Nếu bạn cần một mẫu để đề nghị kế toán hoặc người có thẩm quyền thanh toán khoản chi đã phát sinh, có thể tải Mẫu 05-TT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc dùng mẫu nội bộ mở rộng tùy quy trình doanh nghiệp. Nếu mục tiêu là yêu cầu khách hàng/đối tác trả công nợ, nên dùng công văn đề nghị thanh toán thay vì Mẫu 05-TT.
Bộ tài liệu dưới đây gồm 4 file Word có thể chỉnh sửa, kèm hướng dẫn chọn đúng mẫu, hồ sơ nên đính kèm, cách xử lý thanh toán một phần và lưu ý về chế độ kế toán đang áp dụng.
Tải nhanh mẫu đề nghị thanh toán 2026
Một cách dễ chọn là xác định ai đang đề nghị ai thanh toán và khoản tiền đang ở giai đoạn nào. Bảng dưới đây dẫn thẳng đến đúng mẫu.
| Tình huống | Mẫu nên dùng | Trạng thái | Đi tới file |
|---|---|---|---|
| Cá nhân/bộ phận đã phát sinh khoản chi và đề nghị doanh nghiệp thanh toán | Mẫu 05-TT – Giấy đề nghị thanh toán | Theo TT99 | Tải Mẫu 05-TT |
| Doanh nghiệp cần thêm trường ngân sách, dự án, hạn thanh toán, tài khoản nhận tiền và checklist duyệt | Phiếu/Giấy đề nghị thanh toán nội bộ | Mẫu nội bộ | Tải mẫu nội bộ |
| Nhà cung cấp/doanh nghiệp yêu cầu khách hàng hoặc đối tác thanh toán công nợ | Công văn đề nghị thanh toán công nợ | Gửi đối tác | Tải mẫu công nợ |
| Đề nghị thanh toán theo hợp đồng, khối lượng hoặc hồ sơ nghiệm thu xây dựng | Công văn đề nghị thanh toán hợp đồng | Theo hợp đồng | Tải mẫu hợp đồng |
1. Mẫu 05-TT – Giấy đề nghị thanh toán theo TT99
Phù hợp khi: người đề nghị đã chi hoặc phát sinh khoản cần thanh toán, nhưng chưa được doanh nghiệp thanh toán hoặc không nhận tạm ứng trước.
File gồm: thông tin đơn vị, người đề nghị, bộ phận, nội dung thanh toán, số tiền, chứng từ kèm theo và các vị trí ký theo mẫu.
2. Mẫu đề nghị thanh toán nội bộ có checklist
Phù hợp khi: doanh nghiệp muốn kiểm soát thêm số đề nghị, phòng ban/dự án, ngày cần thanh toán, hợp đồng/PO/hóa đơn, phương thức thanh toán và thông tin tài khoản.
Lưu ý: đây là mẫu tham khảo nội bộ, không được gắn nhãn là biểu mẫu ban hành theo một thông tư.
3. Mẫu công văn đề nghị thanh toán công nợ
Phù hợp khi: doanh nghiệp đã cung cấp hàng hóa/dịch vụ và cần gửi văn bản cho khách hàng để đề nghị thanh toán theo hợp đồng, hóa đơn hoặc biên bản đối chiếu.
Có sẵn: giá trị theo hồ sơ, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, thời hạn đề nghị, tài khoản thụ hưởng và đoạn xử lý khi số liệu có chênh lệch.
4. Mẫu công văn đề nghị thanh toán hợp đồng xây dựng
Phù hợp khi: hồ sơ thanh toán phụ thuộc hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu/khối lượng và giá trị đã thanh toán lũy kế.
Điểm đã chuẩn hóa: không mặc định thuế GTGT là 10%; người lập phải điền thuế suất và giá trị theo hồ sơ, quy định thuế và điều khoản hợp đồng thực tế.
Đề nghị thanh toán là gì? Phân biệt 4 loại tài liệu dễ nhầm
Giấy đề nghị thanh toán trong quy trình nội bộ là tài liệu để người đã phát sinh khoản chi hoặc nghĩa vụ thanh toán trình kế toán/người có thẩm quyền xem xét thanh toán. Khái niệm này khác với công văn đề nghị thanh toán công nợ mà một doanh nghiệp gửi cho khách hàng hoặc đối tác.
Trước khi điền mẫu, cần phân biệt thêm đề nghị tạm ứng và thanh toán tạm ứng. Ba chứng từ 03-TT, 04-TT và 05-TT phục vụ ba giai đoạn khác nhau.
| Tài liệu | Dùng khi nào? | Ai gửi cho ai? | Không nên dùng thay cho |
|---|---|---|---|
| 03-TT – Giấy đề nghị tạm ứng | Cần nhận tiền trước khi thực hiện khoản chi | Cá nhân/bộ phận → doanh nghiệp | Khoản đã chi xong cần thanh toán |
| 04-TT – Giấy thanh toán tiền tạm ứng | Đã nhận tạm ứng và cần quyết toán số đã sử dụng | Người nhận tạm ứng → doanh nghiệp | Đề nghị tạm ứng mới |
| 05-TT – Giấy đề nghị thanh toán | Khoản chi/nghĩa vụ thanh toán đã phát sinh và người đề nghị cần được thanh toán | Cá nhân/bộ phận → doanh nghiệp | Công văn đòi công nợ khách hàng |
| Công văn đề nghị thanh toán công nợ | Yêu cầu bên mua/khách hàng thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo hồ sơ hai bên | Doanh nghiệp → khách hàng/đối tác | Chứng từ nội bộ 05-TT |
Nếu cần hiểu sâu hơn về yêu cầu thanh toán trong luồng mua hàng – hóa đơn – phê duyệt – chi tiền, có thể tham khảo Payment Request và quy trình yêu cầu thanh toán.
Mẫu 05-TT theo Thông tư 99 dùng khi nào?
Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và quy định hệ thống chứng từ kế toán tham khảo cho doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng. Trong nhóm chứng từ tiền tệ, Mẫu 05-TT là Giấy đề nghị thanh toán.
Mẫu này phù hợp khi người đề nghị đã phát sinh khoản chi hoặc nghĩa vụ cần thanh toán nhưng chưa được doanh nghiệp thanh toán hoặc không nhận tạm ứng trước. Nếu đang xin tiền trước khi chi, cần phân biệt với 03-TT; nếu đang quyết toán khoản đã tạm ứng, cần phân biệt với 04-TT.
Mẫu 05-TT có những thông tin nào?
- Đơn vị và địa chỉ.
- Ngày lập và nơi nhận.
- Họ tên người đề nghị thanh toán, bộ phận hoặc địa chỉ.
- Nội dung thanh toán.
- Số tiền bằng số và bằng chữ.
- Số lượng chứng từ gốc kèm theo.
- Các vị trí ký/xác nhận theo mẫu.
Để đối chiếu thêm các chứng từ tiền tệ khác, xem danh mục mẫu chứng từ kế toán theo Thông tư 99.
Năm 2026 cần đối chiếu chế độ kế toán nào trước khi dùng mẫu?
Cùng một cụm từ “giấy đề nghị thanh toán” nhưng căn cứ kế toán có thể khác theo loại đơn vị và chế độ đang áp dụng. Vì vậy, không nên lấy một file gắn nhãn TT200, TT107 hoặc TT79 trên Internet rồi mặc định đó là mẫu hiện hành cho năm 2026.
| Đối tượng / chế độ | Văn bản cần kiểm tra | Cách xử lý trong năm 2026 |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp thuộc phạm vi TT99 | Thông tư 99/2025/TT-BTC | Dùng Mẫu 05-TT để đối chiếu. Nếu năm tài chính không trùng năm dương lịch, cần kiểm tra thời điểm bắt đầu năm tài chính trước khi xác định chế độ áp dụng. |
| Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng TT133 | Thông tư 133/2016/TT-BTC, đã được sửa đổi bởi Thông tư 46/2025/TT-BTC | Không nên tự chuyển sang file TT99 nếu doanh nghiệp vẫn thuộc và đang áp dụng chế độ TT133; cần đối chiếu đúng phụ lục/chứng từ của chế độ đang áp dụng. |
| Doanh nghiệp siêu nhỏ | Thông tư 58/2026/TT-BTC | TT58 có hiệu lực từ 01/07/2026 và có phạm vi riêng. Doanh nghiệp siêu nhỏ cần xác định chế độ mình lựa chọn trước khi dùng biểu mẫu của TT99 hoặc TT133. |
| Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và đối tượng thuộc chế độ HCSN | Thông tư 24/2024/TT-BTC và văn bản sửa đổi liên quan | Không tiếp tục coi mẫu C43-BB theo TT107/2017 là mẫu hiện hành chỉ vì file cũ còn được chia sẻ trên Internet. |
| Tài liệu TT200/2014, TT107/2017, TT79/2019 trong kho cũ | Văn bản lịch sử / đã bị thay thế hoặc hết hiệu lực trong phạm vi tương ứng | Có thể lưu để đối chiếu hồ sơ kỳ trước nếu cần, nhưng không gắn nhãn “mẫu mới nhất 2026”. TT79/2019 đã hết hiệu lực toàn bộ từ 01/01/2025. |
Cách điền giấy đề nghị thanh toán để kế toán dễ kiểm tra
Không cần viết dài. Mục tiêu là để người kiểm tra xác định được ai đề nghị, khoản nào, căn cứ gì, bao nhiêu tiền và hồ sơ nào đi kèm.
-
Xác định người đề nghị và bộ phận
Ghi đúng người chịu trách nhiệm về hồ sơ. Với mẫu nội bộ, nên có thêm phòng ban, dự án hoặc trung tâm chi phí nếu doanh nghiệp đang theo dõi ngân sách theo các chiều này.
-
Mô tả nội dung thanh toán đủ để đối chiếu
Nên chỉ rõ khoản thanh toán gắn với hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn, biên bản nghiệm thu hoặc nội dung công việc nào. Tránh mô tả quá chung như “thanh toán chi phí tháng 8” nếu hồ sơ có nhiều khoản khác nhau.
-
Ghi số tiền và kiểm tra số bằng chữ
Số tiền trên giấy đề nghị phải khớp với bảng kê/chứng từ sau các khoản đã thanh toán, tạm ứng, giảm trừ hoặc không được duyệt.
-
Liệt kê chứng từ kèm theo
Nếu mẫu có dòng “kèm theo … chứng từ gốc”, cần đếm và ghi phù hợp với hồ sơ thực tế. Với quy trình điện tử, doanh nghiệp có thể quản lý file đính kèm theo quy chế và hệ thống nội bộ nhưng vẫn phải bảo đảm khả năng truy xuất, đối chiếu.
-
Kiểm tra người duyệt và thông tin nhận tiền
Trước khi gửi, kiểm tra thẩm quyền phê duyệt, người thụ hưởng, số tài khoản, ngân hàng và ngày cần thanh toán. Không nên chỉ dựa vào thông tin tài khoản được gửi qua tin nhắn nếu doanh nghiệp có quy trình xác minh nhà cung cấp riêng.
Hồ sơ nên kèm theo đề nghị thanh toán gồm những gì?
Không có một bộ hồ sơ giống nhau cho mọi khoản chi. Trước khi trình, nên đối chiếu điều khoản hợp đồng, chính sách nội bộ, tính chất giao dịch và yêu cầu chứng từ của doanh nghiệp.
| Tình huống | Tài liệu thường cần kiểm tra |
|---|---|
| Mua hàng/dịch vụ | Đề nghị mua/PO nếu có, hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao nhận/nghiệm thu, bảng kê và tài liệu phê duyệt liên quan. |
| Chi phí nhân viên đã tự thanh toán | Phê duyệt chi, hóa đơn/chứng từ giao dịch, bằng chứng thanh toán, bảng kê và giấy đề nghị thanh toán. |
| Thanh toán theo hợp đồng | Hợp đồng/phụ lục, điều kiện thanh toán, hóa đơn/chứng từ theo thỏa thuận, biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành nếu có. |
| Thanh toán công nợ khách hàng | Hợp đồng/đơn hàng, hóa đơn, biên bản đối chiếu công nợ, lịch sử thanh toán và công văn đề nghị thanh toán khi cần. |
Nếu khoản chi thuộc công tác phí, có thể xem riêng các mẫu giấy đề nghị thanh toán công tác phí để tránh biến giấy đề nghị thanh toán chung thành một bộ hồ sơ công tác phí quá rộng.
Mẫu đề nghị thanh toán công nợ gửi khách hàng nên ghi gì?
Đây là nhánh khác với Mẫu 05-TT. Công văn công nợ được gửi ra ngoài doanh nghiệp để yêu cầu khách hàng/đối tác thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo hồ sơ đã thỏa thuận.
Thông tin nên có
- Hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn hoặc biên bản đối chiếu làm căn cứ.
- Giá trị theo hồ sơ.
- Số đã thanh toán.
- Số còn phải thanh toán.
- Thời hạn hoặc ngày đề nghị thanh toán.
- Thông tin tài khoản thụ hưởng.
- Người đại diện ký theo thẩm quyền của doanh nghiệp.
Nếu khách hàng đã thanh toán một phần
Không nên tiếp tục ghi toàn bộ giá trị hợp đồng như số tiền đang yêu cầu. Hãy tách rõ giá trị theo hồ sơ → số đã nhận → số còn phải thanh toán. Nếu có khoản đang tranh chấp hoặc đang chờ đối soát, nên nêu rõ thay vì cộng vào số “còn nợ” mà chưa xác nhận.
Nếu cần quản lý sâu hơn tuổi nợ, hạn thanh toán và quá trình thu hồi, xem cách quản lý công nợ khách hàng.
Mẫu đề nghị thanh toán theo hợp đồng và hồ sơ xây dựng cần lưu ý gì?
Với hợp đồng xây dựng hoặc giao dịch thanh toán theo khối lượng, số tiền đề nghị thường phụ thuộc nhiều hơn vào điều khoản hợp đồng, phụ lục, khối lượng/nghiệm thu, giá trị lũy kế và hồ sơ thanh toán đã thống nhất giữa các bên.
Không nên khóa cứng thuế suất trong mẫu
Một file mẫu dùng chung không nên viết sẵn “VAT 10%” như một dữ kiện cố định. Thuế suất, giá trị trước/sau thuế và tổng tiền đề nghị phải được lấy từ hồ sơ thực tế và quy định thuế áp dụng tại thời điểm giao dịch.
Không nên mặc định một bộ hồ sơ cho mọi hợp đồng
Nghị định 37/2015/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng đã có thay đổi về hiệu lực từng phần qua thời gian. Khi lập hồ sơ thanh toán, cần kiểm tra loại hợp đồng, điều khoản đã ký, văn bản sửa đổi/liên quan và quy định áp dụng tại thời điểm thực hiện; không nên chỉ sao chép một mốc thời gian hoặc danh mục hồ sơ từ mẫu cũ.
Khi nào không nên dùng Mẫu 05-TT?
Cần tiền trước khi chi
Đây là tình huống tạm ứng. Cần kiểm tra 03-TT hoặc biểu mẫu tạm ứng phù hợp với chế độ/quy trình đang áp dụng.
Đã nhận tạm ứng và đang quyết toán
Đây là thanh toán tiền tạm ứng. Không nên đổi tên 05-TT thành “hoàn ứng” để dùng thay cho 04-TT.
Yêu cầu khách hàng trả nợ
Nên dùng công văn/thư đề nghị thanh toán theo hợp đồng, hóa đơn và công nợ giữa hai bên.
Đơn vị áp dụng chế độ kế toán khác
Doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp siêu nhỏ hoặc đơn vị hành chính sự nghiệp cần kiểm tra đúng chế độ của mình trước khi lấy mẫu TT99 làm mặc định.
Checklist trước khi gửi đề nghị thanh toán
- Đúng loại tài liệu: tạm ứng, thanh toán tạm ứng, thanh toán nội bộ hay công nợ đối tác?
- Không gửi trùng: kiểm tra số đề nghị, hóa đơn, hợp đồng và lịch sử thanh toán.
- Số tiền khớp: số bằng số, bằng chữ, bảng kê và chứng từ không mâu thuẫn.
- Đã trừ khoản thanh toán trước: đặc biệt với hợp đồng hoặc công nợ thanh toán nhiều đợt.
- Thông tin người nhận đúng: tên thụ hưởng, số tài khoản, ngân hàng và căn cứ thay đổi tài khoản nếu có.
- Đủ hồ sơ: hợp đồng/PO, hóa đơn, giao nhận/nghiệm thu, bảng kê hoặc tài liệu khác theo tình huống.
- Đúng ngân sách và thẩm quyền: nếu doanh nghiệp có hạn mức hoặc ma trận phê duyệt, kiểm tra trước khi trình.
- Trạng thái rõ ràng: nếu thiếu chứng từ, có tranh chấp hoặc chờ đối soát, ghi rõ thay vì trình như hồ sơ hoàn chỉnh.
Khi quy trình đề nghị thanh toán vượt khỏi file Word/Excel
Biểu mẫu phù hợp khi số lượng yêu cầu còn quản lý được bằng file và doanh nghiệp có quy trình phê duyệt rõ. Khi nhiều phòng ban cùng gửi yêu cầu, cần kiểm soát hạn mức/ngân sách, theo dõi trạng thái duyệt, thanh toán và đối soát chứng từ, việc trao đổi qua file rời và email thường khó truy vết hơn.
Bizzi Expense Pay phù hợp ở lớp quản lý quy trình chi tiêu: ngân sách/hạn mức, yêu cầu và phê duyệt, thanh toán theo phạm vi triển khai, sau đó đối soát giao dịch với hóa đơn, biên nhận và lịch sử phê duyệt.
| Bước | Phạm vi hỗ trợ |
|---|---|
| Ngân sách & hạn mức | Thiết lập phạm vi chi và theo dõi mức sử dụng theo chính sách đã cấu hình. |
| Yêu cầu & phê duyệt | Ghi nhận yêu cầu chi/tạm ứng và luồng phê duyệt theo quy trình doanh nghiệp. |
| Thanh toán | Hỗ trợ khâu thanh toán trong phạm vi giải pháp và cấu hình triển khai. |
| Đối soát | Liên kết giao dịch với hóa đơn, biên nhận và lịch sử phê duyệt để hỗ trợ kiểm tra sau chi. |
Tìm hiểu hệ thống quản lý chi phí và thanh toán
Nếu doanh nghiệp đang cần kiểm soát yêu cầu chi, hạn mức, phê duyệt, thanh toán và chứng từ trong cùng một quy trình, có thể xem hệ thống quản lý chi phí và thanh toán Bizzi Expense Pay.
Câu hỏi thường gặp về mẫu đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán có bắt buộc cho mọi khoản chi không?
Không nên kết luận mọi khoản chi của mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải có cùng một mẫu giấy đề nghị thanh toán. Doanh nghiệp cần căn cứ chế độ kế toán đang áp dụng, quy chế nội bộ, hồ sơ chứng minh giao dịch và thẩm quyền phê duyệt. Nếu dùng Mẫu 05-TT theo TT99, cần hiểu đây là biểu mẫu trong hệ thống chứng từ để tham khảo áp dụng theo phạm vi của thông tư.
Mẫu 05-TT theo TT200 còn là mẫu mới nhất năm 2026 không?
Không nên gắn Mẫu 05-TT theo TT200 là “mẫu mới nhất 2026” cho doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng TT99. TT99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ 01/01/2026 và có Mẫu 05-TT tương ứng. Hồ sơ TT200 cũ có thể giữ để đối chiếu kỳ trước nếu còn nhu cầu.
Doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng TT133 có dùng file TT99 luôn được không?
Không nên mặc định. TT133/2016 hiện có trạng thái hết hiệu lực một phần và đã được sửa đổi bởi TT46/2025. Nếu doanh nghiệp đang áp dụng chế độ TT133, cần đối chiếu biểu mẫu và quy định của chính chế độ đó trước khi thay bằng file TT99.
Giấy đề nghị thanh toán có cần đóng dấu không?
Mẫu 05-TT không nên được hiểu là một công văn đối ngoại bắt buộc phải đóng dấu trong mọi trường hợp. Việc ký, phê duyệt và sử dụng dấu cần căn cứ loại tài liệu, quy chế của doanh nghiệp và thẩm quyền người ký. Với công văn gửi khách hàng/đối tác, doanh nghiệp nên áp dụng quy định về ký và sử dụng dấu của mình.
Mẫu đề nghị thanh toán gửi khách hàng nên dùng Word hay Excel?
Word thường phù hợp hơn với công văn gửi đối tác vì cần trình bày nội dung, căn cứ, số tiền và chữ ký. Excel phù hợp khi cần bảng kê nhiều hóa đơn hoặc khoản công nợ; có thể đính kèm bảng Excel nhưng công văn chính vẫn nên là một văn bản dễ đọc và phê duyệt.
Đề nghị thanh toán theo hóa đơn có cần hợp đồng không?
Phụ thuộc giao dịch và hồ sơ thực tế. Nếu giao dịch có hợp đồng/PO hoặc điều kiện nghiệm thu, nên dẫn đúng căn cứ đó. Không nên tự thêm hợp đồng vào hồ sơ nếu giao dịch không phát sinh hợp đồng, cũng không nên bỏ hợp đồng nếu đó là căn cứ xác định nghĩa vụ thanh toán.
Khách hàng đã thanh toán một phần thì ghi công văn thế nào?
Nên tách rõ giá trị theo hợp đồng/hóa đơn, số đã thanh toán và số còn đề nghị thanh toán. Nếu có khoản tranh chấp hoặc đang chờ đối soát, ghi rõ trạng thái thay vì cộng toàn bộ vào số tiền còn phải trả.
Giấy đề nghị thanh toán có thay thế hóa đơn hoặc chứng từ gốc không?
Không. Giấy đề nghị thanh toán là một thành phần của quy trình/hồ sơ. Hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng kê, bằng chứng thanh toán và các tài liệu khác vẫn cần được kiểm tra theo từng giao dịch và quy định áp dụng.
