Hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành. Việc lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử phù hợp đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện tính chuyên nghiệp và đồng bộ hóa hoạt động tài chính.
Trong bài viết này, Bizzi sẽ tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử phổ biến dành cho doanh nghiệp, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn thiết kế phù hợp, đúng quy định Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cùng khám phá ngay!
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử:
Tiết kiệm chi phí và thời gian
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn. Đồng thời, thời gian xử lý hóa đơn được rút ngắn, giúp tăng hiệu suất làm việc và cải thiện dòng tiền.
Nâng cao hiệu quả quản lý
Hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất, kiểm tra và đối chiếu thông tin, hạn chế tối đa sai sót trong kê khai thuế. Việc tích hợp với các phần mềm kế toán giúp tự động hóa quy trình, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Tuân thủ quy định pháp luật
Theo quy định hiện hành, nhiều doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Việc tuân thủ đúng quy định giúp tránh các rủi ro pháp lý, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Góp phần bảo vệ môi trường
Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy, hạn chế rác thải, góp phần vào mục tiêu phát triển bền vững và thân thiện với môi trường.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Đây là xu hướng tất yếu trong thời đại số hóa, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và đáp ứng các yêu cầu ngày càng khắt khe của nền kinh tế hiện đại.
2. 07 mẫu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định hiện hành
2.1 Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)
2.2 Hóa đơn bán hàng
2.3 Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
2.4 Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù
2.5 Mẫu hóa đơn điện tử GTGT đặc thù bằng ngoại tệ
2.6 Hóa đơn bán tài sản công
2.7 Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
3. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, yêu cầu tuân thủ các quy định về nội dung để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ. Dưới đây là các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:
3.1 Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Tên hóa đơn: Xác định loại hóa đơn như “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG”, “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG”, v.v.
- Ký hiệu hóa đơn: Chuỗi ký tự thể hiện đặc điểm của hóa đơn, bao gồm loại hóa đơn, năm phát hành và hình thức sử dụng.
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Số tự nhiên phản ánh loại hóa đơn, ví dụ:
- Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Hóa đơn bán hàng.
3.2 Số hóa đơn:
Là số thứ tự trên hóa đơn khi lập, sử dụng chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 vào ngày 1/1 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
3.3 Thông tin về người bán và người mua:
- Người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế khớp với thông tin đăng ký kinh doanh.
- Người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Trường hợp người mua không có mã số thuế, không cần thể hiện trên hóa đơn.
3.4 Chi tiết hàng hóa, dịch vụ:
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất GTGT; tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất; tổng cộng tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
Chữ ký số:
- Người bán: Chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân bán hàng.
- Người mua: Chữ ký số của người mua (nếu có). Một số trường hợp không bắt buộc phải có chữ ký số của người mua theo quy định tại Khoản 14, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
3.5 Thời điểm lập hóa đơn:
Ngày, tháng, năm lập hóa đơn theo dương lịch, phản ánh thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành dịch vụ.
3.6 Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử:
Thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, hiển thị theo ngày, tháng, năm dương lịch.
3.7 Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã:
Áp dụng cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, mã này được cấp khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan thuế.
Việc tuân thủ đầy đủ các nội dung trên đảm bảo hóa đơn điện tử hợp lệ và hợp pháp, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và tài chính.
4. Lưu ý khi thiết kế và sử dụng mẫu hóa đơn điện tử
Đảm bảo tuân thủ các quy định về mẫu số và ký hiệu
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, mỗi hóa đơn điện tử cần có:
Ký hiệu mẫu số hóa đơn: Là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, phản ánh loại hóa đơn. Ví dụ:
- Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Hóa đơn bán hàng.
- Số 3: Hóa đơn bán tài sản công.
- Số 4: Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.
- Số 5: Các loại hóa đơn khác.
- Số 6: Phiếu thu tiền cước vận chuyển quốc tế, chứng từ thu cước vận chuyển.
Ký hiệu hóa đơn: Gồm 6 ký tự cả chữ và số, thể hiện loại hóa đơn, năm lập và hình thức sử dụng.
Việc tuân thủ đúng các ký hiệu này giúp cơ quan thuế dễ dàng quản lý và tránh sai sót trong quá trình kiểm tra.
Đảm bảo đầy đủ các tiêu thức bắt buộc
Hóa đơn điện tử phải chứa đầy đủ các thông tin theo quy định, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.
- Số hóa đơn, ngày lập.
- Mô tả hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền.
- Thuế suất, tiền thuế, tổng số tiền thanh toán.
- Chữ ký số của người bán và, nếu cần, của người mua.
Đảm bảo các tiêu thức này giúp hóa đơn có giá trị pháp lý và được chấp nhận trong giao dịch kinh doanh.
Lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp với ngành nghề và loại hình kinh doanh
Doanh nghiệp nên thiết kế mẫu hóa đơn phản ánh đặc thù ngành nghề, đồng thời tuân thủ quy định chung. Việc này không chỉ tạo sự chuyên nghiệp mà còn giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu.
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng tiêu chuẩn của cơ quan thuế
Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đạt tiêu chuẩn giúp:
- Đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.
- Tích hợp dễ dàng với hệ thống kế toán hiện có.
- Đáp ứng yêu cầu về kết nối và truyền dữ liệu với cơ quan thuế.
Việc sử dụng phần mềm đạt chuẩn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, hợp pháp và nâng cao uy tín trong hoạt động kinh doanh.
5. Bizzi – Giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Bizzi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử tiên tiến, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán và tài chính.
- Tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ: Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ dữ liệu trên hệ thống điện tử giúp tiết kiệm không gian và dễ dàng truy xuất khi cần.
- Tích hợp linh hoạt với hệ thống kế toán và ERP: Giải pháp của Bizzi có thể tích hợp dễ dàng với các phần mềm kế toán và hệ thống ERP phổ biến, giúp đồng bộ dữ liệu nhanh chóng, tránh sai sót trong nhập liệu.
- Đồng bộ với hệ thống của Tổng cục Thuế: Hệ thống hỗ trợ tự động cập nhật và gửi hóa đơn đến Tổng cục Thuế theo quy định, giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp và thuận tiện trong quá trình kê khai.
- Kết xuất hóa đơn đa định dạng: Bizzi hỗ trợ xuất hóa đơn với nhiều định dạng như PDF, Excel, XML, đi kèm mã QR Code, giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin.
- Tăng hiệu suất làm việc: Nhờ tự động hóa, kế toán viên không cần nhập liệu thủ công, giảm bớt khối lượng công việc, tăng độ chính xác và nâng cao hiệu suất vận hành doanh nghiệp.
Với những ưu điểm vượt trội, Bizzi là giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu, giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu suất tài chính, giảm chi phí vận hành và tối ưu hóa quy trình kế toán.
Đăng ký dùng thử: https://bizzi.vn/hoa-don-dien-tu/
