Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, không ít kế toán gặp phải các sai sót như sai mã số thuế, tên khách hàng, số tiền hoặc ký hiệu hóa đơn. Những sai lệch này, nếu không xử lý đúng cách, có thể dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc bị phạt từ cơ quan thuế.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định pháp lý (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP), đi kèm mẫu biên bản cần thiết, quy trình thực hiện trên phần mềm, các mức phạt và những lưu ý quan trọng cần tránh khi áp dụng.
Khi nào cần hủy và khi nào cần điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc xử lý hóa đơn sai sót phụ thuộc vào trạng thái của hóa đơn đó. Doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện có sai sót.
- Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng có sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai quy cách, chất lượng hàng hóa.
- Cơ quan thuế yêu cầu hủy vì phát hiện hóa đơn không hợp lệ.
Bảng so sánh nhanh: Hủy hóa đơn và Điều chỉnh hóa đơn
| Trạng thái hóa đơn | Phương án xử lý | Yêu cầu bắt buộc |
|---|---|---|
| Đã gửi cho người mua, chưa kê khai thuế | ✔️ Hủy hóa đơn | Lập biên bản thu hồi và xuất hóa đơn mới thay thế. |
| Đã gửi cho người mua, đã kê khai thuế | ❌ Không được hủy | Phải lập hóa đơn điều chỉnh. |
Lưu ý quan trọng: Tuyệt đối không hủy hóa đơn điện tử đã được người bán hoặc người mua kê khai thuế. Việc này là vi phạm pháp luật và sẽ bị xử phạt nặng.
Làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử đúng quy trình theo Thông tư 78?
Để thực hiện hủy hóa đơn điện tử đúng theo quy định tại Khoản 1, Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp cần tiến hành theo 4 bước sau:
Bước 1: Lập biên bản thu hồi/hủy hóa đơn
Nếu hóa đơn đã được gửi cho người mua, hai bên cần lập Biên bản thu hồi hóa đơn đã lập. Văn bản này phải có chữ ký số của cả bên bán và bên mua, trong đó nêu rõ lý do thu hồi hóa đơn.
- Nội dung biên bản phải ghi rõ: số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập.
- Lý do hủy (ví dụ: sai thông tin người mua, sai số tiền).
- Cam kết của hai bên về việc không sử dụng hóa đơn này để kê khai.
Trường hợp hóa đơn lập sai nhưng chưa gửi cho người mua, người bán tự thực hiện hủy trên phần mềm mà không cần biên bản với người mua.
Bước 2: Gửi thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT tới Cơ quan Thuế
Người bán phải gửi Thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123) đến cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn. Việc này có thể thực hiện trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Bước 3: Thực hiện hủy hóa đơn trên phần mềm
- Truy cập vào phần mềm hóa đơn điện tử (B-Invoice, MISA, Viettel, VNPT…).
- Chọn chức năng “Hủy hóa đơn”, tìm hóa đơn cần hủy và nhập lý do.
- Thực hiện thao tác hủy. Phần mềm sẽ ghi nhận hóa đơn ở trạng thái “Đã hủy”.
*Lưu ý: Phần mềm phải đảm bảo lưu lại toàn bộ lịch sử hủy hóa đơn để phục vụ cho việc thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế sau này.
Bước 4: Lập hóa đơn điện tử mới và lưu trữ hồ sơ
Sau khi hủy, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế. Trên hóa đơn mới cần ghi rõ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số [Số HĐ cũ], ký hiệu [Ký hiệu HĐ cũ], ngày [Ngày lập HĐ cũ]”.
Toàn bộ hồ sơ liên quan cần được lưu trữ điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định, bao gồm:
- Biên bản thu hồi/hủy hóa đơn.
- Thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT đã gửi cơ quan thuế.
- Hóa đơn mới đã lập để thay thế.
Lưu ý quan trọng khi hủy hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tuân thủ pháp lý và tránh rủi ro, kế toán cần ghi nhớ các điểm sau:
- Trước khi hủy: Luôn kiểm tra kỹ trạng thái hóa đơn. Đã gửi cho người mua chưa? Đã kê khai thuế chưa? Đây là yếu tố quyết định được phép hủy hay phải điều chỉnh.
- Khi thực hiện: Bắt buộc phải có biên bản thỏa thuận nếu hóa đơn đã gửi. Đảm bảo phần mềm lưu lại lịch sử hủy và gửi thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT thành công đến cơ quan thuế.
- Sau khi hủy: Tuyệt đối không sử dụng hóa đơn đã hủy để kê khai hoặc hạch toán. Lập ngay hóa đơn mới thay thế và đảm bảo có dòng ghi chú “thay thế cho hóa đơn số…”.
Mức xử phạt nếu hủy hóa đơn điện tử sai quy định là bao nhiêu?
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc hủy hóa đơn sai quy trình có thể dẫn đến các mức phạt hành chính nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
| Hành vi vi phạm | Mức phạt (VNĐ) | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|
| Không lập Thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) khi hủy. | 2.000.000 – 4.000.000 | Điều 29 |
| Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung trên biên bản thu hồi hóa đơn. | 2.000.000 – 4.000.000 | Điều 29 |
| Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã hủy. | 4.000.000 – 8.000.000 | Điều 26 |
| Sử dụng hóa đơn đã có quyết định hủy để giao dịch, kê khai thuế. | 20.000.000 – 50.000.000 | Điều 28 |
Hướng dẫn thao tác hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trên B-Invoice
Phần mềm B-Invoice cung cấp quy trình hủy hóa đơn rõ ràng và tuân thủ quy định. Dưới đây là các bước chi tiết:
Bước 1: Tạo Thông báo hóa đơn sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT)
Trên thanh Menu, truy cập “Xử lý hóa đơn” > “Thông báo hóa đơn sai sót” > “Tạo mới”.
Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm hóa đơn cần thông báo sai sót.
Chọn hình thức xử lý là “Hủy” và nhập “Lý do thông báo sai sót”. Sau khi hoàn tất, nhấn “Lưu” để tạo thông báo và gửi đến Cơ quan Thuế.
Hệ thống sẽ cập nhật trạng thái gửi thông báo và phản hồi từ Cơ quan Thuế.
Bước 2: Thao tác hủy hóa đơn trên hệ thống
Sau khi Thông báo sai sót được Cơ quan Thuế chấp nhận, bạn có thể tiến hành hủy hóa đơn.
Cách 1: Tại màn hình “Danh sách Hóa đơn bán hàng”, tìm đến hóa đơn cần hủy và chọn chức năng “Hủy hóa đơn”.
Nhập “Lý do hủy” và xác nhận.
Cách 2: Vào mục “Xử lý hóa đơn” > “Hủy hóa đơn” > “Tạo mới” và chọn hóa đơn cần hủy từ danh sách.
Bước 3: Lập và lưu trữ Biên bản hủy hóa đơn
Nếu cần lập biên bản, vào “Xử lý hóa đơn” > “Hủy hóa đơn”, tìm đến hóa đơn đã hủy và chọn “Lập biên bản”.
Nhập số biên bản, kiểm tra thông tin, sau đó ký điện tử và nhấn “In” để tải file PDF về lưu trữ.
Biên bản này cần được cả hai bên ký số và lưu lại làm bằng chứng pháp lý.
“Nếu bạn dùng hệ thống khác như MISA, Viettel, VNPT,… quy trình xử lý cũng sẽ tương tự, bao gồm các bước: thông báo sai sót, lập biên bản (nếu cần), hủy và lập hóa đơn mới. Tham khảo tài liệu hướng dẫn của nhà cung cấp để có các thao tác chính xác nhất.”
Tóm lại, để đảm bảo tuân thủ pháp lý và tránh bị phạt, doanh nghiệp cần hủy hóa đơn điện tử đúng quy định, đúng thời điểm và đúng quy trình. Việc nắm vững các quy tắc về thời điểm hủy, các bước thực hiện và nghĩa vụ báo cáo với cơ quan thuế là yếu tố then chốt giúp kế toán tự tin xử lý mọi sai sót.
Trải nghiệm Bizzi Bot – Trợ lý xử lý hóa đơn đắc lực của kế toán
Ứng dụng công nghệ AI – RPA thông minh, khả năng của Bizzi Bot có thể tự động hóa 90% công việc xử lý hóa đơn của kế toán từ “nhận hóa đơn” cho đến “chuyển dữ liệu về phần mềm kế toán” với độ chính xác đến 99,9%, giúp tiết kiệm 80% thời gian và 50% chi phí cho doanh nghiệp.
Tăng hiệu suất
Mỗi doanh nghiệp sau khi đăng ký với Bizzi sẽ được cấp cho một email riêng tích hợp với Bizzi Bot. Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn về email, hàng triệu con bot sẽ giúp kế toán tải hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn…, và sẽ báo hiệu xanh nếu hóa đơn được duyệt và báo đỏ nếu hóa đơn nằm trong diện “rủi ro”. Sau khi kế toán kiểm tra xong và bấm “Duyệt”, dữ liệu sẽ tự động truy xuất về phần mềm kế toán.
Giảm sai sót, thất lạc hóa đơn
Không còn nỗi lo nhập sai, nhập thiếu, hay bị thất lạc hóa đơn. Bizzi là trợ lý cần mẫn và tỉ mỉ quản lý khoa học tất cả hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cho bạn tại một nơi.
Chi phí hợp lý
Gói dịch vụ thiết kế theo quy mô của doanh nghiệp. Chi phí cho một hóa đơn rẻ hơn như ly trà đá.
Đối chiếu thông minh
Thuật toán thông minh của Bizzi đối chiếu chi tiết đến từng dòng của hoá đơn và PO theo thời gian thực, giúp phát hiện sai lệch nhanh chóng.
Tăng tốc phê duyệt
Bizzi hỗ trợ kế toán phê duyệt chứng từ, giấy tờ cho nhân viên mọi lúc mọi nơi thông qua máy tính hay điện thoại nhanh chóng và dễ dàng.
Quản lý nhà cung cấp
Xác nhận hóa đơn điện tử, PO và giao tiếp với nhà cung cấp của bạn dễ dàng. Quản lý hạn thanh toán và tự động xác nhận tình trạng hóa đơn với bên bán
Quản lý chi phí
Số hóa toàn bộ quy trình tạo đề nghị thanh toán và duyệt những chi phí từ các phòng ban. Chi phí công tác, tiếp khách, mua sắm,…được quản lý minh bạch và hiệu quả.
Với việc tự động hóa quy trình kế toán bằng robot, công nghệ RPA của Bizzi tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp các doanh nghiệp tăng năng suất, giảm chi phí cũng như tối ưu hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, hạn chế những rủi ro về sai sót với độ chính xác đến 99,9% cùng chứng nhận ISO 27001 an toàn bảo mật thông tin giúp doanh nghiệp tăng tốc bứt phá trên hành trình chuyển đổi số.
Ngoài ra, khả năng của Bizzi Bot có thể làm việc 24/7, không xin nghỉ phép, nghỉ ốm, thôi việc…đảm bảo tiến độ công việc được liền mạch trơn tru. Tóm lại, trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh, tích hợp giải pháp quản lý hóa đơn điện tử sẽ mang lại nhiều thuận lợi trong việc quản lý tại các cơ quan Nhà nước, bao gồm cả cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp đang quan tâm đến công cụ trợ lý đắc lực của kế toán, hỗ trợ huỷ hoá đơn điện tử thì hãy trải nghiệm ngay Bizzi:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
Xem thêm:
