanh nghiệp hiệu quả.
Bài viết này sẽ cung cấp bộ sưu tập đầy đủ các mẫu hóa đơn điện tử phổ biến nhất, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng tải về và áp dụng ngay, đảm bảo tuân thủ tuyệt đối Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cùng khám phá ngay!
1. Hóa đơn điện tử là gì? Vai trò trong quản lý chi phí doanh nghiệp
Theo Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp cắt giảm đến 80% chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ. Đồng thời, việc tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn giúp rút ngắn đáng kể thời gian từ khi nhận hóa đơn đến khi thanh toán, cải thiện dòng tiền và giảm chi phí nhân sự cho các tác vụ thủ công.
Nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát chi tiêu
Hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp truy xuất, kiểm tra và đối chiếu thông tin tức thì, loại bỏ sai sót trong kê khai thuế. Khi tích hợp với các giải pháp quản lý chi phí, dữ liệu từ hóa đơn được tự động bóc tách và đối chiếu, giúp doanh nghiệp có cái nhìn minh bạch về các khoản chi, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý các khoản phải trả và tăng cường khả năng kiểm soát chi tiêu.
Tuân thủ quy định pháp luật
Theo quy định hiện hành, 100% doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc tuân thủ nghiêm ngặt không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo tính hợp lệ của các khoản chi phí khi quyết toán thuế.
Góp phần bảo vệ môi trường
Hóa đơn điện tử loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng giấy, góp phần trực tiếp vào mục tiêu phát triển bền vững và xây dựng hình ảnh doanh nghiệp hiện đại, có trách nhiệm.
2. Cách tải mẫu hóa đơn điện tử chuẩn từ cơ quan thuế
Để đảm bảo tính pháp lý cao nhất, doanh nghiệp có thể truy cập trực tiếp Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Tại đây, cơ quan thuế cung cấp các văn bản hướng dẫn và định dạng chuẩn của mẫu hóa đơn điện tử (thường là file XML) để doanh nghiệp và các nhà cung cấp giải pháp tham khảo, xây dựng hệ thống phần mềm phát hành hóa đơn tuân thủ quy định.
3. Tổng hợp 07 mẫu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021 – File tải miễn phí
Để doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn và áp dụng, dưới đây là bảng tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử thông dụng nhất cùng file tải định dạng .docx để tham khảo.
| Loại hóa đơn | Đối tượng áp dụng | Căn cứ pháp lý | File tải tham khảo |
|---|---|---|---|
| Hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) | Tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. | Thông tư 78/2021/TT-BTC | Tải về |
| Hóa đơn Bán hàng | Tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. | Thông tư 78/2021/TT-BTC | Tải về |
| Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý | Doanh nghiệp xuất hàng cho các đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng. | Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Tải về |
| Hóa đơn điện tử GTGT đặc thù | Các ngành đặc thù như hàng không, viễn thông, điện, nước… | Thông tư 78/2021/TT-BTC | Tải về |
| Hóa đơn GTGT đặc thù bằng ngoại tệ | Giao dịch được phép thu ngoại tệ theo quy định pháp luật. | Thông tư 78/2021/TT-BTC | Tải về |
| Hóa đơn bán tài sản công | Cơ quan nhà nước khi bán tài sản công. | Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Tải về |
| Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia | Cơ quan, đơn vị được giao nhiệm vụ bán hàng dự trữ quốc gia. | Nghị định 123/2020/NĐ-CP | Tải về |
3.1 Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
3.2 Hóa đơn bán hàng
3.3 Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
3.4 Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù
3.5 Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù bằng ngoại tệ
3.6 Hóa đơn bán tài sản công
3.7 Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
CTA: Bạn có thể áp dụng ngay các mẫu này trực tiếp trên phần mềm Bizzi để đảm bảo phát hành hóa đơn đúng chuẩn của Tổng cục Thuế chỉ trong vài giây.
4. Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 & Thông tư 78
Theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải có đủ các nội dung sau:
- Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số, số hóa đơn: Các yếu tố định danh duy nhất cho hóa đơn.
- Thông tin người bán và người mua: Phải bao gồm Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký số: Chữ ký số của người bán là bắt buộc. Chữ ký số của người mua không bắt buộc trong một số trường hợp được quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Thời điểm lập hóa đơn: Phải được thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch.
- Thời điểm ký số: Ghi nhận thời điểm ký của người bán và người mua (nếu có).
- Mã của cơ quan thuế: Bắt buộc đối với hóa đơn điện tử có mã.
Việc thiếu một trong các nội dung trên có thể dẫn đến rủi ro hóa đơn không hợp lệ, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và tính hợp lệ của chi phí. Trong quá trình sử dụng, nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung hoặc hủy hóa đơn điện tử theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.
5. Lưu ý quan trọng khi thiết kế và phát hành mẫu hóa đơn điện tử
Đảm bảo tuân thủ ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn
Theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải đăng ký và sử dụng đúng ký hiệu mẫu số (1-6) và ký hiệu hóa đơn (6 ký tự) để cơ quan thuế phân loại và quản lý tự động.
Lựa chọn định dạng file chuẩn
Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ phải được định dạng theo chuẩn XML do Tổng cục Thuế quy định, đây là file chứa dữ liệu gốc có giá trị pháp lý để ghi nhận chi phí. File PDF chỉ là bản thể hiện của hóa đơn, dùng để đọc và lưu trữ.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn
Việc lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín là bước đệm quan trọng cho việc tự động hóa tài chính. Một phần mềm đạt chuẩn cần đảm bảo:
- Tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.
- Khả năng kết nối, truyền nhận dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế.
- Tích hợp liền mạch với các phần mềm kế toán, ERP để tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào, tạo nền tảng vững chắc cho hệ thống quản lý chi phí toàn diện.
6. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về mẫu hóa đơn điện tử
- 1. Mẫu hóa đơn điện tử file XML và PDF khác nhau như thế nào?File XML là file dữ liệu gốc, có giá trị pháp lý để kê khai thuế và hạch toán chi phí. File PDF là bản thể hiện trực quan của file XML, giúp người dùng dễ đọc nhưng không có giá trị pháp lý thay thế cho file XML.
2. Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử không?
Doanh nghiệp được phép tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử (thêm logo, màu sắc thương hiệu…) nhưng bắt buộc phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và phải đăng ký mẫu với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
3. Sử dụng sai mẫu hóa đơn điện tử có bị phạt không?
Có. Việc sử dụng mẫu hóa đơn điện tử không đúng quy định được xem là hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp và có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời các khoản chi phí tương ứng có thể không được chấp nhận khi quyết toán thuế.
7. Bizzi – Giải pháp quản lý chi phí toàn diện bắt đầu từ hóa đơn điện tử
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng tập trung vào việc tối ưu hóa vận hành, Bizzi không chỉ cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tuân thủ 100% quy định pháp luật, mà còn mang đến một nền tảng quản lý chi phí toàn diện, nơi hóa đơn điện tử là điểm khởi đầu của quá trình tự động hóa:
- Tự động hóa xử lý chi phí: Bizzi tự động thu thập, bóc tách dữ liệu từ hóa đơn đầu vào, loại bỏ nhập liệu thủ công, giúp doanh nghiệp thiết lập một quy trình quản lý chi phí tự động và chính xác.
- Tích hợp linh hoạt với hệ thống kế toán và ERP: Đồng bộ dữ liệu tự động với các phần mềm kế toán và ERP phổ biến, đảm bảo luồng thông tin tài chính luôn nhất quán và thông suốt.
- Kiểm soát và phê duyệt chi phí thông minh: Xây dựng quy trình phê duyệt chi phí trực tuyến, giúp ban lãnh đạo dễ dàng theo dõi và kiểm soát mọi khoản chi, đảm bảo tuân thủ ngân sách.
- Báo cáo chi phí trực quan: Cung cấp các báo cáo và phân tích chi phí theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu chính xác.
Với Bizzi, việc áp dụng mẫu hóa đơn điện tử không chỉ là để tuân thủ quy định, mà là bước đi chiến lược để số hóa và tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý tài chính, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và tăng cường năng lực cạnh tranh.
