Tạm ứng Là Gì? Tải Mẫu đề Nghị Thanh Toán Tạm ứng

Tạm ứng là khoản tiền doanh nghiệp giao trước cho người lao động để thực hiện một nhiệm vụ đã được phê duyệt; khoản tiền này phải được theo dõi cho đến khi người nhận thanh toán tạm ứng bằng chứng từ và xử lý toàn bộ chênh lệch. Với kế toán, điểm quan trọng không chỉ là ứng bao nhiêu tiền mà là xác định đúng bản chất giao dịch, hồ sơ, bút toán và điều kiện thuế khi nhân viên trực tiếp thanh toán.

Bài viết hướng dẫn toàn bộ quy trình từ đề nghị tạm ứng, giải ngân, tập hợp chứng từ đến hạch toán và đóng khoản tạm ứng, đồng thời làm rõ trường hợp nhân viên dùng tiền cá nhân thanh toán thay doanh nghiệp.

Mục lục

Tạm ứng là gì trong kế toán doanh nghiệp?

Tạm ứng là gì?

Tạm ứng là việc doanh nghiệp giao cho người lao động của mình một khoản tiền hoặc vật tư trước khi họ thực hiện một nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hay giải quyết một công việc cụ thể đã được ban giám đốc phê duyệt. Để một nghiệp vụ được xác định đúng nghĩa là tạm ứng trong doanh nghiệp, giao dịch này phải có sự tham gia của ba thành tố cốt lõi: pháp nhân doanh nghiệp cấp tiền, người lao động trực tiếp nhận tiền và một nhiệm vụ được giao gắn liền với dự toán ngân sách cụ thể.

Khi một khoản tiền được giao cho nhân viên, kế toán cần hiểu sâu sắc rằng số tiền này chưa được phép ghi nhận ngay vào chi phí hoạt động của kỳ đó. Khoản tạm ứng thực chất chỉ là một hình thức chuyển dịch công cụ tài chính nội bộ từ quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng của công ty sang sự quản lý trực tiếp của một cá nhân cầm thẻ hoặc tiền mặt. Giá trị này vẫn nằm trên sổ sách tài sản của công ty và chỉ khi người nhận hoàn thành công việc, xuất trình đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp để kế toán thẩm định, quyết toán thì dòng tiền đó mới chính thức được chuyển đổi thành chi phí hợp lý của doanh nghiệp hoặc được vốn hóa vào tài sản.

Theo chế độ kế toán hiện hành, cụ thể là các quy định mới nhất tại Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, tài khoản kế toán chuyên biệt dùng để theo dõi và hạch toán nghiệp vụ này là Tài khoản 141 – Tạm ứng. Tài khoản này phản ánh toàn bộ các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động cũng như tình hình tất toán, quyết toán các khoản tạm ứng đó theo từng cá nhân và từng lần phát sinh cụ thể.

Trong thực tế vận hành của doanh nghiệp, các trường hợp phổ biến nhất phát sinh hoạt động tạm ứng có thể kể đến như sau:

Tạm ứng chi phí đi công tác (Công tác phí): Khoản tiền cấp cho nhân viên để chi trả tiền vé máy bay, phòng khách sạn, taxi di chuyển và phụ cấp ăn uống dọc đường trong suốt chuyến công tác được phê duyệt.
Tạm ứng mua sắm vật tư, công cụ nhỏ lẻ: Cấp tiền mặt cho nhân viên hành chính, nhân viên thu mua để mua sắm ngay văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ khẩn cấp hoặc nguyên vật liệu phục vụ sản xuất tại công xưởng khi nhà cung cấp không hỗ trợ công nợ.
Tạm ứng chi phí tổ chức sự kiện, ngoại giao: Cấp một nguồn quỹ ngắn hạn để bộ phận Marketing, Đối ngoại tổ chức hội thảo, chiêu đãi đối tác, mua quà tặng ngoại giao nằm trong chương trình hoạt động định kỳ của tổ chức.

Thanh toán tạm ứng là gì?

Thanh toán tạm ứng là quá trình đối chiếu toàn bộ số tiền nhân viên đã nhận tạm ứng, số tiền thực tế họ đã chi tiêu phục vụ cho mục đích công việc và các chứng từ, hóa đơn kèm theo để làm căn cứ quyết toán tài chính, hạch toán ghi sổ và xử lý các khoản chênh lệch phát sinh. Đây là một quy chế kiểm soát nội bộ tối quan trọng của phòng tài chính nhằm đảm bảo dòng tiền của công ty được chi tiêu đúng mục đích, đúng định mức ngân sách và bảo toàn an toàn tài chính.

Theo hướng dẫn tại Thông tư số 99/2025/TT-BTC, khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, người nhận tạm ứng có nghĩa vụ thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ gốc hợp lệ, lập bảng thanh toán tiền tạm ứng chuyển cho phòng kế toán soát xét. Nếu số tiền chi tiêu thực tế được duyệt thấp hơn số tiền đã tạm ứng, nhân viên phải có trách nhiệm hoàn trả lại số tiền thừa cho quỹ công ty. Ngược lại, nếu số thực chi hợp lệ lớn hơn số tiền đã tạm ứng, công ty sẽ thực hiện thủ tục thanh toán bổ sung cho nhân viên.

Thanh toán tạm ứng khác hoàn trả tiền tạm ứng như thế nào?

Trong nghiệp vụ kế toán, cần phân biệt rõ ràng hai khái niệm “thanh toán tạm ứng” và “hoàn trả tiền tạm ứng”, tránh sử dụng chúng như các thuật ngữ đồng nghĩa:

Thanh toán tạm ứng (Quyết toán tạm ứng): Là việc kế toán kiểm tra, thẩm định bộ hồ sơ chứng từ của nhân viên nộp lên, sau đó thực hiện ghi sổ kế toán để chuyển giá trị tiền đang treo từ Tài khoản 141 sang các tài khoản chi phí liên quan (như chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng, giá vốn hàng bán) hoặc tài khoản hàng tồn kho tương ứng với phần chi tiêu thực tế được phê duyệt.
Hoàn trả tiền tạm ứng (Thu hồi tạm ứng): Là việc nhân viên nộp trả lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản về tài khoản của doanh nghiệp phần tiền tạm ứng còn thừa không sử dụng hết sau khi đã hoàn thành công việc, hoặc nộp trả lại toàn bộ khoản tạm ứng nếu công việc bị hủy bỏ hoặc không được phê duyệt thực hiện.

Khi nào một khoản tạm ứng được xem là đã đóng?

Một khoản tạm ứng được coi là đã tất toán và đóng thành công trên hệ thống sổ sách kế toán khi đáp ứng đầy đủ bốn điều kiện kiểm tra nghiêm ngặt sau:

Bộ hồ sơ chứng từ chi thực tế đã được phê duyệt: Toàn bộ hóa đơn điện tử, biên lai và chứng từ liên quan đã được kế toán kiểm tra tính hợp lệ pháp lý, đối chiếu ngân sách và được cấp quản lý có thẩm quyền ký duyệt duyệt chi.
Số tiền thực chi đã được xác định cụ thể: Xác định rõ ràng tổng số tiền thực tế được duyệt chi là bao nhiêu dựa trên các chứng từ gốc đi kèm.
Khoản chênh lệch thừa hoặc thiếu đã được xử lý triệt để: Phần tiền thừa đã được thu hồi nhập quỹ (hoặc khấu trừ vào lương của nhân viên kỳ tiếp theo), và phần tiền chi vượt hạn mức (nếu có và được duyệt) đã được công ty làm thủ tục chi bổ sung trả lại cho nhân viên.
Số dư Tài khoản 141 chi tiết của lần tạm ứng đó bằng không: Trên sổ kế toán chi tiết theo đối tượng của cá nhân nhận tạm ứng, khoản tạm ứng của lần đó không còn số dư treo, đảm bảo nguyên tắc đối chiếu khớp 100% giữa sổ phụ kế toán và thực tế chứng từ.

Tạm ứng và thanh toán khác nhau như thế nào?

Hiểu sai lệch giữa tạm ứng và thanh toán là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến phòng kế toán thiết lập sai luồng hạch toán, làm sai lệch báo cáo dòng tiền và gây khó khăn cho việc quản trị ngân sách. Bản chất của tạm ứng là việc giao vốn trước cho người lao động để chuẩn bị thực hiện công việc; còn thanh toán là việc thực hiện nghĩa vụ chi trả bằng tiền cho một giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã phát sinh và không nhất thiết phải có khoản tạm ứng trước đó.

Để phân biệt rõ ràng hai khái niệm này, kế toán doanh nghiệp có thể tham khảo bảng đối chiếu các tiêu chí cốt lõi sau:

Tiêu chí đối chiếu	Nghiệp vụ Tạm ứng	Nghiệp vụ Thanh toán tạm ứng	Nghiệp vụ Thanh toán thông thường
Tiền có được giao trước?	Có, tiền được giao trước khi công việc thực hiện	Không, dòng tiền thực tế đã được giao ở giai đoạn trước đó	Không bắt buộc, tiền có thể chi trả trước, song song hoặc sau khi nhận hàng
Thời điểm phát sinh	Trước khi nhân viên thực hiện nhiệm vụ và phát sinh chi phí	Sau khi nhân viên đã hoàn thành công việc và nộp hồ sơ quyết toán	Theo thỏa thuận nghĩa vụ thanh toán trên hợp đồng hoặc hóa đơn mua hàng
Mục tiêu kế toán	Theo dõi, quản lý số tiền doanh nghiệp đã giao cho cá nhân	Quyết toán số tiền đã ứng, chuyển đổi tiền ứng thành chi phí hoặc tài sản	Thực hiện thanh toán dứt điểm các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp
Chứng từ trung tâm	Giấy đề nghị tạm ứng, Quyết định phê duyệt, Phiếu chi tiền mặt	Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Hóa đơn gốc, Bảng kê chi tiết chi phí	Đề nghị thanh toán, Hóa đơn GTGT, Biên bản bàn giao, Ủy nhiệm chi
Sử dụng Tài khoản 141	Phát sinh ghi nhận vào bên Nợ Tài khoản 141	Ghi giảm bên Có Tài khoản 141 để tất toán số dư	Không mặc nhiên sử dụng Tài khoản 141 trong luồng hạch toán

Kế toán cần lưu ý đặt ra ranh giới hạch toán dựa trên bản chất giao dịch thực tế:

Tình huống 1: Công ty chuyển khoản 10 triệu đồng từ tài khoản ngân hàng của công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên A để A đi công tác mua vật tư. Đây đúng bản chất là một khoản giao tiền trước để thực hiện công việc, kế toán bắt buộc phải hạch toán qua Tài khoản 141 để theo dõi công nợ tạm ứng nội bộ.
Tình huống 2: Nhân viên A tự chủ động dùng thẻ tín dụng cá nhân hoặc tiền túi của mình để thanh toán chi phí phần mềm, quảng cáo phục vụ công ty với tổng trị giá 10 triệu đồng (giao dịch đã được sếp duyệt chủ trương trước đó). Sau khi thanh toán xong, A nộp hóa đơn về phòng kế toán để làm hồ sơ hoàn tiền. Trong trường hợp này, nhân viên đã chi hộ công ty, doanh nghiệp hoàn lại tiền cho nhân viên dựa trên bộ chứng từ thanh toán thực tế. Kế toán không nên tự động giả định đây là nghiệp vụ “tạm ứng” và không cần hạch toán ghi nhận treo qua Tài khoản 141, mà nên xử lý trực tiếp luồng phải trả nội bộ khác để tối ưu hóa quy trình. Để hiểu rõ hơn về các hình thức giao dịch mua bán doanh nghiệp, kế toán nên tham khảo thêm chuyên đề về phương thức thanh toán B2B nhằm lựa chọn giải pháp quản lý dòng tiền ra phù hợp nhất với tổ chức.

Quy trình tạm ứng tiền mặt gồm những bước nào?

Quy trình quản lý tạm ứng tiền mặt là chuỗi chốt chặn kiểm soát nội bộ chặt chẽ, bắt đầu từ việc đề nghị có căn cứ rõ ràng của nhân viên và kết thúc bằng việc ghi nhận chính xác khoản tiền thực tế đã giao cho người nhận tạm ứng trên sổ sách kế toán. Dưới đây là quy trình các bước chuẩn mực dành cho kế toán:

Bước 1: Lập đề nghị tạm ứng

Khi có nhu cầu sử dụng tiền cho công việc chung, nhân viên sử dụng biểu mẫu Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC) để điền đầy đủ các thông tin bắt buộc bao gồm: họ tên, bộ phận công tác, lý do tạm ứng chi tiết, số tiền xin ứng bằng số và bằng chữ, thời hạn hoàn thành quyết toán và các hồ sơ căn cứ đi kèm (như dự toán chi phí, lịch trình công tác, báo giá nhà cung cấp).

Tải mẫu đề nghị tạm ứng mới nhất (Mẫu số 03-TT): Tại đây

Bước 2: Kiểm tra điều kiện và khoản tạm ứng chưa tất toán

Khi nhận được Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán thanh toán tiến hành rà soát lịch sử công nợ tạm ứng của nhân viên đó trên sổ kế toán chi tiết Tài khoản 141. Pháp luật kế toán không quy định cứng nhắc việc cấm tuyệt đối nhân viên tạm ứng mới khi chưa thanh toán khoản ứng cũ, mà nội dung này hoàn toàn do doanh nghiệp chủ động quy định trong quy chế kiểm soát nội bộ của mình. Thông tư 99 giao doanh nghiệp xây dựng quy chế về đối tượng, giá trị, mục đích, hình thức, thời hạn và thẩm quyền phê duyệt tạm ứng. Kế toán sẽ căn cứ vào quy định này để quyết định có tiếp tục duyệt trình tạm ứng mới hay không.

Bước 3: Phê duyệt đề nghị tạm ứng

Giấy đề nghị tạm ứng hợp lệ sẽ được luân chuyển qua các cấp phê duyệt theo phân quyền quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Thông thường, luồng phê duyệt sẽ đi từ Người đề nghị đến Quản lý bộ phận trực tiếp (để xác nhận nhu cầu công việc là có thật), sau đó chuyển qua Kế toán trưởng (kiểm tra tính hợp lý của ngân sách và rà soát lịch sử công nợ) và cuối cùng là Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt chi ký duyệt chấp thuận giải ngân.

Bước 4: Lập chứng từ chi và giao tiền

Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã có đầy đủ chữ ký phê duyệt của các cấp có thẩm quyền, kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu chi tiền mặt (Mẫu số 02-TT) hoặc lập Ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Chứng từ chi được chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt trước khi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ giao tiền mặt cho nhân viên, hoặc chuyển cho kế toán ngân hàng thực hiện lệnh chuyển khoản trên hệ thống e-banking của doanh nghiệp.

Tải mẫu Phiếu chi tiền mặt mới nhất (Mẫu số 02-TT): Tại đây

Bước 5: Hạch toán khoản tạm ứng

Ngay sau khi dòng tiền rời khỏi quỹ hoặc tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp và nhân viên ký nhận đầy đủ trên Phiếu chi hoặc có Giấy báo Nợ từ ngân hàng, kế toán bắt buộc phải ghi sổ hạch toán ghi nhận khoản tạm ứng này để theo dõi nghĩa vụ hoàn ứng của nhân viên:

Ghi Nợ Tài khoản 141 – Tạm ứng (chi tiết theo tên nhân viên nhận tiền)
Ghi Có Tài khoản 111 – Tiền mặt (nếu chi tiền mặt)
Ghi Có Tài khoản 112 – Tiền gửi không kỳ hạn (nếu chuyển khoản ngân hàng)

Cách làm thanh toán tạm ứng sau khi nhân viên hoàn thành công việc

Quy trình thanh toán tạm ứng (hoàn ứng) là khâu kế toán cực kỳ quan trọng nhằm chuyển đổi số tiền tạm ứng đang treo thành chi phí thực tế phục vụ kinh doanh. Kế toán cần thực hiện đối chiếu chi tiết số tiền đã giao với từng khoản thực chi được duyệt, sau đó xử lý chênh lệch triệt để trước khi đóng khoản tạm ứng theo 5 bước sau:

Bước 1: Người nhận tập hợp hồ sơ chi

Sau khi hoàn thành nhiệm vụ được giao, người nhận tạm ứng có trách nhiệm tập hợp và phân loại toàn bộ các chứng từ liên quan đến khoản chi tiêu thực tế thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm ba nhóm chứng từ cốt lõi sau:

Hồ sơ nền (Căn cứ pháp lý nội bộ): Giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt từ trước, Quyết định cử đi công tác, Lệnh điều động, hoặc Đề nghị mua hàng đã được phê duyệt chủ trương của ban giám đốc.
Hồ sơ chứng minh khoản chi thực tế: Hóa đơn điện tử hợp pháp từ các nhà cung cấp, vé máy bay, cuống vé tàu xe, biên lai mua hàng, hóa đơn ăn uống, biên bản giao nhận hàng hóa hoặc nghiệm thu công việc hoàn thành.
Hồ sơ quyết toán và thanh toán chênh lệch: Giấy thanh toán tiền tạm ứng đã điền đủ thông tin, bằng chứng thanh toán bằng phương thức chuyển khoản của nhân viên (nếu có giao dịch trên 5 triệu đồng), Phiếu thu thu hồi tiền tạm ứng thừa hoặc Phiếu chi bổ sung tiền chi vượt hạn mức.

Bước 2: Kế toán kiểm tra bản chất và chứng từ

Kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ do nhân viên nộp lên. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, không chỉ dừng lại ở việc xem xét chứng từ có đủ chữ ký hay không, mà phải kiểm duyệt sâu sắc theo 5 tiêu chí nghiệp vụ sau:

Khoản chi có thực sự phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh không? Kiểm tra xem nội dung mua sắm, tiêu dùng đó có liên quan trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu hoặc vận hành của doanh nghiệp hay không.
Khoản chi có nằm trong phạm vi nội dung được giao/phê duyệt từ trước không? Đối chiếu thực chi với dự toán chi phí đã được duyệt trên Giấy đề nghị tạm ứng để phát hiện các khoản chi tiêu ngoài luồng, vượt định mức không được cho phép.
Thông tin chủ thể trên hóa đơn/chứng từ có chính xác không? Kiểm tra hóa đơn điện tử của nhà cung cấp xuất ra có ghi đúng tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính và mã số thuế của công ty hay không. Các hóa đơn ghi sai thông tin doanh nghiệp sẽ không đủ điều kiện hạch toán chi phí hợp lý và khấu trừ thuế.
Số tiền và đơn giá có khớp nhau không? Cộng tổng số tiền trên các hóa đơn lẻ để đối chiếu với tổng số tiền ghi trên Giấy thanh toán tiền tạm ứng, đảm bảo không có sai sót số liệu số học.
Phương thức thanh toán có ảnh hưởng đến khấu trừ thuế VAT và chi phí được trừ không? Đặc biệt chú ý các hóa đơn mua hàng có giá trị từng lần từ 5 triệu đồng trở lên, kiểm tra xem nhân viên có thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt và công ty có chuyển khoản hoàn trả đúng quy định hay không.

Bước 3: Lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Sau khi bộ hồ sơ chứng từ chi tiêu được kế toán kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ, người thanh toán (hoặc kế toán thanh toán hỗ trợ) tiến hành lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng.

Đối với các doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng bắt buộc phải tuân thủ theo Mẫu số 04-TT quy định tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. Chứng từ này là bảng liệt kê chi tiết các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản thực tế đã chi của người nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán.

Kế toán thực hiện điền các chỉ tiêu số liệu theo logic cấu trúc biểu mẫu:

Mục I – Số tiền tạm ứng: Ghi nhận số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết chuyển sang (lấy từ sổ chi tiết TK 141) và số tiền tạm ứng kỳ này (căn cứ vào các Phiếu chi tạm ứng thực tế phát sinh trong kỳ, ghi chi tiết theo từng số phiếu chi và ngày lập).
Mục II – Số tiền đã chi: Căn cứ vào bộ chứng từ chi tiêu hợp lệ đã được kế toán thẩm định ở Bước 2 để liệt kê chi tiết từng hóa đơn, chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi nhận trên một dòng cụ thể.
Mục III – Chênh lệch: Tính toán số chênh lệch giữa số tiền tạm ứng (Mục I) và số tiền thực chi đã dùng (Mục II):
Nếu số tạm ứng chi không hết (I > II): Ghi vào dòng 1 của Mục III.
Nếu chi quá số tạm ứng (II > I): Ghi vào dòng 2 của Mục III.

Tải mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng mới nhất (Mẫu số 04-TT): Tại đây

Bước 4: Xử lý chênh lệch

Căn cứ vào kết quả tính toán số chênh lệch tại Mục III của Giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán và nhân viên tiến hành xử lý dứt điểm công nợ theo 3 kịch bản thực tế sau:

Trường hợp số thực chi được duyệt bằng đúng số tiền đã tạm ứng (I = II): Kế toán thực hiện quyết toán đủ và khóa khoản tạm ứng này, không phát sinh thêm dòng tiền thu hoặc chi.
Trường hợp số thực chi được duyệt thấp hơn số tiền đã tạm ứng (I > II): Nhân viên có trách nhiệm nộp lại số tiền thừa chưa chi hết vào quỹ tiền mặt của công ty (kế toán lập Phiếu thu thu hồi nộp quỹ), chuyển khoản hoàn trả về tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, hoặc kế toán làm thủ tục khấu trừ trực tiếp vào tiền lương của nhân viên trong kỳ lĩnh lương gần nhất theo quy chế tài chính.
Trường hợp số thực chi được duyệt cao hơn số tiền đã tạm ứng (II > I): Phần chi vượt định mức nếu được cấp quản lý phê duyệt là hợp lý, kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu chi tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi ngân hàng để xuất quỹ trả lại phần tiền chi quá số tạm ứng cho nhân viên.

Hạch toán tạm ứng và thanh toán tạm ứng như thế nào?

Hạch toán kế toán nghiệp vụ tạm ứng yêu cầu sự tách biệt rõ ràng giữa hai giai đoạn: giai đoạn giao tiền tạm ứng cho nhân viên và giai đoạn quyết toán dựa trên số thực chi được duyệt. Tuyệt đối không được ghi nhận toàn bộ số tiền tạm ứng vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp ngay tại thời điểm giải ngân khi chưa có chứng từ quyết toán thực tế.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bút toán hạch toán kế toán nghiệp vụ tạm ứng theo quy định hiện hành:

Khi doanh nghiệp giao tiền tạm ứng

Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã được duyệt và Phiếu chi tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi của ngân hàng, kế toán ghi nhận khoản tạm ứng phát sinh:

Ghi Nợ Tài khoản 141 – Tạm ứng (chi tiết theo tên nhân viên nhận tạm ứng)
Ghi Có Tài khoản 111 – Tiền mặt (nếu chi tiền mặt)
Ghi Có Tài khoản 112 – Tiền gửi không kỳ hạn (nếu chuyển khoản ngân hàng)

Khi chi đúng bằng tiền tạm ứng

Khi nhân viên hoàn thành công việc và nộp bộ hồ sơ thanh toán tạm ứng hợp lệ, số thực chi bằng đúng số tiền đã nhận tạm ứng, kế toán căn cứ vào Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT theo Thông tư 99) để kết chuyển tiền tạm ứng thành chi phí hoặc tài sản tương ứng:

Ghi Nợ các Tài khoản chi phí hoặc tài sản liên quan (tùy thuộc vào bản chất khoản chi):

Ghi Nợ Tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu (nếu tạm ứng mua nguyên vật liệu nhập kho)
Ghi Nợ Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ (nếu mua công cụ dụng cụ nhập kho)
Ghi Nợ Tài khoản 156 – Hàng hóa (nếu mua hàng hóa nhập kho)
Ghi Nợ Tài khoản 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (nếu chi phí phục vụ đầu tư XDCB)
Ghi Nợ Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng (nếu chi phí phục vụ bộ phận bán hàng, tiếp thị)
Ghi Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu chi phí phục vụ bộ phận quản lý chung)
Ghi Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp được khấu trừ)
Ghi Có Tài khoản 141 – Tạm ứng (chi tiết theo tên nhân viên để tất toán công nợ)

Khi số thực chi thấp hơn tiền tạm ứng

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên B số tiền 12 triệu đồng để đi mua vật tư văn phòng. Sau khi hoàn thành việc mua sắm, nhân viên B nộp bộ hồ sơ quyết toán hợp lệ với tổng số thực chi được phê duyệt là 10 triệu đồng (giá chưa VAT là 9,09 triệu đồng, VAT 10% là 0,91 triệu đồng). Số tiền còn dư chưa chi hết là 2 triệu đồng được nhân viên B nộp lại quỹ tiền mặt của công ty.

Kế toán thực hiện các bút toán hạch toán quyết toán và thu hồi chênh lệch như sau:

Bút toán 1: Quyết toán số tiền thực chi đã dùng:

Ghi Nợ Tài khoản 153 – Công cụ, dụng cụ: 9,09 triệu đồng
Ghi Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331): 0,91 triệu đồng
Ghi Có Tài khoản 141 – Tạm ứng (chi tiết nhân viên B): 10 triệu đồng

Bút toán 2: Thu hồi số tiền tạm ứng thừa nộp lại quỹ:

Ghi Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt: 2 triệu đồng
Ghi Có Tài khoản 141 – Tạm ứng (chi tiết nhân viên B): 2 triệu đồng
Đối chiếu kết quả hạch toán: Sau khi thực hiện hai bút toán trên, số dư bên Nợ chi tiết của nhân viên B trên Tài khoản 141 đối với lần tạm ứng này bằng không (12 triệu – 10 triệu – 2 triệu = 0), khoản tạm ứng được đóng hoàn toàn.

Khi số thực chi cao hơn tiền tạm ứng

Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp tạm ứng cho nhân viên C số tiền 12 triệu đồng để đi công tác. Khi kết thúc chuyến công tác, tổng số thực chi hợp lệ có đầy đủ hóa đơn chứng từ của nhân viên C nộp lên được phê duyệt quyết toán là 13 triệu đồng (chi phí đi lại, lưu trú được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp). Công ty quyết định duyệt chi bổ sung phần tiền thiếu 1 triệu đồng bằng tiền mặt trả lại cho nhân viên C.

Kế toán thực hiện hạch toán quyết toán và chi bổ sung chênh lệch như sau:

Bút toán 1: Quyết toán toàn bộ số chi thực tế phát sinh:

Ghi Nợ Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: 13 triệu đồng (hoặc chi tiết theo tài khoản chi phí liên quan)
Ghi Có Tài khoản 141 – Tạm ứng (chi tiết nhân viên C): 12 triệu đồng (tất toán hết số tiền đã tạm ứng trước đó)
Ghi Có Tài khoản 111 – Tiền mặt: 1 triệu đồng (phần tiền chi bổ sung trả thêm trực tiếp cho nhân viên C)
Tất toán tài khoản: Sau bút toán này, khoản tạm ứng của nhân viên C trên Tài khoản 141 được tất toán dứt điểm (12 triệu – 12 triệu = 0).

Khi khoản chi không được duyệt

Trong quá trình kiểm tra hồ sơ, nếu kế toán phát sinh các khoản chi tiêu của nhân viên không đúng mục đích công việc, chi tiêu ngoài chính sách quy định hoặc chứng từ không hợp pháp, khoản chi này sẽ không được ban giám đốc phê duyệt thanh toán tạm ứng.

Khi đó, số tiền không được duyệt chi không được phép ghi nhận vào chi phí của doanh nghiệp mà phải xử lý thu hồi theo quy chế tài chính nội bộ. Kế toán thực hiện bút toán thu hồi số tiền không được duyệt chi từ nhân viên:

Ghi Nợ Tài khoản 111 – Tiền mặt (nếu nhân viên nộp tiền mặt hoàn trả trực tiếp)
Ghi Nợ Tài khoản 334 – Phải trả người lao động (nếu doanh nghiệp ra quyết định trừ thẳng vào tiền lương của nhân viên đó)
Ghi Có Tài khoản 141 – Tạm ứng (chi tiết cá nhân vi phạm để giảm trừ công nợ tạm ứng)

Lưu ý pháp lý quan trọng về chế độ kế toán: Các kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt kiểm tra kỹ chế độ kế toán mà đơn vị mình đang áp dụng để thực hiện hạch toán đúng tài khoản và mẫu biểu. Thông tư số 99/2025/TT-BTC chính thức thay thế hoàn toàn cho Thông tư số 200/2014/TT-BTC cũ đối với các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, Thông tư 99 không thay thế Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa vẫn có quyền tiếp tục áp dụng Thông tư 133 hoặc chủ động lựa chọn áp dụng Thông tư 99 để đồng bộ hóa nếu đáp ứng đủ điều kiện quy định của văn bản pháp luật.

Nhân viên dùng tiền cá nhân thanh toán thay doanh nghiệp có phải tạm ứng không?

Một trong những vướng mắc nghiệp vụ kinh điển và thường xuyên gây tranh cãi tại các phòng tài chính là việc xác định bản chất của các giao dịch nhân viên tự chi tiền túi để thanh toán chi phí cho công ty. Kế toán cần hiểu rõ rằng không phải mọi khoản tiền hoàn trả cho nhân viên đều được coi là nghiệp vụ tạm ứng. Việc xác định tài khoản hạch toán và luồng quy trình kiểm soát bắt buộc phải dựa vào việc công ty đã giao tiền trước cho nhân viên hay chưa.

Trường hợp đã nhận tiền trước

Nếu công ty đã thực hiện bàn giao tiền mặt hoặc chuyển khoản một lượng tiền cụ thể cho nhân viên trước khi công việc phát sinh (dựa trên Giấy đề nghị tạm ứng), giao dịch này đi đúng theo luồng tạm ứng truyền thống. Kế toán bắt buộc phải hạch toán phát sinh bên Nợ Tài khoản 141 để theo dõi công nợ tạm ứng nội bộ và nhân viên phải làm thủ tục lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT) để quyết toán dứt điểm khi hoàn thành công việc.

Trường hợp chưa nhận tiền nhưng được doanh nghiệp giao/ủy quyền mua hộ

Đây là kịch bản rất phổ biến hiện nay: nhân viên đi tiếp khách, mua sắm văn phòng phẩm nhỏ lẻ hoặc thanh toán cước chuyển phát nhanh bằng phương tiện thanh toán cá nhân của mình (tiền túi, ví điện tử cá nhân hoặc thẻ tín dụng cá nhân) mà chưa hề nhận trước bất kỳ khoản tạm ứng nào từ công ty. Giao dịch này đã được ban giám đốc cho phép hoặc ủy quyền mua hộ bằng quy chế chi tiêu của doanh nghiệp.

Đối với trường hợp chưa nhận tiền trước này, kế toán cần lưu ý các điểm nghiệp vụ và hạch toán cốt lõi sau:

Bản chất giao dịch: Đây không phải là quan hệ tạm ứng vốn nội bộ mà là quan hệ nhân viên chi hộ công ty, doanh nghiệp phát sinh một khoản phải trả nội bộ khác đối với người lao động. Kế toán tuyệt đối không nên ghi nhận phát sinh Nợ trên Tài khoản 141 trong trường hợp này để tránh làm phức tạp hóa sổ sách kế toán một cách không cần thiết.
Tài khoản kế toán áp dụng: Khoản phải trả cho nhân viên chi hộ nên được theo dõi và hạch toán qua Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác).
Bút toán hạch toán cụ thể:

Bút toán 1: Khi ghi nhận hóa đơn mua hàng và khoản công nợ phải trả nhân viên:

Ghi Nợ các Tài khoản chi phí hoặc tài sản liên quan (Nợ TK 152, 153, 641, 642…)
Ghi Nợ Tài khoản 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp)
Ghi Có Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết tên nhân viên chi hộ)

Bút toán 2: Khi doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản thanh toán hoàn lại tiền cho nhân viên:
Ghi Nợ Tài khoản 3388 – Phải trả, phải nộp khác (chi tiết tên nhân viên)
Ghi Có Tài khoản 112 – Tiền gửi không kỳ hạn (hoặc Có TK 111 nếu chi trả tiền mặt)

Khoản nhân viên thanh toán thay doanh nghiệp cần điều kiện gì về thuế?

Việc doanh nghiệp hoàn trả tiền cho nhân viên dựa trên các khoản họ đã chi hộ không đồng nghĩa với việc khoản chi phí đó tự động được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hoặc được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào. Kế toán cần tách biệt và kiểm tra chặt chẽ các điều kiện pháp lý về thuế đối với các giao dịch nhân viên thanh toán thay công ty để phòng ngừa tối đa rủi ro bị xuất toán chi phí và truy thu thuế khi có quyết định thanh tra.

Với thuế GTGT, cần kiểm tra gì?

Theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, cơ sở kinh doanh bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) để đủ điều kiện được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Đối với trường hợp nhân viên thanh toán thay doanh nghiệp bằng phương tiện thanh toán cá nhân, kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng các điều kiện sau:

Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ phải mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp mua hàng (công ty), tuyệt đối không xuất hóa đơn mang tên cá nhân của nhân viên.
Nếu giá trị giao dịch ghi trên hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, nhân viên bắt buộc phải sử dụng các dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt cá nhân của mình (như chuyển khoản qua e-banking cá nhân, quét mã QR thanh toán từ tài khoản cá nhân, hoặc quẹt thẻ tín dụng/ghi nợ cá nhân) để thanh toán cho nhà cung cấp. Sau đó, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản hoàn trả từ tài khoản ngân hàng của công ty vào đúng tài khoản cá nhân của nhân viên đó. Nếu doanh nghiệp hoàn trả bằng tiền mặt cho nhân viên đối với hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên này, cơ quan thuế sẽ từ chối quyền khấu trừ toàn bộ số thuế GTGT đầu vào của hóa đơn đó.
Ngoài ra, kế toán cần cập nhật quy định mới nhất tại Nghị định số 144/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 20/06/2026) sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 181/2025/NĐ-CP, trong đó quy định rõ về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng trả chậm, trả góp có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Để chủ động kiểm soát hồ sơ chứng từ, kế toán nên xem xét kỹ các quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng cho năm tài chính hiện hành nhằm tránh các sai sót không đáng có.

Với thuế TNDN, nhân viên mua hộ từ 5 triệu đồng xử lý thế nào?

Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp, hành lang pháp lý đã được quy định đồng bộ, rõ ràng và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tại điểm c.2 khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp ban hành ngày 15/12/2025 hướng dẫn Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15).

Theo đó, trường hợp doanh nghiệp phát sinh các khoản chi do doanh nghiệp ủy quyền hoặc giao cho người lao động trực tiếp mua hộ hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh từ 5 triệu đồng trở lên, khoản chi này được chấp nhận tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ ba điều kiện đồng thời sau:

Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên công ty: Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng mang tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp do nhà cung cấp xuất ra, kèm theo các chứng từ kế toán liên quan đến việc mua bán.
Có văn bản ủy quyền hoặc cho phép hợp lệ: Có Quy chế tài chính, Quy chế nội bộ hoặc Quyết định bằng văn bản của doanh nghiệp quy định rõ việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động được phép thanh toán khoản mua hàng hóa, dịch vụ để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Thanh toán và hoàn trả không dùng tiền mặt khép kín: Người lao động trực tiếp thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp bằng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt cá nhân (chuyển khoản ngân hàng, thẻ cá nhân), và sau đó doanh nghiệp thực hiện chuyển khoản hoàn trả từ tài khoản ngân hàng của công ty vào tài khoản cá nhân của người lao động.

Hồ sơ nên có gì?

Để bảo vệ tính hợp lệ của khoản chi trước cơ quan thuế, kế toán nên chủ động thiết lập và lưu trữ một bộ hồ sơ giải trình thuế khép kín bao gồm các thành phần chứng từ bắt buộc sau:

Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp của nhà cung cấp xuất cho công ty.
Giấy đề nghị tạm ứng hoặc Giấy đề xuất mua hàng đã được duyệt, hoặc văn bản cử đi công tác của ban giám đốc.
Điều khoản quy chế tài chính nội bộ hoặc Quyết định bằng văn bản của doanh nghiệp quy định rõ việc ủy quyền/cho phép nhân viên trực tiếp thanh toán thay công ty.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của nhân viên chuyển cho nhà cung cấp (như sao kê tài khoản ngân hàng cá nhân, ủy nhiệm chi cá nhân hoặc biên lai thanh toán thẻ cá nhân).
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp hoàn trả tiền cho nhân viên (Ủy nhiệm chi chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng của công ty vào tài khoản cá nhân của nhân viên ghi rõ nội dung hoàn trả chi phí chi hộ theo hóa đơn số…, ngày…).
Hồ sơ chứng minh hàng hóa, dịch vụ thực tế đã được bàn giao và phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh (biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản nghiệm thu công việc, hình ảnh bàn giao, hoặc phiếu nhập kho tương ứng).

Hồ sơ tạm ứng và thanh toán tạm ứng cần có những gì?

Bộ hồ sơ tạm ứng và quyết toán tạm ứng chuẩn mực phải đóng vai trò là một chuỗi bằng chứng liên hoàn giúp phòng kế toán và các cơ quan thanh tra truy xuất nguồn gốc dòng tiền, trả lời rõ ràng ba câu hỏi cốt lõi: Vì sao khoản tiền này được giao trước? Tiền thực tế đã được chi tiêu vào những nội dung nào? Và các khoản chênh lệch thừa hoặc thiếu đã được xử lý triệt để ra sao?

Để quản lý chặt chẽ, kế toán cần thu thập và lưu trữ bộ chứng từ chi tiết theo từng giai đoạn phát sinh của vòng đời khoản tạm ứng dưới đây:

Giai đoạn phát sinh	Các thành phần chứng từ bắt buộc	Câu hỏi kế toán cần trả lời	Thiếu chứng từ này thì chưa xác định được gì?
1. Đề nghị tạm ứng	Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT), Dự toán chi phí chi tiết, Lịch trình công tác hoặc Báo giá	Vì sao nhân viên cần ứng tiền? Mục đích chi tiêu có hợp lý không?	Thiếu căn cứ chứng minh mục đích sử dụng vốn ban đầu, dễ dẫn đến chi tiêu ngoài ngân sách.
2. Phê duyệt chủ trương	Chữ ký duyệt trên Giấy đề nghị tạm ứng hoặc văn bản phê duyệt kế hoạch, quyết định công tác	Ai cho phép nhân viên nhận tiền và thực hiện công việc này?	Thiếu cơ sở thẩm quyền phê duyệt chi tiêu của ban giám đốc, vi phạm quy chế kiểm soát nội bộ.
3. Giải ngân dòng tiền	Phiếu chi tiền mặt (Mẫu 02-TT) có chữ ký nhận tiền hoặc Giấy báo Nợ ngân hàng kèm Ủy nhiệm chi	Công ty đã thực tế giao bao nhiêu tiền cho nhân viên? Vào ngày nào?	Thiếu bằng chứng pháp lý chứng minh dòng tiền thực tế đã rời khỏi quỹ công ty để chuyển sang cá nhân.
4. Phát sinh chi tiêu	Hóa đơn điện tử hợp pháp mang tên công ty, vé tàu xe, biên lai mua hàng, biên bản bàn giao	Nhân viên thực tế đã chi tiền vào những việc gì? Có đúng hóa đơn hợp pháp không?	Thiếu hóa đơn chứng từ gốc chứng minh tính hợp lý của chi phí, khoản chi sẽ bị cơ quan thuế loại bỏ.
5. Quyết toán tạm ứng	Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT theo Thông tư 99), Bảng kê chi tiết chứng từ chi	Tổng số tiền thực chi hợp lệ được ban giám đốc duyệt quyết toán là bao nhiêu?	Thiếu cơ sở hạch toán giảm trừ công nợ Tài khoản 141, chi phí doanh nghiệp không được ghi nhận hợp lệ.
6. Xử lý chênh lệch	Phiếu thu thu hồi tiền thừa hoặc Phiếu chi/Ủy nhiệm chi bổ sung tiền thiếu cho nhân viên	Các khoản chênh lệch tiền thừa hoặc thiếu đã được xử lý dứt điểm chưa?	Khoản tạm ứng trên sổ sách Tài khoản 141 bị treo không thể khóa sổ, báo cáo tài chính sai lệch.

Kế toán lưu ý, đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, mẫu Giấy đề nghị tạm ứng là Mẫu số 03-TT và mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng là Mẫu số 04-TT được ban hành tại Phụ lục I của Thông tư này. Mọi biểu mẫu tự thiết kế hoặc áp dụng theo Thông tư 200 cũ không còn giá trị pháp lý bắt buộc đối với các kỳ kế toán áp dụng Thông tư 99. Kế toán cần xây dựng luồng lưu trữ hồ sơ khoa học, scan đính kèm file trực tiếp trên phần mềm kế toán để phục vụ công tác tra cứu nhanh chóng.

Những sai sót nào thường làm khoản tạm ứng bị treo hoặc phát sinh rủi ro thuế?

Trong thực tế vận hành doanh nghiệp, các khoản tạm ứng rất dễ rơi vào tình trạng bị treo vô thời hạn trên Tài khoản 141 hoặc bị cơ quan thuế gạt bỏ toàn bộ chi phí khi quyết toán. Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc phòng kế toán không thiết lập được quy trình kiểm soát chặt chẽ, không tách bạch rõ người chịu trách nhiệm và bỏ sót các chứng từ pháp lý quan trọng.

Dưới đây là 6 lỗi sai kinh điển nhất mà kế toán doanh nghiệp thường xuyên mắc phải, đi kèm hậu quả và giải pháp khắc phục cụ thể:

Lạm dụng Tài khoản 141 cho mọi khoản nhân viên chi hộ công ty:

Hậu quả: Việc tự ý hạch toán treo mọi khoản nhân viên chi hộ (khi chưa nhận tiền trước) vào Tài khoản 141 làm sai lệch bản chất công nợ tạm ứng nội bộ, khiến số dư Tài khoản 141 bị phình to bất thường, gây khó khăn cho việc theo dõi công nợ thực tế của nhân viên.
Giải pháp khắc phục: Chỉ hạch toán vào Tài khoản 141 khi công ty thực tế có giao tiền trước cho nhân viên. Đối với các khoản nhân viên tự chi tiền cá nhân trước rồi thanh toán sau, kế toán bắt buộc phải theo dõi và hạch toán qua Tài khoản 3388.

Ghi nhận ngay toàn bộ tiền tạm ứng vào tài khoản chi phí khi mới giải ngân:

Hậu quả: Việc ghi nhận ngay số tiền ứng vào chi phí (ví dụ Nợ TK 642/Có TK 111 khi nhân viên mới nhận tiền đi công tác) là vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc kế toán dồn tích và thận trọng, làm sai lệch kết quả kinh doanh của kỳ đó khi chi phí thực tế chưa phát sinh và chưa có hóa đơn chứng minh.
Giải pháp khắc phục: Khi giải ngân tiền tạm ứng, bắt buộc hạch toán Nợ TK 141 để theo dõi công nợ. Chỉ kết chuyển sang tài khoản chi phí khi nhân viên nộp đầy đủ hóa đơn chứng từ và Giấy thanh toán tiền tạm ứng được duyệt.

Không mở sổ chi tiết theo dõi riêng biệt cho từng người và từng lần tạm ứng:

Hậu quả: Hạch toán chung chung khoản tạm ứng của cả phòng ban hoặc cộng gộp nhiều lần tạm ứng của cùng một nhân viên khiến kế toán không thể xác định cụ thể ai đang giữ bao nhiêu tiền, lần tạm ứng nào đã quá hạn quyết toán, dẫn đến tình trạng treo nợ dây dưa, thất thoát tiền của doanh nghiệp.
Giải pháp khắc phục: Mở sổ chi tiết theo dõi Tài khoản 141 chi tiết theo từng mã nhân viên và theo dõi riêng biệt theo từng lần tạm ứng phát sinh. Nhân viên chỉ được phê duyệt tạm ứng lần mới khi đã quyết toán dứt điểm khoản tạm ứng cũ (trừ trường hợp đặc thù được duyệt riêng).

Hồ sơ quyết toán có hóa đơn điện tử nhưng thiếu bằng chứng thanh toán cần thiết:

Hậu quả: Đối với các hóa đơn mua hàng có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, nếu nhân viên thanh toán bằng tiền mặt cho nhà cung cấp hoặc công ty hoàn trả bằng tiền mặt cho nhân viên, cơ quan thuế sẽ từ chối khấu trừ thuế GTGT và gạt bỏ khoản chi phí này ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Giải pháp khắc phục: Kế toán phải rà soát phương thức thanh toán của từng hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên, yêu cầu nhân viên cung cấp sao kê chuyển khoản cá nhân và thực hiện chuyển khoản hoàn trả từ tài khoản công ty sang tài khoản nhân viên.

Nhân viên thanh toán thay nhưng thiếu văn bản giao việc hoặc ủy quyền mua hộ:

Hậu quả: Thiếu Quy chế tài chính hoặc Quyết định bằng văn bản quy định việc ủy quyền cho nhân viên trực tiếp mua hộ hàng hóa dịch vụ phục vụ công ty sẽ khiến bộ hồ sơ thanh toán không đáp ứng đủ điều kiện quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC, dẫn đến rủi ro bị loại toàn bộ chi phí khi quyết toán thuế TNDN.
Giải pháp khắc phục: Ban hành Quy chế tài chính nội bộ hoặc Quyết định ủy quyền thanh toán hộ rõ ràng, quy định cụ thể danh mục các khoản chi và hạn mức nhân viên được phép thanh toán thay doanh nghiệp.

Hồ sơ quyết toán đã nhận đủ nhưng kế toán không xử lý dứt điểm phần tiền thừa hoặc thiếu:

Hậu quả: Đã duyệt duyệt chi và nhận đủ hóa đơn nhưng kế toán bỏ quên việc thu hồi số tiền tạm ứng thừa nhập quỹ hoặc chưa lập phiếu chi trả thêm phần tiền thiếu cho nhân viên. Điều này khiến số dư Tài khoản 141 của nhân viên đó tiếp tục bị treo nợ dở dang trên sổ sách, không thể tất toán dứt điểm.
Giải pháp khắc phục: Ngay khi ký duyệt Giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán phải yêu cầu nhân viên nộp lại tiền thừa nhập quỹ hoặc lập phiếu chi bổ sung tiền thiếu ngay trong ngày để tất toán dứt điểm công nợ tạm ứng.

Checklist kế toán trước khi đóng một khoản tạm ứng

Để đảm bảo an toàn tài chính, tính hợp pháp về thuế và tính chính xác tuyệt đối trên sổ sách kế toán, kế toán thanh toán nên áp dụng bộ checklist 10 điểm kiểm soát nghiêm ngặt dưới đây trước khi chính thức phê duyệt đóng một khoản tạm ứng và tất toán số dư trên hệ thống:

Đúng đối tượng nhân sự: Xác định chính xác tài khoản tạm ứng đang được đối chiếu khớp với đúng họ tên và mã số nhân viên của người thực tế đã nhận tiền.
Có đầy đủ văn bản phê duyệt: Kiểm tra xem khoản tạm ứng ban đầu có đầy đủ Giấy đề nghị tạm ứng, Quyết định cử đi công tác hoặc văn bản phê duyệt chủ trương của ban giám đốc đi kèm hay không.
Xác định chính xác tổng số tiền đã giao: Đối chiếu khớp số dư Nợ ban đầu trên sổ chi tiết Tài khoản 141 with số tiền ghi trên Phiếu chi hoặc Giấy báo Nợ giải ngân của lần tạm ứng đó.
Hồ sơ thực chi được ký duyệt đầy đủ: Đảm bảo toàn bộ hóa đơn, chứng từ chi tiêu thực tế nộp kèm đã được ban giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt chấp thuận quyết toán.
Hóa đơn điện tử hợp pháp mang tên công ty: Rà soát kỹ lưỡng các hóa đơn điện tử xem có ghi đúng tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở và mã số thuế của công ty hay không.
Đơn giá và đơn vị tính thống nhất: Kiểm tra tính chính xác của đơn giá, thành tiền chưa thuế, tiền thuế suất và tổng tiền thanh toán trên hóa đơn khớp với Bảng kê chi phí nộp kèm.
Đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các giao dịch mua sắm từ 5 triệu đồng trở lên, đảm bảo nhân viên đã thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt và công ty đã thực hiện chuyển khoản hoàn trả vào tài khoản cá nhân của nhân viên đó.
Thu hồi đầy đủ số tiền tạm ứng thừa: Đã thực hiện lập Phiếu thu thu hồi tiền mặt hoặc nhận được tiền chuyển khoản hoàn trả đối với phần chênh lệch tạm ứng chi không hết (hoặc đã làm thủ tục trừ vào lương của nhân viên kỳ này).
Chi bổ sung đầy đủ phần tiền thiếu: Đã lập Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi thanh toán trả thêm cho nhân viên đối với phần thực chi hợp lệ vượt quá số tiền đã nhận tạm ứng trước đó.
Số dư chi tiết Tài khoản 141 của lần tạm ứng bằng không: Kiểm tra số dư cuối kỳ trên sổ kế toán chi tiết Tài khoản 141 của nhân viên đối với lần tạm ứng cụ thể này đã được hạch toán tất toán hoàn toàn và bằng không.

Khi số lượng hồ sơ thanh toán tăng nhanh theo quy mô doanh nghiệp, điểm nghẽn khó khăn nhất của phòng kế toán không còn nằm ở việc biết phải kiểm tra những nội dung gì, mà là việc làm thế nào để liên kết, lưu trữ và đối khớp đồng bộ giữa phiếu đề xuất chi, phê duyệt ngân sách, hóa đơn điện tử và chứng từ thanh toán ngân hàng trên cùng một hệ thống quản lý tập trung.

Để giải quyết triệt để bài toán này, xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp hiện nay là ứng dụng giải pháp số hóa quy trình quản lý chi tiêu. Kế toán trưởng có thể chủ động tìm hiểu thêm về việc áp dụng quy trình đề nghị thanh toán tự động và khép kín nhằm loại bỏ hoàn toàn các thủ tục giấy tờ thủ công phiền hà. Việc số hóa quy trình tạo và duyệt chi phí không chỉ giúp nhân viên loại bỏ hoàn toàn áp lực phải tự ứng trước tiền túi cá nhân, mà còn giúp bộ phận kế toán giải phóng 80% thời gian nhập liệu, đối soát thủ công và triệt tiêu hoàn toàn rủi ro phát sinh các khoản thanh toán trùng lặp gây thất thoát dòng tiền của tổ chức.

Câu hỏi thường gặp

Tạm ứng cho nhân viên có được tính ngay vào chi phí không?

Không được phép tính ngay vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp khi mới chỉ thực hiện bước giao tiền tạm ứng cho nhân viên. Khoản tiền tạm ứng thực chất chỉ là việc chuyển giao tiền công ty sang cá nhân quản lý để chuẩn bị thực hiện công việc, giá trị này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và phải hạch toán treo trên sổ chi tiết Tài khoản 141. Khoản tạm ứng chỉ được hạch toán chuyển đổi thành chi phí hợp lý của doanh nghiệp khi nhân viên đã hoàn thành công việc, nộp đầy đủ bộ hồ sơ hóa đơn chứng từ hợp pháp và Giấy thanh toán tiền tạm ứng đã được ban giám đốc ký duyệt quyết toán thực tế.

Người nhận tạm ứng chưa thanh toán khoản cũ có được tạm ứng tiếp không?

Pháp luật kế toán hiện hành không quy định cấm tuyệt đối việc nhân viên được tạm ứng lần tiếp theo khi khoản tạm ứng cũ chưa được tất toán. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn dòng tiền và tránh rủi ro treo công nợ kéo dài, doanh nghiệp có trách nhiệm và quyền hạn tự xây dựng quy chế tài chính nội bộ để kiểm soát hoạt động này. Thông thường, quy chế tài chính của các doanh nghiệp chuyên nghiệp sẽ quy định rõ nguyên tắc: nhân viên bắt buộc phải làm thủ tục hoàn ứng và quyết toán dứt điểm khoản tạm ứng của lần trước thì mới đủ điều kiện được duyệt cấp tạm ứng cho lần tiếp theo, ngoại trừ các trường hợp khẩn cấp đặc thù được Ban giám đốc phê duyệt riêng bằng văn bản.

Giấy thanh toán tiền tạm ứng năm 2026 là mẫu nào?

Đối với các doanh nghiệp đang áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (có hiệu lực cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026), mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng bắt buộc phải áp dụng theo Mẫu số 04-TT quy định tại Danh mục biểu mẫu chứng từ kế toán thuộc Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này. Mẫu biểu mới này được thiết kế tối ưu hơn nhằm theo dõi chi tiết số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết, số tạm ứng kỳ này theo từng phiếu chi giải ngân và chi tiết số thực chi theo từng hóa đơn lẻ kèm theo chênh lệch thừa hoặc thiếu cụ thể để làm căn cứ hạch toán chính xác.

Nhân viên dùng tài khoản cá nhân thanh toán hóa đơn của công ty có được tính chi phí không?

Hoàn toàn được phép tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định nghiêm ngặt tại Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và Thông tư số 20/2026/TT-BTC. Cụ thể: hóa đơn mua hàng hóa dịch vụ phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của công ty; doanh nghiệp phải có Quy chế tài chính nội bộ hoặc Quyết định bằng văn bản quy định việc ủy quyền hoặc cho phép người lao động thanh toán thay doanh nghiệp; đối với các giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên, nhân viên phải thanh toán cho nhà cung cấp bằng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt cá nhân (chuyển khoản ngân hàng, thẻ cá nhân), và doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản hoàn trả tiền từ tài khoản ngân hàng của công ty vào đúng tài khoản cá nhân của người lao động đó.

Tiền nhân viên đã chi lớn hơn tiền tạm ứng thì xử lý thế nào?

Trường hợp tổng số tiền chi tiêu thực tế phục vụ cho công việc chung của nhân viên lớn hơn số tiền họ đã nhận tạm ứng ban đầu, quy trình xử lý sẽ được thực hiện theo 3 bước chuẩn mực:

Bước 1: Nhân viên lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT), liệt kê chi tiết số tiền đã nhận (Mục I), số thực chi có đầy đủ hóa đơn chứng từ kèm theo (Mục II) và tính ra số chi quá tiền tạm ứng (ghi nhận tại dòng 2 của Mục III – Chênh lệch).
Bước 2: Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ chi vượt định mức. Phần chi phí vượt này phải được cấp quản lý trực tiếp và Ban giám đốc ký duyệt chấp thuận quyết toán chi bổ sung.
Bước 3: Căn cứ vào Giấy thanh toán tiền tạm ứng đã được duyệt, kế toán thanh toán tiến hành lập Phiếu chi tiền mặt hoặc Ủy nhiệm chi ngân hàng để xuất quỹ thanh toán bổ sung phần tiền còn thiếu cho nhân viên, đồng thời hạch toán ghi nhận toàn bộ chi phí thực tế và tất toán số dư Tài khoản 141 của nhân viên đó.

Để bảo vệ an toàn tối đa cho dòng tiền doanh nghiệp và tối ưu hóa năng suất hoạt động của phòng tài chính, việc chuyển đổi từ quy trình quản trị tạm ứng thủ công bằng giấy tờ sang hệ thống tự động hóa chi tiêu là bước đi chiến lược của mọi CFO hiện đại.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp số hóa toàn diện để tự động hóa luồng duyệt chi, cấp hạn mức thẻ ảo thông minh, tự động thu thập và khớp hóa đơn bằng trí tuệ nhân tạo (AI), hãy đăng ký trải nghiệm ngay hôm nay. Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn chuyên sâu về việc thiết lập quy trình quản lý chi phí không dùng tiền mặt và nâng tầm an toàn tuân thủ thuế cho tổ chức của bạn bằng việc click tham khảo ngay các tính năng vượt trội của phần mềm xử lý hóa đơn AI hàng đầu hiện nay!

Kết luận

Biểu mẫu hoàn ứng chi phí là căn cứ cần thiết để doanh nghiệp đối chiếu giữa khoản tạm ứng đã cấp, số tiền thực tế phát sinh và chứng từ đi kèm. Tuy nhiên, khi quy trình vẫn phụ thuộc vào giấy tờ, Excel hoặc trao đổi thủ công, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chậm hoàn ứng, thiếu chứng từ, khó kiểm soát các khoản tạm ứng chưa tất toán và gia tăng khối lượng xử lý cho bộ phận kế toán.

Với Bizzi Expense Pay, doanh nghiệp có thể từng bước chuyển từ mô hình tạm ứng – hoàn ứng thủ công sang quản trị chi tiêu chủ động và số hóa hơn. Giải pháp hỗ trợ tự động hóa luồng đề nghị và phê duyệt chi, thiết lập ngân sách, cấp hạn mức qua thẻ doanh nghiệp, ghi nhận giao dịch và tập trung chứng từ trên cùng một nền tảng. Nhờ đó, nhân viên giảm phụ thuộc vào tiền cá nhân và các thủ tục hoàn ứng phức tạp, trong khi kế toán có thể theo dõi dòng tiền, kiểm soát khoản chi và đối soát dữ liệu thuận tiện hơn.

Đăng ký tại đây để nhận tư vấn và trải nghiệm giải pháp từ Bizzi: Bizzi Expense Pay

Tạm ứng là gì? Tải mẫu đề nghị thanh toán tạm ứng