Khi thanh toán chi phí sau một chuyến công tác, điều quan trọng không chỉ là tìm một file Word để điền mà là chọn đúng chứng từ theo tình trạng khoản tiền. Nếu nhân viên đã tự chi và chưa nhận tạm ứng trước, doanh nghiệp có thể đối chiếu Mẫu 05-TT theo chế độ kế toán đang áp dụng. Nếu nhân viên đã nhận tiền tạm ứng và đang quyết toán sau chuyến đi, cần phân biệt với Mẫu 04-TT – Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán công tác phí mới nhất 2026
Bizzi chuẩn bị 4 file tương ứng với các nhu cầu khác nhau. Mẫu pháp lý được tách riêng theo chế độ kế toán; mẫu nội bộ và bảng kê Excel được ghi rõ là công cụ quản trị, không phải biểu mẫu bắt buộc của Bộ Tài chính.
Giấy đề nghị thanh toán công tác phí là gì?
“Giấy đề nghị thanh toán công tác phí” thường là cách doanh nghiệp gọi giấy đề nghị thanh toán được sử dụng cho các khoản chi phát sinh trong một chuyến công tác. Với doanh nghiệp thuộc phạm vi Thông tư 99/2025/TT-BTC, Mẫu 05-TT là Giấy đề nghị thanh toán trong nhóm chứng từ tiền tệ và Thông tư 99 có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
Mẫu 05-TT chỉ ghi các thông tin cốt lõi như người đề nghị, bộ phận, nội dung thanh toán, số tiền, số chứng từ kèm theo và các vị trí ký. Khi chuyến đi có nhiều khoản như vé máy bay, khách sạn, taxi, phí cầu đường hoặc các chi phí khác, doanh nghiệp có thể dùng thêm bảng kê chi tiết để người duyệt và kế toán dễ đối chiếu.
Giấy đề nghị thanh toán không tự thay thế hóa đơn, chứng từ, phê duyệt chuyến đi hoặc tài liệu khác mà doanh nghiệp yêu cầu theo quy chế và giao dịch thực tế.
Nguồn đối chiếu: Thông tư 99/2025/TT-BTC trên Công báo Chính phủ.
Đi công tác về nên dùng Mẫu 05-TT hay Mẫu 04-TT?
Điểm dễ nhầm nhất là lấy 05-TT để xử lý cả khoản đã tạm ứng. Trên thực tế, 03-TT, 04-TT và 05-TT phục vụ các giai đoạn khác nhau của dòng tiền.
Cần tiền trước khi đi/chi
Giấy đề nghị tạm ứng.
Đã nhận tạm ứng, nay quyết toán
Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
Đã tự chi, chưa nhận tạm ứng
Giấy đề nghị thanh toán.
| Tình trạng khoản tiền | Chứng từ cần xem xét | Ví dụ |
|---|---|---|
| Chưa đi công tác và cần công ty cấp tiền trước | 03-TT – Giấy đề nghị tạm ứng | Xin tạm ứng 5 triệu đồng trước chuyến công tác. |
| Đã nhận tạm ứng và đang quyết toán sau chuyến đi | 04-TT – Giấy thanh toán tiền tạm ứng | Đã nhận 5 triệu, thực chi 4,6 triệu và cần xử lý phần chênh lệch. |
| Không nhận tạm ứng, nhân viên đã tự chi và cần công ty thanh toán lại | 05-TT – Giấy đề nghị thanh toán | Nhân viên tự trả tiền khách sạn, taxi rồi lập hồ sơ đề nghị thanh toán. |
| Doanh nghiệp cần thêm thông tin quản trị | Mẫu nội bộ + bảng kê Excel | Theo dõi mã chuyến đi, dự án, nguồn thanh toán, chứng từ và chênh lệch. |
Nếu cần tìm hiểu sâu hơn toàn bộ luồng từ đề nghị tạm ứng đến quyết toán, xem hướng dẫn về tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
Mẫu 05-TT theo Thông tư 99 và Thông tư 133 khác nhau thế nào?
Không nên chọn mẫu chỉ dựa vào năm ghi trên tên file. Trước tiên cần xác định doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán nào.
Mẫu 05-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Với doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng TT99, Mẫu 05-TT là mẫu Giấy đề nghị thanh toán để doanh nghiệp đối chiếu và tham khảo áp dụng. Mẫu gồm đơn vị, ngày lập, người nhận đề nghị, họ tên người đề nghị, bộ phận, nội dung thanh toán, số tiền bằng số và bằng chữ, số lượng chứng từ gốc kèm theo cùng các vị trí ký/xác nhận.
TT99 cũng cho phép doanh nghiệp xây dựng hoặc thiết kế biểu mẫu chứng từ phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, với điều kiện đáp ứng yêu cầu pháp luật và quy chế/tài liệu nội bộ liên quan.
Mẫu 05-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Thông tư 133 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nếu doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán theo TT133 thì nên sử dụng mẫu tương ứng với chế độ đó thay vì tự chuyển sang file TT99 chỉ vì năm hiện tại là 2026.
Có thể kiểm tra tình trạng hiệu lực và lịch sử sửa đổi tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.
Nếu đang tìm mẫu đề nghị thanh toán cho các khoản khác ngoài công tác phí như mua hàng, dịch vụ hoặc thanh toán nội bộ, xem riêng bộ mẫu đề nghị thanh toán 2026.
Cách điền giấy đề nghị thanh toán công tác phí
Với công tác phí, mục tiêu của giấy đề nghị là giúp người duyệt và kế toán xác định nhanh ai đang đề nghị, chuyến đi nào, số tiền cần thanh toán là bao nhiêu và hồ sơ chi tiết nằm ở đâu.
1. Ghi đúng đơn vị và người đề nghị
Điền tên doanh nghiệp, họ tên nhân viên và bộ phận thực hiện chuyến công tác. Nếu doanh nghiệp quản lý chi phí theo dự án hoặc trung tâm chi phí, có thể bổ sung thông tin này trong mẫu nội bộ hoặc bảng kê Excel.
2. Mô tả rõ nội dung thanh toán
Không nên chỉ ghi “Thanh toán công tác phí”. Có thể ghi cụ thể: “Đề nghị thanh toán chi phí chuyến công tác Hà Nội từ ngày 03/09/2026 đến ngày 05/09/2026, gồm chi phí lưu trú, di chuyển và các khoản chi theo bảng kê đính kèm.”
3. Xác định đúng số tiền đề nghị thanh toán
Số tiền trên Giấy đề nghị thanh toán nên là số thực tế đang đề nghị doanh nghiệp thanh toán cho người đề nghị, không mặc định bằng toàn bộ chi phí của chuyến đi.
- Tổng chi phí chuyến công tác: 6.800.000 đồng.
- Vé máy bay do công ty thanh toán trực tiếp: 2.500.000 đồng.
- Nhân viên tự thanh toán khách sạn, taxi và các khoản khác: 4.300.000 đồng.
- Nhân viên không nhận tạm ứng.
Số tiền đề nghị doanh nghiệp thanh toán lại cho nhân viên: 4.300.000 đồng.
4. Ghi số tiền bằng chữ và kiểm tra chứng từ kèm theo
Số bằng chữ phải khớp với số tiền đề nghị. Nếu mẫu có dòng “kèm theo … chứng từ gốc”, cần đối chiếu với hồ sơ thực tế sau khi chốt bảng kê và các khoản được duyệt.
5. Kiểm tra đúng người duyệt
Trước khi gửi, kiểm tra đúng luồng phê duyệt của doanh nghiệp: phụ trách bộ phận, kế toán, kế toán trưởng hoặc người có thẩm quyền duyệt chi tùy quy trình đang áp dụng.
Mẫu bảng kê thanh toán công tác phí Excel
Giấy đề nghị thanh toán phù hợp để ghi tổng số tiền đề nghị. Với một chuyến công tác có nhiều khoản chi, bảng kê Excel giúp kế toán nhìn được chi tiết từng giao dịch, nguồn thanh toán và hạn chế cộng trùng khoản doanh nghiệp đã thanh toán trực tiếp.
File gồm 3 tab:
- Bảng kê: nhập thông tin chuyến đi, tiền tạm ứng, từng khoản chi và nguồn thanh toán.
- Hướng dẫn: giải thích cách sử dụng file và cách đọc chênh lệch quyết toán.
- Danh mục: chứa các danh sách dùng cho ô lựa chọn như loại chi phí, phương thức và nguồn thanh toán.
File Excel tự tính chênh lệch quyết toán như thế nào?
Tổng chi phí chuyến công tác − Khoản công ty đã thanh toán trực tiếp = Chi phí thuộc phần cá nhân/tạm ứng
Chi phí thuộc phần cá nhân/tạm ứng − Tiền tạm ứng đã nhận = Chênh lệch quyết toán
- Số dương: doanh nghiệp còn phải thanh toán thêm.
- Số âm: nhân viên còn phải hoàn lại.
- Bằng 0: khoản tiền đã cân bằng.
Lưu ý: bảng Excel hỗ trợ tính toán và quản trị. Nếu nhân viên đã nhận tạm ứng thì chứng từ quyết toán vẫn cần xử lý theo nghiệp vụ thanh toán tiền tạm ứng phù hợp, không dùng bảng kê để thay 04-TT.
Hồ sơ thanh toán công tác phí gồm những gì?
Không có một bộ hồ sơ cứng giống hệt nhau cho mọi doanh nghiệp và mọi chuyến công tác. Danh mục thực tế phụ thuộc vào quy chế công tác phí, quy trình phê duyệt nội bộ, loại khoản chi, cách thanh toán, chế độ kế toán và chứng từ thực tế phát sinh.
| Nhóm hồ sơ | Tài liệu thường cần kiểm tra |
|---|---|
| Căn cứ chuyến công tác | Đề nghị/quyết định/phê duyệt công tác, lịch trình hoặc tài liệu liên quan nếu quy trình doanh nghiệp yêu cầu. |
| Giấy thanh toán | 05-TT nếu chưa nhận tạm ứng; 04-TT nếu đang thanh toán khoản đã tạm ứng. |
| Bảng kê | Danh sách chi tiết các khoản phát sinh trong chuyến đi. |
| Đi lại | Vé, booking, chứng từ thanh toán, tài liệu xác nhận hành trình nếu có. |
| Lưu trú | Hóa đơn/chứng từ lưu trú và tài liệu đặt phòng khi cần đối chiếu. |
| Chi phí khác | Chứng từ và phê duyệt theo chính sách công tác phí của doanh nghiệp. |
| Thanh toán | Bằng chứng về khoản nhân viên tự chi, khoản công ty trả trực tiếp hoặc tiền tạm ứng khi cần đối chiếu. |
Phân biệt giấy đề nghị thanh toán, bảng kê công tác phí và các chứng từ liên quan
Một hồ sơ có thể cần nhiều tài liệu vì mỗi tài liệu giải quyết một nhiệm vụ khác nhau. Không nên dùng một file để thay toàn bộ phần còn lại.
| Tài liệu | Nhiệm vụ chính | Có thay thế 05-TT không? |
|---|---|---|
| 03-TT – Giấy đề nghị tạm ứng | Xin tiền trước khi thực hiện khoản chi. | Không. |
| 04-TT – Giấy thanh toán tiền tạm ứng | Quyết toán khoản tiền đã được tạm ứng. | Không. |
| 05-TT – Giấy đề nghị thanh toán | Đề nghị thanh toán khoản đã phát sinh khi chưa được thanh toán. | Là chứng từ chính trong tình huống phù hợp. |
| Bảng kê công tác phí Excel | Liệt kê chi tiết từng khoản và tính tổng/chênh lệch. | Không. |
| Mẫu nội bộ công tác phí | Thu thập thêm thông tin phục vụ quản trị và phê duyệt. | Không mặc định thay thế chứng từ kế toán. |
| Hóa đơn/chứng từ chi phí | Chứng minh giao dịch/khoản chi tương ứng. | Không. |
Mẫu đề nghị thanh toán công tác phí nội bộ dùng khi nào?
Mẫu 05-TT có cấu trúc khá ngắn. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể cần thêm thông tin để phê duyệt và đối chiếu chuyến công tác như điểm công tác, thời gian, khoản công ty thanh toán trực tiếp, tiền tạm ứng, tài khoản nhận tiền và checklist hồ sơ.
Mẫu nội bộ có thể đóng vai trò là lớp thông tin quản trị hoặc tài liệu kèm theo. Doanh nghiệp vẫn cần xác định chứng từ kế toán phù hợp với chế độ đang áp dụng.
Quy trình thanh toán công tác phí trong doanh nghiệp
Một quy trình rõ ràng giúp giảm tình trạng hồ sơ gửi đi gửi lại giữa nhân viên, quản lý và kế toán.
- Xác định chuyến công tác và nguồn tiền. Kiểm tra chuyến đi đã được phê duyệt chưa, công ty đã thanh toán trực tiếp khoản nào và nhân viên có nhận tạm ứng không.
- Tập hợp từng khoản chi. Nhập các khoản phát sinh vào bảng kê và xác định nguồn thanh toán để tránh thanh toán trùng.
- Kiểm tra hồ sơ đính kèm. Đối chiếu từng dòng với hóa đơn, chứng từ hoặc tài liệu tương ứng.
- Chọn đúng chứng từ. Chưa nhận tạm ứng → xem 05-TT; đã nhận tạm ứng → xem 04-TT; cần thêm trường quản trị → dùng mẫu nội bộ/bảng kê hỗ trợ.
- Trình phê duyệt. Người quản lý và kế toán kiểm tra mục đích, hạn mức, số tiền, chứng từ, nguồn thanh toán và thẩm quyền.
- Thanh toán hoặc thu hồi chênh lệch. Xử lý phần doanh nghiệp còn phải trả hoặc phần tạm ứng nhân viên cần hoàn lại.
- Lưu và đối soát hồ sơ. Lưu chứng từ, phê duyệt, bảng kê và thông tin thanh toán theo cách có thể truy xuất khi cần.
7 lỗi thường gặp khi thanh toán công tác phí
Nếu nhân viên đã nhận tiền trước, cần xác định nghiệp vụ thanh toán tiền tạm ứng thay vì mặc định dùng 05-TT.
Với doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng TT99, cần đối chiếu Mẫu 05-TT theo TT99 từ năm 2026 thay vì mặc định sử dụng file TT200 cũ.
Vé máy bay hoặc dịch vụ đã thanh toán bằng tài khoản công ty không nên tiếp tục được cộng vào số tiền hoàn cho nhân viên.
Chốt bảng kê sau điều chỉnh và phê duyệt trước khi ghi số tiền cuối cùng lên giấy đề nghị.
Với nhiều giao dịch, sử dụng bảng kê để tách từng khoản giúp kế toán dễ kiểm tra.
Bảng Excel Bizzi cung cấp là công cụ quản trị nội bộ, không phải biểu mẫu bắt buộc của Bộ Tài chính.
Giấy đề nghị chỉ là một phần của luồng thanh toán; các chứng từ và căn cứ liên quan vẫn cần được kiểm tra theo giao dịch thực tế.
Câu hỏi thường gặp về mẫu thanh toán công tác phí
Mẫu 05-TT theo Thông tư 200 còn là mẫu mới nhất năm 2026 không?
Đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng TT99, không nên tiếp tục gọi Mẫu 05-TT theo TT200 là “mẫu mới nhất năm 2026”. TT99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 và có Mẫu 05-TT tương ứng.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải dùng đúng nguyên bố cục Mẫu 05-TT theo TT99 không?
TT99 cho phép doanh nghiệp xây dựng hoặc thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng việc thiết kế/sửa đổi cần đáp ứng yêu cầu pháp luật và quy chế/tài liệu nội bộ liên quan.
Bảng kê thanh toán công tác phí Excel có phải mẫu của Bộ Tài chính không?
Không. File Excel Bizzi cung cấp là mẫu quản trị nội bộ để liệt kê khoản chi, nguồn thanh toán và tính chênh lệch quyết toán.
Đã nhận tạm ứng nhưng chi thực tế cao hơn số tạm ứng thì làm thế nào?
Bảng kê có thể tính phần chênh lệch doanh nghiệp cần thanh toán thêm, nhưng vì đã phát sinh tạm ứng nên hồ sơ cần xử lý theo nghiệp vụ thanh toán tiền tạm ứng và đối chiếu 04-TT thay vì dùng 05-TT làm chứng từ chính.
Công ty đã trả tiền vé máy bay, nhân viên chỉ tự trả khách sạn thì ghi thế nào?
Có thể đưa cả hai khoản vào bảng kê để phản ánh tổng chi phí chuyến đi, nhưng đánh dấu vé máy bay là nguồn “Thẻ/Tài khoản công ty” và khách sạn là “Tự chi” nếu nhân viên dùng tiền cá nhân. Số tiền đề nghị hoàn cho nhân viên chỉ phản ánh phần doanh nghiệp còn phải trả cho nhân viên.
Khi file Word và Excel không còn đủ để quản lý công tác phí
File Word và Excel phù hợp khi số lượng chuyến công tác còn ít, quy trình đơn giản và kế toán có thể kiểm soát thủ công. Khó khăn xuất hiện khi nhiều phòng ban cùng gửi yêu cầu, mỗi bộ phận có hạn mức khác nhau, hồ sơ qua nhiều cấp duyệt, có tạm ứng/hoàn ứng và chứng từ nằm rải rác qua nhiều kênh.
Bizzi Travel & Expense hỗ trợ số hóa luồng từ tạo đề nghị, tạm ứng, đặt vé, thu thập/kiểm tra chứng từ đến đối soát và thanh toán, đồng thời liên kết chính sách chi tiêu và ngân sách theo phạm vi triển khai.
