Tích hợp SAP: Cách tối ưu quy trình khoản phải trả AP trên hệ thống SAP

Tích hợp giải pháp quản lý khoản phải trả AP cho SAP giúp tối ưu hóa quy trình công việc, tiết kiệm thời gian, tiền bạc, đồng thời cung cấp sự minh bạch và kiểm soát cần thiết đối với quy trình quản lý khoản phải trả (AP). Tuy nhiên, không phải tất cả các giải pháp tích hợp hay nhà cung cấp đều giống nhau. Để tận dụng tối đa việc tích hợp SAP cho quản lý khoản phải trả, bạn cần một giải pháp AP tích hợp có những ưu điểm sau:

• Đơn giản, linh hoạt và dễ sử dụng.
• Dễ dàng tích hợp SAP mà không thay đổi các quy trình hiện có hoặc quy trình làm việc của doanh nghiệp trên SAP.
• Đơn giản hóa điều hướng và luồng thông tin để đẩy nhanh việc báo cáo và xử lý khoản phải trả.
• Tích hợp giải pháp quản lý khoản phải trả có thể hợp lý hóa các quy trình, cung cấp tính minh bạch và kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực, đẩy nhanh các phê duyệt, đồng thời đơn giản hóa giao tiếp và hợp tác xuyên suốt toàn bộ quy trình từ mua sắm đến thanh toán.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách tích hợp SAP S/4HANA với giải pháp quản lý khoản phải trả AP có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn và lý do tại sao Bizzi là giải pháp hàng đầu cho hệ thống ERP của bạn.

Thách thức của bộ phận quản lý khoản phải trả AP

Quản lý khoản phải trả (Accounts Payable – AP) đang dần trở nên quan trọng hơn từ khi chỉ là một bộ phận xử lý công việc cần thiết của kế toán – tài chính thành một nguồn lực chiến lược quan trọng cho doanh nghiệp. Đồng thời, các bộ phận AP phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc nâng cao hiệu quả và giảm chi phí.

Gần đây, tại Mỹ, một công ty đã thực hiện khảo sát với 254 CFO về những thách thức chính mà bộ phận AP của họ đang gặp phải. Dưới đây là một số kết quả:

• 76% các nhà lãnh đạo dự đoán khối lượng công việc ở bộ phận AP của họ sẽ tăng theo từng năm.
• Trong số các nhà lãnh đạo cho rằng khối lượng công việc AP sẽ tăng, 41% nói rằng họ cũng kỳ vọng vai trò chiến lược của bộ phận này cũng tăng lên.
• 71% các nhà lãnh đạo dự đoán số lượng hóa đơn mà bộ phận AP của họ phải xử lý sẽ tăng.
• 55% cho biết độ phức tạp của việc xử lý hóa đơn sẽ tăng.

Để đối mặt với thách thức này, các CFO cần một giải pháp quản lý khoản phải trả để tối ưu hóa các quy trình hiện có của họ, đồng thời cung cấp dữ liệu và thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt. Giải pháp lý tưởng sẽ tự động hóa các quy trình AP chính và tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP và phần mềm kế toán để chia sẻ dữ liệu chính xác, cập nhật trong toàn tổ chức.

Các quy trình quản lý khoản phải trả (AP) thủ công chậm và thiếu chính xác

Nhiều công ty sử dụng kết hợp các phương pháp quản lý khoản phải trả dựa trên giấy tờ và các giải pháp kỹ thuật số để xử lý hóa đơn và thanh toán. Phần lớn, đây vẫn là quy trình được thực hiện thủ công nếu chưa áp dụng tự động hóa. Việc phụ thuộc vào các tác vụ thủ công như nhập dữ liệu, mã hóa thông tin hóa đơn, đối chiếu ba chiều hóa đơn – đơn đặt hàng – phiếu nhập kho và phê duyệt làm chậm quá trình xử lý đồng thời tăng nguy cơ sai sót và gian lận.

Khi khối lượng hóa đơn tăng lên, những vấn đề này càng trở nên tồi tệ hơn, đặc biệt nếu đội ngũ quản lý khoản phải trả bị hạn chế bởi các hệ thống ERP phức tạp và khó sử dụng như SAP.

Một thông tin thú vị từ APQC – Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ: Các công ty sử dụng quy trình công việc AP thủ công chỉ xử lý 6.082 hóa đơn mỗi năm/nhân viên, so với mức trung bình của ngành là 10.853 hóa đơn mỗi năm/nhân viên. Các công ty sử dụng tính năng tự động hóa AP thế hệ tiếp theo xử lý trung bình 20.964 hóa đơn mỗi năm/nhân viên.

Theo APQC, tự động hóa AP tiên tiến là điểm tạo nên sự khác biệt. “Các giải pháp lập hóa đơn tự động và các công nghệ liên quan hiện dễ sử dụng hơn so với vài năm trước. Dữ liệu ngày nay phản ánh những lợi ích mà nhiều tổ chức đạt được nhờ việc áp dụng và triển khai những công nghệ đó.”

Dữ liệu kém dẫn đến các quyết định sai lầm

Sử dụng các quy trình thủ công để xử lý hóa đơn và cập nhật dữ liệu trong hệ thống doanh nghiệp sẽ tạo ra dữ liệu không chính xác và thường bị chậm trễ. Để đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt, thực thi kiểm soát nội bộ, xác nhận tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát, duy trì lịch sử kiểm toán đầy đủ hoặc phát hiện và giảm thiểu gian lận hoặc sai sót, doanh nghiệp cần dữ liệu tốt và kịp thời.

Thông tin nhanh: Trong một cuộc khảo sát các giám đốc điều hành và chuyên gia ERP do Dimension Research và Fivetran thực hiện, 99% doanh nghiệp cho biết họ gặp khó khăn trong việc truy cập thông tin trong hệ thống ERP của họ, 82% đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu không chính xác và 85% nói rằng dữ liệu kém dẫn đến tình trạng đưa ra các quyết định kinh doanh gây tổn thất doanh thu.

Đối mặt với thách thức bằng giải pháp tự động hóa AP tích hợp SAP

SAP, giống như nhiều hệ thống ERP khác, có cấu trúc trình đơn và quy trình làm việc có thể hạn chế khả năng đưa ra các quyết định sáng suốt của đội ngũ quản lý khoản phải trả (AP). SAP kiểm soát mức độ truy cập của người dùng thông qua các “vai trò” — điều này hợp lý ở góc độ quản lý cấp cao nhưng lại hạn chế quyền truy cập của nhân viên AP vào dữ liệu, tài nguyên và các bên liên quan cần thiết để họ xử lý hóa đơn hiệu quả.

Kết quả là, các bộ phận tài chính thường cần tạo các chế độ xem được thiết kế riêng trong SAP để cung cấp báo cáo và thông tin chi tiết mà nhóm AP cần trong hoạt động hàng ngày của họ.

Các giải pháp tích hợp của bên thứ ba, như Bizzi, giải quyết những thách thức này bằng cách tối ưu hóa hiệu quả quy trình AP, đồng thời đơn giản hóa quy trình làm việc và chia sẻ dữ liệu. Tuy nhiên, tự động hóa chỉ là một nửa chặng đường. Để khai thác tối đa lợi ích của giải pháp tự động hóa AP tích hợp cho SAP, bạn cần một giải pháp tích hợp SAP liền mạch, đồng thời mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp của bạn cùng với sự thay đổi tối thiểu đối với các quy trình và cơ sở hạ tầng IT hiện có.

Hãy khám phá cách các giải pháp tích hợp AP và hệ thống ERP hoạt động cùng nhau để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Tối ưu hóa khoản phải trả với tích hợp SAP

Các doanh nghiệp sử dụng SAP bởi đây là một công cụ kinh doanh mạnh mẽ và có thể tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, sức mạnh đó đi kèm với cái giá của nó – SAP vốn nổi tiếng phức tạp và khó sử dụng. Việc tích hợp giải pháp tự động hóa AP của bên thứ ba với SAP cho phép bộ phận quản lý khoản phải trả (AP) của bạn truy cập và chia sẻ dữ liệu, tận dụng các quy trình làm việc linh động và giao tiếp dễ dàng với các bên liên quan.

Giải pháp tích hợp lý tưởng sẽ giúp bộ phận AP thoát khỏi sự phức tạp khó hiểu, khối lượng công việc giấy tờ quá tải và các quy trình thủ công tẻ nhạt; từ đó họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược, có giá trị cao.

Dưới đây là những lợi ích chính mà việc tích hợp AP có thể mang lại cho doanh nghiệp của bạn:

Tích hợp và triển khai nhanh chóng

Các doanh nghiệp có thể nhanh chóng triển khai và tích hợp các giải pháp quản lý khoản phải trả dựa trên đám mây vào SAP với sự tham gia tối thiểu của bộ phận IT hoặc thay đổi đối với các quy trình hiện có và môi trường SAP của họ.

Bizzi là giải pháp tích hợp AP nhanh nhất cho SAP. Các mô-đun tích hợp SAP được xây dựng sẵn của Bizzi có thể được triển khai một cách nhanh chóng, mà không làm thay đổi các quy trình AP hiện có. Bizzi cung cấp hỗ trợ liên tục trong quá trình triển khai để đảm bảo quá trình trơn tru, đồng thời sử dụng các giao thức hiện có của bạn để đảm bảo tích hợp liền mạch.

Đơn giản hóa quy trình xử lý hóa đơn

Các giải pháp AP hiện đại tận dụng công nghệ AI và OCR để tinh giản các quy trình xử lý hóa đơn thủ công như nhập dữ liệu thủ công và mã hóa, từ đó cải thiện đáng kể tốc độ và hiệu quả quản lý hóa đơn. Quy trình nhanh hơn giúp doanh nghiệp thanh toán đúng hạn, tránh phí trễ hạn và cải thiện dòng tiền.

Đối chiếu hóa đơn thời gian thực

Nền tảng AP đồng bộ các hóa đơn, đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) với SAP để cho phép đối chiếu ba chiều chính xác trong thời gian thực. Nếu hệ thống phát hiện sai sót, AP sẽ được thông báo tự động.

Bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu

Các giải pháp AP bảo vệ dữ liệu tổng thể (master data), hồ sơ (master records), thông tin thanh toán và hóa đơn, đồng thời đảm bảo hệ thống ERP SAP của bạn là nguồn thông tin chính xác duy nhất cho các giao dịch kinh doanh.

Xử lý thanh toán tích hợp

Các giải pháp AP hợp nhất các quy trình xử lý thanh toán khác nhau vào một nền tảng duy nhất, giúp đơn giản hóa việc thanh toán cho nhà cung cấp, đồng bộ thông tin tài khoản ngân hàng, lựa chọn phương thức thanh toán và kiểm tra trạng thái phê duyệt. Việc xử lý thanh toán được cải thiện đồng nghĩa với việc giảm các khoản thanh toán trễ và phí phạt, đảm bảo dòng tiền tốt hơn.

Quan hệ với nhà cung cấp được cải thiện

Tích hợp nền tảng AP với các mô-đun ERP về mua sắm và chuỗi cung ứng cho phép bạn theo dõi các nhóm tài khoản nhà cung cấp và chia sẻ dữ liệu nhà cung cấp cũng như các nội dung trao đổi trong toàn bộ quy trình P2P (Procure to Pay – từ tìm nguồn cung ứng tới thanh toán). Dữ liệu và giao tiếp tốt hơn giúp doanh nghiệp của bạn thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn, đảm bảo nhân viên mua hàng truy cập được thông tin cập nhật về giá cả và chiết khấu, đồng thời luôn cập nhật thông tin cho các nhà cung cấp.

Khả năng mở rộng để tăng trưởng

Các quy trình quản lý khoản phải trả thủ công không dễ mở rộng, điều này có thể là một thách thức khi doanh nghiệp phát triển và phát sinh thêm chi phí. Các nền tảng AP có thể mở rộng và điều chỉnh khi khối lượng và độ phức tạp của hóa đơn tăng lên, nhờ đó khoản phải trả không trở thành rào cản đối với sự tăng trưởng của doanh nghiệp.

Bizzi: Giải pháp quản lý khoản phải trả AP hàng đầu cho SAP

Cách tích hợp các giải pháp vào hệ thống ERP có thể tăng năng suất và tạo ra giá trị chiến lược. Điều then chốt là tìm ra giải pháp tự động hóa AP mang lại ROI (tỷ suất hoàn vốn) tốt nhất và tích hợp SAP một cách liền mạch.

Bizzi được thiết kế chuyên biệt cho quản lý khoản phải trả. Giải pháp đơn giản hóa quy trình và cung cấp mọi thứ mà nhóm AP cần biết trong một giao diện đơn giản, duy nhất. Bằng cách kết hợp thông tin của bộ phận AP, Bizzi hỗ trợ các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, tinh giản quy trình làm việc và tối ưu hóa việc quản lý vốn lưu động.

Giải phóng nguồn lực AP khỏi các tác vụ thủ công tốn thời gian và cung cấp dữ liệu kinh doanh kịp thời, chính xác trên toàn doanh nghiệp, Bizzi biến bộ phận AP thành động lực thúc đẩy chiến lược kinh doanh.

Với sự đồng hành của các đơn vị như GS25, Guardian, NKID, Colgate,… đã minh chứng cho hiệu quả của Bizzi trong việc giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa khoản phải trả, truy cập dữ liệu kinh doanh chính xác và kịp thời cùng với hệ thống ERP.

Liên hệ với đội ngũ của chúng tôi ngay hôm nay để đăng ký dùng thử miễn phí và khám phá cách Bizzi có thể giúp bạn tận dụng tối đa SAP cho việc quản lý khoản phải trả.