8 dự báo về công nghệ quản lý công tác phí trong năm 2024

Năm 2024, ngành quản lý công tác phí (T&E) được dự đoán sẽ trải qua những biến chuyển quan trọng, thúc đẩy bởi các tiến bộ công nghệ như AI, Blockchain và phân tích dự đoán.

Thị trường quản lý chi phí toàn cầu dự kiến sẽ đạt 13,15 tỷ đô la vào năm 2030, cho thấy xu hướng mạnh mẽ hướng tới việc áp dụng các giải pháp tiên tiến trên nhiều lĩnh vực khác nhau.

Từ việc sử dụng công nghệ nhận dạng hình ảnh để tự động hóa việc ghi nhận hóa đơn, đến việc phân tích chi tiêu để đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt hơn, và thậm chí là giải ngân quỹ tự động, cách thức quản lý công tác phí của doanh nghiệp đang thay đổi nhanh chóng.

Những phương pháp truyền thống như lưu trữ hóa đơn giấy và sử dụng bảng tính đang dần được thay thế bởi các công nghệ tiên tiến và xu hướng làm việc linh hoạt hơn.

Hãy cùng Bizzi tìm hiểu về những xu hướng mới nhất trong quản lý công tác phí và khám phá những tính năng đầy hứa hẹn trong tương lai.

Những xu hướng chính nào sẽ ảnh hưởng đến ngành quản lý công tác phí trong năm 2024?

Ứng dụng di động lên ngôi

Việc sử dụng ứng dụng di động để quản lý công tác phí đang ngày càng phổ biến. Các nhân viên và bộ phận tài chính tại nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới đang chuyển sang dùng ứng dụng di động để quản lý chi phí khi di chuyển. Theo Certify, 54% báo cáo chi phí đã được gửi qua ứng dụng di động trong năm 2021, một sự gia tăng đáng kể. Với 45% báo cáo chi phí hiện nay đến từ thiết bị di động, các ứng dụng này giúp nhân viên dễ dàng gửi báo cáo từ bất kỳ đâu, đặc biệt là trong bối cảnh làm việc từ xa đang ngày càng phổ biến.

Tương lai của quản lý công tác phí đang chuyển dịch mạnh mẽ sang di động. Khi ngày càng nhiều doanh nghiệp và nhân viên làm việc từ xa và có lịch trình linh hoạt, việc sử dụng ứng dụng quản lý chi phí dự kiến sẽ tăng lên. Dự đoán cho thấy đến năm 2025, 75% doanh nghiệp sẽ chủ yếu sử dụng ứng dụng di động để theo dõi và báo cáo chi phí.

Tích hợp với hệ thống tài chính

Việc kết nối các giải pháp quản lý công tác phí với các hệ thống tài chính như phần mềm kế toán đang trở thành tiêu chuẩn. Điều này không chỉ giúp giảm bớt công việc thủ công mà còn cung cấp thông tin chi tiết về tình hình tài chính theo thời gian thực.

Khoảng 82% tổ chức hiện nay coi việc tích hợp là ưu tiên hàng đầu khi lựa chọn một công cụ quản lý công tác phí. Việc tích hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ, đồng thời hỗ trợ đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

AI và Máy học

Tự động hóa và trí tuệ nhân tạo đang thay đổi cách quản lý công tác phí. Các công cụ AI có thể quét hóa đơn, phân loại chi phí và thậm chí phát hiện các vi phạm chính sách, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Điều này không chỉ giúp quy trình báo cáo chi phí trở nên mượt mà hơn mà còn cải thiện tính tuân thủ và hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định tốt hơn. Gartner dự đoán rằng đến năm 2025, 80% tổ chức sẽ sử dụng các công cụ phân tích chi phí để có được thông tin chi tiết giá trị từ dữ liệu chi phí của họ.

Hướng tới tương lai không giấy tờ

Tính bền vững là mối quan tâm ngày càng tăng đối với các doanh nghiệp, ngay cả trong việc quản lý công tác phí. Thời kỳ của hóa đơn giấy và nhập liệu thủ công đang dần kết thúc. Hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử và các giải pháp không giấy tờ khác đang trở thành tiêu chuẩn.

Các công ty đang áp dụng các phương pháp thân thiện với môi trường, từ việc khuyến khích lựa chọn phương án công tác bền vững đến giảm sử dụng giấy tờ. Điều này không chỉ giúp bảo vệ môi trường mà còn tiết kiệm chi phí về lâu dài. Đến năm 2025, dự kiến có đến 90% doanh nghiệp sẽ loại bỏ quy trình chi phí dựa trên giấy tờ, giảm chi phí hành chính và tác động đến môi trường.

Cải thiện trải nghiệm nhân viên

Trải nghiệm của nhân viên vẫn là trọng tâm trong quản lý công tác phí. Các công ty sẽ đầu tư vào các giải pháp quản lý chi phí dễ sử dụng, có thể có các yếu tố giống như trò chơi để khuyến khích chi tiêu có trách nhiệm.

Đại dịch COVID-19 đã thúc đẩy việc áp dụng làm việc từ xa, từ đó tác động đến việc quản lý chi phí. Các công ty đã phải thích ứng nhanh chóng, áp dụng các giải pháp kỹ thuật số để theo dõi chi phí trong môi trường làm việc phân tán.

Với việc làm việc từ xa trở thành một yếu tố cố định hơn trong nhiều tổ chức, nhu cầu về các công cụ quản lý chi phí kỹ thuật số và dựa trên đám mây có khả năng sẽ tiếp tục tăng trưởng.

Dự kiến đến năm 2024, 60% công ty sẽ sử dụng thực thi chính sách dựa trên AI trong hệ thống quản lý chi phí của họ.

Công nghệ Blockchain để xác minh chi phí

Công nghệ Blockchain có thể cách mạng hóa cách chúng ta xác minh chi phí và ngăn chặn gian lận. Bằng cách tạo ra một bản ghi không thể thay đổi về các giao dịch tài chính, các công ty có thể đảm bảo tính xác thực và bảo mật của dữ liệu chi phí. Các nghiên cứu cho thấy 40% doanh nghiệp có thể áp dụng blockchain để quản lý chi phí vào năm 2027.

Mở rộng toàn cầu

Khi các doanh nghiệp mở rộng ra toàn cầu, nhu cầu về các giải pháp quản lý chi phí hoạt động xuyên biên giới sẽ tăng lên. Các công cụ hỗ trợ đa tiền tệ và đa ngôn ngữ sẽ trở thành tiêu chuẩn. Đến năm 2030, ước tính 80% doanh nghiệp có hoạt động quốc tế sẽ dựa vào các giải pháp quản lý chi phí toàn cầu chuyên biệt.

Quản lý viễn thông và không dây

Quản lý chi phí viễn thông (TEM) đang nổi lên như một lĩnh vực quan trọng trong quản lý chi phí doanh nghiệp. Với sự bùng nổ của công nghệ di động và các dịch vụ viễn thông đa dạng, việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí viễn thông trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Thị trường TEM dự kiến sẽ đạt 6,7 tỷ đô la vào năm 2030, cho thấy tiềm năng tăng trưởng mạnh mẽ và nhu cầu ngày càng tăng từ các doanh nghiệp.

Kết luận

Lĩnh vực quản lý chi phí trong năm 2024 đang sẵn sàng cho một sự thay đổi mang tính chuyển đổi được thúc đẩy bởi những tiến bộ công nghệ. Các xu hướng chính như ứng dụng di động thống trị, AI và máy học, phân tích dự đoán, tính bền vững và tích hợp blockchain được thiết lập để xác định lại hiệu quả, độ chính xác và trải nghiệm người dùng trong quản lý chi phí.  Với thị trường quản lý chi phí toàn cầu dự kiến sẽ đạt 3,1 tỷ USD vào năm 2026, các doanh nghiệp áp dụng các giải pháp tiên tiến sẽ có cơ hội tăng trưởng đáng kể.

Khi các doanh nghiệp trên toàn cầu thích ứng với bối cảnh thay đổi, bao gồm làm việc từ xa và số hóa, nhu cầu về các giải pháp quản lý chi phí tích hợp, thân thiện với người dùng và tự động đang leo thang.

Việc áp dụng các công nghệ này là rất quan trọng đối với các tổ chức tìm cách nâng cao hiệu quả hoạt động và có được cái nhìn sâu sắc hơn về tài chính.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc tối ưu hóa chi phí, Bizzi Expense nổi lên như một giải pháp quản lý chi phí toàn diện và hiệu quả. Không chỉ đơn thuần là một công cụ ghi nhận chi tiêu, Bizzi Expense mang đến một hệ sinh thái giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ ngân sách, tự động hóa quy trình phê duyệt và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

Bizzi Expense cho phép doanh nghiệp:

• Lập kế hoạch ngân sách chi tiết: Phân bổ ngân sách linh hoạt cho từng dự án, phòng ban và theo dõi sát sao tình hình sử dụng.
• Tự động hóa quy trình phê duyệt: Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian bằng cách thiết lập quy trình phê duyệt tự động, minh bạch.
• Quản lý mọi loại chi phí: Từ chi phí công tác, mua sắm đến tiếp khách, tất cả đều được quản lý tập trung và chi tiết.
• Thu thập dữ liệu chi phí đa dạng: Tích hợp với nhiều nguồn dữ liệu như hóa đơn điện tử, biên lai, email, ứng dụng di động và phần mềm kế toán.
• Hỗ trợ đặt vé và khách sạn: Giúp nhân viên dễ dàng đặt vé tàu xe, máy bay, khách sạn phù hợp với chính sách công tác.
• Cung cấp báo cáo chi tiết: Phân tích dữ liệu chi tiêu theo nhiều tiêu chí, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí và đưa ra quyết định điều chỉnh phù hợp.

Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm trực tiếp những tính năng ưu việt của Bizzi Expense.