Việc quản lý hóa đơn đầu vào cũng là một đầu việc quan trọng chiếm phần lớn thời gian của kế toán đòi hỏi kế toán phải quản lý chặt chẽ, chính xác từng hóa đơn để báo cáo với cơ quan thuế đúng hạn và đúng quy định. Có cách nào để kế toán xử lý hóa đơn, thực hiện những công việc lặp đi lặp lại mỗi ngày một cách nhanh chóng, dễ dàng. Cùng theo dõi bài viết bên dưới của Bizzi nhé.
1. Nỗi niềm khó nói khi kế toán xử lý hóa đơn đầu vào
1.1 Quá tải khối lượng hóa đơn
Việc xử lý hóa đơn đầu vào thủ công có thể nói là nỗi ám ảnh của kế toán vào vào những ngày cao điểm khối lượng hóa đơn nhiều khiến người sử lý bị áp lực về khối lượng công việc, áp lực thời gian và sự yêu cầu chính xác.
Nếu hóa đơn bị dồn đọng từ 1 ngày, 2 ngày lên thành 1, 2 tháng và nhiều tháng dồn lại sẽ trở gánh nặng cho kế toán xử lý hóa đơn nếu phải xử lý trong thời gian ngắn hạn để kịp cáo báo và quyết toán thuế cho tổng cục thuế
1.2 Đỏ mắt kiểm tra thông tin hóa đơn, chứng từ, mã số thuế
Bởi chưa có phần mềm nào có thể thay thế “đôi mắt” của kế toán đặc biệt khi làm việc với những con số có sự ảnh hưởng lớn đến doanh thu, chi phí của doanh nghiệp đòi hỏi người làm phải thực sự tập trung và cẩn thận từng con số để đảm bảo chính xác tuyệt đối 100%.
Ngoài ra khi kế toán xử lý hóa đơn cũng sẽ kiểm tra các thông tin quan trọng khác như: ngày nhận hóa đơn, thông tin nhà cung cấp, mã số thuế,….
1.3 Mất cả ngày chỉ để nhập liệu hóa đơn một cách thủ công
Đối với các công ty có nhiều nhà cung cấp ví dụ như ngành bán lẻ thì số lượng lượng hoá đơn đầu vào mà kế toán viên cần phải xử lý có thể lên đến hàng nghìn hóa đơn/ngày. Kế toán dành cả thanh xuân để nhập thông tin từ hóa đơn vào bảng tính, nhập số liệu vào phần mềm kế toán.
1.4 Hóa đơn sai sót, bị trùng lặp
Bởi do thực hiện bằng các thao tác thủ công như đối chiếu, kiểm tra bằng mắt, nhập liệu bằng tay nên việc sai sót khi xử lý hóa đơn là điều không thể tránh khỏi.
Không ít những doanh nghiệp do sai sót khi xử lý hóa đơn đầu vào chưa xử lý kịp xong thì có quyết định thanh tra phát hiện hóa đơn không hợp lệ. Khi đó ngoài trễ kỳ báo cáo và kỳ nộp thuế doanh nghiệp phải đóng phạt theo quy định.
1.5 Khó khăn khi tìm kiếm và lưu trữ
Phần lớn kế toán của các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn có thói quen lưu trữ các hóa đơn trong email. Việc không có hệ thống lưu trữ khoa học gây khó khăn cho việc truy xuất dữ liệu hóa đơn. Khi thay đổi nhân sự kế toán, việc tìm kiếm lại các hóa đơn cũ cũng rất mất thời gian. Ngoài ra việc lưu trữ hóa đơn trên máy tính hoặc lưu trữ thủ công dễ xảy ra rủi ro mất, thấy lạc, hư hỏng, mất dữ liệu hóa đơn.
2. Bizzi – Phần mềm đắc lực giúp kế toán xử lý hóa đơn đầu vào
Bizzi giải pháp quản lý hóa đơn tổng thể và tự động cung cấp các giải pháp công nghệ về tự động hóa các nghiệp vụ kế toán và tài chính. Kể từ khi thành lập, sứ mệnh của Bizzi là trợ lý đắc lực của bộ phận tài chính-kế toán giúp kế toán xử lý hóa đơn hiệu quả hơn trong quá trình chuyển đổi số.
Hiểu được những khó khăn trên của kế toán, phần mềm Bizzi xử lý hóa đơn tự động tích hợp công nghệ thông minh AI và RPA kiểm tra, đối chiếu thông tin chính xác đến 99,9% giúp kế hạn chế những sai sót trong quá trình nhập liệu, cũng như giúp doanh nghiệp và kế toán tránh khỏi những tổn thất không đáng có.
- Email riêng để nhận và tự động tải hóa đơn
- Tự động tải và quản lý hóa đơn dễ dàng
- Tự động kiểm tra và xác thực hóa đơn tự động
- Tự động trích xuất dữ liệu khi cần thiết
- Tự động kiểm tra, đối chiếu hơn 20 tiêu chí hóa đơn và chuyển về phần mềm kế toán
- Không mất thời gian nhập liệu bởi mỗi hóa đơn điện tử được xử lý tự động chỉ 10s để dành thời gian cho những việc có giá trị khác
- Giảm thiểu sai số trong tính toán và các báo cáo tài chính với độ chính xác 99,9%
- Lưu trữ và quản lý giữ liệu thông minh với hệ thống lưu trữ khoa học dễ dàng truy xuất theo các trường: ngày gửi hóa đơn, nhà cung cấp
Là một giải pháp toàn diện cho kế toán 4.0, với công nghệ thông minh AI và RPA (Robotic Process Automation) Bizzi giúp kế toán xử lý hóa đơn tự động, đơn giản hóa quy trình xử lý hóa đơn, GIẢM 80% THỜI GIAN và TIẾT KIỆM 50% CHI PHÍ cho doanh nghiệp.
Đăng ký sử dụng miễn phí phần mềm xử lý hóa đơn Bizzi FORM ĐĂNG KÝ
Theo dõi các bài viết khác trên Fanpage Bizzi
