Hóa đơn điện tử là gì? Lý do doanh nghiệp cần chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Trong bối cảnh của sự phát triển không ngừng của công nghệ, hóa đơn điện tử đã trở thành một khái niệm quan trọng không chỉ đối với doanh nghiệp mà còn đối với cả xã hội. Hóa đơn, một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh, đang trải qua sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử hiện đại.

Trong bài viết này, hãy cùng Bizzi tìm hiểu về khái niệm hóa đơn điện tử và những thông tin quan trọng trong việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Hiểu về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có thể hiểu hóa đơn điện tử như sau:

• Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử gốc thường được biểu diễn dưới định dạng XML, một định dạng phổ biến cho việc trao đổi dữ liệu giữa các hệ thống thông tin. Tuy nhiên, do tính chất mã hóa của XML, việc đọc nội dung trực tiếp bằng mắt người không phải lúc nào cũng thực hiện được. XML được sử dụng để mã hóa thông tin và chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống khác nhau.

Để thuận tiện cho việc kiểm tra và tra cứu, thông thường kế toán thường chuyển đổi hóa đơn điện tử thành các định dạng khác như PDF, HTML hoặc in chúng ra giấy. Các tệp PDF, HTML hoặc phiên bản giấy đều có khả năng hiển thị thông tin một cách trực quan cho người đọc. Chúng thể hiện dưới dạng thể hiện rõ ràng của hóa đơn điện tử, giúp người xem có thể dễ dàng nắm bắt thông tin mà không cần phải xử lý XML một cách trực tiếp.

Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
• Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ quy định về các loại hóa đơn điện tử cụ thể như sau:

Điều 5. Loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định.

Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, trong đó:

• HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
• HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Lý do doanh nghiệp cần chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 01/7/2022.

Theo đó, tại Công văn 10847/BTC-TCT năm 2021 về phối hợp triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP do Bộ Tài chính ban hành có quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử rằng để thực hiện có hiệu quả hóa đơn điện tử theo quy định mới tại các văn bản nêu trên, Bộ Tài chính đã lập kế hoạch triển khai theo hai giai đoạn: giai đoạn 1 từ tháng 11/2021 và giai đoạn 2 từ tháng 4/2022.

Lợi ích của hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đem lại nhiều cải tiến quan trọng cho doanh nghiệp. Trước đây, sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý, bảo quản và chi phí in ấn. Tuy nhiên, khi chuyển sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tận dụng những ưu điểm sau:

• Tiết kiệm 90% chi phí: Việc loại bỏ hoàn toàn việc in ấn, vận chuyển, lưu trữ và bảo quản hóa đơn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% chi phí liên quan. Không cần phải loay hoay với giấy và mực in, doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn tài nguyên và kinh phí hiệu quả hơn.
• Tối ưu hóa thời gian làm việc: Quá trình xử lý hóa đơn giấy thủ công thường tốn nhiều thời gian cho kế toán. Khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, thời gian làm việc của kế toán được rút ngắn đáng kể. Các công việc từ việc tạo đến việc xử lý hóa đơn trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Tăng độ tin cậy: Với hóa đơn giấy, có thể xảy ra tình trạng hóa đơn bị mất hoặc hỏng hóc trong quá trình vận chuyển. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp loại bỏ tình trạng này, tăng độ tin cậy và uy tín cho hóa đơn của doanh nghiệp.
• Quản trị tiện lợi: Hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp tra cứu và quản lý tình hình sử dụng hóa đơn mọi lúc, mọi nơi. Thông tin về hóa đơn có sẵn và dễ dàng truy cập, giúp quản trị trở nên thuận tiện và hiệu quả.
• Báo cáo tự động: Hóa đơn điện tử tự động tạo ra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin quan trọng để đưa ra các quyết định kịp thời.
• Tích hợp vào hệ thống quản lý: Hóa đơn điện tử có thể được tích hợp trực tiếp vào các hệ thống quản lý kế toán và ERP của doanh nghiệp. Điều này tạo ra sự liên kết và tự động hóa giữa các quy trình liên quan đến tài chính và giao dịch.
• Bảo vệ môi trường: Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử giúp giảm tác động tiêu cực đối với môi trường bằng cách loại bỏ việc sử dụng giấy, mực in và tài liệu vận chuyển.

Các bước để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Để chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần đáp ứng được các điều kiện sau căn cứ theo Điều 6, Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015.

• Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…
• Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thủ tục này sẽ được chia làm 2 trường hợp, đó là đăng ký sử dụng hóa đơn có mã CQT và không có mã CQT.

Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng đăng ký lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh. Thủ tục đăng ký sử dụng như sau:

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
• Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119/2018.
• Bước 3: Chờ thông báo từ cơ quan thuế theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119. Thời hạn thường là 1 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký.
• Bước 4: Nếu thông báo từ cơ quan thuế là chấp nhận thì quý khách cần hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng để bắt đầu sử dụng HĐĐT. Nếu cần điều chỉnh thông tin thì quý khách chỉnh sửa và gửi lại cơ quan thuế theo mẫu số 1.

Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Các đối tượng có thể đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, y tế, bảo hiểm, thương mại điện tử,… hay các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử với cơ quan thuế.

Thủ tục đăng ký như sau:

• Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau đó điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119.
• Bước 2: Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119 sau 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn đăng ký.
• Bước 3: Sau khi được chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT, quý khách cần hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn đọng. Nếu không được chấp nhận thì nên đăng ký sử dụng HĐĐT có mã CQT.

Những khó khăn và thách thức khi doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử

Trao đổi với VnEconomy, một chuyên gia trong lĩnh vực thuế nhận định, việc áp dụng hoá đơn điện tử đối với các doanh nghiệp quy mô lớn là dễ dàng và thuận tiện, tuy nhiên với các doanh nghiệp quy mô nhỏ thì vẫn còn nhiều thách thức. Chẳng hạn, để sử dụng được hoá đơn điện tử thì doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn. “Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa thì tâm lý ngại thay đổi trước cái mới sẽ là trở ngại”.

Khi thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng gặp phải một số thách thức:

Một là, việc chuyển sang hóa đơn điện tử yêu cầu doanh nghiệp hoàn toàn tự quản lý các bước khởi tạo và phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, quá trình này mang lại sự đơn giản hóa việc phát hành và quản lý hóa đơn. Hóa đơn điện tử cũng có khả năng chứa nhiều thông tin hơn và thậm chí có thể thể hiện hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp.

Hai là, tại Việt Nam, hóa đơn vẫn thường được coi là chứng từ giấy. Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử còn gặp khó khăn do một phần lớn người dân vẫn không hiểu rõ về khái niệm và tính pháp lý của hóa đơn điện tử. Điều này làm cho việc giải thích cho khách hàng trở nên phức tạp khi doanh nghiệp mới áp dụng hóa đơn điện tử.

Ba là, việc áp dụng hóa đơn điện tử đòi hỏi một hạ tầng kỹ thuật tốt, và không phải tất cả doanh nghiệp đều có khả năng đáp ứng yêu cầu về mặt công nghệ thông tin và viễn thông. Sự thiếu hụt trong việc cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên toàn quốc khiến cho việc triển khai đối với các địa bàn nhỏ hơn trở nên khó khăn.

Bốn là, để có thể sử dụng hóa đơn điện tử,  doanh nghiệp phải đảm bảo hệ thống máy móc và trang thiết bị đủ điều kiện để vận hành và sử dụng hóa đơn này. Đồng thời, cần phải có nhân lực có trình độ cao để thực hiện việc sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

Năm là, khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải liên kết với nhiều đối tượng khác nhau như ngân hàng, người mua và người bán. Tuy nhiên, việc triển khai cho người mua và người bán vẫn gặp khó khăn, tạo ra sự chậm trễ trong việc thực hiện phần mềm hóa đơn điện tử.

Tóm lại, trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một giải pháp có hiệu quả. Mặt khác, hóa đơn điện tử còn mang lại nhiều thuận lợi trong việc quản lý tại các cơ quan Nhà nước, bao gồm cả cơ quan thuế. Từ đó có thể khẳng định rằng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong quản lý của  doanh nghiệp và các cơ quan Nhà nước.

Trên đây là những thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử. Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng biến đổi, việc chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là một bước tiến trong việc sử dụng công nghệ, mà còn là một bước tiến về phía sự phát triển bền vững.

Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:

• Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
• Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
• Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam