Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp là một công cụ không thể thiếu trong kỷ nguyên số, giúp các tổ chức từ startup, SME đến tập đoàn lớn theo dõi, phân tích và quản lý dòng tiền một cách hiệu quả. Việc ứng dụng một hệ thống quản trị tài chính phù hợp không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất mà còn cung cấp dữ liệu chính xác cho các quyết định kinh doanh chiến lược.
Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về giải pháp phần mềm doanh nghiệp, những lợi ích chính, so sánh các phần mềm tài chính doanh nghiệp phổ biến và đưa ra lời khuyên giúp bạn chọn phần mềm quản lý tài chính phù hợp nhất.
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý tài chính trong doanh nghiệp là một hệ thống ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ các nghiệp vụ tài chính – kế toán cốt lõi như: quản lý thu chi, công nợ, tài sản cố định, hàng tồn kho, lập chứng từ hóa đơn điện tử, quản lý thuế, và tạo báo cáo tài chính.
Nhiều phần mềm quản lý tài chính online hiện đại còn có khả năng tích hợp mạnh mẽ với các hệ thống khác như ERP (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp), CRM (Quản lý quan hệ khách hàng), phần mềm bán hàng, hoặc giải pháp quản lý nhân sự, tạo thành một hệ sinh thái giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện trên nền tảng đám mây (cloud) hoặc tại chỗ (on-premise).
Việc tập trung dữ liệu vào một công cụ quản lý dòng tiền duy nhất giúp nhà quản trị có cái nhìn 360 độ về “sức khỏe” tài chính, đảm bảo tính chính xác, tuân thủ pháp luật và đưa ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
6 lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm quản lý tài chính
Việc áp dụng một giải pháp phần mềm quản lý tài chính phù hợp mang lại nhiều lợi ích thiết thực, là giải pháp phần mềm tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động tổng thể. Dưới đây là các lợi ích nổi bật khi sử dụng phần mềm như Bizzi Expense:
- Cải thiện hiệu quả quản lý: Cung cấp góc nhìn tổng thể về các khoản chi phí hoạt động trong doanh nghiệp, từ đó đưa ra quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác. Các báo cáo chi tiết giúp phân tích chi phí từ các bộ phận khác nhau, xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
- Tăng tính minh bạch: Ghi nhận và phân loại rõ ràng tất cả các khoản chi phí, giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.
-
Kiểm soát dòng tiền và chi phí hiệu quả: Cung cấp cái nhìn tổng quan, theo dõi các khoản thu chi, công nợ theo thời gian thực. Công cụ kiểm soát chi phí tích hợp giúp quản lý ngân sách chặt chẽ, tránh lãng phí.
- Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa báo cáo và các tính năng cảnh báo vượt ngân sách hay kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn,… giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc xử lý dữ liệu và tạo báo cáo. Nhân viên không cần phải thực hiện nhập liệu hay tính toán một cách thủ công.
- Ra quyết định nhanh chóng: Phần mềm báo cáo tài chính cung cấp các phân tích đa chiều (doanh thu, chi phí, lợi nhuận ròng…), giúp ban lãnh đạo có cơ sở dữ liệu vững chắc để đưa ra các quyết định chiến lược kịp thời, tối ưu hóa tài chính doanh nghiệp.
- Tối ưu hóa chi phí: Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp giúp phân tích và phát hiện các khoản chi phí không cần thiết, từ đó tối ưu hóa được các nguồn chi tiêu.
Trải nghiệm miễn phí 6 tháng với Bizzi Expense để khám phá ngay giải pháp quản lý chi phí tối ưu dành cho doanh nghiệp: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Top 10 phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp tốt nhất
Thị trường hiện nay cung cấp rất nhiều lựa chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp. Dưới đây là đánh giá tổng quan một số giải pháp tiêu biểu, bao gồm cả các phần mềm kế toán chuyên dụng và các hệ thống ERP tài chính toàn diện:
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp Bizzi Expense
Bizzi Expense là một trong những công cụ quản lý chi tiêu hàng đầu hiện nay, mang đến giải pháp tự động hoá cho quy trình báo cáo chi tiêu của doanh nghiệp.
Các tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
- Thiết lập chính sách chi tiêu: Thiết lập và tùy chỉnh các ngân sách, chính sách theo từng phòng ban, dự án, hoặc loại chi phí với hạn mức chi tiêu được quy định rõ ràng. Khi có chi tiêu vượt mức hoặc không tuân thủ chính sách hệ thống sẽ tự động cảnh báo.
- Quy trình phê duyệt chi phí linh hoạt: Bizzi Expense tự động hóa quy trình tài chính, phê duyệt chi phí, thiết lập luồng phê duyệt dựa trên cấp bậc và loại chi phí. Người dùng có thể dễ dàng cấu hình các bước phê duyệt để đáp ứng nhu cầu nội bộ, đảm bảo quy trình phê duyệt được thực hiện nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.
- Lập ngân sách cho phòng ban và dự án: Bizzi Expense hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ và quản lý ngân sách chi tiết theo từng phòng ban, dự án, hoặc hạng mục chi tiêu cụ thể.
- Theo dõi và quản lý chi phí thời gian thực: Hệ thống cập nhật các giao dịch và chi tiêu ngay khi chúng được phát sinh, giúp các nhà quản lý luôn nắm rõ tình hình tài chính của công ty theo thời gian thực.
- Dashboard báo cáo chi phí và ngân sách: Cung cấp dashboard trực quan với báo cáo chi tiết và các biểu đồ dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tình hình chi phí và ngân sách theo từng thời điểm. Các báo cáo tự động giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và sâu sắc về hiệu quả sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp mà không cần các thao tác phức tạp.
- Tích hợp ERP: Bizzi Expense tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP lớn, giúp đồng bộ hóa dữ liệu chi phí và ngân sách từ nhiều nguồn vào một nền tảng.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp Bizzi Expense:
- Tiết kiệm thời gian và công sức của nhân sự khi lập báo cáo chi tiêu.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót, đảm bảo tính chính xác cao cho báo cáo chi tiêu của doanh nghiệp.
- Cập nhật nhanh chóng các báo cáo về chi tiêu theo thời gian thực
- Ban lãnh đạo dễ dàng đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, nhanh chóng.
Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp SAP Business One
Đối tượng: Doanh nghiệp vừa và lớn (DNVVN -> DNL), công ty FDI, doanh nghiệp cần hệ thống quản trị tài chính ERP tổng thể.
Điểm mạnh: Hệ thống ERP mạnh mẽ, tích hợp chặt chẽ giữa tài chính và các phân hệ khác (kho, sản xuất, bán hàng, mua hàng). Khả năng tùy chỉnh cao, báo cáo phân tích chuyên sâu.
Chức năng chính:
- Quản lý kế toán, tài chính, kho hàng, bán hàng
- Tích hợp dữ liệu theo thời gian thực
- Báo cáo tài chính chi tiết
Ưu điểm:
- Hệ thống mạnh mẽ, hỗ trợ quản lý tổng thể
- Tích hợp nhiều tính năng mở rộng (ERP, CRM)
- Báo cáo chi tiết, phù hợp cho doanh nghiệp có quy mô lớn
Nhược điểm:
- Chi phí cao, cần đầu tư lớn
- Cần nhân sự có chuyên môn để triển khai và sử dụng
Phần mềm QuickBooks
Đối tượng: Doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ, và freelancers, đặc biệt phổ biến ở thị trường Bắc Mỹ và quốc tế.
Điểm mạnh: Giao diện rất thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với người không chuyên về kế toán. Nhiều gói dịch vụ với chi phí hợp lý. Hệ sinh thái ứng dụng tích hợp lớn.
Chức năng chính:
- Quản lý thu chi công ty, hóa đơn, bảng lương
- Theo dõi công nợ, quản lý dòng tiền
- Tích hợp với ngân hàng và phần mềm khác
Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
- Chi phí hợp lý
- Có phiên bản Cloud tiện lợi
Nhược điểm:
- Hạn chế tính năng nâng cao cho doanh nghiệp lớn
- Hỗ trợ chưa mạnh với thuế theo chuẩn Việt Nam
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp Xero
Đối tượng: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là những doanh nghiệp cần giải pháp Cloud hiện đại, dễ sử dụng. Phổ biến ở Úc, New Zealand, Anh.
Điểm mạnh: Giao diện trực quan, đẹp mắt. Tập trung vào trải nghiệm người dùng Cloud. Khả năng tích hợp mạnh mẽ với hàng trăm ứng dụng bên thứ ba. Tự động hóa đối chiếu ngân hàng tốt.
Chức năng chính:
- Quản lý hóa đơn, thuế, dòng tiền
- Theo dõi chi phí theo thời gian thực
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng, giao diện trực quan
- Tích hợp đa dạng với các phần mềm kế toán khác
- Tự động cập nhật giao dịch ngân hàng
Nhược điểm:
- Chưa phổ biến tại Việt Nam, hỗ trợ thuế còn hạn chế
- Một số tính năng nâng cao cần trả phí
Phần mềm Odoo Accounting
Đối tượng: Doanh nghiệp mọi quy mô, từ nhỏ đến lớn, cần một giải pháp linh hoạt, module hóa.
Điểm mạnh: Là một phần của hệ sinh thái Odoo ERP mã nguồn mở (có cả phiên bản trả phí). Tính module hóa cao, doanh nghiệp chỉ trả tiền cho những gì họ cần. Khả năng tùy chỉnh mạnh mẽ.
Chức năng chính:
- Quản lý thu chi, hóa đơn, dòng tiền
- Hỗ trợ nhiều loại tiền tệ và báo cáo tài chính
- Kết nối với hệ sinh thái ERP Odoo
Ưu điểm:
- Linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo nhu cầu
- Hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp có mô hình phức tạp
- Hỗ trợ đa tiền tệ, phù hợp cho doanh nghiệp quốc tế
Nhược điểm:
- Cần kỹ thuật để triển khai, không phù hợp doanh nghiệp nhỏ
- Một số tính năng cao cấp phải trả phí
Phần mềm Microsoft Dynamics 365 Finance
Chức năng chính:
- Quản lý tài chính, thuế, bảng lương
- AI dự báo chi tiêu, phân tích tài chính
- Tích hợp với hệ sinh thái Microsoft
Ưu điểm:
- Hệ thống mạnh mẽ, phù hợp doanh nghiệp lớn
- Báo cáo tài chính chuyên sâu
- Kết nối tốt với các phần mềm Microsoft khác
Nhược điểm:
- Chi phí cao
- Khó triển khai nếu doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phần mềm Wave Accounting
Đối tượng: Freelancers, giải pháp tài chính cho startup, doanh nghiệp siêu nhỏ có ngân sách cực hạn chế.
Điểm mạnh: Cung cấp các tính năng kế toán cơ bản hoàn toàn miễn phí. Giao diện đơn giản, dễ bắt đầu.
Chức năng chính:
- Quản lý tài chính, thuế, hóa đơn
- Miễn phí cho nhiều tính năng cơ bản
- Tích hợp thanh toán online
Ưu điểm
- Có chính sách Miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ
- Dễ sử dụng, không cần chuyên môn cao
- Hỗ trợ kế toán cơ bản đầy đủ
Nhược điểm:
- Không phù hợp cho doanh nghiệp lớn
- Hỗ trợ khách hàng hạn chế
Phần mềm NetSuite ERP
Đối tượng: Doanh nghiệp từ vừa đến lớn cần giải pháp Cloud ERP toàn diện, công ty hoạt động quốc tế.
Điểm mạnh: Giải pháp Cloud ERP hàng đầu, tích hợp Tài chính, CRM, Thương mại điện tử. Mở rộng linh hoạt, cập nhật tự động.
Chức năng chính:
- Hệ thống quản trị tài chính, thuế, công nợ
- Tích hợp ERP, CRM, HRM
- Báo cáo tài chính chuyên sâu
Ưu điểm:
- Tích hợp ERP mạnh mẽ
- Hỗ trợ tài chính toàn diệp
Nhược điểm:
- Chi phí cao
- Cần thời gian triển khai lâu
- Chỉ phù hợp cho doanh nghiệp quy mô lớn
Phần mềm MISA AMIS
Đối tượng: Doanh nghiệp mọi quy mô tại Việt Nam, đặc biệt là phần mềm tài chính cho SME.
Điểm mạnh: Rất phổ biến tại Việt Nam, đáp ứng đầy đủ chuẩn mực kế toán và quy định thuế Việt Nam (VAS). Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hệ sinh thái MISA đa dạng (AMIS HRM, CRM, Bán hàng…).
Chức năng chính:
- Phần mềm kế toán doanh nghiệp, quản lý kế toán, thuế, hóa đơn
- Hỗ trợ theo chuẩn kế toán Việt Nam
- Báo cáo tài chính đầy đủ
Ưu điểm:
- Phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam
- Dễ sử dụng, hỗ trợ tiếng Việt
- Đáp ứng đầy đủ các quy định kế toán trong nước
Nhược điểm:
- Hạn chế nếu doanh nghiệp hoạt động chủ yếu ở thị trường quốc tế.
- Một số tính năng nâng cao cần trả phí.
Phần mềm Zoho Books
Đối tượng: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt là những doanh nghiệp đang sử dụng các sản phẩm khác trong hệ sinh thái Zoho (CRM, Mail…).
Điểm mạnh: Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Zoho rộng lớn. Giao diện đơn giản, dễ dùng. Giá cả cạnh tranh với nhiều tính năng.
Chức năng chính:
- Quản lý thu chi, hóa đơn, thuế
- Tích hợp với các phần mềm Zoho khác
- Tạo báo cáo tài chính chi tiết
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản, dễ dùng
- Giá cả hợp lý
- Tích hợp tốt với hệ sinh thái Zoho
Nhược điểm:
- Không phổ biến tại Việt Nam
- Một số tính năng nâng cao cần trả phí
Tư vấn cách chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
Cách chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp phù hợp là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, khả năng kiểm soát tài chính và năng lực ra quyết định của doanh nghiệp. Dưới đây là các yếu tố then chốt cần cân nhắc khi chọn phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp:
Xác định quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp nhỏ & Startup: Thường ưu tiên phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, chi phí thấp, tập trung vào các nghiệp vụ cơ bản (thu chi, hóa đơn, báo cáo thuế). Các giải pháp tài chính cho startup trên nền tảng cloud thường là lựa chọn tốt.
- Doanh nghiệp vừa (SME): Cần các tính năng mở rộng hơn như quản lý kho, tài sản cố định, tính giá thành, báo cáo quản trị chi tiết, có khả năng tích hợp với các hệ thống khác.
- Doanh nghiệp lớn: Yêu cầu hệ thống ERP tài chính mạnh mẽ, khả năng tùy chỉnh cao, quản lý đa chi nhánh/đa công ty, hỗ trợ đa tiền tệ, báo cáo phân tích chuyên sâu, kiểm soát nội bộ chặt chẽ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp đừng chỉ nhìn vào nhu cầu hiện tại, hãy dự phóng sự phát triển của doanh nghiệp trong 3-5 năm tới để chọn giải pháp có khả năng mở rộng phù hợp.
Kiểm tra các tính năng quan trọng
- Lập danh sách các nghiệp vụ tài chính – kế toán bắt buộc phải có (must-have) và các tính năng mong muốn (nice-to-have).
- Các module cốt lõi thường bao gồm: Kế toán tổng hợp, Quản lý tiền mặt/tiền gửi, Quản lý phải thu (Bán hàng & Công nợ), Quản lý phải trả (Mua hàng & Công nợ), Quản lý hàng tồn kho, Quản lý tài sản cố định, Kê khai Thuế, Lập Báo cáo tài chính.
- Xem xét các tính năng nâng cao nếu cần: Tính giá thành sản xuất, Quản lý ngân sách, Báo cáo quản trị đa chiều, Hợp nhất báo cáo tài chính, Tích hợp hóa đơn điện tử, Kết nối ngân hàng tự động…
Khả năng tích hợp
- Phần mềm có dễ dàng kết nối với các hệ thống bạn đang hoặc sẽ sử dụng không (CRM, phần mềm bán hàng POS, website TMĐT, phần mềm quản lý nhân sự, hệ thống Kho vận…)?
- Kiểm tra khả năng cung cấp API (Giao diện lập trình ứng dụng) mở để tích hợp tùy chỉnh nếu cần. Việc tích hợp liền mạch giúp loại bỏ nhập liệu trùng lặp và đảm bảo dữ liệu nhất quán.
Trải nghiệm thực tế và đánh giá người dùng
- Đừng bỏ qua bản Demo hoặc Dùng thử: Luôn yêu cầu nhà cung cấp demo sản phẩm hoặc tận dụng tối đa thời gian dùng thử miễn phí (nếu có). Đây là cách tốt nhất để tự mình trải nghiệm giao diện, luồng xử lý nghiệp vụ và đánh giá sự thân thiện, phù hợp.
- Tham khảo ý kiến: Tìm kiếm các đánh giá phần mềm quản lý tài chính từ người dùng khác, các case study thực tế, hoặc hỏi ý kiến các doanh nghiệp cùng ngành đã triển khai.
Bảo mật dữ liệu
- Đây là yếu tố tối quan trọng. Tìm hiểu về các biện pháp bảo mật của nhà cung cấp: mã hóa dữ liệu, chứng nhận bảo mật (ví dụ: ISO 27001), chính sách sao lưu dữ liệu, phân quyền truy cập người dùng chi tiết.
- Đảm bảo phần mềm tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân (nếu có liên quan) và các chuẩn mực kế toán áp dụng cho doanh nghiệp bạn (VAS, IFRS…).
Chi phí và chính sách hỗ trợ
- Chi phí tổng thể (TCO): Không chỉ nhìn vào giá bản quyền/phí thuê bao hàng tháng/năm. Hãy xem xét cả chi phí triển khai (tư vấn, cài đặt, tùy chỉnh), chi phí đào tạo người dùng, chi phí nâng cấp, và chi phí hỗ trợ kỹ thuật dài hạn.
- Mô hình giá: Tìm hiểu rõ các gói dịch vụ, giới hạn về số lượng người dùng, dung lượng lưu trữ, tính năng đi kèm. Có phí ẩn nào không?
- Chất lượng hỗ trợ: Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng (qua điện thoại, email, chat, tài liệu hướng dẫn…) có nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả không? Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình vận hành.
Tổng kết
Đầu tư vào phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp phù hợp là một quyết định chiến lược, không chỉ là chi phí. Nó là đòn bẩy giúp tối ưu hóa tài chính doanh nghiệp, nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường khả năng kiểm soát và thúc đẩy năng lực cạnh tranh trên thị trường.
Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc tìm kiếm một trong các công cụ tiên tiến giúp giúp ghi nhận và theo dõi các khoản chi phí trong thời gian thực, tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả quản lý thì Bizzi Expense chính là lựa chọn hàng đầu.
- Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Đọc thêm:
