Mẫu tờ trình xin kinh phí: Hướng dẫn chi tiết và tải miễn phí mẫu mới nhất 2026

Tờ trình xin kinh phí là gì?

Tờ trình xin kinh phí là văn bản đề xuất việc phê duyệt hoặc cấp một khoản kinh phí cho mục đích xác định. Tùy tổ chức, văn bản có thể dùng để xin chủ trương chi, xin phân bổ ngân sách hoặc làm căn cứ nội bộ trước khi phát sinh bước mua sắm, công tác, tiếp khách hay thanh toán.

Một tờ trình xin kinh phí nên có những thông tin nào?

• Đơn vị hoặc phòng ban đề nghị.
• Người hoặc cấp có thẩm quyền xem xét.
• Mục đích và phạm vi khoản chi.
• Thời gian, địa điểm hoặc kế hoạch thực hiện.
• Dự toán theo từng hạng mục, số lượng, đơn giá và tổng tiền.
• Nguồn ngân sách, mã dự án hoặc trung tâm chi phí nếu doanh nghiệp đang quản lý theo các trường này.
• Báo giá, kế hoạch, lịch trình hoặc tài liệu làm căn cứ.
• Người lập, người chịu trách nhiệm và các cấp xác nhận/phê duyệt theo quy trình nội bộ.

Lưu ý: tờ trình là một phần của hồ sơ đề xuất và kiểm soát chi, không nên mặc định rằng bản thân tờ trình làm cho mọi khoản chi trở thành “hợp pháp” hoặc đủ điều kiện kế toán, thuế và thanh toán. Các điều kiện này còn phụ thuộc loại chi phí, chứng từ và quy định áp dụng cho từng trường hợp.

Tải 7 mẫu tờ trình xin kinh phí theo từng trường hợp

Nếu cần sử dụng ngay, bạn có thể chọn mẫu phù hợp với mục đích đề nghị kinh phí bên dưới. Các mẫu là khung tham khảo và cần được điều chỉnh theo quy chế tài chính, hạn mức chi tiêu, cấp phê duyệt và biểu mẫu nội bộ của từng tổ chức.

Khi nào nên sử dụng tờ trình xin kinh phí?

Tờ trình phù hợp khi tổ chức cần phê duyệt một nhu cầu chi trước khi triển khai. Với doanh nghiệp, các tình huống thường gặp gồm công tác, tiếp khách, mua sắm tài sản, đào tạo, sự kiện nội bộ và các khoản chi cần vượt qua hạn mức hoặc nhiều cấp phê duyệt.

Tình huống	Thông tin cần làm rõ	Tài liệu thường cần kèm theo
Đi công tác	Mục tiêu, người đi, lịch trình, thời gian, dự toán	Kế hoạch/quyết định công tác, lịch trình, báo giá nếu có
Tiếp khách	Đối tượng, mục đích làm việc, số người, thời gian, hạn mức	Kế hoạch làm việc, chương trình, chính sách tiếp khách nội bộ
Mua sắm tài sản	Nhu cầu, tài sản, số lượng, thông số, đơn giá, thời điểm sử dụng	Báo giá, thông số kỹ thuật, đề xuất nhà cung cấp nếu quy trình yêu cầu
Đào tạo/sự kiện	Mục tiêu, đối tượng tham gia, thời gian, hạng mục chi	Kế hoạch, chương trình, danh sách, báo giá

Cách viết tờ trình xin kinh phí theo 6 bước

1. Xác định khoản chi và mục tiêu cần phê duyệt

Trước khi soạn, cần xác định khoản chi thuộc hoạt động, phòng ban hoặc dự án nào; khoản này đã có ngân sách hay cần xin bổ sung. Phần lý do nên nêu rõ nhu cầu thực tế thay vì chỉ viết chung chung như “phục vụ công việc”.

2. Xác định đúng cấp phê duyệt

Phần “Kính gửi” cần bám theo cơ cấu phân quyền của tổ chức. Khoản chi trong hạn mức có thể được duyệt ở cấp quản lý trực tiếp, trong khi khoản vượt hạn mức có thể cần cấp cao hơn. Không nên mặc định mọi tờ trình đều gửi Ban Giám đốc.

3. Mô tả nội dung và kết quả cần đạt

Người duyệt cần hiểu khoản tiền được sử dụng cho việc gì và kết quả dự kiến là gì. Câu mô tả nên cụ thể về phạm vi, thời gian và đối tượng sử dụng ngân sách.

4. Lập bảng dự toán

Mỗi hạng mục nên thể hiện số lượng, đơn giá dự kiến, thành tiền và ghi chú hoặc căn cứ giá khi cần. Với khoản mua sắm hoặc thuê dịch vụ, doanh nghiệp có thể yêu cầu báo giá theo quy trình nội bộ.

5. Đính kèm tài liệu làm căn cứ

Tài liệu kèm theo có thể là kế hoạch công tác, lịch trình, báo giá, danh mục tài sản, chương trình đào tạo hoặc kế hoạch sự kiện. Hồ sơ càng rõ, cấp phê duyệt càng có đủ dữ liệu để quyết định.

6. Kiểm tra trước khi trình duyệt

• Tổng tiền trong tờ trình khớp với bảng dự toán.
• Thời gian và mục đích sử dụng ngân sách nhất quán.
• Đúng người hoặc cấp phê duyệt.
• Đủ hồ sơ đính kèm theo chính sách nội bộ.
• Khoản chi được gắn với phòng ban, dự án hoặc ngân sách khi tổ chức có quản lý các trường này.

Tờ trình xin kinh phí khác gì đề nghị thanh toán?

Hai loại chứng từ phục vụ hai thời điểm khác nhau trong luồng chi. Tờ trình thường xuất hiện trước khi chi để xin chủ trương hoặc ngân sách; đề nghị thanh toán xuất hiện khi cần xử lý thanh toán cho khoản chi đã có căn cứ và hồ sơ phù hợp.

Đọc thêm về phiếu đề nghị thanh toán và kiểm soát chi phí để tránh dùng hai loại biểu mẫu cho cùng một mục đích.

Tờ trình có bắt buộc dùng quốc hiệu, tiêu ngữ không?

Không có một câu trả lời áp dụng giống nhau cho mọi tổ chức. Đối với cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi áp dụng của quy định về công tác văn thư, cần đối chiếu thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo văn bản pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm ban hành.

Với doanh nghiệp tư nhân, biểu mẫu đề nghị kinh phí nội bộ có thể được thiết kế theo quy chế tài chính, chính sách chi tiêu và hệ thống phê duyệt của doanh nghiệp. Vì vậy, phần quốc hiệu, tiêu ngữ và các thành phần trình bày trong mẫu trên nên được điều chỉnh theo loại hình tổ chức và biểu mẫu nội bộ đang sử dụng.

7 lỗi khiến tờ trình phải bổ sung hoặc trình lại

1. Chỉ ghi tổng số tiền nhưng không có dự toán theo hạng mục.
2. Mục đích chi quá chung chung, không chỉ ra kết quả hoặc phạm vi sử dụng.
3. Thiếu thời gian thực hiện hoặc thời điểm cần ngân sách.
4. Thiếu báo giá, kế hoạch hoặc tài liệu làm căn cứ khi quy trình yêu cầu.
5. Gửi sai cấp phê duyệt hoặc không bám hạn mức phân quyền.
6. Số tiền giữa tờ trình và phụ lục hoặc báo giá không khớp.
7. Không xác định rõ phòng ban, dự án hoặc người chịu trách nhiệm thực hiện.

Từ tờ trình đến quy trình phê duyệt chi phí trong doanh nghiệp

Tờ trình chỉ giải quyết bước đề xuất nhu cầu chi. Khi doanh nghiệp có nhiều phòng ban, cấp phê duyệt hoặc ngân sách, luồng đầy đủ thường cần quản lý các trạng thái: đề nghị → kiểm tra chính sách/ngân sách → phê duyệt → phát sinh chi → tập hợp chứng từ → thanh toán/hoàn ứng → báo cáo.

Để hiểu toàn bộ lớp quản trị này, tham khảo bài quản lý chi phí trong doanh nghiệp. Với riêng bước duyệt trước khi chi, xem quy trình phê duyệt chi phí.

Khi đề nghị được trao đổi rải rác qua giấy, email, bảng tính và ứng dụng chat, bộ phận tài chính khó theo dõi trạng thái và lịch sử xử lý tập trung. Một hệ thống quản lý chi phí có thể hỗ trợ tập trung hóa đề nghị, chứng từ và luồng duyệt tùy theo phạm vi triển khai, cấu hình và hệ thống hiện có.

Bizzi Expense là giải pháp liên quan đến quản lý chi phí và quy trình đề nghị, phê duyệt. Thông tin về phạm vi tính năng, cấu hình, tích hợp và điều kiện triển khai cần được đối chiếu với tài liệu sản phẩm hiện hành trước khi công bố claim cụ thể.

Câu hỏi thường gặp về tờ trình xin kinh phí

Tờ trình xin kinh phí có phải là đề nghị thanh toán không?

Không. Tờ trình xin kinh phí thường được sử dụng trước khi phát sinh khoản chi để đề xuất chủ trương, ngân sách hoặc xin cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trong khi đó, đề nghị thanh toán được sử dụng khi doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán dựa trên hồ sơ, chứng từ và căn cứ thanh toán phù hợp.

Có thể dùng một mẫu tờ trình cho mọi khoản chi không?

Có thể sử dụng một mẫu tờ trình chung làm khung, nhưng các trường thông tin nên được điều chỉnh theo từng loại khoản chi. Tờ trình đi công tác cần làm rõ lịch trình, người tham gia và dự toán công tác phí; tờ trình tiếp khách cần nêu đối tượng, mục đích, số người và hạn mức; tờ trình mua sắm cần bổ sung nhu cầu sử dụng, số lượng, thông số và căn cứ dự toán.

Tờ trình xin kinh phí có cần lập bảng dự toán không?

Nên có, đặc biệt khi khoản kinh phí gồm nhiều hạng mục. Bảng dự toán giúp người phê duyệt biết tổng số tiền được hình thành từ những khoản nào, đồng thời giúp bộ phận tài chính thuận tiện đối chiếu với ngân sách, báo giá và hồ sơ thanh toán sau này.

Tờ trình xin kinh phí cần gửi cho ai phê duyệt?

Tờ trình cần gửi đúng người hoặc cấp có thẩm quyền theo quy chế tài chính và ma trận phân quyền của tổ chức. Tùy giá trị khoản chi, phòng ban, dự án hoặc loại chi phí, tờ trình có thể cần qua trưởng bộ phận, bộ phận tài chính, kế toán hoặc cấp quản lý cao hơn trước khi được phê duyệt.

Tờ trình xin kinh phí nên đính kèm những tài liệu nào?

Tài liệu đính kèm phụ thuộc vào mục đích khoản chi. Ví dụ, công tác có thể kèm lịch trình hoặc kế hoạch công tác; tiếp khách có thể kèm chương trình làm việc; mua sắm có thể kèm báo giá và thông số; đào tạo hoặc sự kiện có thể kèm kế hoạch, danh sách tham gia và dự toán chi tiết.

Tờ trình xin kinh phí và tạm ứng có giống nhau không?

Không. Tờ trình xin kinh phí tập trung vào việc đề xuất và phê duyệt nhu cầu chi. Tạm ứng là bước cấp trước một khoản tiền cho cá nhân hoặc bộ phận để thực hiện công việc đã được phép. Một tờ trình có thể đồng thời đề xuất tạm ứng, nhưng hai khái niệm vẫn phục vụ hai mục đích quản lý khác nhau.

Doanh nghiệp có bắt buộc dùng quốc hiệu, tiêu ngữ trong tờ trình nội bộ không?

Không nên áp dụng một thể thức giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Biểu mẫu nội bộ cần được thiết kế theo loại hình tổ chức, quy chế tài chính, chính sách chi tiêu và hệ thống phê duyệt đang áp dụng. Trường hợp văn bản thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định về công tác văn thư hoặc được sử dụng trong hồ sơ có yêu cầu pháp lý riêng, cần đối chiếu quy định hiện hành trước khi phát hành.

Sau khi tờ trình được phê duyệt thì cần làm gì?

Sau khi được phê duyệt, khoản chi có thể chuyển sang các bước tiếp theo như tạm ứng, mua hàng, thực hiện công tác, tiếp khách hoặc sử dụng dịch vụ. Khi phát sinh chi phí thực tế, doanh nghiệp tiếp tục kiểm tra chứng từ, đề nghị thanh toán hoặc hoàn ứng và đối chiếu với ngân sách đã được phê duyệt.