Mẫu sổ thu chi được sử dụng để theo dõi các khoản tiền vào, tiền ra và số dư theo từng giao dịch hoặc kỳ báo cáo. Tùy mục đích, doanh nghiệp có thể cần một file quản trị thu – chi nội bộ, bảng theo dõi cửa hàng, báo cáo thu chi theo ngày/tháng hoặc biểu mẫu sổ kế toán theo chế độ đang áp dụng.
Bài viết tổng hợp các mẫu Excel/CSV có thể tải về, hướng dẫn cách lựa chọn cấu trúc dữ liệu, cách lập bảng thu chi và các biểu mẫu kế toán liên quan đang cần lưu ý trong năm 2026.
1. Nên chọn mẫu sổ thu chi nào?
Điểm quan trọng trước khi tải file là xác định mẫu được dùng cho quản trị nội bộ hay cho công tác kế toán. File quản trị có thể tùy biến theo nhu cầu vận hành; sổ và chứng từ kế toán cần được đối chiếu với chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng.
| Nhu cầu | Mẫu phù hợp | Đối tượng sử dụng | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Theo dõi thu – chi tổng thể | Mẫu Excel quản lý thu chi công ty | Kế toán, Finance, doanh nghiệp nhỏ và vừa | Mẫu quản trị, có thể bổ sung phòng ban/dự án |
| Theo dõi chi phí theo bộ phận | Mẫu Excel quản lý thu chi nội bộ | Kế toán nội bộ, Finance, Admin | Nên có người đề nghị, bộ phận và trạng thái |
| Quản lý thu – chi điểm bán | Mẫu Excel quản lý thu chi cửa hàng | Cửa hàng, chuỗi bán lẻ | Nên đối chiếu theo ca và phương thức thanh toán |
| Theo dõi doanh thu và chi phí bán hàng | Mẫu Excel thu chi bán hàng | Bộ phận kinh doanh, cửa hàng | Nên gắn mã đơn hàng và kênh bán |
| Liên kết giao dịch với số phiếu thu/chi | Mẫu CSV thu chi tích hợp Phiếu thu – Phiếu chi | Kế toán, Finance | Phù hợp quản trị dữ liệu nguồn |
| Tổng hợp số liệu theo ngày/tháng | Mẫu CSV báo cáo thu chi ngày/tháng | Kế toán, quản lý, chủ doanh nghiệp | Phù hợp báo cáo quản trị cơ bản |
| Theo dõi quỹ tiền mặt theo chế độ kế toán | S07-DN, S04a-DNN hoặc S2d-DNSN | Doanh nghiệp theo chế độ tương ứng | Cần xác định đúng chế độ kế toán trước khi dùng |
| Quản lý thu nhập và chi tiêu cá nhân | Mẫu Excel thu chi cá nhân | Cá nhân, hộ gia đình | Không phải sổ kế toán doanh nghiệp |
Phân biệt nhanh: một file có các cột “Ngày – Nội dung – Thu – Chi – Số dư” có thể đáp ứng nhu cầu quản trị cơ bản, nhưng không vì vậy mà tự động trở thành sổ kế toán phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Khi sử dụng cho công tác kế toán, cần kiểm tra đúng biểu mẫu và chế độ áp dụng.
2. Các mẫu Excel/CSV quản lý thu chi tải miễn phí
Các file trong phần này phục vụ mục đích theo dõi và quản trị. Có thể bổ sung hoặc lược bớt trường dữ liệu tùy quy mô, cách tổ chức phòng ban và nhu cầu báo cáo.
2.1. Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty
Mẫu quản lý thu chi công ty phù hợp để theo dõi các khoản tiền vào – ra theo ngày, tháng hoặc kỳ báo cáo. Với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, nên bổ sung phòng ban, dự án, cost center hoặc người phụ trách để phục vụ phân tích.
2.2. Mẫu file Excel quản lý thu chi nội bộ
File thu chi nội bộ phù hợp với các khoản chi phát sinh theo phòng ban, dự án hoặc hoạt động vận hành như văn phòng phẩm, đi lại, tiếp khách và các khoản chi nội bộ khác. Ngoài số tiền, nên ghi nhận người đề nghị, người phụ trách, bộ phận và trạng thái xử lý.
Với chuỗi cửa hàng có nhiều khoản chi nhỏ, có thể tham khảo thêm bài Petty Cash và quản lý chi phí vận hành cửa hàng.
2.3. Mẫu file Excel quản lý thu chi cửa hàng
Cửa hàng thường có nhiều giao dịch trong ngày và nhiều phương thức thanh toán. File theo dõi nên hỗ trợ phân loại theo ca, nhân viên, điểm bán và nguồn tiền để thuận tiện đối chiếu với tiền mặt thực tế, POS hoặc sao kê.
2.4. Mẫu file Excel quản lý thu chi bán hàng
Mẫu thu chi bán hàng giúp liên kết doanh thu với các khoản chi liên quan đến đơn hàng như vận chuyển, chiết khấu hoặc hoa hồng. Có thể bổ sung mã đơn, khách hàng, kênh bán và nhân viên phụ trách để phân tích theo từng nguồn doanh thu.
2.5. Mẫu file Excel quản lý thu chi cá nhân
Mẫu cá nhân giúp theo dõi thu nhập, chi tiêu và khoản tiết kiệm theo ngày hoặc tháng. Có thể chia chi phí thành các nhóm như nhà ở, ăn uống, đi lại, sức khỏe, học tập, giải trí và tiết kiệm để so sánh ngân sách với thực chi.
2.6. Mẫu CSV thu chi tích hợp Phiếu thu – Phiếu chi
Mẫu này phù hợp khi kế toán cần một bảng dữ liệu nguồn có thể liên kết giao dịch với số Phiếu thu/Phiếu chi, đối tượng, tài khoản Nợ/Có, phòng ban, chứng từ gốc và trạng thái xử lý. Cấu trúc dạng CSV cũng thuận tiện khi cần import, xử lý bằng Power Query hoặc chuyển dữ liệu sang hệ thống khác.
Các trường chính: ngày giao dịch, số chứng từ, loại giao dịch, số Phiếu thu/Phiếu chi, đối tượng, lý do, danh mục thu – chi, phòng ban/dự án, phương thức thanh toán, tài khoản Nợ/Có, số tiền, số dư và chứng từ gốc.
Tải CSV thu chi tích hợp Phiếu thu – Phiếu chi
2.7. Mẫu CSV báo cáo thu chi hàng ngày, hàng tháng
Mẫu báo cáo giúp tổng hợp số dư đầu kỳ, các nhóm thu, các nhóm chi, chênh lệch thu – chi và số dư cuối kỳ. Doanh nghiệp có thể dùng file này làm báo cáo quản trị cơ bản hoặc làm nguồn cho dashboard theo ngày/tháng.
Tải CSV báo cáo thu chi ngày/tháng
Nếu cần thêm mẫu quản lý công nợ, kế hoạch tài chính, dòng tiền và các bảng quản trị khác, xem bộ 18 mẫu file Excel quản lý tài chính doanh nghiệp.
3. Mẫu sổ và chứng từ kế toán liên quan đến thu – chi năm 2026
Phần này được tách riêng khỏi các file quản trị ở trên vì biểu mẫu kế toán phụ thuộc vào chế độ đơn vị đang áp dụng. Các CSV được cung cấp nhằm hỗ trợ nhập và xử lý dữ liệu theo các trường chính của biểu mẫu; trước khi sử dụng làm sổ hoặc chứng từ kế toán chính thức, cần đối chiếu với văn bản gốc và quy trình của đơn vị.
Lưu ý: CSV không thể tái hiện đầy đủ bố cục in, phần tiêu đề, merge-cell, chữ ký hoặc hình thức trình bày của biểu mẫu chính thức. Vì vậy, file tải trong bài phù hợp nhất cho nhập liệu, chuẩn hóa dữ liệu và tham khảo cấu trúc trường thông tin.
3.1. Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC
Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực từ 01/01/2026. Với nhóm nghiệp vụ thu – chi tiền, các biểu mẫu liên quan gồm S07-DN – Sổ quỹ tiền mặt, S03a1-DN – Sổ Nhật ký thu tiền, S03a2-DN – Sổ Nhật ký chi tiền cùng Phiếu thu và Phiếu chi.
| Mẫu | Mục đích | Tải file |
|---|---|---|
| S07-DN – Sổ quỹ tiền mặt | Theo dõi chứng từ, diễn giải, số thu, số chi và tồn quỹ. | Tải CSV S07-DN |
| S03a1-DN – Sổ Nhật ký thu tiền | Ghi nhận nghiệp vụ thu tiền và tài khoản đối ứng. | Tải CSV S03a1-DN |
| S03a2-DN – Sổ Nhật ký chi tiền | Ghi nhận nghiệp vụ chi tiền và tài khoản đối ứng. | Tải CSV S03a2-DN |
| 01-TT – Phiếu thu | Ghi nhận khoản tiền thực tế nhập quỹ và thông tin liên quan. | Tải CSV Phiếu thu 01-TT |
| 02-TT – Phiếu chi | Ghi nhận khoản tiền thực tế xuất quỹ và thông tin liên quan. | Tải CSV Phiếu chi 02-TT |
Xem Thông tư 99/2025/TT-BTC trên Công báo Chính phủ
3.2. Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC
Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật hiện ghi Thông tư 133/2016/TT-BTC ở trạng thái hết hiệu lực một phần. Doanh nghiệp đang áp dụng chế độ này cần kiểm tra phần còn hiệu lực và các văn bản sửa đổi liên quan trước khi lựa chọn mẫu.
Đối với sổ quỹ tiền mặt theo hệ thống mẫu của TT133, mẫu thường được tham chiếu là S04a-DNN.
Tải CSV S04a-DNN – Sổ quỹ tiền mặt
Kiểm tra trạng thái Thông tư 133/2016/TT-BTC
3.3. Doanh nghiệp siêu nhỏ áp dụng Thông tư 58/2026/TT-BTC
Thông tư 58/2026/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ và có hiệu lực từ 01/07/2026. Trong hệ thống sổ có Mẫu S2d-DNSN – Sổ chi tiết tiền; doanh nghiệp siêu nhỏ thuộc phạm vi áp dụng có thể sử dụng sổ này để theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền theo quy định.
Trong danh mục chứng từ liên quan còn có Phiếu thu 01-TT và Phiếu chi 02-TT. Cần sử dụng đúng bộ biểu mẫu theo chế độ áp dụng thay vì mặc định lấy mẫu của TT99.
| Mẫu | Mục đích | Tải file |
|---|---|---|
| S2d-DNSN – Sổ chi tiết tiền | Theo dõi chứng từ, diễn giải và các khoản thu/gửi vào, chi/rút ra. | Tải CSV S2d-DNSN |
| 01-TT – Phiếu thu | Hỗ trợ ghi nhận khoản tiền mặt nhập quỹ theo phạm vi áp dụng. | Tải CSV Phiếu thu TT58 |
| 02-TT – Phiếu chi | Hỗ trợ ghi nhận khoản tiền mặt xuất quỹ theo phạm vi áp dụng. | Tải CSV Phiếu chi TT58 |
Xem Thông tư 58/2026/TT-BTC trên Công báo Chính phủ
3.4. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không nên sử dụng mặc định mẫu sổ của doanh nghiệp. Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hiệu lực từ 01/01/2026. Khi cần thực hiện sổ sách theo quy định, nên đối chiếu trực tiếp hệ thống biểu mẫu dành cho nhóm đối tượng này.
4. Mẫu sổ thu chi nên có những cột dữ liệu nào?
Đối với file quản trị, cấu trúc dữ liệu nên đủ để ghi nhận giao dịch, phân loại, truy vết người chịu trách nhiệm và đối chiếu với nguồn tiền hoặc chứng từ. Không cần đưa mọi trường vào cùng một bảng nếu không phục vụ nhu cầu quản lý.
| Nhóm dữ liệu | Cột gợi ý | Mục đích |
|---|---|---|
| Thời gian | Ngày giao dịch, ngày chứng từ, kỳ báo cáo | Lọc và tổng hợp theo thời gian |
| Chứng từ | Số phiếu, mã giao dịch, hóa đơn/chứng từ liên quan | Truy vết nguồn dữ liệu |
| Phân loại | Loại thu/chi, khoản mục, danh mục | Phân tích theo bản chất giao dịch |
| Dòng tiền | Số thu, số chi, số dư | Theo dõi biến động tiền |
| Đối tượng | Khách hàng, nhà cung cấp, người nộp/nhận | Đối chiếu theo đối tượng |
| Tổ chức | Phòng ban, chi nhánh, dự án, cost center | Phân tích theo đơn vị chịu trách nhiệm |
| Thanh toán | Tiền mặt, tài khoản, thẻ/ví, phương thức khác | Đối chiếu theo nguồn tiền |
| Kiểm soát | Người đề nghị, người duyệt, trạng thái | Theo dõi quy trình xử lý |
| Bằng chứng | Link chứng từ, mã hóa đơn, biên nhận | Hỗ trợ hậu kiểm |
5. Cách lập bảng thu chi trong Excel hoặc CSV
-
Xác định phạm vi theo dõi
Xác định file dùng cho cá nhân, cửa hàng, một phòng ban hay toàn doanh nghiệp. Nếu file phục vụ công tác kế toán, cần xác định chế độ kế toán trước khi lựa chọn biểu mẫu.
-
Chuẩn hóa danh mục thu và chi
Tạo danh mục thống nhất cho loại thu/chi, phòng ban, dự án và phương thức thanh toán. Điều này hạn chế việc cùng một khoản mục được nhập bằng nhiều tên khác nhau.
-
Thiết kế mỗi dòng tương ứng một giao dịch
Hạn chế gộp ô hoặc chèn dòng tổng vào giữa vùng dữ liệu. Cấu trúc dạng bảng giúp việc lọc, tổng hợp PivotTable, Power Query hoặc import sang hệ thống khác thuận tiện hơn.
-
Thiết lập công thức số dư
Công thức kiểm tra cơ bản:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Tổng thu – Tổng chi
-
Phân tách vùng nhập liệu và vùng tính toán
Ô công thức nên được bảo vệ hoặc đặt trong vùng riêng để hạn chế ghi đè. Trường ngày, số tiền và mã danh mục cần thống nhất định dạng.
-
Đối chiếu định kỳ
Đối chiếu với tiền mặt thực tế, sao kê ngân hàng, POS, Phiếu thu/Phiếu chi, hóa đơn hoặc chứng từ liên quan. Chênh lệch cần được xác định nguyên nhân và xử lý trong kỳ.
6. Checklist kiểm soát file thu chi trước khi chốt số liệu
- Mỗi giao dịch có mã hoặc số chứng từ để truy vết.
- Danh mục thu/chi được chuẩn hóa.
- Công thức số dư không bị ghi đè hoặc bỏ sót dòng.
- Số dư quỹ được đối chiếu với tiền mặt thực tế.
- Dữ liệu tiền gửi được đối chiếu với sao kê khi cần.
- Giao dịch nội bộ có phòng ban/dự án nếu cần phân bổ trách nhiệm.
- Chứng từ liên quan có thể truy xuất từ giao dịch.
- File có quy tắc sao lưu và quản lý phiên bản.
- Nếu sử dụng như sổ kế toán, đã đối chiếu với đúng chế độ kế toán áp dụng.
Đối với các khoản tạm ứng và hoàn ứng, nên theo dõi thêm trạng thái đề nghị, số tiền đã ứng, số phải hoàn và chứng từ quyết toán. Tham khảo quy trình tạm ứng và hoàn ứng trong doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp cần chuẩn hóa hạn mức, thẩm quyền phê duyệt và nguyên tắc chi tiêu, có thể tham khảo mẫu quy chế tài chính doanh nghiệp.
7. Khi nào Excel/CSV còn phù hợp, khi nào cần hệ thống quản lý tập trung?
Excel hoặc CSV phù hợp khi số người thao tác ít, quy trình đơn giản và dữ liệu có thể được tổng hợp, kiểm tra thủ công. Điểm nghẽn thường xuất hiện khi file phải đồng thời xử lý yêu cầu chi, phê duyệt, ngân sách, thanh toán, chứng từ và đối soát.
| Yếu tố | Excel/CSV thường phù hợp khi | Nên cân nhắc hệ thống tập trung khi |
|---|---|---|
| Người dùng | Ít người, quyền chỉnh sửa đơn giản | Nhiều vai trò và nhiều cấp phê duyệt |
| Dữ liệu | Một hoặc vài nguồn | Nhiều phòng ban, chi nhánh, phương thức thanh toán |
| Chứng từ | Có thể liên kết và kiểm tra thủ công | Chứng từ phân tán ở email, chat, folder hoặc nhiều hệ thống |
| Ngân sách | Không có hạn mức phức tạp | Cần kiểm soát ngân sách theo phòng ban/dự án |
| Phê duyệt | Luồng xử lý ngắn | Có nhiều điều kiện và cấp duyệt |
| Đối soát | Khối lượng vừa phải | Hậu kiểm tốn nhiều thời gian hoặc thường phát sinh chênh lệch |
Để mở rộng từ việc ghi nhận thu – chi sang quản trị ngân sách và chi phí, xem thêm cách quản lý chi phí trong doanh nghiệp.
8. Bizzi Expense Pay hỗ trợ gì khi quy trình chi tiêu vượt khỏi phạm vi của file?
Khi nhu cầu quản lý không còn dừng ở việc ghi nhận giao dịch, doanh nghiệp thường cần kết nối ngân sách/hạn mức, yêu cầu tạm ứng hoặc chi tiêu, phê duyệt, thanh toán và đối soát chứng từ trong cùng một quy trình.
Bizzi Expense Pay hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vòng đời chi tiêu từ ngân sách, hạn mức và yêu cầu chi đến thanh toán và đối soát. Các giao dịch có thể được liên kết với yêu cầu, hóa đơn, biên nhận và lịch sử phê duyệt để hỗ trợ kiểm tra và hậu kiểm.
| Bước | Nội dung |
|---|---|
| 1. Ngân sách & hạn mức | Xác định phạm vi và nguồn chi tiêu. |
| 2. Yêu cầu & phê duyệt | Ghi nhận mục đích, số tiền, phòng ban/dự án và thực hiện luồng duyệt. |
| 3. Thanh toán | Thực hiện thanh toán theo phạm vi/hạn mức được cấp. |
| 4. Đối soát | Liên kết giao dịch với hóa đơn, biên nhận và lịch sử phê duyệt. |
Quản lý tập trung khi dữ liệu và quy trình bắt đầu phân tán
Doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nguồn thanh toán hoặc thường xuyên phải hợp nhất file có thể đánh giá lại quy trình quản lý chi phí trước khi tiếp tục mở rộng workbook.
9. Câu hỏi thường gặp về mẫu sổ thu chi
Mẫu sổ thu chi Excel cơ bản cần những cột nào?
Một bảng quản trị cơ bản thường gồm ngày giao dịch, số chứng từ, diễn giải, loại thu/chi, số tiền thu, số tiền chi và số dư. Với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, nên bổ sung phòng ban, dự án, người phụ trách, phương thức thanh toán và liên kết chứng từ.
File thu chi nội bộ có phải là sổ kế toán không?
Không mặc định. File quản trị nội bộ có thể tùy biến theo nhu cầu vận hành. Nếu sử dụng như sổ kế toán, cần bảo đảm yêu cầu của pháp luật kế toán và chế độ kế toán mà đơn vị đang áp dụng.
Doanh nghiệp áp dụng TT99 năm 2026 dùng mẫu sổ quỹ tiền mặt nào?
Đối với chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, bài viết cung cấp CSV tái cấu trúc Mẫu S07-DN – Sổ quỹ tiền mặt. Nghiệp vụ thu và chi tiền còn liên quan đến S03a1-DN – Sổ Nhật ký thu tiền và S03a2-DN – Sổ Nhật ký chi tiền.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa có dùng S07-DN không?
Cần xác định chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Nếu doanh nghiệp áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, sổ quỹ tiền mặt thường tham chiếu Mẫu S04a-DNN. CSDL quốc gia hiện ghi TT133 ở trạng thái hết hiệu lực một phần, vì vậy cần kiểm tra phần còn hiệu lực và các văn bản sửa đổi liên quan.
Doanh nghiệp siêu nhỏ từ 01/07/2026 cần lưu ý mẫu nào?
Thông tư 58/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 01/07/2026. Trong hệ thống sổ có Mẫu S2d-DNSN – Sổ chi tiết tiền; bài viết cũng cung cấp các CSV Phiếu thu 01-TT và Phiếu chi 02-TT dành cho doanh nghiệp siêu nhỏ theo phạm vi áp dụng.
CSV tải trong bài có thay thế biểu mẫu pháp lý chính thức không?
Không. CSV được tái cấu trúc theo các trường dữ liệu chính nhằm thuận tiện nhập và xử lý dữ liệu. File CSV không tái hiện đầy đủ bố cục in, chữ ký và hình thức trình bày của biểu mẫu chính thức; khi sử dụng cho công tác kế toán cần đối chiếu văn bản gốc.
Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang hệ thống quản lý chi phí?
Nên cân nhắc khi nhiều người cùng thao tác, dữ liệu phân tán giữa nhiều phòng ban hoặc chi nhánh, quy trình có nhiều cấp duyệt, cần kiểm soát ngân sách/hạn mức hoặc việc đối soát giao dịch với chứng từ chiếm nhiều thời gian.
