Hạch toán chi phí gia công thuê ngoài: Tài khoản, bút toán và hóa đơn

Tại bên thuê gia công, giá trị nguyên vật liệu hoặc hàng hóa gửi đi, chi phí vận chuyển trực tiếp và tiền thuê gia công thường được tập hợp trên TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang. Khi gia công hoàn thành, kế toán kết chuyển từ TK 154 sang TK 152, 153, 155, 156, 157 hoặc 632 tùy bản chất tài sản và cách sử dụng.

Lưu ý cập nhật năm 2026: Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026. Những doanh nghiệp có năm tài chính bắt đầu trước ngày này cần xác định thời điểm chuyển đổi theo kỳ kế toán của đơn vị.

Chi phí gia công là gì và hạch toán vào tài khoản nào?

Trong thực tế, cụm từ “chi phí gia công” thường được sử dụng theo hai nghĩa khác nhau:

• Chi phí chế biến trong doanh nghiệp sản xuất: gồm chi phí nhân công trực tiếp và phần chi phí sản xuất chung được phân bổ để chuyển nguyên vật liệu thành sản phẩm. Khoản mục này không đồng nhất với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
• Phí hoặc chi phí thuê gia công bên ngoài: là số tiền doanh nghiệp phải trả cho nhà cung cấp thực hiện một hoặc nhiều công đoạn theo hợp đồng. Giá dịch vụ có thể bao gồm tiền công, nhiên liệu, vật liệu phụ, đóng gói hoặc các khoản khác tùy thỏa thuận.

Việc phân biệt hai nghĩa trên giúp doanh nghiệp không đưa toàn bộ chi phí sản xuất nội bộ vào “phí gia công”, đồng thời xác định đúng giá thực tế của nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc sản phẩm sau khi thuê ngoài.

Cách hạch toán cụ thể phụ thuộc doanh nghiệp là bên thuê gia công hay bên nhận gia công. Đây là điểm cần xác định trước khi chọn tài khoản và lập chứng từ.

Nguyên tắc hạch toán tại bên thuê gia công

Bên thuê gia công vẫn sở hữu nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc hàng hóa gửi đi nếu hợp đồng không quy định chuyển quyền sở hữu. Vì vậy, doanh nghiệp không ghi nhận việc giao tài sản cho bên gia công như một giao dịch bán hàng và cũng không chuyển giá trị đó sang khoản phải thu hoặc phải trả chỉ vì tài sản đang nằm tại kho của đối tác.

Để số liệu TK 154 phục vụ tính giá thành và đối chiếu, doanh nghiệp nên mở chi tiết theo:

• nhà cung cấp nhận gia công;
• hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc lệnh gia công;
• mã nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc sản phẩm;
• công đoạn gia công;
• số lượng giao, số lượng nhận, hao hụt, phế liệu và sản phẩm lỗi;
• chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hiểm và các khoản trực tiếp khác.

Với doanh nghiệp có nhiều đơn vị thuê ngoài, việc chuẩn hóa mã đối tượng ngay từ đầu giúp kiểm soát chi phí thuê ngoài và tránh cộng nhầm chi phí của đơn hàng này sang đơn hàng khác.

Hạch toán chi phí gia công thuê ngoài tại bên thuê

1. Mua nguyên vật liệu hoặc hàng hóa chuyển thẳng đến nơi gia công

Khi nguyên vật liệu hoặc hàng hóa mua về được giao thẳng cho đơn vị gia công, không nhập kho doanh nghiệp:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang;
• Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ, nếu đáp ứng điều kiện;
• Có TK 111, 112, 331 – Tổng giá thanh toán.

Doanh nghiệp cần theo dõi riêng số lượng và giá trị tài sản đang nằm tại từng đơn vị gia công dù hàng không đi qua kho nội bộ.

2. Xuất kho nguyên vật liệu, công cụ hoặc hàng hóa đi gia công

• Nợ TK 154 – Giá trị xuất đi gia công;
• Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu; hoặc
• Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ; hoặc
• Có TK 156 – Hàng hóa.

Bút toán được ghi theo giá trị xuất kho xác định theo chính sách kế toán của doanh nghiệp. Phiếu xuất kho cần thể hiện rõ mục đích “xuất thuê ngoài gia công”, đơn vị nhận, số hợp đồng và địa điểm giao nhận.

3. Ghi nhận phí gia công và chi phí trực tiếp liên quan

Khi nhận hóa đơn dịch vụ gia công, vận chuyển, bốc xếp hoặc khoản chi trực tiếp khác đủ điều kiện tính vào giá thực tế:

• Nợ TK 154 – Giá chưa có thuế được khấu trừ;
• Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, nếu đủ điều kiện;
• Có TK 111, 112, 331 – Số đã trả hoặc phải trả.

Không phải mọi khoản phát sinh trong thời gian gia công đều được cộng vào TK 154. Chi phí bán hàng, chi phí quản lý chung không liên quan trực tiếp, khoản phạt vi phạm hoặc phần hao hụt bất thường phải được đánh giá theo bản chất và quy định áp dụng, thay vì tự động cộng vào giá thành.

4. Nhận lại nguyên vật liệu hoặc công cụ sau gia công

Nếu đối tượng thuê gia công vẫn là nguyên vật liệu hoặc công cụ sau khi hoàn thành:

• Nợ TK 152 hoặc TK 153 – Giá thực tế sau gia công;
• Có TK 154 – Tổng chi phí đã tập hợp.

Kế toán lập phiếu nhập kho, biên bản giao nhận và đối chiếu số lượng thực nhận, hao hụt, phế liệu hoặc vật tư thừa theo hợp đồng.

5. Nhận sản phẩm hoặc hàng hóa hoàn thành

Tùy bản chất của sản phẩm và mục đích sử dụng:

• Nhập kho sản phẩm: Nợ TK 155/Có TK 154;
• Nhập kho hàng hóa: Nợ TK 156/Có TK 154;
• Chuyển đi gửi bán: Nợ TK 157/Có TK 154;
• Chuyển giao thẳng cho người mua và đủ điều kiện ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632/Có TK 154;
• Sử dụng ngay cho hoạt động khác: ghi vào tài khoản phù hợp với mục đích sử dụng và Có TK 154.

Ví dụ hạch toán và tính giá hàng thuê gia công

Doanh nghiệp A xuất nguyên vật liệu có giá trị ghi sổ 200 triệu đồng để thuê doanh nghiệp B gia công. Phí gia công chưa có thuế là 40 triệu đồng; chi phí vận chuyển trực tiếp chưa có thuế là 5 triệu đồng. Thuế GTGT đầu vào đáp ứng điều kiện khấu trừ và được theo dõi riêng.

Giá thực tế lô hàng sau gia công:

200 triệu + 40 triệu + 5 triệu = 245 triệu đồng.

Nếu nhận đủ 1.000 sản phẩm đạt yêu cầu và không có sản phẩm dở dang, phế liệu thu hồi hoặc khoản giảm trừ khác, giá thực tế bình quân là 245.000 đồng/sản phẩm.

Các bút toán chính:

1. Xuất nguyên vật liệu: Nợ TK 154/Có TK 152: 200 triệu đồng.
2. Phí gia công: Nợ TK 154: 40 triệu đồng; Nợ TK 1331 nếu được khấu trừ; Có TK 331 theo tổng giá thanh toán.
3. Chi phí vận chuyển: Nợ TK 154: 5 triệu đồng; Nợ TK 1331 nếu được khấu trừ; Có TK 111, 112 hoặc 331.
4. Nhập sản phẩm hoàn thành: Nợ TK 155/Có TK 154: 245 triệu đồng.

Nếu có hao hụt, sản phẩm hỏng, phế liệu hoặc chi phí vượt mức bình thường, kế toán phải căn cứ hợp đồng, định mức, nguyên nhân và trách nhiệm bồi thường để xử lý; không nên phân bổ toàn bộ một cách cơ học cho sản phẩm đạt yêu cầu.

Nguyên tắc hạch toán tại bên nhận gia công

Nguyên vật liệu do khách hàng giao để gia công không thuộc sở hữu của bên nhận. Vì vậy, bên nhận không ghi tăng TK 152, 155 hoặc 156 như tài sản của mình. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải tổ chức theo dõi quản trị chặt chẽ về số lượng, quy cách, chất lượng, vị trí lưu kho, định mức hao hụt và trách nhiệm bảo quản.

Hồ sơ theo dõi nên đủ khả năng đối chiếu từ lúc nhận vật tư đến lúc trả sản phẩm, gồm:

• phiếu nhập kho hoặc chứng từ tiếp nhận hàng nhận gia công;
• biên bản giao nhận, bảng kê quy cách và tình trạng vật tư;
• lệnh sản xuất, định mức, phiếu xuất dùng theo công đoạn;
• bảng theo dõi sản phẩm hoàn thành, dở dang, lỗi, hao hụt và phế liệu;
• phiếu xuất kho trả hàng và biên bản nghiệm thu.

Hạch toán bên nhận gia công

1. Tập hợp chi phí nguyên vật liệu do bên nhận tự cung cấp

Nếu bên nhận sử dụng vật liệu phụ, bao bì hoặc vật tư thuộc sở hữu của mình để thực hiện hợp đồng:

• Nợ TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp;
• Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

Nguyên vật liệu do khách hàng giao không được đưa vào bút toán này.

2. Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp

• Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp;
• Có TK 334 – Phải trả người lao động;
• Có TK 338 và tài khoản liên quan đối với các khoản trích theo lương, nếu có.

3. Tập hợp chi phí sản xuất chung

Chi phí khấu hao máy móc, điện nước phân xưởng, công cụ sản xuất, sửa chữa, lương quản lý phân xưởng và khoản liên quan được ghi nhận vào TK 627 theo chứng từ thực tế:

• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung;
• Có TK 111, 112, 152, 153, 214, 331, 334, 338…

4. Kết chuyển chi phí để tính giá thành dịch vụ gia công

Cuối kỳ hoặc khi tính giá thành theo đơn hàng:

• Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang;
• Có TK 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp;
• Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp;
• Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung được phân bổ.

Phần chi phí vượt mức bình thường hoặc chi phí sản xuất chung cố định không được phân bổ phải được xử lý theo quy định, không cộng toàn bộ vào giá thành sản phẩm, dịch vụ.

5. Ghi nhận doanh thu dịch vụ gia công

Khi dịch vụ hoàn thành hoặc đến thời điểm phải lập hóa đơn theo quy định:

• Nợ TK 111, 112 hoặc 131 – Tổng giá thanh toán;
• Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ;
• Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp, nếu thuộc đối tượng chịu thuế.

6. Kết chuyển giá vốn dịch vụ đã hoàn thành

• Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán;
• Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.

Đây là phần còn thiếu trong nhiều bài hướng dẫn chỉ nêu bút toán doanh thu. Nếu không tập hợp và kết chuyển chi phí do bên nhận gia công phát sinh, doanh nghiệp không xác định được đúng lợi nhuận của từng hợp đồng hoặc công đoạn.

Xuất hàng đi gia công có phải xuất hóa đơn không?

Trường hợp doanh nghiệp chỉ giao nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc hàng hóa cho bên nhận gia công, không bán và không chuyển quyền sở hữu, việc giao tài sản không mang bản chất của một giao dịch bán hàng. Doanh nghiệp cần lập chứng từ xuất kho, giao nhận và vận chuyển phù hợp để chứng minh nguồn gốc, quyền sở hữu và mục đích lưu chuyển.

Bên nhận gia công lập hóa đơn điện tử đối với:

• tiền công gia công;
• nhiên liệu, vật liệu phụ, bao bì hoặc khoản khác do bên nhận cung cấp và thu của khách hàng;
• các hạng mục dịch vụ khác theo hợp đồng và biên bản nghiệm thu.

Theo quy định hóa đơn điện tử áp dụng từ ngày 01/07/2026, thời điểm lập hóa đơn dịch vụ về nguyên tắc là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ. Nếu nhà cung cấp thu tiền trước hoặc trong quá trình thực hiện, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ khoản đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng. Nếu bàn giao theo từng đợt hoặc từng công đoạn, mỗi lần bàn giao phải lập hóa đơn cho phần giá trị tương ứng.

Không nên áp dụng máy móc: hồ sơ và loại chứng từ lưu thông có thể khác nhau giữa gia công trong nước, gia công xuất khẩu, giao hàng qua nhiều địa điểm hoặc ngành có quy định chuyên biệt. Kế toán cần đối chiếu hợp đồng và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh.

Hồ sơ thuê gia công cần những chứng từ nào?

Một bộ hồ sơ có khả năng giải trình nên kết nối được giao dịch, dòng hàng và dòng tiền, tối thiểu gồm:

1. Hợp đồng gia công và phụ lục quy định rõ quyền sở hữu vật tư, định mức, hao hụt, phế liệu, chất lượng, tiến độ và trách nhiệm bồi thường.
2. Đơn đặt hàng hoặc lệnh gia công.
3. Phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển phù hợp.
4. Biên bản giao nhận nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc hàng hóa.
5. Bảng theo dõi vật tư đang gia công theo từng đối tác và đơn hàng.
6. Biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng và số lượng sản phẩm hoàn thành.
7. Phiếu nhập kho hoặc biên bản giao hàng cho khách hàng.
8. Hóa đơn điện tử của bên nhận gia công.
9. Chứng từ thanh toán và hồ sơ đáp ứng điều kiện thuế liên quan.
10. Biên bản xử lý vật tư thừa, hao hụt, phế liệu và sản phẩm lỗi nếu phát sinh.

Doanh nghiệp nên thống nhất quy tắc đặt mã và lưu hồ sơ theo hợp đồng để tăng khả năng truy xuất. Xem thêm hướng dẫn về quản lý chứng từ kế toán và kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ.

Cách tính giá thành hàng gia công

Đối với bên thuê gia công

Giá thực tế hàng nhận lại = Giá trị tài sản xuất đi + Phí gia công + Chi phí trực tiếp liên quan − Khoản giảm trừ và giá trị thu hồi phù hợp.

Chi phí trực tiếp có thể gồm vận chuyển đến nơi gia công, bốc xếp, bảo hiểm hoặc khoản cần thiết để đưa tài sản về trạng thái và địa điểm sẵn sàng sử dụng. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ không cộng vào giá thực tế.

Đối với bên nhận gia công

Giá thành dịch vụ gia công = Vật liệu do bên nhận sử dụng + Nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung được phân bổ + Chi phí trực tiếp khác.

Không cộng giá trị nguyên vật liệu do khách hàng sở hữu vào giá thành dịch vụ của bên nhận. Doanh nghiệp nên tính giá thành theo hợp đồng, mã sản phẩm, công đoạn hoặc lệnh sản xuất để đánh giá đúng biên lợi nhuận.

Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133 hạch toán như thế nào?

Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC cần sử dụng hệ thống tài khoản, sổ kế toán và chính sách đã lựa chọn nhất quán. Nguyên tắc cốt lõi vẫn là:

• bên thuê theo dõi giá trị vật tư, phí gia công và chi phí trực tiếp theo từng đối tượng;
• bên nhận không ghi nhận vật tư của khách là tài sản của mình;
• chi phí thực tế phải được tập hợp để xác định giá thành và giá vốn;
• doanh thu, hóa đơn và thuế được ghi nhận theo bản chất giao dịch.

DNNVV có thể lựa chọn áp dụng Thông tư 99 để phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, nhưng khi chuyển đổi phải tuân thủ điều kiện, trình bày ảnh hưởng và áp dụng nhất quán theo quy định.

Các sai sót thường gặp khi hạch toán hàng gia công

• Ghi nhận vật tư gửi đi như đã bán: làm phát sinh doanh thu, công nợ hoặc hóa đơn không đúng bản chất khi quyền sở hữu chưa chuyển giao.
• Bên nhận ghi tăng hàng tồn kho của mình: khiến tài sản và giá vốn bị ghi nhận cao hơn thực tế.
• Không mở chi tiết TK 154: khó xác định chi phí theo nhà cung cấp, đơn hàng và công đoạn.
• Thiếu bút toán giá vốn tại bên nhận: doanh thu có nhưng chi phí chưa được kết chuyển, làm sai lợi nhuận kỳ.
• Cộng mọi chi phí vào giá thành: bao gồm cả chi phí bất thường, bán hàng hoặc quản lý không liên quan trực tiếp.
• Không đối chiếu vật tư thừa, hao hụt và phế liệu: tạo chênh lệch giữa sổ kế toán, kho và biên bản nghiệm thu.
• Hóa đơn không khớp hợp đồng hoặc nghiệm thu: sai số lượng, đơn giá, công đoạn, thuế suất hoặc thời điểm lập.
• Tiếp tục viện dẫn Thông tư 200 cho kỳ áp dụng Thông tư 99: làm nội dung chính sách kế toán và tài khoản không còn cập nhật.

Kết luận

Hạch toán chi phí gia công chính xác bắt đầu từ việc xác định đúng vai trò của doanh nghiệp. Bên thuê gia công tập hợp giá trị tài sản gửi đi, phí gia công và chi phí trực tiếp trên TK 154 trước khi kết chuyển sang tài khoản phù hợp. Bên nhận gia công không ghi nhận vật tư của khách là hàng tồn kho, nhưng phải tập hợp đầy đủ chi phí do mình phát sinh, ghi nhận doanh thu và kết chuyển giá vốn dịch vụ.

Doanh nghiệp cũng cần đồng bộ hợp đồng, chứng từ giao nhận, hóa đơn, dữ liệu kho và sổ kế toán. Với kỳ kế toán áp dụng từ năm 2026, nội dung hạch toán cần được cập nhật theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và quy định hóa đơn điện tử đang có hiệu lực, thay vì tiếp tục sử dụng hướng dẫn cũ theo Thông tư 200 như quy định hiện hành.